テレワークをハックする!デジタルな働き方を促進する便利ツールを一挙に大公開!

2020年5月3日

4月7日に発表された「緊急事態宣言」を受け、急遽リモートワークに踏み切った会社も多いのではないでしょうか。 まだテレワークに慣れていなくてどうしたら業務効率化できるか手探り状態のところも少なくないと思います。 そこで今回は「テレワークをハックする!」と題して、なくても十分テレワークはできているけどあったら便利!というハック術11選を一挙にご紹介します!

テレワークハック

ハック術①:時間の見える化に「Toggl」

突然ですが、皆さんは1日が忙しくてあっという間に過ぎていったけど、ふり返った時に何してたかわからないなんてことはありませんか?

 

そこで、便利なのが「Toggl(トグル)」というツールです。

「Toggl」では、タスクごとの時間を可視化することができます。

 

toggl1

メリット
  • プロジェクトごとにタスク時間の使い方を可視化できる!
  • 普段の操作は「Start」と「Stop」を押すだけ!
  • 無料版でもプロジェクト・タスク数は無制限に使える!

 

「Toggl」は、時間を意識して動きたい、タスクのメリハリをつけて効率的にしたい、日々の作業時間を記録しておきたいという方にお勧めのツールとなっています。

英語のツールですが、使い方はいたってシンプルなので気軽に導入できます。

 

一つ目のテレワークのハック術は、時間の見える化ツール「Toggl」を紹介しました。

この調子でどんどん紹介していきます!

 

ハック術②:電話やメールじゃもう非効率!リアルタイムチャット「Chatwork」

みなさんは電話やメールでのコミュニケーションってどう思いますか?

 

電話の場合は、作業を突然中断させられ、また集中し直すのに時間がかかったりしますよね。

メールの場合は、書き方にお作法があったり、宛先や件名を指定する必要があったり、受信箱から本文を開いたり閉じたりと、何かとタイムロスがありますよね。

 

そこでおすすめなのが、リアルタイムチャットができる「Chatwork(チャットワーク)」です。

「Chatwork(チャットワーク)」は、チャット形式でチームコミュニケーションができるツールです。

「まだ仕事にチャットツールを導入してないよ」という方は要チェックです。

 

Chatwork

「Chatwork(チャットワーク)」では、プロジェクトやチームごとにルームを作成でき、マルチタスクを抱える場合にも便利です。

ルームの中でも「To」で宛先を指定してメンションすることができたり、顔文字のリアクション機能でワンクリックで応答ができたりと、効率化に繋がる機能が豊富です。また、ルーム内でWeb会議を実施することも可能です。

これがあれば簡単なコミュニケーションに電話やメールは一切不要になります。

 

また、画像やファイルも送信できて、サーバーにも保存されるため、クラウドファイルストレージのような使い方も可能です。

チャットツールはいまやデジタルな働き方を実現するには不可欠です。まだという方は「Chatwork」を導入して、無駄のないコミュニケーションを実現しましょう。

 

Chatworkをご検討の方はこちら
chatwork_logo

「チャットツールはセキュリティが不安」「でもメールのみのコミュニケーションではミスも多く煩雑」と思っていませんか?Chatworkは情報漏えいリスクやコミュニケーションコストを低減できます。

 
 
 

ハック術③:オンラインでもみんなでブレスト!アイデアを整理できる「miro」

ブレストをするとき、対面ならたくさんアイデアが出るのに、テレワークになるとなかなかブレストができないといった悩みを抱える企業は多いのではないでしょうか。

 

そこでおすすめなのが「miro(ミロ)」というツールです。

「miro(ミロ)」は、オンラインホワイトボードサービスです。

 

miro

「miro(ミロ)」は、広大なワークスペースにふせんを貼ってアイディアを整理したり、マインドマップを使って思考を構造化できたりといったブレストに欠かせないさまざま機能が網羅されています。直感的な操作が可能なため、ツールの扱いになれていない方でも問題なく使えるでしょう。

メリット
  • チームで思考を整理できる!
  • オンライン完結でリアルタイムに利用できる!
  • 無料でほとんどの機能が使える!

