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電子契約が進む現代の必需品!電子帳簿保存法に対応した契約書保管ツールを使いこなすポイントとは

特集 契約書対談
2024年1月19日
電子契約が進む現代の必需品!電子帳簿保存法に対応した契約書保管ツールを使いこなすポイントとは

従来、契約を締結する際には、契約書を作成し押印し、郵送するなどの手間が発生していた。それが今や電子化が進み、契約関連の業務がオンラインに移行している。しかし、電子化したからと言って手間がなくなったわけではなく、管理面・運用面の課題は少なくない。そうした課題を解決できるソリューションが「OPTiM Contract」だ。今回は、契約関連の市場動向から、契約書管理の課題、そして「OPTiM Contract」の魅力を、株式会社オプティムの安西氏に取材した。

安西 文哉 氏
株式会社オプティム ジネス統括本部 サービス・プロダクト事業部 マネージド・サービスユニット


「OPTiM AI Camera」を活用した混雑状況の可視化サービスや、AI契約書管理サービス「OPTiM Contract」など新規サービスの立ち上げを複数経験。現在は「OPTiM Contract」専任のサービス企画・営業として社内外の方々と連携し事業を推進している。



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目次

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企業は契約書の管理面に大きな課題

<福谷氏>
本日は株式会社オプティムのビジネス統括本部サブマネージャーの安西様にお越しいただいております。まずは自己紹介をよろしくお願いいたします。

<安西氏>

改めまして、株式会社オプティムの安西と申します。私はAI関連のサービスの企画を手がけており、今回紹介させていただく「OPTiM Contract」や、電子帳簿保存法関連のサービスなどの企画や販売などを専任で行っております。

<福谷氏>
ありがとうございます。私自身、AIにも関心がありますし、貴社サービスにも非常に興味があるので、本日はさまざまなお話を聞かせていただければと思います。
ペーパーレス化の促進や電子帳簿保存法など、電子契約に関する業界の動向は急速に変化しているように見受けられます。最近の動向を詳しくお聞かせいただけないでしょうか。

<安西氏>
電子契約をご活用される方が非常に増加していることは、業界内での大きな動きの一つです。コロナ禍でテレワークが増え、契約処理のために出社する時間を削減する企業様が増えていると感じています。

<福谷氏>
テレワークが普及したことで、業務の進め方や働き方などもどんどん変化していますよね。契約書関連の業務課題は、どのようなものが挙げられますか?

<安西氏>
紙でも電子でも共通する課題が、「契約を締結したあとに契約書を探し出すのが大変」「いつ、どの契約を締結したのか、情報を管理するのは難しい」というものがあります。契約履歴を管理するために、Excelで取引先名や契約日、契約書ナンバーなどを台帳管理している企業も多いですが、契約書を確認して手入力でデータを記録するのは、紙でも電子でも発生する業務です。そのため、手入力によるミスだったり、契約履歴の管理だったりに課題を抱えている企業様が多いと感じています。

<福谷氏>
なるほど、私たちも契約関連の課題は感じております。電子契約で契約書自体はクラウド上に保管できるため管理は容易になりましたが、Excelやスプレッドシートなどで契約情報の管理をしているため大変なときもあります。

AI搭載の契約書管理ツール「OPTiM Contract」

<福谷氏>
そうした課題を解決できるソリューションを、御社は提供されているのでしょうか?

<安西氏>
契約書管理に関する課題を丸ごと解決できるよう、AIを活用したプロダクトを提供しております。それが「OPTiM Contract(オプティムコントラクト)」です。

クラウドサービスなのでクラウド上で手軽に利用できます。初期費用は一切いただいておらず、月額費用は業界内でも非常にリーズナブルなので、無理なく導入いただけます。電子帳簿保存法にも対応しておりまして、国税庁がバックボーンにあるJIIMA認証も取得しているため、安心してご利用いただけると思っております。
機能面としては、AIが契約関連の業務を効率化します。先ほども申した通りExcelでの台帳管理が大変ですし、契約期間の管理も人手による対応は大変です。OPTiM Contractはそうした部分をAIがサポートし、台帳作成を効率化したり、契約期限が近付いたら自動で通知したりできます。

<福谷氏>
現代はさまざまなプロダクトが市場に登場していますが、他社のプロダクトと比較してより特徴的な部分はどのような点になりますか?

