会員管理システムとは？主な機能や種類・選び方と代表的なツール10選

会員管理システムに関する基礎知識

はじめに会員管理システムに関する基礎知識について解説します。

会員管理システムとは

会員管理システムとは、顧客情報をデジタル的に管理することで、効率化や最適化を実現し、時間や労力などのコストを削減する仕組みを指します。

例えば会員管理を、紙に手書きで行なっているような場合、間違いも起こりやすいですし、電子的な共有はできません。同様にエクセルのような表計算ソフトで管理していたとしても、オンラインとの連携が出来ないために、データの入力や整合性のチェックなど余計な手間がかかります。

会員管理システムであれば、顧客が自分で情報を入力したり、購入した商品や課金したサービスの履歴を蓄積できるようになるため、人力による事務処理の手間や時間が大幅に削減できるのです。

会員制ビジネスにおける会員管理システムの必要性

会員制ビジネスとは、個人情報を顧客に提供してもらうことで、商品の販売やサービスの提供を行う仕組みを指します。

• 学習塾
• 美容室
• スポーツジム
• カルチャースクール
• レンタルスペース
• 会員限定コンテンツ
• ファンクラブ
• ECサイト
• サブスクリプション
• 有料コンテンツ
• カウンセリング 

例えば、上記はメールアドレスや個人情報を登録してもらい、会員になってもらうことで収益を上げる「会員制ビジネス」の一例です。顧客は個人情報を提供することで商品の購入やサービスを利用できるようになります。

商品やサービスをサービスを提供する側は、オンライン上や実店舗の顧客情報を得ることで、収益を得ることができるのが利点です。

前述したように紙に手書き、もしくはエクセルによる管理を行なっていた場合、うっかりミスやヒューマンエラー、ケアレスミスが発生します。会員制ビジネスにおいて、ちょっとしたミスは顧客が不利益になる可能性が高くなり、ミスによって信頼を失えば、結果として顧客を失うことになります。

会員管理システムによって限りなくミスをゼロにすること、リアルタイムに正確な情報を共有できるようになれば、顧客は安心して利用できます。結果として利益や売上の安定化につながることを考えると、会員制美術にとって会員管理システムが必要であることは明白です。

会員管理システムとCRMの違い

CRMとは、Customer Relationship Managementの略称であり、顧客管理や顧客関係管理を意味するビジネス用語です。会員管理システムとの違いはほとんどなく、「どのような形で顧客情報を使うか」という点で異なるシステムやツールが多数存在しています。

• 顧客情報を利用してメールマガジンを送付する
• 顧客情報を利用してクーポンを送る
• 顧客情報を利用してキャンペーンやイベントの告知をする
• 顧客情報に合わせて個別のアプローチを行う
• 顧客情報を利用して商品の購入やサービスへの課金をスムーズにする
• 顧客情報を利用してオンラインで予約できる仕組みを導入する
• 顧客情報を利用して持ち帰りや宅配の仕組みを導入する

例えば上記は一例ですが、会員登録された情報を利用してマーケティングを行ったり、顧客側がオンラインやアプリで様々なことをできるようにしたりするなど、求める機能によって様々なシステムやツール、もしくはサービスがあるということです。

会員管理システムの中にCRMの機能が搭載されていたり、逆にCRMツールやシステムの機能として会員管理に仕組みが搭載されていたりすると覚えておけば良いでしょう。

会員管理システムの主な機能や種類

次に会員管理システムの主な機能や種類について解説します。

基本となる顧客情報を蓄積し効率的に管理する機能

• 顧客の基本情報や属性に関する情報の蓄積
• 商品の購入や有料サービスへの課金した履歴
• よく見ているページやよく使うクーポンの履歴
• 蓄積した顧客情報を分析して状況を可視化する機能
• 蓄積した顧客情報を分類して各種データベースと連携する機能

上記は会員管理システムの基本となる顧客情報を蓄積し効率的に管理する機能の一例です。

いわゆるCRMに該当するシステムの部分であり 、デジタル的に蓄積することでビッグデータとして使える仕組みと言えるでしょう。 顧客の個人ごとのバラバラな情報がデジタルデータとして蓄積されることで、どのようなニーズに対してどのように応えられているのか、もしくは新しいニーズの発見に繋がります。

その他にも商品やサービスごとの売上を分析することで、何が原因で売り上げが作れたのか、何が原因で売上が作れなかったのかなど効果検証も行えるため、商品やサービスの改善する材料にもなるでしょう。

顧客が購入・課金・予約などアクションする機能

• 直接商品を購入できる機能
• オンラインでサービスを予約し決済までできる機能
• オンラインで料理を注文し決済すれば宅配してくれる機能
• 無料会員から有料会員にグレードアップする機能
• 顧客がクーポンを利用してお得に商品を購入できる機能

上記は会員管理システムの顧客が購入・課金・予約などアクションする機能の一例です。

パソコンのブラウザやアプリから直接的にアクションできる機能を備えておくことで、支払いもスムーズになりますし、直接的にデジタルデータとして情報が蓄積されていくのも利点といえるでしょう。

同様に一定期間商品の購入や有料サービスへの課金がない顧客を可視化することもできるため、 ダイレクトメールやクーポンの配布などで休眠顧客の掘り起こしも可能になります。

顧客がアクションした履歴、すなわち行動履歴が蓄積されていくことの利点でもあり、工夫次第でファンやリピーターの増加も期待できるでしょう

顧客へアプローチ・マーケティングする機能

• クーポンやポイントを配布する機能
• メールやSNSによる配信機能
• ステップメールやシナリオメールの機能
• フォームによるリードの獲得が実現できる機能
• 顧客の履歴に合わせて個別のアプローチをする機能

