改正電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、一定の要件に従って国税関係帳簿書類を電子化して保存・備付できる法律です。
本来であれば、国税関係帳簿書類の書類や帳簿は紙での保存が原則でした。
しかし紙で保存する場合に、下記の問題が挙げられます。
- 一定のコストがかかる
- スペースを確保しなければならない
ちなみに現在は経過措置期間として、2023年12月末までは紙での保存も認められています。
2024年1月1日以降は、すべての企業が電子取引情報の電子保存に対応する必要があるので覚えておきましょう。
次に改正内容や対象事業者、対象書類について解説していきます。
改正内容
電子帳簿保存法で改正される内容は、下記の6つです。
- 事前承認制度の廃止
- タイムスタンプ要件の緩和
- 検索要件の緩和
- 適正事務処理要件の廃止
- 電子取引における書面での保存を廃止
- 不正に対する罰則強化
ひとつずつ解説していきます。
事前承認制度の廃止
電子帳簿保存法で改正される点として、事前承認制度の廃止があります。
今まで電子的に帳簿や証票書類をに保存する際は、原則として保存する3ヶ月前までに所定の書類を税務署に提出しなければなりませんでした。
しかし2022年1月から事前承認制度が廃止されたことで、申請や事前準備に必要な手間と時間が削減され、電子帳簿保存を導入しやすくなっています。
タイムスタンプ要件の緩和
電子帳簿保存法の改正点として、タイムスタンプ要件緩和が挙げられます。
タイムスタンプとは、「特定の電子データが一定の時刻に存在した」「その時刻以降は改ざんされていない」と証明するための仕組みです。
例えば国税関係の書類をスキャナ保存する場合、改正によって下記の点が変更されます。
- 改正前：受領者の自署および3営業日以内のタイムスタンプが必要
- 改正後：受領者の自署は不要となり、最長2ヶ月までタイムスタンプの付与期間が延長される
ほかにも、「データ訂正や削除履歴が残る」もしくは「訂正も削除もできない」システムに保存されている場合、タイムスタンプは必要ありません。
検索要件の緩和
電子帳簿保存法の改正によって、検索要件も緩和されます。
改正前と後での違いは、それぞれ下記の通りです。
- 改正前：検索要件に勘定科目や取引年月日、取引金額といった国税関係書類の種類に応じた項目を設定
- 改正後：検索要件の項目が取引年月日と取引金額、取引先に緩和
さらに税務職員が電子記録を要求した場合に、項目と範囲指定を組み合わせた条件設定機能を確保する必要もありません。
適正事務処理要件の廃止
電子帳簿保存法の変更点として、適正事務処理要件の廃止が挙げられます。
今まで国税関係書類をスキャナ保存する場合には、不正を防止するために下記の対応が必要でした。
- 事務処理は2人以上で行い、相互牽制や定期的な検査を実施する
- 定期検査では、スキャンデータと紙の照合をする
- 検査が完了するまで紙の原本は保管する
しかし改正後は相互権勢および定期検査は廃止され、スキャナ保存が容易になります。
電子取引における書面での保存を廃止
電子帳簿保存法の改正内容として、電子取引において書面での保存が廃止されます。
改正電子帳簿保存法が施行されて以降の電子取引に関しては、紙での保存が禁止されて、すべての企業が電子データでの保存を義務付けられました。
ただし宥恕期間として、2023年12月末までは一定の要件で書面での保存も可能です。
不正に対する罰則強化
電子帳簿保存法が改正されることで、不正に対する罰則が強化されます。
例えば電子データに改ざん記録が発見された場合は、通常の重加算税額+10%の金額が加算されます。
また猶予期間を超えているにもかかわらず、電子データ保存の義務化に対応していない場合は、青色申告承認が取り消される可能性もあるので注意しましょう。
対象事業者
電子帳簿保存法の対象となる事業者は、下記の通りです。
- 所得税の納税義務がある個人事業主
- 法人税を納める普通法人および公益法人など
つまり企業規模や法人・個人事業主にかかわらず、すべての事業主が対象となります。
特に電子取引における電子データ保存に関しては、2023年12月31日までに対応する必要があるので覚えておきましょう。
対象書類
電子帳簿保存法の適用対象となる書類には、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引に分けられます。
