稟議書とは？
稟議書とは、企業や組織内での意思決定や承認を得るために用いられる文書です。この文書を通じて、プロジェクトや提案の詳細とその必要性を関係者に伝え、承認を得ることが目的とされています。まずは、稟議フローにおける各プロセスについて解説します。
稟議と起案の違い
稟議と起案は、根本的に異なるプロセスを指します。起案はある提案やプロジェクトを始動させるための初期段階であり、具体的なアイデアや計画を形にする行為です。一方で稟議はその起案された内容に対して、組織内で承認を得るための手続きを指します。
起案は、新しいアイデアや解決策の提案に重点を置きます。これに対し稟議は、提案されたアイデアが組織の目標や方針に合致しているかを評価し、必要な調整や承認を行う過程を指します。したがって、起案者はイノベーションを提供する役割を持ち、稟議プロセスではその提案が組織にとって実行可能かつ価値あるものであるかが検証されます。
稟議と決済の違い
稟議と決済は、組織内の意思決定プロセスにおいて密接に関連していますが、その役割と機能には重要な違いがあります。稟議は、ある提案やプロジェクトについての承認を求めるプロセスで、関係者間の合意形成を目指す段階です。これに対し、決済は稟議を経て承認された内容に対して最終的な承認を行い、実行可能とする公式な手続きを指します。
稟議フローにおいて提案の内容や影響、必要性などが詳細に検討され、関係者間での認識の共有が図られます。一方で決済は、この稟議プロセスを経て合意に至った提案に対して、組織の最終決定権者が正式な承認を与えることを意味します。決済は稟議によって築かれた合意を基に行われ、提案の実施に向けた重要なステップです。
なぜ必要？稟議書の目的
組織内の意思決定において、稟議書は欠かせないツールだといえます。関係者間の合意形成を図り、プロジェクトや案件の進行をスムーズにするためにも、稟議書を効果的に活用することが重要です。
このセクションでは、稟議書が果たす役割と、それによって得られる組織全体のメリットについて解説します。
組織内における関係者の合意確認
稟議書は、組織内での意思決定プロセスを正式かつ明確にするための重要なドキュメントです。特に大きなプロジェクトや重要な意思決定において、関係者全員の合意が必要となります。稟議書により、提案内容が明確に伝わり、各関係者はその内容を基に合意形成を図ることができます。
関係者の合意確認は、組織内のコミュニケーションを円滑にし、誤解や不明点を事前に解消することが可能になります。稟議書を通じて、提案者は自らの意見や提案を具体的に伝え、関係者からのフィードバックを受けることができます。これにより、プロジェクトや案件がスムーズに進行し、効率的な意思決定が実現されます。
また、稟議書は後日の検証や評価のための記録としても機能します。プロジェクトの成果を評価する際や何か問題が発生した際に、その根拠となる意思決定プロセスを振り返ることが可能です。このように、稟議書は組織内の意思決定を支え、プロジェクトや案件の成功に不可欠な役割を果たします。
稟議書を作成するメリット
稟議書の作成は、組織の意思決定プロセスを効率化し、プロジェクトの成功率を高めるために不可欠です。ここからは、稟議書を作成することの主なメリットについて詳しく解説します。
承認者が内容を把握しやすい
稟議書を作成する最大のメリットの1つは、承認者が提案内容を迅速かつ正確に把握できる点にあります。稟議書には、プロジェクトの目的、背景、必要とされる資源、期待される成果など、提案に関わる重要な情報が全て記載されているのが一般的です。これにより、承認者は提案内容を総合的に理解し、より迅速に意思決定を行うことが可能になります。
また、稟議書には提案の利点やリスクも明記されるため、承認者はプロジェクトの可能性と課題を明確に把握できます。この透明性は、承認者が納得感を持って決定を下すことを促し、組織内での信頼関係を築く助けにもなります。稟議書を通じて、承認プロセスがスムーズに進み、プロジェクトが計画通りに進行する土台を築くことができます。
