【kyozon編集部おすすめ】経費精算の電子化やシステム連携に強み！「ジンジャー経費」
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| 無料トライアル | 〇あり |
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ジンジャー経費は電子化や自動化で経費精算の手間を軽減できる便利な経費精算サービスです。「レシートなどの紙媒体の保存・管理が難しい」「従業員が交通費申請のミスをおこしやすい」といった悩みを、シンプルな操作性で解決できます。
高精度な画像読み取り機能（OCR機能）で領収書にカメラを向けるだけで情報を入力できるため、手入力の手間を大幅に削減できます。「紙の書類の情報を手作業でExcelに入力している」という会社にもおすすめなサービスです。
また、ジンジャーは給与管理や勤怠管理に対応したサービスもあり、それらを連携させることで事務関連業務をまとめて効率化できます。まずは資料請求をおこない、自社のワークフローに導入できるかどうかを検討してみましょう。
そもそも経費精算システムとは
経費精算システムとは、会社の経費申請に伴う登録・申請作業や支払いなどにかかる手間を省き効率化できるITツールです。
法人カードやモバイルSuica・ICOCAをシステムと連携することで、次のような経費申請で発生する業務を省くことができます。
【経費申請で発生する業務の例】
- 従業員による事前申請
- 経費申請作業
- 申請の承認
- 支払作業
- 仕訳の入力作業
経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムを導入することで、次のようなメリットがあります。
- 業務を効率化できる
- 不正な経費利用を事前に防止できる
それぞれ順番に詳しく解説していきます。
業務を効率化できる
経費精算システムを導入する最大のメリットは、経費申請において発生する手間を簡便化できる点です。例えば一般的な企業では、交通費の経費申請をする際に次のような業務を行う必要があります。
【交通費の経費申請で行わなければいけないことの例】
- 交通機関で最も安い経路を一つずつ調べる
- 申請書に運賃と経路を記入する
- 経理担当に提出する
- 経理担当が申請書が正しいかチェックする
- 経費の支払いが行われる
経費精算システムを導入すれば、システムに利用する駅を入力するだけで、経路と最安値が表示されます。またシステムやアプリの種類によっては、申請者が外出先から経費精算までに必要な作業を行うことが可能です。
会社は発生した経費の金額や作業の進捗状況をタイムラグなく確認できるので、使い方によっては経理以外の業務も効率化できます。
不正な経費利用を防止できる
経費精算システムを導入することで、不正な経費の利用も事前に防止できます。手作業では入力ミスなどが起きたり、虚偽申請を見抜くことができないケースも多いです。
経費精算システムを利用すれば、AIやプログラムが不正な経費を察知してくれるので、不正が起きるのを事前に防げます。そのため業務効率化だけではなく、不正防止のために経費精算システムを導入する企業も多いです。
経費精算に必要な作業の間違いを防止できる
経費精算に関する作業は、申請書の作成から経費の入力まで多々あります。細かい数字の入力やそれぞれの仕訳と細かい作業を行わなければならないので、数字の間違いなどのミスが発生しがちです。
経費精算システムであれば、領収書を撮影したり、ICカード・クレジットカードを事前に連携したりするだけで、経費申請に必要な作業を終えられます。
細かい仕訳を自動入力してくれる機能を持ったシステムもあるので、経費精算でミスが発生しがちな企業は導入することでかなり業務を効率化できるでしょう。
経費精算担当だった人を他の業務に回せる
経費精算担当者の業務負担が大幅に減るので、担当者を別の業務に回すということも可能です。
例えばこれまでは経費精算担当だった経理の人を、システムを導入することで業務の負担を減らして、マーケティングや営業の手伝いをしてもらいます。
経費精算システムを導入するデメリット
