会社説明会は対面型からWeb型へ|おすすめのWeb説明会システムと採用活動を成功させるポイント

2020年5月25日

新型コロナウィルスの感染拡大を背景に新卒採用の現場を中心にWeb説明会を実施する企業が増えてきています。その背景に、就活生の活動の場がオンラインにシフトしており、従来の会社説明会を開催するだけでは就活生を集めにくくなってきています。そこで本稿では、そういった就活生の変化に対応していくために、一つの解決策としてWeb説明会という方法について解説していきます。アフターコロナの時代でも効果的に採用活動を取り進めたい人事関係者にとって役に立つ内容となっております。

会社説明会はWeb型へ

 

今回は「Web説明会」にフォーカスを当てて解説していきます。

 

ここでは、

  • Web説明会とは?
  • おすすめのWeb説明会システム
  • Web説明会のメリットとデメリット
  • Web説明会で採用活動を成功させるポイント

という流れで解説していきます。

 

これからはWeb説明会を導入していかないと採用活動で立ち行かなくなってしまいます。

まだ導入していない方は必ず最後まで読んでぜひ参考にしてください。

 

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そもそもWeb説明会とは?

Web説明会とは、スマホやPCを通して、オンライン上で開催される会社説明会のことを指します。

 

ひと昔前までは、一つの場所に就活生を集め、対面で行う会社説明会が一般的でしたが、近年はWeb説明会を導入する企業が増加しており、特に新卒採用での活用が伸びてきています。

 

最近では、新型コロナウィルス感染拡大の影響でWeb説明会へのシフトが急速に進みました。

 

Web説明会の特徴

Web説明会はオンライン上で開催されるため、就活生はどこからでも視聴可能であることが大きな特徴です。

場所という制約がなくなるため、全国、全世界から優秀な人材を発掘できるチャンスにつながります。

 

おすすめのWeb説明会システム

「Calling Meeting」|株式会社ネオラボ

Calling Meeting

株式会社ネオラボが提供する「Calling Meeting」は、国産のWeb会議システムであり、セキュリティ対策は次のとおりとなっています。

 

Calling Meetingの3つのポイント

  • ポイント①:就活生はURLをクリックするだけで参加可能です。
    (Web会議システムが初めての就活生でも簡単に参加することができます。)
  • ポイント②:Web説明会は録画可能です。
    (参加できなかった就活生や積極的にアプローチしたい就活生にも共有できます。)
  • ポイント③:アンケート機能があるので、就活生の熱意やマッチング度合いを測定したり、今後の採用活動の改善に役立てることができる。

 

アンケートは、説明会が終了してルーム退出後の画面に表示されます。

 

【アンケートの見本】

アンケート画面

図.「Calling Meeting」のアンケート画面

 

セキュリティ対策もバッチリ

  • 通信は全て暗号化されます。
  • ルーム毎に異なるパスワードを設定可能です。

 

迷ったら「Calling Meeting」※これひとつあればOKです

数ある有料Web説明会システムの中でも非常に使いやすく設計されており、さらに価格も業界屈指の低価格を実現しています。

※最大参加人数30人でルーム課金制となっています。

 

説明書がなくても楽に使いこなせるような、学生にとって使いやすいツールの導入がポイントです。

 

Web説明会にどのシステムを選べばいいかわからないという方は、「Calling Meeting」を選んでおけば間違いはないでしょう。

 

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Web型の会社説明会のメリット

企業側のメリット

企業側のメリット①:母集団の拡大

会社説明会をWeb型にすることで、ターゲット層の母集団を拡大することができます。

 

理由はつぎのとおりです。

  • 地方海外に住んでいる就活生にもリーチできる
  • 課外活動や研究などで多忙な学生でも気軽に参加できる
  • 時間を節約できる分、説明会の実施回数を増やせる
  • 録画データの活用で説明会の再利用ができる
  • 近年、就職活動の場はオンラインに移行している

 

企業側のメリット②:コストを削減できる

削減できるコストはつぎのとおりです。

  • 会場費
  • 交通費
  • 宿泊費
  • 資料印刷代

 

上記のコストに自社で年間でどれくらいかかっているのかを算出してみてください。

Web説明会では、これらのコストは不要です。

 

企業側のメリット③:手間が省ける

省ける手間はつぎのとおりです。

  • 会場の調整
  • 膨大な資料の印刷
  • 会場の準備、当日の案内、撤去作業
  • エントリーシートの入力

 

上記の手間は本来、採用活動で発生する余計な手間だったはずです。

Web説明会では、これらの手間をごっそりと省くことができます。

 

企業側のメリット④:時間を節約できる

メリット③で手間を省くことによって、時間を節約することができます。

削減できた工数で、開催の回数を増やしたり、就活生のフォローアップに時間を回すなど、本来の採用活動の本質部分だけに時間を使えるようになります。

 

Web説明会であれば、会場のセッティングも移動時間も必要ありません。

資料を準備し、就活生にURLとパスワードを共有すれば準備完了です。

 

企業側のメリット⑤:録画ができ、説明会のデータを再利用できる

「Calling Meeting」を利用すれば、録画機能も備わっているため説明会の内容を録画することができます。

録画したデータは、参加できなかった学生や積極的にアプローチしたい学生に後で共有するなどの活用ができます。

 

企業側のメリット⑥:アンケートにより今後の改善に活かせる

「Calling Meeting」にはアンケート機能が備わっていますので、就活生の熱意やマッチング度合いを測定したり、今後の採用活動の改善に活かすことができます。

採用活動を成功させるには確かなデータを参考にPDCAを回すのが大切です。

 

就活生側のメリット

就活生側のメリット①:時間の節約になる

就活生側では次の時間の節約になります。

  • 移動時間
  • 服装の準備時間

 