ミーティングの機会を減らせる
不必要なミーティングを削減できる点もメリットとして挙げられます。稟議書があれば、プロジェクトに関する基本情報を事前に共有できるため、詳細な説明や質疑応答のためだけにミーティングを設定する必要がなくなります。これにより、関係者の時間を節約し、より生産的な活動に集中できるようになります。
実際、稟議書を効果的に活用することで、意思決定プロセスが加速し、プロジェクトの立ち上げまでの時間を短縮できるケースも多くあります。ミーティングの頻度を減らすことは、組織のコミュニケーションコストを削減し、より効率的な意思決定構造を構築する上で非常に有効です。
情報共有によるトラブルの防止
稟議書を通じた情報共有は、プロジェクトに関わるトラブルを事前に防ぐ効果があります。稟議書によってプロジェクトの目的、期待される成果、必要なリソースなどが明確に共有されることで、誤解や期待値のズレを最小限に抑えることができます。
また、関係者間でのコミュニケーションが活性化し、各自が抱える疑問や懸念を早期に解消する機会を提供します。このようなオープンなコミュニケーション環境は、プロジェクトの成功に向けた協力体制を強化し、組織内の信頼関係を築く上で非常に重要です。情報が透明に共有されることで、未然にリスクを回避し、プロジェクトを円滑に進行させることが可能になります。
検証と改善による意思決定の質向上
稟議書は、プロジェクトの進行とともに検証と改善のプロセスをサポートする重要な役割を果たします。プロジェクトの成果や達成度を稟議書に記載された目標と比較することで、その成功度を客観的に評価することができます。これにより、組織は過去のプロジェクトから学び、将来の意思決定プロセスをさらに洗練させることが可能になります。
また、稟議書を作成する過程で、プロジェクト計画の潜在的な問題点を事前に識別し、改善策を講じることができます。このようにして、稟議書は組織の学習機会を創出し、継続的な改善を通じて意思決定の質を高めるための基盤となります。
稟議書の書き方のポイント
稟議書作成時のポイントを把握することで、効果的な提案が可能になります。ここからは稟議書の書く際のポイントについて、まとめ方や記載内容、関係者との事前調整について解説します。
必要な項目を整理しフォーマット化しておく
稟議書作成の第一歩として、必要な項目を整理しフォーマット化することが重要です。これにより、提案内容が明確になり、読み手が情報を理解しやすくなります。稟議書には、提案の背景、目的、具体的な内容、期待される効果、必要な予算やリソース、実施計画など、決定に必要な情報を網羅的に含める必要があります。
これらの項目をあらかじめテンプレート化しておくことで、書き手は重要な情報を漏れなく、かつ迅速に記載できるようになります。また、一貫したフォーマットを使用することで、稟議書の品質を保ち、組織内での共有や理解を容易にします。フォーマットの統一は、稟議書のプロセスを効率化し、意思決定を迅速化するための鍵となります。
簡潔に要点をまとめる
稟議書には、提案の要点を簡潔にまとめることが求められます。これにより、提案の目的と内容が明確に伝わり、意思決定者が迅速に判断できるようになります。重要なのは、余計な情報を省き必要最小限の内容に絞り込むことです。提案の背景や目的を端的かつ十分に説明し、どのような問題を解決しようとしているのか、提案が実現した際のメリットは何かを明確にします。
また、提案の具体的な実施計画も、簡潔に詳細がわかるような形で記載することが大切です。このポイントを押さえることで、稟議書はよりわかりやすいものになります。簡潔さは、提案を理解しやすくするだけでなく、意思決定者が情報を迅速に処理できるようにするために不可欠です。
メリットについて客観的にまとめる
稟議書では、提案のメリットを客観的に、かつ具体的にまとめることが重要です。これにより、提案の価値が明確に伝わり、賛同を得やすくなります。提案のメリットを述べる際には、具体的な数値やデータを用いて説明することが効果的です。