経費精算システムを導入するメリットだけではなく、デメリットも事前に把握しておくことが重要です。
ここでは経費精算システムを導入するデメリットを2つ紹介していきます。
導入・維持費用がかかる
基本的に経費精算システムを導入するためには、導入コストと維持コストがかかります。
そのため経費精算業務があまり発生しない会社の場合、導入するとむしろ損をする可能性もあるので注意が必要です。
予算に応じて自社に最適なシステムを選び、長期間無理なく利用できるものを選びましょう。
経理に関する業務がシステムに依存してしまう場合もある
経費精算システムを導入する弊害として、経理に関する業務がシステムに依存してしまうことが挙げられます。
突然システムのサービス終了など不測の事態が起きた場合、現場に経理を理解している人がいないと長期間経理に関する業務が滞ってしまう可能性もあるので注意してください。
経理に詳しい人がシステムの導入から運用を担当するなど、万が一の時に備えた対策はしておきましょう。
失敗しないために知っておきたい経費精算システムの選び方
実際に経費精算システムの導入を検討している場合、どのようなシステムを選べばよいのか分からず困っているという企業や経理担当者の方も多いのではないでしょうか。
ここでは自社に合わない経費精算システムを導入して失敗しないように、事前に知っておくべき「経費精算システムの選び方」について解説していきます。
自社に適した機能か
経費精算システムは様々な種類があり、それぞれ違った機能を有しています。
例えば、領収書を撮影すれば自動で画像を読み込み経費申請を行ってくれたり、クレジットカードやICカードを利用するだけで自動的に経費精算を行ってくれたりなどが経費精算システムに搭載されている機能の例です。
会社によっては必要ない機能が搭載されている場合もあるので、自社に適した機能があるかどうか導入前に必ずチェックしましょう。
他の事務関連業務との兼ね合いも考える
経費精算システムやアプリの中には、会計システムなど他の事務関連業務のシステムと連携して利用できるものもあります。すでに何らかの事務関連システムを導入している場合、互換性があるかどうかチェックしてみましょう。
例えば、マネーフォワードクラウドなどは、経費精算システムと会計システムを連携して利用できます。
別のシステムを使うよりも連携できるものを使った方が業務を行う上で効率が良いので、導入の際には連携して利用できるシステムがあるかどうかにも注目してみましょう。
電子帳簿保存法に対応しているシステムか
2022年に施行された改正電子帳簿保存法によって、電子取引で発生した書類の電子保存が義務化されました。そのため会社の業務で発生した請求書や領収書などを、データで保存しなければなりません。
2024年には完全義務化となるので、電子保存のための環境が整っていない会社では、迅速な対応が求められています。
経費精算システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応しているシステムかどうかも必ず確認しておきましょう。
社内で定められている承認方法や規定と相性が良いか
社内で定められている承認方法や規定と、経費精算システムの相性が良いかも重要です。
多くの会社では、経費精算に関して独自の規定や承認フローが定められています。そのためシステムを導入することで、逆に承認の手間が増えてしまったり、必要な業務が増えてしまう可能性もあるでしょう。
システムを導入して、逆に業務が増えてしまっては意味がありません。
経費精算システムを導入することで、社内独自の承認方法を再現できるか、またやらなければならない業務をシステムを利用して省けるか導入前に必ず確認しましょう。
おすすめ経費精算システム10選
「どのような経費精算システムを選べばよいのかわからない」「どれが自社に適しているかわからない」とお悩みの方に向けて、数多くある経費精算システムの中から特に優れたものを10個選びました。
それぞれの機能や特徴などは後のところでも詳しくまとめているので、どのシステムが自社に適しているか選ぶ際の参考にしてください。
マネーフォワードクラウド経費
【マネーフォワードクラウド経費の特徴】