それぞれの詳細は、下記の表をご覧ください。
| 対象書類 | 詳細 |
| 電子帳簿等保存 |
|
| スキャナ保存 |
※紙で受領したものに限る |
| 電子取引 |
※電子取引したものに限る |
事業を継続するにあたって多くの書類を日々扱う必要があるので、どの書類が電子帳簿保存法の対象となるか確認しておきましょう。
こちらの記事では、電子帳簿保存法の基礎知識やメリット、デメリットを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
改正電子帳簿保存法の目的
ここまで、改正電子帳簿保存法の概要や改正内容、対象事業などをお伝えしました。
続いて、改正電子帳簿保存法の目的を解説します。
- 電子取引の保存要件
- 経理業務のペーパーレス化
- セキュリティの強化
- 働き方改革・DX化の推進
ひとつずつ解説していきます。
電子取引の保存要件
電子帳簿保存法の目的は、電子取引の保存要件を満たすためです。
具体的には、下記に挙げる5つの要件を満たす必要があります。
- 検索機能の確保
- 見読可視性の確保
- 相互関連性の確保
- 関係書類等の備付け
- 訂正・削除履歴の確保
また、今までと同等の保存要件を満たしている場合は「優良な電子帳簿」として、65万円の青色申告所得控除や過少申告加算税の軽減を受けられる点がメリットです。
経理業務のペーパーレス化
電子帳簿保存法の目的として、経理業務のペーパーレス化が挙げられます。
実際に紙の保存は、整理やファクタリングの手間や保管スペースの確保といったコストの負担が大きいです。
そのため電子帳簿保存法では、書類から電子保存に進めるための要件緩和が施行されました。
経理業務のペーパーレス化が進むことによって、紙や保管スペースの削減にもつながるでしょう。
セキュリティの強化
電子帳簿保存法の改正には、セキュリティを強化するといった目的があります。
セキュリティが強化される要因は、下記の2つです。
- クラウドサービスの活用によって、情報漏洩を防げる
- ペーパーレス化の加速により、書類の盗難・紛失リスクが軽減される
また電子化に伴う「社内ルールの設定」や「セキュリティ教育の実施」によって、セキュリティはさらに強化されていくでしょう。
働き方改革・DX化の推進
電子帳簿保存法の目的は、働き方改革・DX化の推進です。
近年はフレックスタイム制やテレワークを導入する企業が増えており、働き方も多様化しています。
また書類の電子化は人的ミスを削減して、会計監査・税務調査などの時間も短縮できます。
領収書を電子化するメリット
ここまで、改正電子帳簿保存法の目的をお伝えしました。
続いて、領収書を電子化するメリットを解説します。
- 管理コストの削減
- 検索作業の効率化
- 会計処理の業務負担を軽減
- 経費精算手続きのデジタル化
ひとつずつ解説していきます。
管理コストの削減
領収書を電子化するメリットは、管理コストの削減です。
法人税法によると、領収書の保存期間は下記のように記されています。
法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
今まで紙を保存する場合は、領収書をファイリングした後、保管スペースで管理しなければなりませんでした。
しかし電子化されると保存対象がデータとなるので、下記のメリットがあります。
- 原本を破棄できる
- 経費や人件費を大幅に削減できる
- 保管スペースを確保する必要がない
さらに領収書の劣化や破れ、紛失などのリスクも払拭できます。
保管先はクラウドサービスを活用することで、さらに高い安全性を確保できるでしょう。
検索作業の効率化
領収書の電子化によって、検索作業を効率化できるメリットがあります。
今までは紙の証憑類を検索するだけでも、相当な時間を費やしてきました。
また証憑類を紙で保管していた場合、まずは保管されているファイルの目星をつけて、ページを1枚ずつ探すしか方法はありません。
しかし領収書がデータ保存化されることで、下記のメリットがあります。
- 領収書の発行者や発行日などを項目に入力して、簡単に検索できる
- 必要データを短時間で見つけられるので、作業時間の短縮につながる
税務監査や内部監査などで領収書を求められた際も、迅速に対応できるでしょう。
