請求書作成ソフトとは
請求書作成ソフトとは、請求書の作成と発行を効率的に行うためのソフトウェアです。簡単に請求書を作成するために、テンプレートが用意されているものが多く、紙やエクセルで請求書を作成した際に発生する手間や時間を大幅に削減することができます。
請求書作成ソフトには、クラウド型とインストール型の2種類があります。まずは、請求書作成ソフトの種類について解説します。
クラウド型請求書ソフトの特徴
クラウド型の請求書作成ソフトとは、インターネット経由でユーザーにサービスを提供している形態のことです。近年の請求書作成ソフトはクラウド型が大半を占めており、インターネットに接続していれば、どこでも使うことができる特徴があります。
ソフトウェアを端末にインストールする必要がなく、リモートワークや複数人での管理に適した請求書作成ソフトです。
インストール型請求書ソフトの特徴
インストール型の請求書作成ソフトは、その名の通りパソコンにソフトウェアをインストールして使用するものです。そのため、インストールしたパソコンでのみ請求書の作成、管理を行えます。
インストール型の請求書作成ソフトは、クラウド型の請求書作成ソフトが登場する前から存在し、多くの人に活用されてきました。インストール型の請求書作成ソフトの特徴として、パソコンにソフトさえインストールされていれば、インターネットに接続していなくても利用することができます。
そのため、システム障害などの影響を受けにくく、個人での管理作業に適しています。
請求書作成ソフトの基本機能
請求書作成ソフトの基本機能は以下の4つが挙げられます。
- 請求書の作成
- 電子メール送信・郵送代行機能
- データ連携機能
- 入金管理機能
ここからは、請求書作成ソフトの基本機能について1つずつ解説します。
請求書の作成
請求書の作成は、テンプレート型とカスタマイズ型の2種類があります。
テンプレート型は、豊富なデザインから1種類を選んで、必要な事項を入力することで請求書を作成できます。カスタマイズ型では、ソフトの導入前に使用していた請求書の形式を残しつつ請求書を作成できます。
さらには、作成した請求書をもとに注文書、検収書、納品書、支払い明細などへ自動で変換できる機能もあるため、請求関連の業務全般を効率化してくれます。
電子メール送信・郵送代行機能
請求書を作成した後に、ソフトから請求書をダウンロードすることなくメールに添付し送信することができます。エクセルなどで請求書を作成した場合は、以下の流れで顧客に送信をします。
- エクセルで請求書を作成する
- パソコンに請求書をダウンロードする
- メールなどに添付して請求書を送信する
一方で、請求書作成ソフトを使用した場合には、以下の手順で請求書を顧客に送信します。
- 請求書作成ソフトで請求書を作成する
- メールなどに添付して請求書を送信する
このように、請求書をパソコンにダウンロードする手間が省けるメリットがあります。もちろん、作成した請求書をソフトからダウンロードしてメールに添付したり、印刷して郵送やFAX送信したりすることも可能です。
請求書作成ソフトの便利機能としては、請求書を作成して日時を指定することで、自動で顧客に請求書を送信することができます。
他にも、追加料金がかかるケースが多いですが、紙の請求書を印刷して封入し、郵送までを依頼できる郵送代行サービスもあるため、顧客が請求書の電子化に対応していない場合でも作業を効率化することができます。
データ連携機能
請求書作成ソフトは、他のシステムとデータ連携を行うことができます。
請求書作成ソフトと会計ソフトをデータ連携することで、請求書で入力した項目と振込費用を自動で仕訳することができます。さらには、顧客管理システム、労務管理システム、営業支援システムなどの外部サービスと連携できる請求書作成ソフトもあるため、請求関連の業務を大幅に効率化することも可能です。
入金管理機能
請求書作成ソフトには、入金管理機能があります。
エクセルなどで請求書を作成している場合は、作成した請求書と銀行の明細を照らし合わせて、入金の管理をする必要があります。
しかし、請求書作成ソフトと銀行口座を連携することで、銀行口座から入金データを取り込み、入金の確認を一目で行うことができます。さらには、過去に発行した請求書をシステム上で管理する機能もあります。
これにより、請求書を日付、取引先企業名、商品名、金額などで検索できるため、顧客との過去の取引を振り返ることが容易になります。取引先との請求に関するステータスを確認できる機能があり、請求書の送付状況や取引先からの入金状況を把握することができます。
まとめ
請求書作成ソフトとは、請求書の作成と発行だけでなく帳簿作成に関する業務を効率化してくれます。インストール型とクラウド型の2種類に分けられており、インターネットの普及により、クラウド型の請求書作成ソフトが大半を占めています。
請求書作成ソフトの基本的な機能は以下の通りです。
- 請求書の作成
- 電子メール送信・郵送代行機能
- データ連携機能
- 入金管理機能
自社の業務に必要な機能を搭載したソフトを選びましょう。