 

「miro(ミロ)」を使えば、リアルのホワイトボードと同様どころか、リアル以上に次々にアイデアが生まれ、スピーディーに思考整理ができます。

スムーズにアイデアを整理できれば、Web会議が活性化すること間違いなしです。無料でほとんどの機能を利用できるので、一度試してみてください。

 

ハック術④:課題管理(KPT)には直感的な操作ができる「postalk」

課題管理(KPT)をテレワークで実践するには、リアルタイムで複数人が書き込める環境が欠かせません。メンバーから意見を集めてまとめる形だと、次のステップへ進むまでに時間がかかります。

 

そこでおすすめなのが「postalk(ポスト―ク)」というツールです。

「postalk(ポスト―ク)」は、カード型のチャットツールです。

postalk

「postalk(ポストーク)」と使うことで、議論の構造化や議論の横展開が容易になります。

メリット
  • パッと議論の構造を把握しやすい!
  • 直感的な操作で使いやすい!
  • 全員が参加し、全員がリアルタイムに書き込める!

 

似ている意見を同列にまとめたり、カードの色とサイズで情報の種類を分類したりと、シンプルでありながらテレワークで必要な要素が詰まっています。

また、些細なことも気軽に挙げられるため、思わぬ良いアイデアが出てくる可能性が高まるでしょう。個人的なメモとしても十分使えます。

URLを共有するだけでオンライン上での作業が可能になるので、「postalk(ポストーク)」を気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

 

ハック術⑤:シンプルな操作性!簡単にナレッジ共有できる「Qast」

テレワークでは、社内の知識やノウハウをうまく共有できなかったり、テレワークのルール運用が追いつかなかったりして、業務効率性や成長性が失われることは少なくありません。

 

そこでおすすめなのが、ナレッジ共有に便利な「Qast(キャスト)」というツールです。

「Qast(キャスト)」は、社内のナレッジに対してオンライン上で質問・共有・蓄積できるサービスです。

 

Qast

 

「Qast(キャスト)」は、Wikipediaのような機能を搭載しており、個人のナレッジをメモに投稿したり、よくある質問をQ&Aに登録したりすることで、社内のナレッジを効率的に共有できます。

また、投稿数や反応数に応じたスコアが投稿者に付与され、ランキングとして表示されることで利用を促せる機能も備わっています。

シンプルな操作性のため、業種や業界を問わず使えます。無料トライアルもあるので、まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。

 

ハック術⑥:タスク管理はコレ!「Trello」

テレワークだと、プロジェクトの進行状況や完了タスクがわからず、全体を見通せなくなっている企業は多いのではないでしょうか。

 

そこでおすすめなのが、「Trello(トレロ)」です。

「Trello(トレロ)」は、オンライン上でチームのタスクをカード形式で管理できるサービスです。

トレロ

タスクを「作業中」と「完了」で分けて表示できるため、プロジェクトの進行状況が一目でわかります。

また、ToDoリストには、コメントや添付ファイル、期限などを追加できます。ナレッジは常に更新・共有されるため、従業員によって情報量に大きな差が出る事態を防げるでしょう。

 

無料でプライベートボードやリストなどの基本的な機能と10MBまでの添付ファイル、10件のチームボードを利用できるため、まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。

 

ハック術⑦:Web会議をもっと楽しく!「Comment Screen」

全社会議やウェビナーではやり取りが一方通行で参加者の反応がわからない、テレワークになると反応が悪くなったといった悩みを抱える方は多いのではないでしょうか。

 

このような悩みを解決してくれるのが「Comment Screen(コメントスクリーン)」というツールです。

「Comment Screen(コメントスクリーン)」とは、ニコニコ動画のように投稿がスライドに流れる双方向プレゼンアプリです。

Comment Screen

「Comment Screen(コメントスクリーン)」を利用すれば、全社会議や全社プレゼン、ウェビナー、企業説明会などの大人数でも参加者の反応が映し出されるため、全員が能動的にWeb会議に参加することができます。

 

また、参加者の気分を盛り上げて、ちょっと一味違う一体感のある会議を実現できます。

専用ページからハッシュタグを記入したり、QRコードを読み込んだりするだけで参加できるため、試しに利用してみてはいかがでしょうか。

 

ハック術⑧:オンライン商談でも名刺交換でアイスブレイクを!「Eight(エイト)」

※本機能は2020年6月リリース予定。

ビフォーコロナでは対面で直接会って「名刺交換」していたのに、テレワークになってから「名刺交換」がなくてどこか味気なさを感じませんか?