会計処理の業務負担を軽減
領収書を電子化するメリットは、会計処理の業務負担を軽減できる点です。
電子帳簿保存法の改正によって定期検査や相互牽制が廃止されるだけでなく、下記の効果もあります。
- 受け取った領収書データは、紙で出力する必要がない
- 紙の原本と画像データの付け合わせる作業が不要となる
- データは確認・承認するだけでよいので、経理担当者の負担が軽減される
また電子帳簿保存法に対応している会計システムの場合、自動で電子取引データを仕訳する機能が備わっているため、仕訳業務の効率化・簡略化も可能です。
経費精算手続きのデジタル化
領収書の電子化には、経費精算手続きがデジタル化されるメリットがあります。
例えば紙の領収書をスマートフォンで撮影して、精算手続きを画像データで行える仕組みを構築できれば、スキャンを行わずに経理担当へデータを届けられます。
しかし従業員がスキャンやアップロードしたタイミングで、「タイムスタンプの付与」「削除・訂正されていない証明」が必要です。
とはいえ、テレワークや外出先から経費精算を手続きできるので、誤って領収書を破ったり、紛失したりする心配がありません。
電子帳簿保存法の電子取引で宥恕期間中にやるべきこと
ここまで、領収書を電子化するメリットをお伝えしました。
続いて、電子帳簿保存法の電子取引で宥恕期間中にやるべきことを解説します。
- 現状の把握
- データ保存方法の確定
- データ保存場所の確定
- 承認・業務フローの確定
それぞれ解説していきます。
現状の把握
電子帳簿保存法の宥恕期間中には、まず自社の現状を把握しておきましょう。
確認する例として、下記が挙げられます。
- 保管されている書類は、紙・電子データのどちらなのか
- 電子データの場合、どういった形式なのか
上記を確認したあと、自社に適した電子取引を確認しましょう。
確認する際は、ICカードによる交通費や立替経費の支払いデータには注意しなければなりません。
こちらの記事では、交通費の領収書精算を効率化する方法やよくある質問などを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
データ保存方法の確定
自社の現状を把握できたら、データの保存方法を確定していきましょう。
電子取引を保存するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たさなければなりません。
それぞれの目的は、下記の通りです。
- 真実性の確保：保存データが改ざんされていないと証明できること
- 可視性の確保：保存データを検索・表示できること
上記の保存方法を確定する方法には、検索機能に対応しているソフトやデータ削除・訂正の履歴が残るシステムを導入するケースもあります。
データ保存場所の確定
電子帳簿保存法の宥恕期間の間に、データの保存場所を確定します。
保存する電子データは、必要に応じて内容を印刷・参照できるように整理しておきましょう。
部署の全体で保管場所や方法を統一するために、データの保存場所は事前に決めておきます。
またデータの破損を防ぐために、バックアップ体制の構築も欠かせません。
承認・業務フローの確定
データの保存場所が決まったら、承認・業務フローを確定していきましょう。
確実に要件を満たした電子保存を実行するには、業務フローの見直しが重要です。
仮に承認・業務フローの電子化が遅れてしまった場合、改正電子帳簿保存法への対応自体が難しくなる可能性もあります。
そのため社内で電子帳簿保存に関するルールを設定して、適切に運用していきましょう。
まとめ
今回は、改正電子帳簿保存の目的や電子化するメリット、宥恕期間中にやるべきことを解説しました。
電子帳簿保存法とは、一定の要件に従って国税関係帳簿書類を電子化して保存・備付できる法律です。
導入する目的として、下記の4つが挙げられます。
- 電子取引の保存要件
- 経理業務のペーパーレス化
- セキュリティの強化
- 働き方改革・DX化の推進
また、領収書を電子化するメリットとして「管理コストの削減」「検索作業の効率化」などがあります。
本記事でお伝えした宥恕期間中にやるべきことも参考にして、2024年1月から開始される電子取引における電子データ保存義務化に備えましょう。
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