請求書作成ソフトのメリット
請求書作成のメリットは、以下の通りです。
- 請求書作成業務を効率化できる
- ヒューマンエラーを防止できる
- 印刷代のコストを削減することができる
- 法改正に対応できる
このように請求書作成ソフトには、多くのメリットがあります。まずは、請求書作成ソフトのメリットについて1つずつ解説します。
請求書作成業務を効率化できる
請求書作成ソフトを使えば、請求書に関する業務全般を効率化できます。
請求書作成ソフトではテンプレートを利用することができ、それにより請求書作成の手間を減らすことができます。
さらには、毎月取引のある顧客がいる場合、請求書に顧客情報などを自動入力してくれる機能があります。また、請求書作成だけでなく、顧客への送付などもソフト内で完結させるサービスも存在するため、請求書に関する業務全般を効率化することができます。
ヒューマンエラーを防止できる
請求書作成ソフトの活用は、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。
請求漏れや誤請求といった請求書発行のトラブルは、取引先との信頼関係に関わります。
請求書作成ソフトを導入することで、自動宛名機能や未請求・請求済みの管理など人の手で作業する工程が減り、誤字脱字や計算ミスなどのヒューマンエラーを防止することができます。
印刷代のコストを削減することができる
請求書作成ソフトの導入によって、印刷代のコストを削減することができます。
電子請求書であれば、メールに添付して顧客に送れるため、これまで必要だった紙代や印刷代、郵送費などのコストが抑えられます。
さらに、請求書の保管もソフト内でクラウドに保存できるため、紙で印刷して保存する必要も無くなるでしょう。
それだけでなく、人の手による請求業務を減らすことができるので、担当者の残業時間の発生を抑えることができ、人件費によるコストを抑えることができます。
このように印刷代や郵送代だけでなく、場合によっては人件費のコストカットにもつながります。
法改正に対応できる
多くの請求書作成ソフトは、法改正に対応できるため、従業員の対応業務の負担を減らすことが期待できます。
ペーパーレス化を背景とした電子帳簿保存法への対応なども、多くの事業者が影響下に置かれますが、請求書作成ソフトで対応出来ます。
このように、法改正が行われても請求書作成ソフトのアップデートで容易に対応できるようになるのは大きなメリットだと言えます。
請求書作成ソフトのデメリット
一方で、請求書作成ソフトのデメリットは以下の通りです。
- 取引先に一定の対応を求める必要がある
- 導入時や継続利用に際してコストが発生する
取引先に一定の対応を求める必要がある
請求書作成ソフトの導入時には、取引先に一定の対応を求める必要があります。
取引先によっては、紙ベースの請求書発行を求める企業も存在します。中には、請求書の電子化に抵抗のある企業があることを念頭においておきましょう。
請求書作成ソフトを活用する場合は、取引先から了承を得る必要がある点に注意しましょう。
導入時や継続利用に際してコストが発生する
請求書作成ソフトには、導入時や継続利用の際に、コストが発生します。
発生するコストは「金銭的なコスト」と「人的なコスト」の2つに分けられます。
初期費用や月額料金など金選的なコスト
請求書作成ソフトは、導入時や運用していくために金銭的なコストが発生します。クラウド型の場合は、導入時に初期費用が必要になるのに加えて、ユーザー数に応じた従量課金の月額料金が設定されているサービスも多くあります。
導入時のコストについて、詳しくは後述します。
システムを使用する従業員など人的なコスト
新たなシステムを導入する際には、社内でシステムの使い方について研修を行う必要があります。
請求書作成ソフトを導入することで社内の請求業務そのものが変更になる可能性があるため、業務フローについてあらかじめ検討し、周知する必要があります。
請求書作成ソフトを使い始める際に発生する導入コスト
請求書作成ソフトの導入コストは、以下の通りです。
- ソフトウェア購入にかかるコスト
- 設定に対するコスト
- アップデートやバージョンアップが有料の場合もある
1つずつ解説します。
ソフトウェア購入にかかるコスト
請求書作成ソフトには、導入時と月額料金の2つがかかります。請求書作成ソフトは大半をクラウド型が占めています。クラウド型の請求書作成ソフトの場合、初期費用は無料のものから数万円かかるものまで多岐にわたります。
例えば、簡単に請求書を発行できる「楽楽明細」であれば、初期費用は10万円からとなっています。また「プロカン」の場合、導入料金は1アカウント25,000円～など、サービスによって幅があります。
月額料金は、ライセンス形式で販売されているケースが多く、1ライセンスごとに数千円～数万円ほどがかかることが一般的です。
「楽楽明細」であれば月額費用は25,000円～、「プロカン」であれば月額費用は1アカウント4,000円～となってます。
設定に対するコスト
請求書作成ソフトを導入した後は設定を行う必要があります。
設定が必要な例として、請求書に掲載する会社のロゴの設定や、消費税率の設定などが挙げられます。
自社の人員で対応する場合、本来の業務時間が割かれるため、残業代など人件費がかかる可能性があります。請
求書作成ソフトの設定を自社で対応できない場合は、サポートを利用する必要があり、有償の場合にはさらにコストがかかってしまうため注意が必要です。
アップデートやバージョンアップが有料の場合もある
請求書作成ソフトを利用する場合、アップデートやバージョンアップなどの運用管理が必要です。
「pasture（パスチャー）」は、1週間に2回の機能アップデートを特徴としていますが、コストはかかりません。しかし、バージョンアップやアップデートに費用がかかるサービスもあります。アップデートやバージョンアップが有償か無償かは導入する前に確認しておきましょう。
まとめ
請求書作成ソフトのメリットは以下の通りです。
- 請求書業務を効率化できる
- ヒューマンエラーを防止できる
- 印刷代のコストを削減できる
- 法改正に対応できる
このように、請求書作成ソフトの導入には多くのメリットがあります。
導入と運用にコストはかかりますが、請求書に関する業務を効率化できるため、他の作業にかける時間も増えて業務全体がスムーズになるでしょう。