例えば、コスト削減の場合は、どの程度の削減が見込めるのか、新しいシステム導入の場合は、効率化によってどれだけの時間が節約できるのか等を示します。これにより、提案の具体的な成果が可視化され、意思決定者にとって判断材料となります。
客観的なデータに基づくメリットの提示は、提案の信頼性を高め、意思決定を促進します。提案の価値を明確に伝えることで、組織にとっての実質的な利益を示し、賛同を得るための強力な根拠となります。
懸念事項と対策もあわせて記載する
稟議書においては、提案に伴う懸念事項とそれに対する対策もあわせて記載することが求められます。これにより、提案が総合的に評価され、実現される可能性が高まります。提案を実施するにあたり、どのような問題が発生する可能性があるのかを事前に特定し、それに対する具体的な解決策を提示します。
このプロセスでは、リスクマネジメントの観点が重要となり、提案の実施計画の信頼性を高めます。また、懸念事項と対策を明確にすることで、意思決定者は提案に対する理解を深めることができ、提案への賛同を得やすくなります。
関係者との事前調整も重要
稟議書の提出前に、関係者との事前調整を行うことは非常に重要です。これにより、提案内容に対する理解と支持を事前に確保し、提案の承認プロセスをスムーズに進めることができます。関係者との調整を行う際には提案の概要を共有し、意見やフィードバックを求めます。
このプロセスを通じて提案内容の精度を高め、より実現可能性のあるものにすることが可能になります。また、関係者からの支持を得ることで、提案が承認される可能性が高まります。事前調整は、提案に対する理解を深め、組織内でのコンセンサスを形成するために不可欠です。
稟議書作成にあたって生じる課題
稟議書の作成と承認プロセスは、多くの時間を要し、効率性に欠けることも少なくありません。時間がかかること、手戻りが発生する可能性、紙ベースでの処理の非効率性が主な課題として挙げられます。これらの課題を理解し、対処することがプロジェクトのスムーズな進行に繋がります。
作成し承認されるまでに時間がかかる
稟議書の作成から承認までには、多くの時間が必要とされることが一般的です。この遅延は、プロジェクトの進行に影響を及ぼし、組織の効率性を低下させます。稟議書の作成と承認プロセスは、多段階のレビューと承認が必要とされるため、時間がかかることがあります。このプロセスを効率化するためには、明確で具体的なガイドラインの設定が重要です。
ガイドラインには、期待される内容、フォーマット、提出期限などを含めると良いでしょう。これにより、作成者は効率的に稟議書を準備でき、承認者は迅速にレビューを行うことが可能になります。
手戻りが発生する可能性がある
稟議書のプロセスでは、内容に不備がある場合、手戻りが発生する可能性があります。この手戻りは、プロジェクトの遅延を招き、効率性を著しく低下させる原因となります。
手戻りの主な原因は、提案内容の不明瞭さや、要件の誤解にあります。これを防ぐためには、作成前に関係者との十分な事前調整が必要です。事前調整を行うことで、提案内容に対する理解を深め、不明瞭な点や疑問を事前に解消することができます。また、チェックリストやテンプレートの利用は、必要な情報が漏れないようにし、手戻りを防ぐための有効な手段です。
加えて、レビュー中にフィードバックを効率的に収集し、適宜に反映させるシステムの導入も、手戻りのリスクを減少させる方法の1つです。これにより、稟議書が初回の提出で承認される可能性が高まり、決済フロー全体のスピード向上に貢献します。
紙の稟議書だと非効率
紙ベースの稟議書は、物理的な制約により非効率性が生じます。この非効率性は、プロセスの遅延や、資源の無駄遣いに繋がります。紙の稟議書を使用する場合、文書の配布、保管、検索に多大な時間と労力が必要となります。