 

そのようなときにおすすめなのは「Eight(エイト)」というツールに備わっているオンライン名刺交換機能です。

名刺をスマホ撮影するだけでデータ化でき、対面での商談と同じようにオンライン上で「名刺交換」が可能になります。

 

Eight

名刺交換はアイスブレイクのきっかけとして最適なツールです。相手の名前や名刺のデザイン、会社の住所などから話題を見つけている方もいるでしょう。

また、相手も「Eight」を利用している場合は、SNSのようにサイト上でつながり、お互いのプロフィールを確認できます。そのため、今後の継続的な関係の構築に大いに役に立つはずです。

 

「Eight」の詳細はこちら。

Eight(エイト)

 

ハック術⑨:たったの3ステップ!スピーディーなスケジュール調整なら「biskett」

オンライン商談の日程を調整するとき、メールで複数回やり取りをしている方が多いのではないでしょうか。

biskett(ビスケット)」というツールを使えば、オンライン上でサクッとスケジュールを調整できます。

 

ビスケット

やり方は簡単。打ち合わせのスケジュール調整用のURLを発行し、メールやLINE、SNSなどで相手に共有すれば、後はURLにアクセスして希望の日時を入れてもらうだけです。そうすれば、スケジュールアプリに自動で予定が入力されます。

土日対応の可否や移動時間の考慮など、さまざまな条件を設定できるため、予定の種類に関係なく利用できます。

お互いに「biskett」にログインしていれば、お互いのスケジュール帳に自動で予定が入力されて便利なので、ぜひ利用を提案してみてはいかがでしょうか。

 

ハック術⑩:議事録をリアルタイムで共有!「Box notes」

オンライン会議で取った議事録をクラウドストレージにアップしたりメールで送ったりしているが、あまりにも効率が悪いため何とかしたいと思っている方は多いのではないでしょうか。

 

そんなときは「Box notes(ボックスノーツ)」というツールが便利です。

「Box notes(ボックスノーツ)」は、オンラインストレージサービス「Box」で利用できるメモ機能で、オンライン商談で議事録をとるときに、リアルタイムで共有したり複数人で編集したりできます。

boxNotes

議事録で気になる点があれば、他の人が修正することも可能です。また、議事録に残しておいてほしいことを発言者が自ら入力できるため、議事録の質が上がります。

「Box」は月522円~利用できるため、導入しやすいのではないでしょうか。

 

ハック術⑪:食事のバランスはお任せ!定額テイクアウトの「POTLUCK」

テレワークだと、毎日ご飯を作るのは大変なため、外食やコンビニ食に偏ってしまう方が多いのではないでしょうか。

 

そこでおすすめなのが「POTLUCK(ポットラック)」というサービスです。

定額制で1日2回まで予約注文ができて、飲食店ですぐに商品を受け取れます。

ポットラック

ランチタイムに混雑していてもスムーズに受け取れるため、休憩時間が終わってしまう心配もありません。

現在は、世田谷区や港区、渋谷区を中心とした地域のみの対応ですが、今後さらに範囲が拡大していく予定です。

3食トライアルプランは、1食当たり290円、12食プランは1食590円、毎日プランは1日397円とお買い得なため、ぜひ試してみてください。

 

まとめ

今回はテレワークのハック術として11個のツールやサービスをご紹介してきました。

これらを導入するときは、目的に合ったツールを選択して、シンプルなルールで運用するようにしましょう。

今回、ご紹介したツールは低価格で利用できるのも魅力的なポイントです。テレワークをさらに有意義にできるよう、便利ツールを積極的に活用してみてください。

 

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記事執筆:加藤 良大

記事設計・編集:中條 優

 

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