会計ソフトとは？
会計ソフトとは、会社のお金の動きを全て管理し、それを集計して決算書作りまで行えるソフトウェアのことを指します。会計の業務には、主に3つの目的があります。
- 外部への開示：決算書と呼ばれる、会計業務で作成される財務諸表を社外へ開示すること
- 税金の計算：主に法人税や法人住民税、事業税の計算のこと
- 内部の管理：会計業務で記録した情報を経営管理に役立てること
会計業務は幅が広いので、紙で管理を行うと、売掛、買掛、入金、出金、振替といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載し、それを仕訳帳と総勘定元帳に記入する必要があります。これらの作業をするためには、簿記の知識を持った人が必要でした。
しかし、会計ソフトを利用すればシステム上で勘定項目の仕訳・集計ができます。決算書や試算表も自動で集計・作成ができるため、会社の財務状況がスムーズに確認できるようになります。これにより、人的なミスの防止と会計業務における負担を大幅に減らすことができ、会計業務をより効率的に行うことができるでしょう。
会計ソフトの種類が多い理由
会計ソフトには、多くの種類があります。ここからは、なぜ会計ソフトは種類が多いのかについて解説します。
企業規模による違い
部門別管理や拠点別管理の必要性、連結決算の有無など、企業規模によって必要機能が異なります。
中小企業向けのシンプルな機能の会計ソフト、大企業向けに複雑な制度に対応できる機能豊富な会計ソフトといった分類で分けることができます。
中小企業向けのシンプルな会計ソフト
中小企業において、経理担当者が会計ソフトで行う業務は、日々の取引の入力などの帳簿付けになります。そのために必要な機能は以下の通りです。
- 銀行口座やクレジットカードの利用明細を取り込んで自動入力
- 領収書をスキャンして自動入力
- 会計事務所とのデータ共有機能
これらの機能は、会計ソフトであれば基本的な機能として搭載されています。
大企業向けに複雑な制度に対応できる機能豊富な会計ソフト
大企業は日々の取引の入力に加え、さらに複雑な制度に対応しなければならないケースがあります。
そのために必要な会計ソフトの機能は以下の通りです。
- 連結決算機能
- 内部統制報告書への対応
- 詳細なカスタマイズ
大企業で導入する場合には、子会社との連結決算や内部統制報告書の作成の機能がある会計ソフトを選びましょう。
財務と管理どちらに強いかの違い
会計業務は、帳簿管理や決算書作成などを行う財務会計、事業や拠点ごとの損益計算や原価計算などを行う管理会計の2つに大分されます。
財務会計に強いサービスには、自動仕分けや承認機能などの内部統制機能が搭載されています。一方で管理会計に強いサービスは、期間別、商品別など任意の基準でレポートを自動作成する機能が充実しています。そのため会計ソフトは、会計業務の種類によっては使い分ける必要が生じる場合があります。
クラウド型の会計ソフトの特徴
クラウド型の会計ソフトの特徴は以下の通りです。
- メンテナンスが楽
- 大人数で共有できる
- デバイス間で共有できる
ここからは1つずつ解説します。
メンテナンスが楽
会計制度が改正された場合の対応や、便利な機能拡張などをする際には、会計ソフトのアップデートが必要になります。
インストール型のソフトの場合、バージョンアップを行うためには、ソフトをアップデートする必要があります。
一方で、クラウド型の会計ソフトはインターネット上で使用でき、常に最新版を利用できる特徴があります。
大人数で共有できる
クラウド型の会計ソフトは、IDを発行すれば誰でもデータにアクセスできるため大人数で共有できるだけでなく、複数人で同時に作業することもできます。
税理士に定期的なサポートを依頼することで、クラウド上で同じデータを共有できるためタイムリーな情報交換を行うことができます。
デバイス間で共有できる
クラウド型の会計ソフトは、OSに関係なくブラウザさえあれば利用できます。
このおかげで、異なるOSを使用している従業員同士でも、同じシステムを利用して、データを共有できます。
さらには、会計ソフトに伝票を入力する際、領収書をスマートフォンで撮影して処理できるものもあります。
インストール型の会計ソフトの特徴
インストール型の会計ソフトの特徴について、以下の2点を解説します。
- オフラインでも安定した処理を実行できる
- システム障害の影響を受けにくい
オフラインでも安定した処理を実行できる
インストール型の会計ソフトは、オフラインで作業することが可能です。
これにより、大量のデータ処理が必要な際、インターネットの接続状況による影響を受けずに、安定した処理を実現できます。また、一般的に効率の高い作業が求められる会計業務において、オフラインの環境でも安定した処理を実行できる点はインストール型会計ソフトの大きな特徴だといえます。
システム障害の影響を受けにくい
すでにインストールされているものを利用する会計ソフトの場合、クラウド型のサービスと異なりシステム障害による影響を受けない点も特徴の1つです。
ただし、会計ソフトをインストールしたパソコンにウイルスなどの問題が生じてしまうリスクはあるため、セキュリティに関する対策をきちんと行い、紛失などにも注意する必要があります。
まとめ
会計ソフトとは、会社のお金の動きを全て管理し、それを集計して決算書作りまで行えるソフトウェアのことを指します。会計の業務には、主に3つの目的があります。
- 外部への開示：決算書と呼ばれる、会計業務で作成される財務諸表を社外へ開示すること
- 税金の計算：主に法人税や法人住民税、事業税の計算のこと
- 内部の管理：会計業務で記録した情報を経営管理に役立てること
会計ソフトを導入することで、人的なミスの防止と会計業務における負担を大幅に減らすことができ、会計業務をより効率的に行うことができるでしょう。
