＜中條氏＞
本日は、出張管理を効率化する「ピカパカ出張DX（旧：ピカパカBTM）」を提供している株式会社ピカパカの代表取締役・原基記さまをむかえ、「経費精算の手間を削減したい」「出張コストを効果的に管理していきたい」という方に有益な情報をうかがっていきます。原さま、まずは自己紹介をお願いいたします。
＜原氏＞
株式会社ピカパカの代表取締役をしております、原と申します。大学卒業後に証券会社に入社し、2010年にインターネット旅行会社の「エアトリ」へ転職し法人担当をしておりました。ピカパカは、エアトリの法人部門が独立して2018年に設立された会社となり、法人向けに出張手配やクラウドサービスを提供しております。
コロナが第5類に移行してから出張件数が増加
＜中條氏＞
出張管理の現状と課題をおうかがいできますか？
＜原氏＞
新型コロナウイルス感染症が第5類に移行してから、海外出張も国内出張も増えている印象です。「出社回帰」という言葉があるように、在宅勤務を減らしてオフィスへの出社を促す企業が増えていますよね。出張に関しても同様です。オンラインミーティングで用件は伝えられても、リアルで対面してお話したほうが人間関係の構築やビジネスの継続をしやすいという流れになっています。お客様相手だけでなく、全国の支店や営業所にいる仲間と直接会ってコミュニケーションを取ることを重要視する企業も増加傾向です。
また、ここ1年の間にインボイス制度や電子帳簿保存法が施行されています。電子帳簿保存法とは簡単に言うと領収書を電子データで保存しても良いという内容なのですが、領収書は1枚ずつ保存しなければならないとなっています。今までは手持ちの領収書を申請用紙に何枚も貼り付けて提出していた申請業務が、1枚ずつ提出しなければならなくなるため運用が一気に面倒になってしまいます。つまり、出張で発生する多くの領収書を提出・管理するには、そのぶんの手間も増えてしまうという状況です。
＜中條氏＞
出張が増えているものの、領収書などを含む出張管理の手間も増えているということなのですね。
出張管理の業務へのテコ入れは進んでいない
＜中條氏＞
他にも出張管理の課題はありますか？
＜原氏＞
出張した従業員が立て替え精算をした領収書の内容を確認して、経理担当者はそれぞれ口座に経費を振り込むという運用方法の企業様は多いかと思います。昔からこのようなアナログな方法で運用していた企業様は、そもそもこの運用を改善しようという意識になりづらく、面倒だと感じていてもなかなか業務改善が進まないという課題も見受けられます。
＜中條氏＞
昔から同じフローでやっていると、面倒ではあっても、特に疑問を持たずにそのフローを続けているという企業様も多そうですね。ちょっと視点を変えると効率化できるポイントはたくさんあるのに、そこに気づいていないのですね。
＜原氏＞
そうですね。従業員サイドとしては「面倒だけど、経営層に直談判するのはまた今度でいい」と後回しになりがちなトピックスかと思います。
出張管理の課題は、実は山積み
＜原氏＞
ただし、やはり面倒だと感じている人が多いのは事実です。実際、立て替え精算という部分は少しずつ不満が溜まっていきやすい領域でして、たとえば「領収書をなくしてしまった」「申請業務が面倒」などの理由で経費を自己負担した経験がある人は約45％いるというデータもあります。また、経費精算をするために残業をしているという人は、約60％にものぼります。
出張が多い人は、立て替え精算が多くなりすぎて申請業務が膨大になったり、振り込み期日と支払い期日が前後してしまうと自分の手元のお金が減ってしまい出張貧乏のような状態になってしまったりすることもあるでしょう。
＜中條氏＞
数百円の立て替えだと、わざわざ申請するのが面倒だから自己負担してしまおうという人も多いでしょうね。かと言って、すべてを申請しようとすると申請業務に時間がかかり、残業になってしまう。それでは会社としても従業員に負担をかけていることになりますよね。
＜原氏＞
その通りです。それに加えて、人手不足のために、出張が増えているのに管理部門の人員を割けないという企業様も少なくありません。そのため、出張した従業員本人だけでなく、管理部門の担当者の負担も増えているのです。
また、ここ数年で増えているのが「不公平感」。たとえば、出張に行った従業員がクレジットカードで立て替え精算をした際、ポイントが貯まります。そのポイントは従業員本人のものとなっている場合が多いのですが、出張に行かない従業員からすると納得できないですよね。
経費の妥当性も問題に
＜中條氏＞
他にも課題などございますか？
＜原氏＞
出張に行く従業員は、さまざまな旅行サイトなどを見て購入する方もいれば、毎回決まったサイトから購入している方もいるかと思います。毎回同じサイトから購入する場合、他のサイトと比較して値段が高くても気づくことができず、結果として出張コストが高くなってしまうという傾向も見られます。