これらの作業は、組織の生産性を低下させる要因となり得ます。デジタル化の推進により、これらの課題を大幅に軽減することが可能です。デジタル稟議書システムを導入することで、文書の即時配布、安全な保管、簡単な検索が実現し、プロセスの効率化を図ることができます。
さらに、紙の使用を減らすことは、環境に対する企業の責任を果たすことにも繋がります。デジタル化は紙の消費を削減し、企業のサステナビリティ目標達成に貢献します。したがって、デジタル稟議書の導入は、効率性の向上だけでなく、環境保護にも寄与する重要なステップとなります。
稟議をデジタル化すると決済までがスムーズになる
稟議書のデジタル化は、承認プロセスの効率化に大きく貢献します。具体的にはテンプレートの統一のしやすさのほか、確認状況の可視化や承認のスピードアップ、管理作業の効率化などのメリットがあります。
これらの改善により、組織の意思決定プロセスが大幅にスムーズになります。
テンプレートを統一しやすい
デジタル化により、稟議書のテンプレートを統一しやすくなります。これにより、提案内容の構造が明確になり、提出される稟議書の品質が向上します。テンプレートの統一は、提案者が重要な項目を漏らすことなく、効率的に稟議書を作成できるようにするため、意思決定者が情報を迅速に把握しやすくなります。
デジタルテンプレートを使用することで、提案者は必要な情報を適切なセクションに入力するだけで済み、書式のブレや情報の欠落を防ぐことができます。また、組織内で統一されたテンプレートを使用することで、稟議書のレビューと承認のプロセスが標準化され、承認までの時間を短縮することが可能になります。
稟議書の確認状況が明確になる
稟議書をデジタル化すると、提出された稟議書の確認状況がリアルタイムで把握できるようになります。これにより、どの段階で稟議書が停滞しているのか、どの関係者が確認済みなのかが一目でわかり、プロセスの透明性が向上します。
ワークフローシステムを導入することで、稟議書の各ステップでの進捗状況を追跡でき、必要に応じて迅速なフォローアップが可能になります。これにより、承認プロセスの遅延を最小限に抑え、プロジェクトの進行を加速させることができます。
承認がスピーディーに下りやすくなる
デジタル化された稟議書は、承認者がどこからでもアクセスし、レビュー及び承認を行うことができます。これにより、承認フローのスピードが大幅に改善されます。特に、複数の関係者の承認が必要な場合でも、デジタルプラットフォームを介して同時に処理を進めることが可能です。
承認者が遠隔地にいる場合や、移動中でも、スマートフォンやタブレットから稟議書を確認し、承認することができるため、承認待ちの時間を大幅に短縮できます。
管理作業を効率化できる
稟議書のデジタル化により、管理作業が大幅に効率化されます。紙の稟議書を物理的に保管、整理する必要がなくなり、デジタルファイルとして効率的に管理できます。これにより、必要な稟議書を迅速に検索し、アクセスすることが可能になります。
デジタル化された稟議書は、データベースに保存されるため、バックアップやセキュリティ対策が容易になります。また、アクセス権限を設定することで、情報の機密性を保ちつつ、関係者が必要な情報にアクセスできるようになります。このように、稟議書のデジタル化は、管理の手間を減らすだけでなく、情報の安全性とアクセシビリティを同時に向上させます。
【kyozon編集部おすすめ】稟議申請に活用できるワークフローシステム
稟議申請プロセスをデジタル化し、さらに効率化するためのツールとして、kyozon編集部がおすすめするワークフローシステムをご紹介します。これらのシステムは、稟議書の作成から承認までのプロセスをスムーズにし、時間とコストを削減するだけでなく、業務の透明性も高めます。
コラボフロー
・簡単に操作できるワークフローシステムを使いたい
・業務の変化が多く柔軟に対応できる機能が欲しい
・従業員数が10名以上