就活生側のメリット②:手間が省ける

就活生側の省ける手間はつぎのとおりです。

  • 移動の手間
  • 服装を整える手間

 

就活生側のメリット③:コストを削減できる

就活生は次のコストを削減できます。

  • 交通費

 

就活生側のメリット④:手軽に参加できる

就活生側からすれば移動の手間がなく、実際に対面するよりも心理的なハードルが低いです。

具体的には次のような具合にです。

  • 自宅にいながら参加できる
  • 服装に気を使わなくてもいい
  • リラックスしながら視聴できる
  • 課外活動や研究活動の合間にも参加できる

 

就活生にとってWeb説明会の場合は、手軽に参加することができ、これまで消費していた移動時間を別の説明会の参加やほかの就職活動に充てることができるようになります。

つまり、これまで以上に多くの企業の説明会にアクセスできるというメリットがあるため、就活生の就職活動の場はこれからどんどんオンラインに流れていくでしょう。

 

Web説明会のデメリット

一方で、デメリットも存在します。

 

企業側のデメリット:視聴者が興味がないと感じたら途中で離脱されてしまう。

就活生が気軽に参加でき、対面ではない分、興味がないと感じたら途中で離脱されてしまうでしょう。

 

説明会の初めの段階で心をつかむなど飽きさせない工夫をし、本来マッチング度が高くなるはずの学生を取りこぼしてしまわないようにしましょう。

 

就活生側のデメリット:企業の雰囲気や社風をつかみにくい

実際に足を運ぶわけではないので、実際に働いている人やオフィスの雰囲気など、企業の雰囲気や社風をつかみにくいというデメリットがあります。

 

このデメリットを補うために、企業側はブログや動画などでオフィスの雰囲気や実際に働く人に取材し、しっかり伝える必要があります。

志望度が高いターゲットとなる学生にはカジュアルな面談で相互理解を深めることも大切です。

 

Web説明会で採用を成功させるポイント

ポイント①:小規模イベントを多くする

これまでは対面での説明会しか方法がありませんでしたから、大規模でイベントを実施することに一定の合理性がありました。

今はWebでも説明会ができる時代です。開催に時間と手間とコストがかかりません。

 

大規模に広くリーチをかけるよりも、小規模のイベントで深いコミュニケーションを取ることで相互理解を深めるという手法もコストがかからず簡単になりました。

ミスマッチのない採用活動をするにはこういった小規模のイベントをたくさん開催して、自社のターゲットとなる学生にピンポイントでアプローチしていくことが大切です。

 

少人数だからこそできることもたくさんあります。

なにかのテーマに特化させて自社に合ったタイプの狭く深いターゲティングをするなどのマッチング型のイベント開催という方法もうまいやり方です。

 

この場合、深い相互理解を形成でき、その後の内定辞退や短期離職を低減させることもできるでしょう。

 

テーマ型の小規模イベントを多くするのがポイントです。

 

ポイント②:「ライブ型の説明会」「録画データの再利用」「動画配信」をうまく活用する

「ライブ型の説明会」は、期間限定効果がありますから母集団の拡大に向いています。

また、ライブ感により「社風や社員の雰囲気」を伝えることができます。

 

ライブ型の説明会では座談会などを設け、自社の社員とコミュニケーションを取ってみてもいいかもしれません。

 

「録画データの再利用」コストがほぼかからないことがメリットです。

これを参加できなかった学生に共有したり、意欲の高い学生にアーカイブとして共有することで、間口を広げたり効率的に会社の魅力を伝えることができます。

 

「動画配信」は、「具体的な仕事内容」「業界の魅力」「自社の魅力」「オフィスの雰囲気」「実際に働く人の様子」など、より詳細な内容を解説するのに向いています。

実際に会わなくても企業や事業理解ができるコンテンツを用意できるかが非常に重要になってきます。

 

Web説明会では、実際の現場の雰囲気は掴みにくいため、動画を公開し、実際に訪問しなくてもオフィスで働いている人の雰囲気などを丁寧に行いデメリットを補うようにしましょう。

 

ポイント③:動画の最初に「つかみ」を持ってくる

YouTubeなどを見ていると気づくかもしれませんが、動画の最初の方で視聴者の心をつかむことができないとすぐに離脱されてしまいます。

Web説明会も同様で、学生が気軽に参加できてしまう分、最初に「あ、違うな」と思われてしまうと離脱につながってしまいます。

 

最後まで参加してもらえるという固定観念を捨てる必要があります。

そういった前提で、説明会の構成を考えることが重要になってきます。

 

必ずWeb説明会の最初に「つかみ」を持ってくるようにしましょう。

 

ポイント④:Web説明会の後の次回のアクションを明確にしておく

Web説明会の目的は、多くの学生に選考に参加してもらうことです。

Web説明会の終了後は必ず次のアクションをわかりやすく明示する必要があります。

 

先ほどご紹介した「Calling Meeting」ではアンケート機能が備わっていますので、こちらで学生の意欲などをヒアリングすることができます。

意欲やマッチング度合いの高い学生に対して積極的にアプローチすることができますので必ず利用しましょう。

 

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まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、Web説明会について解説してきました。

 

これまでは対面型の会社説明会が新卒採用活動で当たり前に行われていましたが、コロナ情勢も相まってこれを見直す時期ではないでしょうか。

 

いまはWeb上で説明会を実施することができる時代です。

使える手段が変われば最適な戦略も変わります。従来の採用活動に囚われずアフターコロナ時代の "新しい日常" として、Web説明会システムを導入してみてはいかがでしょうか。

 

 

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記事執筆・編集:中條 優

 

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