また、さまざまなサイトで購入していると、どこで何を何円で購入したのかという情報を企業側が把握できず、管理部門として金額が適正なのかわかりにくくなりますね。
＜中條氏＞
人によっては「会社の経費だし、ファーストクラスに乗ろう」「少し高めのホテルに泊まろう」といったこともありそうかと感じました。
＜原氏＞
あるでしょうね。当社のサービスですと、ラグジュアリープランやプレミアムプランなどは表示しないようにしているので、そうした心配は不要になるかと思います。
出張コストは下げられる？
＜中條氏＞
出張コストについては確かに課題がありますね。出張コスト削減のポイントはあるのでしょうか？
＜原氏＞
出張コストを抑えたい、コントロールしたいという場合、旅行会社を変えても大きな影響はないです。ホテルや飛行機などの料金は日々変動しているため、タイミングによって安くなっている会社が違うのです。
それではどうすれば良いのかと言うと、まずは自社の出張に関する状況を把握しましょう。たとえば、飛行機での出張が多い場合、従業員がどの航空会社を使っているのか把握しきれている企業様はそれほど多くありません。また、日程変更ができるチケットは日程変更ができないチケットと比較して料金が高いのですが、従業員がどちらのチケットを購入しているのか把握できていない企業様が多いでしょう。
このように、実は今まで見えていなかっただけで、紐解いてみると「こっちの航空会社のほうが安いのに、毎回高いほうに乗っている」「日程変更ができる チケットを買っている」など、コストが高くなっている要因を見つけられます。従業員の「買い方」について、経営層や管理部門が見ている・比較している・データ分析している、という姿を見せていかないと従業員のコスト意識が低下してしまうのです。
ただ、従業員本人は複数のサイトで購入していると、どこにいくら払って乗っているのか・泊まっているのかが管理しきれなくなるため、一カ所で管理できる基盤が必要となります。
「ピカパカ出張DX」の特徴や機能
＜中條氏＞
出張コストの適正化に貢献してくださるのが、御社の「ピカパカ出張DX」かと思います。どのようなサービスなのか教えていただけないでしょうか。
＜原氏＞
企業様に合わせた専用の旅行検索サイトを構築し、飛行機・新幹線・ホテルの検索・予約が可能です。また、すべて請求書払いになっているため、立て替え精算をなくすことができます。
ヒットする検索結果が少ないと他のサイトで予約する人も出てくるため、品ぞろえを充実させることにも注力しています。BtoCの検索サイトは品揃えが豊富ですが、BtoBの出張向け検索サイトになると非常に品揃えが悪くなりがちです。航空会社で言うと、少ないサイトだと2社、一般的には4社程度の取り扱いとなっていますが、当社のサービスでは10社以上の航空会社の情報を表示しているので選択肢が充実しています。
出張の「面倒」がなくなったという事例が多数！
＜中條氏＞
実際に導入した企業様の事例を教えていただけないでしょうか。
＜原氏＞
「領収書管理の手間がなくなった」という声は非常に多く聞かせていただいております。出張した本人は「立て替えによる費用負担がなくなった」「経費申請業務がなくなった」という声や、管理部門からは「突き合わせが楽になった」という声もございます。
クラウドサービスのため、パソコンだけでなくスマートフォンでも検索・予約ができるため、手配業務が効率化したという評価もいただいています。
出張データが一元管理されるだけでなく、経費精算システムにデータを同期することも可能なので、手間が省けたという企業様も少なくありません。
出張データを基に企業の生産性を高める
＜中條氏＞
将来的な展望を教えてください。
＜原氏＞
AI機能を取り入れたいと思っています。たとえば、顧客データベースと照らし合わせて、訪問先の提案ができる機能を検討しています。出張でA社に行くついでに、近隣のB社やC社にも訪問できれば効率的ですし、関係性構築にもつながりますよね。
また、最近相談が増えているのが、出張の費用対効果を掘り下げたいという内容です。たとえば「この会社に頻繁に出張に行っているが、売上につながっていない」という場合や、「あの会社は潜在的に売上見込みがあるのにフォローできていない」という場合など、そういった会社への出張可否を判断できる機能があると便利かと思っています。出張の費用をかけた分だけ成果が出ているのか、という部分を「ピカパカ出張DX」で実現できるように検討中です。
商談履歴や売上データなどを出張データと紐づけられれば、より企業様の生産性向上につながると考えています。
＜中條氏＞
最後に、メッセージをお願いいたします。
＜原氏＞
出張の立て替え精算や経費精算などに課題を感じている企業様には、非常にマッチするサービスだと思っていますので。
インターネットでのサービスですが、専任スタッフによるサポートも提供しています。急な出張や、複数地点に行く出張などは人による手配のほうが早い場合もあるので、お気軽にご相談ください。
＜中條氏＞
本日は貴重なお話ありがとうございました。