- 経費精算システムを全てシステム上で行うことによりミスのない作業を実現可能
- クレジットカードや各種交通系ICカードなどのキャッシュレスと連携可能
- 姉妹ソフトであるマネーフォワードクラウド会計と連携できる
マネーフォワードクラウド経費は、クラウド上で経費精算に関する業務を全て完結できる経費精算システムです。
会社で利用しているクレジットカードや各種交通系のICカードと連携すれば、経費で支払った領収書の明細をクラウド上に自動で保存してくれるので、外出先で経費が発生した場合でもリアルタイムで経費処理の手続きを進められます。
またLINE Payなどとも連携が可能となっており、キャッシュレス決済を取り入れている企業でも安心して利用可能です。キャッシュレス決済による経費処理を行えば、従業員に対して経費の振込を行うために発生していた手数料でさえも節約できます。
またマネーフォワードクラウド経費は、姉妹ソフトでもあるマネーフォワードクラウド会計と連携できるので、併せて導入すれば会社の事務作業の大幅な効率化を実現できるでしょう。
ジョブカン経費精算
【ジョブカン経費精算の特徴】
- 月400円から利用できる圧倒的なコスパ
- クレジットカードやICカードと連携可能
- 会計ソフトとのデータ連携で自動振り込み機能もついている
ジョブカン経費精算は、月400円から利用できて、経費精算システムの中でも特にコスパの良いシステムです。
各種交通系ICカードやクレジットカードと連携可能となっており、交通費などは自動で計算してくれる機能も付いています。
さらに会計ソフトとのデータ連携もできる仕組みとなっており、経費の自動振込を行ってくれる機能もついているのが特徴です。
さらにジョブカン経費精算以外にも役立つ姉妹ソフトがあり、それらと併用することで毎月の費用が更にお得な価格となります。
TOKIUM経費精算
【TOKIUM経費精算の特徴】
- 領収書の写真を撮ってポストに投函するだけで経費精算が可能
- AIを超える精度99.9%の領収書自動入力で安心
- 累計1,200社以上の導入実績があり人気のある経費精算システム
TOKIUM経費精算は、現在累計1,200社以上に導入されており、人気かつ安心して利用できる経費精算システムです。
経費を精算する方法は、領収書を撮影して回収用ポストに投函するだけ。送られた領収書は、専属のオペレーターによってデータ化されます。
その後データ化された領収書が、経理や承認者のところに届くので、わざわざ経費精算に必要な作業を行う必要がありません。
導入した様々な企業からは「これまでは紙の領収書を生産するのが大変だったけど、完全ペーパーレス化を実現して業務の負担を大幅に減らすことができた」など、好意的な口コミが数多く寄せられているので経費精算システムの導入が初めてでも安心して利用できるでしょう。
ジンジャー経費
【ジンジャー経費の特徴】
- 累計18,000社以上に導入された信頼と実績のある経費精算システム
- 申請の時点で内訳が選択できる仕組みとなっており、経費精算を承認するだけで仕訳が自動に行われるから楽ちん
- 月600円〜とリーズナブルな価格で利用可能
ジンジャー経費は、これまで累計18,000社以上に導入されており口コミ満足度も高く、信頼と実績のある経費精算システムです。
最大の特徴は、経費精算の申請作業を行う段階で、従業員が内訳を簡単に選択できること。申請の時点でどのような経費か申請者が選んでくれるため、経理担当者は煩わしい仕訳作業を行う必要がなくなります。
また月600円とかなりリーズナブルな価格で利用できるのも嬉しいポイントです。他の経費精算システムでありがちな、法改正やアップデートにより追加料金の発生などもないので、できるだけお金をかけたくない会社にもピッタリのシステムと言えるでしょう。
HRMOS経費
【HRMOS経費の特徴】
- 様々な業界で愛され続けている経費精算システム
- 20年以上の実績を誇り口コミの満足度も高い
- 初期費用は驚きの0円で経費精算を効率化できる
HRMOS経費は、これまで20年以上様々な業界や企業で利用されてきた経費精算システムです。
