会計ソフトのメリット
会計ソフトのメリットは以下の通りです。
- 業務を効率的に進める
- 入力ミスや計算ミスを減らせる
- 財務状況がリアルタイムで把握できる
- 税制改正への対応が容易になる
ここでは、会計ソフトのメリットについて1つずつ解説します。
業務を効率的に進められる
会計ソフトを導入することでデイリーの管理から月次管理、年次管理までの会計業務を効率化することができます。
会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードの利用明細などとデータの連携ができます。データ連携を元に入力された金額に、勘定科目を入力し仕訳を登録することで、自動的に総勘定元帳や現金出納帳などの必要な帳簿の作成も可能になります。これにより、会計業務の大幅な効率化が期待できます。
入力ミスや計算ミスを減らせる
借方と貸方の金額が合わないなどの経理上の問題は、単純な帳簿への入力ミスが原因であるケースも少なくありません。会計ソフトでは、仕訳の数字が一致しない場合、メッセージが表示されて通知してもらえるものがほとんどです。
これにより、入力ミスや計算ミスを減らすことができます。さらには、月末や期末に経理上の問題が起きた場合にも、検索機能ですぐに原因を特定できます。
財務状況がリアルタイムで把握できる
会計ソフトを導入すれば、財務状況がリアルタイムで把握できます。経営方針は、キャッシュフローや売上実績のレポートを見て判断をすることが一般的です。
しかし、キャッシュフローや売上実績のレポートを紙やエクセルで作成している場合、すぐに確認できない可能性があります。会計ソフトであれば、キャッシュフローや売上実績のレポートを自動作成できるものがあるので、経営方針の決定をスピーディーに行うことができます。
税制改正への対応が容易になる
会計ソフトは決算書だけでなく、税務申告書も作成できます。そのため、税制改正、申告書の仕様変更などへの対応もスムーズに行うことができます。
税制改正があった際には、細かな制度のリサーチや対応した書式の準備など、かなりの時間と労力がかかります。しかし、会計ソフトを導入することでシステムをアップデートしてくれるため、税制改正への対応に関する業務負担も軽減できます。
会計ソフトのデメリット
会計ソフトのデメリットは以下の通りです。
- データ改ざんの可能性
- データ漏洩・消失の可能性
- インターネット環境への依存
ここからは、会計ソフトのデメリットを1つずつ解説します。
データ改ざんの可能性
クラウド型の会計ソフトの場合、インターネット上で操作できるため、不正アクセスによるデータ改ざんのリスクは否定できません。
会計ソフトのシステム管理をする際には、パソコンにログイン情報を記憶させない、定期的にパスワードを変更するなどを行うなど、データ改ざんのリスクを下げる対策が求められます。
データ漏洩・消失の可能性
会計ソフトの利用に際して、人為的なミスによってデータ漏洩・消失の可能性があります。
さらに、セキュリティが脆弱な会計ソフトはウイルス感染やハッキングなどによるトラブルも考えられます。インターネットに接続して利用するソフトでは、これらのリスクを最小限に抑える対策が必要になります。正しい使い方をしておくほかデータ管理の安全性向上が重要です。
また経営に関する情報が漏洩してしまうインシデントが発生した時の報告フローなどについても、整備しておくと万が一の時に活用できるでしょう。
インターネット環境に依存している
クラウド型の会計ソフトについては、インターネット環境があればどこでも使えるメリットがあります。その一方でインターネット環境がなければ、会計ソフトの使用ができません。
何らかのトラブルでインターネットが利用できなくなった場合は、作業が停滞してしまう可能性もあるため、注意が必要です。
会計ソフトを導入すべき企業の特徴
ここからは、会計ソフトを導入すべき企業の特徴は以下の通りです。
- 経理担当者が少人数
- 経営判断を素早く行いたい
ここからは、会計ソフトを導入すべき企業の特徴を1つずつ解説します。
経理担当者が少人数
会計の業務はミスが許されないため、複数人によるダブルチェックは重要な業務の1つです。
しかし、経理担当者が少人数の場合、1人の業務負担が大きくダブルチェックをするリソースが足りないというケースは少なくありません。そのため、業務の進みが遅くなったり、残業が増えて人件費のコストがかさんでしまうなどのデメリットが考えられます。そのような企業には、会計ソフトの導入をおすすめします。
会計ソフトを導入することで、入力した金額などにミスがあるとメッセージが表示されます。そのため、人の目によるチェック工数を削減できます。経理担当者が少人数の場合に、会計ソフトを導入することで経理担当者の負担を減らすことができ、残業などの人件費を削減にもつながります。
経営判断を素早く行いたい
経営判断を素早く行いたい企業にも、会計ソフトの導入がおすすめです。
会計ソフトを導入することで、銀行口座やクレジットカードの取引データを元に、自動で帳簿を作成することができます。常にリアルタイムの帳簿を確認することができるため、こまめに経営状態を把握し、素早い経営判断を行うことができます。
まとめ
会計ソフトのメリットは以下の通りです。
- 業務を効率的に進める
- 入力ミスや計算ミスを減らせる
- 財務状況がリアルタイムで把握できる
会計ソフトを導入することで、経理担当者の負担を減らすことができ、経営状態をリアルタイムで把握できます。会計ソフトを導入すべき企業の特徴は以下の通りです。
- 経理担当者が少人数
- 経営判断を素早く行いたい
上記の特徴に当てはまる企業は、是非会計ソフトの導入を検討してみてください。
