請求書作成ソフトの選び方
請求書作成ソフトは、請求書に関する業務を効率的に行ってくれるソフトウェアです。自社に合った請求書を選ぶためには、以下のことを確認しましょう。
- 業務形態に合っているか
- セキュリティ体制が整っているか
- 使用中のシステムと連携できるか
- 業務フローに組み込むことができるか
まずは、請求書作成ソフトの選び方について解説します。
業務形態に合っているか
請求書作成ソフトを導入する際、自社の業務形態に合っているかを確認しましょう。業務請負やアウトソーシングなど、案件ごとに請求書を発行することが多い企業では、案件単位で書類の発行ができるソフトを選びましょう。
同じ顧客に毎月請求書を発行している場合や、同一の取引先に複数の請求書を発行している場合、金額や項目などの共通カ所を自動入力できる機能が搭載されていると、より効率的に業務を進めることができます。さらに、取引先が電子化に対応していない場合は、郵送代行のサービスを行っているソフトもあります。
セキュリティ体制が整っているか
クラウド型の請求書作成ソフトの場合、情報漏洩防止のためにセキュリティ対策について確認する必要があります。クラウド型とは、オンライン上のサーバーで提供されているサービスを、インターネットを介して利用するものです。そのため、顧客情報を自社のサーバー以外に保管する必要があります。
クラウド型の請求書作成ソフトにセキュリティ上の問題があった場合、自社の顧客情報が漏洩したり、データを改ざんされたりするリスクがあります。そのため、クラウド型の請求書作成ソフトを導入する際は、セキュリティ体制が整っているかを確認する必要があります。
セキュリティ体制の判断基準は、クラウドサービスに関する第三者機関による認証を確認する必要があります。
使用中のシステムと連携ができるか
会計ソフトなど請求に関するソフトをすでに導入している企業では、既存のソフトと連携できるか確認すると良いでしょう。使用中のシステムと連携できると、データの移行や作業フローの構築が効率的に行えます。
例として、請求書作成ソフトと会計ソフトを連携することで請求業務で入力した内容や金額を各種帳簿に自動で反映できるようになります。直接の連携が不可能の場合でも、外部システムのフォーマットに合わせたデータの書き出しに対応しているソフトもあります。
業務フローに組み込むことができるか
現状の業務フローに請求書作成ソフトを組み込むことができるかも選ぶ上で重要なポイントです。
例として、営業担当や関係部署の確認・承認などの決まった業務フローがある場合は、ワークフロー構築機能などが搭載されているシステムなど、従来のワークフローに組み込むことができるかを基準に選びましょう。
業務フローを整理せずに導入すると、不必要な機能が多いソフトでは無駄なコストが発生してしまいます。
請求書作成ソフトはなぜ重要なのか
請求書作成ソフトは、請求書を作成するだけでなく請求に関連する業務を効率化することができます。ここからは、請求書作成ソフトがなぜ重要なのかについて解説します。
電子帳簿保存法に対応できる
請求書作成ソフトの利用が重要視されている理由の1つは、電子帳簿保存法へ対応できるためです。電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認める法律です。従来は、国税関係の帳簿や書類は、紙で保存するのが原則でした。
しかし、紙の保存には、スペースの確保が必要、コストがかかるといった問題があります。そこで、電子帳簿保存法によって電子データの保存ができるようになりました。ただし、電子データで保存するためには、一定の要件を満たす必要があります。
しかし、法改正のたびに対応するのは負担がかかるため、請求書作成ソフトを利用することで、法律に自動で対応しスムーズにデータを管理できるようにしておく必要があります。
リモートワークを促進できる
クラウド型の請求書作成ソフトの利用が重視されている理由の2つ目は、リモートワークを促進できるためです。従来の請求書作成ソフトは、インストール型が主流でした。インストール型であれば、請求書作成ソフトがインストールされているパソコンでないと作業できませんでした。
近年、請求書作成ソフトの大半がクラウド型になっており、インターネット環境さえあればソフトを利用することができます。
さらには、急な請求書対応が求められた場合でも、自宅からソフトを操作するだけで発行できるため、請求書対応のために出社する必要が無くなります。
まとめ
請求書作成ソフトの選び方は以下の通りです。
- 業務形態に合っているか
- セキュリティ体制が整っているか
- 使用中のシステムと連携できるか
- 業務フローに組み込むことができるか
請求書作成ソフトは、請求書作成業務を全般的に効率化してくれるソフトウェアです。
導入を検討している企業は、これらのことを確認して請求書作成ソフトを選びましょう。