どのような企業規模でも利用しやすいシステムとなっているので、従業員が10〜1,000人以上いるところまで安心して利用できます。
各種クレジットカードや交通系ICカードとの連携はもちろんのこと、Amazonビジネスとの連携も可能となっているのは非常に便利なポイントと言えるでしょう。
スマートフォン向けのアプリも用意されているので、社内だけではなく外出先から経費申請作業をパパッと行うことも可能です。
またサポート体制にも定評があり、お問い合わせフォームはもちろんのこと、分からないところがあれば電話をすれば懇切丁寧に対応してくれます。
rakumoケイヒ
【rakumoケイヒの特徴】
- 交通系アプリと連携で交通費の精算が簡単
- 会計ソフトとの連携でCSVデータの出力ができて便利
- 初期導入費用は無料
rakumoケイヒは、有名な交通系アプリである「NAVITIME」連携が可能となっており、駅名を入力するだけで交通費の精算が簡単にできるのが特徴の経費精算システムです。
定期費用の控除システムもついているので、これ一つあればもう煩わしい交通費の精算業務がなくなります。
また姉妹システムである「rakumoカレンダー」を連携すれば、アプリのGoogleカレンダーに記載された予定を読み込み、自動的に出張などの交通費精算を行なってくれるのも便利なポイントです。
初期の導入費用は完全無料となっており、有料プランも1ユーザーあたり約300円とかなり低価格なのも嬉しい点と言えるでしょう。そのためあまりお金はかけたくないけど、交通費精算の負担が重くのしかかっていると言う企業には最適のシステムです。
SmartGo Staple
【SmartGo Stapleの特徴】
- 有名なNTTコミュニケーションズが提供するシステムなので安心
- キャッシュレスやペーパーレスなど業務効率化を図りたい企業に最適
- プリペイドカードを利用すれば従業員の立て替え払いをなくせる
SmartGo Stapleは、有名なNTTコミュニケーションズが提供している経費精算システムです。
キャッシュレス対応に特化しており、交通系ICカードやクレジットカードと連携するだけで、簡単に経費精算に必要な業務を効率化できます。
またプリペイドカードにも対応しているので、会社がカードを用意すれば従業員の立て替え払いを完全に無くすことができるのもSmartGo Stapleの魅力的な点と言えるでしょう。
freee経費精算
【freee経費精算の特徴】
- ワンクリックで経費登録作業が完了
- 会計ソフトの機能も含まれているのでめんどくさい連携作業も必要なし
- 学習機能搭載で、使えば使うほど自動仕訳が便利かつ早くなっていく
freee経費精算は、領収書を撮影すれば簡単に経費登録作業を終えられる便利な経費精算システムです。
申請作業はパソコンだけではなくスマートフォンのアプリからもできるので、出張の電車移動中でもサクッとめんどくさい作業を一瞬で終えられます。
疑問点や不備などがあった場合でも、スマホのアプリを通じて申請者に確認できるので、わざわざ会社に行って口頭で説明するなどのめんどくさい手間は一切なくなります。
経費BANK
【経費BANKの特徴】
- システムに慣れない人でも使いやすいインターフェース
- 各種カードと連携することで煩わしい経費申請作業が効率化
- スマホから24時間いつでも申請作業を行うことが可能
経費BANKは、経費精算システムに慣れない人でも使いやすい設計になっているのが特徴です。
特にスマホのアプリはパソコンに慣れていないと言う年代でも直感的に利用できる作りとなっているので「経費精算システムは導入したいけど操作できるか心配」と及び腰になっている会社にはぴったりと言えるでしょう。
各種カードと連携すれば自動的に経費の申請作業を行ってくれるので、経費の不正利用防止や立替払いなども無くすことができます。
Traveler’sWAN SaaS型
【Traveler’sWAN SaaS型の特徴】
- 累計ユーザー数110万人を突破した信頼度の高い経費精算システム
- 日本企業特有の文化を考慮したシステムが嬉しい
- 航空券手配の連携可能で出張が多い企業でも便利