<安西氏>
先述の通り、AIを搭載している点です。当社はAI開発が強みでして、契約書の中から契約開始日や契約締結日、更新期限などの計9つの情報を自動で取得します。
AI関連に強いエンジニアが多く在籍しています。たとえば、お客様から「手書きで取引先名を記入していたのですが、読み取りの精度を向上できないか」などのフィードバックをいただいた際、エンジニアが速やかに対応して、AIの精度を日々向上させています。

<福谷氏>
契約関連の業務の負担は非常に大きいと感じておりまして、企業によって課題も多岐にわたるかと思います。お客様によって要望もさまざまだと思うのですが、カスタマイズなどは可能なのでしょうか?

<安西氏>
個別でのカスタマイズ対応はしていないのですが、毎月アップデートを行って、よりお客様に使いやすいプロダクトが提供できるようブラッシュアップしています。たとえば、お客様から「インターフェースがいまいちだ」「契約書を検索する条件を追加してほしい」などのフィードバックをいただいた際、他にも多くのお客様にも共通すると思われる汎用的なご要望に関しては、細やかに対応しております。
お客様からのご要望は、営業担当者によるフォローアップだけでなく、アプリ上から「AIフィードバック」という機能からもいただくことができるため、手軽にご要望をお伝えいただける仕組みを作っています。

<福谷氏>
月額費用は非常にリーズナブルとのことですが、オプションや従量課金などはございますか?

<安西氏>
取り扱うファイルの数に応じてプランが分かれております。毎月新たに登録する契約書の数や、同時に利用できるユーザーの数でプランを設けております。
無料トライアルもございまして、新たに登録する契約書が月間5件までは無料となっております。本格的に導入を検討していただける場合は、100件までAI解析をお試しいただけて、有料プランとまったく同じ機能をご利用いただけます。
Webサイトでプロダクトの概要を把握していただくだけでは、機能面のメリットなどを実感いただけません。そのため、無料トライアルなどで試していただくことで、契約関連の業務効率化を実感できるかと思っています。ご依頼いただければ、早ければ翌日にでも無料トライアルをご提供できるので、より多くのお客様にご活用いただきたいです。

<福谷氏>
なるほど、ありがとうございます。AIの機能面をもう少し詳しくお聞かせいただけますか?

<安西氏>
OPTiM Contractのご利用にあたって、まずは契約書を登録していただく必要があります。アップロードした際に、すでに同じ契約書ファイルが登録されている場合は警告が表示されるため、同じファイルを何度もアップロードして重複してしまうリスクもありません。
新たに契約書をアップロードすると、AIが解析を行います。10ページ前後の契約書は、短くて30秒ほど、長くても1分ほどで解析が完了し、計9つの項目に関する情報を抽出します。
もしもどこかの項目が抜けてしまっている場合には、AIフィードバックにてお送りいただければ精度を改善させていただきます。項目が抜けてしまった事例としては、業界特有の契約書の書式の場合や、手書きの場合などがありました。しかしAIフィードバックにてお声をいただいたことで、そうした事例にも対応して改善しております。フィードバックをいただくことでAIも学習していくため、使い心地が高まっていくかと思います。

<福谷氏>
AIは、ほかの機能にも使われているのでしょうか?

<安西氏>
「AIが取得した情報が、正しい箇所から抽出されているか」を確認したい方も少なくありません。そのため、データをクリックしていただくと、契約書のどの部分から抽出したのか表示される仕組みになっています。一つずつデータを目視で探して確認しなくても、対応した部分が自動で表示されるため、業務効率化につながります。

<福谷氏>
非常に便利ですね。ほかにも特徴的な機能はございますか?

<安西氏>
期限を管理する機能をご紹介させていただきます。契約内容の更新期日や、自動更新の契約の解約を通知する期日などを一件ずつ管理するのは非常に大変です。OPTiM Contractは、管理画面上で更新・解約の期日が近づいてきた契約を自動で表示します。メールでも通知するので、普段からメールを頻繁に使っている方は見逃しも減らすことができるでしょう。

<福谷氏>
契約関連のサービスは多く登場していますが、御社のOPTiM Contractは特に見やすいなと感じています。UI/UXの面も意識して開発しているのでしょうか?