コラボフローは、Web経験があれば誰でも簡単に操作できるクラウド型ワークフローシステムです。このシステムは、稟議書や申請書などの文書を電子化し、承認プロセスを直感的に管理できるよう設計されています。特に、Excelで作成された申請書をそのままWebフォームに変換できる点が大きな特長で、申請経路も視覚的にわかりやすく設計できます。
コラボフローの強力な機能は、従業員が10名以上の企業に特に推奨され、複雑な経路も簡単にカスタマイズできる柔軟性を持ち合わせています。また、業務の変化に合わせてフォームの修正や追加が可能で、運用しながらの改善が容易に行えます。
プロカン
・案件の収支を管理したい
・承認フローをデジタル化したい
・簡単に操作できるシステムを導入したい
プロカンは、プロジェクト収支管理を直感的かつ効率的に行えるクラウド型基幹業務システムです。営業から会計まで一貫した業務フローをサポートし、特に受注後のプロジェクト管理と収支管理に優れた機能を提供します。
プロジェクトごとの売上、原価、経費などのデータを集約し、見やすいダッシュボードを通じて経営の見える化を実現します。これにより、企業は数ヶ月先の売上や利益をより正確に予測できるようになります。
また、電子決裁システムを組み込んでおり、稟議書の電子化や承認プロセスのデジタル化を通じて、企業のワークフローを効率化します。メール通知機能やデジタル印鑑の利用が可能で、ユーザーは複雑なプロジェクト収支管理を驚くほどスムーズに進めることができます。
HUE ワークフロー
・簡単に導入できるシステムを利用したい
・決済フローをデジタル化したい
・データの自動集計などの機能も一元化したい
HUEワークフローは、使いやすさを追求した革新的なワークフローシステムです。申請・承認プロセスを簡素化し、業務全体の効率化とDX推進を支援します。紙の申請書を簡単操作で電子化し、直感的なUIで誰でも容易にワークフローを設計できます。
導入は驚くほど簡単で、最短10分で設定が完了します。電子契約など外部システムとの連携も可能で、業務の自動化をさらに推進します。
稟議書に関するよくある質問
稟議書に関する疑問は、多くの企業で共通しています。稟議書が通らない理由や、稟議書の保存期間についての質問は特に多いものとして挙げられます。ここでは、これらの質問に対する回答について解説します。
稟議書が通らない理由にはなにがありますか？
稟議書が通らない主な理由は、内容の不明瞭さ、不十分な情報、または説得力の欠如にあります。稟議書は、提案の目的、背景、必要性、そして実施計画を明確に伝える必要があります。しかし、これらの要素が不明確であったり、提案のメリットやROI（投資収益率）が十分に示されていなかったりすると、承認される可能性が低くなります。
また、組織内の意思決定者が求める情報が稟議書に含まれていない場合や、提案が組織の現在の優先事項と合致していない場合も、稟議書が通らない原因となり得ます。
稟議書はいつまで保存が必要ですか？
稟議書の保存期間は、その内容や組織のポリシー、さらには適用される法律によって異なります。一般的には、稟議書は少なくとも5年間は保存されることが推奨されますが、重要な決定や高額な投資に関連する稟議書の場合は、より長期間の保存が必要になることがあります。
保存期間を決定する際には、稟議書が関連するプロジェクトや契約の寿命、法的要件、および組織の監査ポリシーを考慮することが重要です。デジタル化が進む現代では、電子的に稟議書を保存し、検索可能な形式でアーカイブすることが、管理とアクセスの効率化に寄与します。
まとめ
この記事では、稟議書の基本構成から作成のコツ、よくある質問までを詳しく解説しました。稟議書が持つ重要性と、それを承認されるための要素を理解することは、ビジネスの意思決定プロセスにおいて不可欠です。
明確な目的、詳細な計画、そして組織の目標に沿った提案が、稟議書を成功に導く鍵です。稟議書の承認までをスピーディーに進めるため、ワークフローシステムを導入することで、決済フローのデジタル化を進めていきましょう。