Traveler’sWAN SaaS型は、有名な株式会社日立システムズが提供している経費精算システムです。これまで110万人の人々が利用したシステムであり、安心かつ信頼度が高いのがTraveler’sWAN SaaS型の特徴となります。
また、経費担当者へのサポート体制が充実しており、わからないことなどがあれば専属のオペレーターにいつでも質問可能です。
数少ない航空券の手配も可能となっているシステムであり、出張が多い企業でも利用しやすいのは嬉しいポイントと言えるでしょう。
経費精算システムを選ぶうえで注意すべきポイント
ここでは経費精算システムを選ぶうえで、注意すべきポイントを4つ解説していきます。
導入前に経費精算システム利用の目的を明確にしておく
経費精算システム導入前に、社内のどのような問題を解決したいのかあらかじめ明確にしておくことが重要です。
会社によって、単純に経費精算に係る業務の負担を減らしたかったり、他の業務と連携しながら事務作業における効率性をあげたかったりなど導入目的は多々あります。
目的とは全く関係ないシステムを導入して費用を無駄にしないように、どのような目的で導入するのかは明確にしておきましょう。
現場のニーズに合ったシステムを導入する
経費精算システムを導入する際には、必ず経理担当者や営業担当者などのニーズに合ったシステムかどうか事前に意見を聞くのも重要です。
例えば、営業担当者が営業の交通費申請の際に、経路検索を行なって申請書を作成するなどの業務が毎日発生している場合、その負担を取り除けるシステムを選べば営業と経理担当の負担を大幅に減らせます。
逆に現場のニーズとは異なるシステムを導入してしまった場合、業務の効率化ばかりか無駄な業務が増えてしまいかねません。
無駄な費用を使って現場の反発を招かないためにも、経費精算システムを導入する際には必ず現場の声を取り入れて選びましょう。
システムのサポート体制は整っているか
経費精算システム導入にあたっては、システムのサポート体制が整っているかも重要です。企業によっては電話受付対応をしておらず、メールやチャットだけでしか対応してくれないところもあります。
何かトラブルが起きても、メールやチャット対応しかしていないシステムの場合、すぐに問題を解決できない場合もあるので注意してください。
既に利用するシステムが決まっているのであれば、サポート体制を確認するために実際に問い合わせをしてみて、その対応が良いか悪いか確かめてみるのもおすすめです。
クラウド型とオンプレミス型どちらが適しているかチェックする
経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型の2つの種類があります。それぞれの違いや特徴は以下のとおりです。
【経費精算システム クラウド型とオンプレミス型の特徴・違い】
| クラウド型 | |
|---|---|
| 特徴 | ・クラウド上にシステムが存在しており、スマートフォンやノートパソコンでサイトにアクセスするだけでどこからでも利用可能 |
| メリット | ・クラウド型なのでいつでもどこからでもアクセスできる |
| デメリット | ・アップデートの際は追加費用などがかかる |
| 向いている企業規模 | ・中小企業や個人事業主 |
| オンプレミス型 | |
|---|---|
| 特徴 | ・自社のサーバーにインストールすれば利用できる |
| メリット | ・自社のサーバー上にシステムがあるので、セキュリティ面でクラウド型よりも信頼度が高い |
| デメリット | ・システム自体がサーバーに保存されているので、アップデートなどすべて自社対応が必要 |
| 向いている企業規模 | 大企業 |
このようにそれぞれ全く違ったシステムになるので、企業規模や費用感から自社に適したものを選びましょう。
まとめ
業務の量が多くミスが発生しやすい経費精算作業。経費精算システムを導入すれば、作業の負担が大幅に減り、ペーパーレス化も実現できます。
ただし自社に適していないシステムを選んでしまうと、費用が無駄になってしまったり、かえって現場の混乱を招いてしまったりする可能性があるので注意してください。
必ず自社に適したものを選んで、経費精算システムを導入してから後悔しないようにしましょう。