<安西氏>
Webサービスに慣れていない方でも使いやすいようなUI/UXを意識し、マニュアルを必要とせずに直感的に操作できるインターフェースを提供させていただいています。こちらもお客様からのフィードバックを反映していっているので、今のかたちが完成形ではなく、今後もアップデートしていく予定です。

契約書管理の業務を5分の1に削減した事例も!

<福谷氏>
多様な業種や業界で電子契約が一般化していると思うのですが、今後ますます増えていきそうな業種はありますか?

<安西氏>
毎月の契約締結数が多い業種の方には、当社のサービスは大いに役立つと思っております。

たとえば、食品の卸売業や部品メーカーなど、多拠点を展開されている業種は、拠点ごとに契約が発生するため膨大な数があります。本社の管理部門で契約書を管理していても、数が多すぎて管理が難しかったり、複数の拠点から契約書関連の問い合わせがくると対応しきれなかったりすることも。そうした、多拠点を展開している卸売業や商社、メーカーなどは、OPTiM Contractを導入していただければ課題を解決できるかと思っております。

<福谷氏>
電子帳簿保存法にも対応しているとおっしゃっていましたが、詳しくご解説いただけないでしょうか。

<安西氏>
電子で受け取った契約書を電子で保存する、紙で受け取った契約書をご自身で電子化してくださったら紙は廃棄しても良い、という2点に対応しております。ペーパーレスが済んでいてデータの管理をどうしようか悩んでいらっしゃる企業様や、今後ペーパーレスしたいという企業様、どちらにも対応できております。

<福谷氏>
導入企業も増えていると思いますが、どういったお声がありますか?

<安西氏>
導入してくださっている企業様からいただくことが多いのが、台帳を作る手間を削減できているというお声です。
従来の業務ではExcelの台帳を開いて紙の契約書を確認しながら転記しなければならず、1つの契約書にあたり約5分かかっていたようです。しかし、OPTiM Contractを導入していただいたことで、アップロードや確認などトータルの時間で、多めに見積もっても1分前後で終わるそうです。毎月新しく70~80件など膨大な契約を取り交わしているという企業様は、5分×80件で400分かかっていた時間が、5分の1の80分に削減できたというのは、実感していただきやすい効果なのではないかと思っています。

<福谷氏>
業務のリソース削減ができれば、残業時間なども削減できるため、人的コストにも影響しそうですね。また、コア業務に集中できるため、自社の生産性も向上していくかと思います。

<安西氏>
確かに、人間にしかできない分析や評価などの作業に集中できるようになるのも魅力ですね。

<福谷氏>
サポート面も充実しているのでしょうか?

<安西氏>
導入するプロセスでは、詳しくお打ち合わせさせていただいて、安心して導入していただけるような環境を作っております。導入後は、電話やメールで使い方や運用方法をサポートさせていただきます。また、先ほどご紹介したAIフィードバック機能で、気軽にご要望や不満点などをフィードバックいただけるようにしているので、導入後もサポートさせていただいております。
導入から運用まで、なるべくお客様が不便さを感じることがないよう、徹底的なサポートを目指しています。

<福谷氏>
今後のアップデートの予定などはありますか?

<安西氏>
電子契約サービスとの連携は、今後さらに強化したい機能です。現在、GMOサインやCLOUD SIGNなどと連携が完了しておりますが、今後はサービスを増やしていく予定です。

また、契約が増えていったときに、どの契約とどの契約が関連しているかという情報を管理するのが大変になります。そのため、関連している契約書をレコメンドする機能の実装を検討しています。

<福谷氏>
最後に、今後の展望をお聞かせください。

<安西氏>
導入していただいても、使いやすいサービスでなければ継続していただけないと思っております。見た目のわかりやすさ、操作のしやすさ、など、お客様が苦労せずに契約書管理ができるように突き詰めていきたいと思っています。

<福谷氏>
今後、期待しております。本日はありがとうございました。

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