上記は会員管理システムの顧客へアプローチ・マーケティングする機能の一例です。

基本的には個別に手動でアプローチやマーケティングをするのではなく、データベースから合致する条件のお客に対して自動で行われます。結果としてアプローチやマーケティングに要する時間を費やすことなく、利益や売上の最大化につなげることができるのです。

もちろん、マーケティング制作の効果検証と改善は前提となりますが、蓄積されていくデータを分析しながら進めていくことで、さらなる生産性の向上も見込めるでしょう。

会員管理システムの選び方

次に会員管理システムの選び方について解説します。

顧客情報をどのように取り扱いたいかを考えて選ぶ

• 事務処理の負担や労力、時間を削減したい
• 顧客情報に合わせて自動でマーケティングを行いたい
• 蓄積した顧客情報を外部サービスやツールでも使いたい
• オンラインでの予約や決済の仕組みを導入したい
• EC機能で物販も行いたい

上記は顧客情報をどのように取り扱いたいかを考えて選ぶ際のポイントです。

顧客が会員登録する際に入力してくれた情報ををスムーズに取り込むこと、取り込んだデータをリアルタイムに共有できるようにすることなどは重視すべきと言えます。

そして活用しやすくなったデータを加工することなく、システム的に他のサービスやツールと連携できれば、さらに生産性の向上が見込めるでしょう。

そのため、導入時点で自社の基幹システムや、もともと自社が持っていたデータベースを取り込めるかどうかもしっかりと見ておくことをおすすめします。

事業の方向性や規模に応じて選ぶ

• ファンやリピーターをどんどん増やしたい
• 新規顧客獲得や販路拡大を行いたい
• 安定して利益や売上が出るようにしたい
• 休眠顧客の掘り起こしをしたい
• 既存の顧客の満足度を上げたい

上記は事業の方向性や規模に応じて選ぶ際のポイントです。

会員制ビジネスは基本的に継続してもらうことで利益は売上の安定化を図れます。そのためファンやリピーターを作りつつ、新規顧客獲得にも力を入れなくてはなりません。

そのため会員管理システムを選ぶときは一過性の利益は売上のための機能ではなく、継続的かつ安定するかどうかという視点で見ることが重要です。

作業や業務の一部でも自動化できるかどうか、実務の現場で馴染みやすいかどうかもチェックすると良いでしょう。

コスト・パフォーマンス・リターンのバランスを考えて選ぶ

• 月額料金や年額料金が利益を圧迫しないかどうか
• 導入時のコストを回収するまでにどれくらいかかるか
• システム利用料のパーセンテージで引かれすぎはしないか
• 最適化や効率化、自動化などコスト削減に繋がっていくのか
• 導入することによるリターンはランニングコストを上回るのか

上記はコスト・パフォーマンス・リターンのバランスを考えて選ぶ際のポイントです。

基本的には会員管理システムを導入することで、ミスや時間の削減に繋がっていきます。そのため、削減されたコストよりも利用する際のランニングコストが上回らないかどうかはしっかりとチェックしましょう。

会員管理システムを導入し、効率化や最適化、自動化が実現することで、生産性が向上するかどうかも重視すべきです。極端なことを言えば手間ばかりが増えた、コストに見合ったパフォーマンスが得られない、ほとんどリターンがないというような状況に陥った場合は別の会員管理システムに乗り換えることも迅速に検討しましょう。

代表的な会員管理システム・ツール10選

次に代表的な会員管理システム・ツール10選をご紹介します。 

MarkONE

MarkONEは株式会社ネットウエルシステムが提供する統合型ネットマーケティングツールです。

上記はMarkONEの基本情報です。

会員制ビジネスの事業規模に合わせてプランが選びやすくなっており、企業の成長に合わせて必要な機能を追加していくことができます。すでに会員制ビジネスを始めている場合は、無料プランから利用してみて手応えに合わせて課金する薬を決めていくと良いでしょう。

フォームを利用したリードの獲得から、既存顧客に対するアプローチもしやすくなっているため、様々なマーケティング手法を試したい場合にもおすすめです。

Square 予約

Square 予約はSquare, Inc.が提供する決済機能も搭載した予約管理システムです。

上記はSquare 予約の基本情報です。

会員管理や予約に関する基本的な機能の他、オンラインでの決済なども可能になるため、実店舗のみで集客を行うよりも幅広い層にリーチすることができます。決済方法も非常に豊富であり、専用の端末を利用することで支払いの際の事務処理もスムーズになるでしょう。

すでに店舗型の会員制ビジネスを始めている場合に向いており、会員を管理する部分の事務処理をデジタル化したい場合に大変おすすめです。

LIBERO

LIBEROは株式会社ギブリーが提供するLINEマーケティングツ―ルです。

上記はLIBEROの基本情報です。

今やインフラの一つといっても過言ではない LINE を利用したマーケティングが可能になるため、オンラインでの集客を強化したい場合に非常に役立ちます。ECカートや外部データベースとの連携も充実しており、使い方次第でさらなる収益源の発掘につながるでしょう。

その他にもセグメント配信やステップ配信などマーケティングの自動化ができることから、時間や労力のコストを増やさずに幅広くアプローチしたい場合におすすめです。

HubSpot Service Hub

HubSpot Service HubはHubSpot Japan株式会社が提供するカスタマーサービスソフトウェアです。

上記はHubSpot Service Hubの基本情報です。

会員情報の管理と共に、顧客関係管理にも強いため、情報の蓄積や共有など、情報資産をもっと活用したい場合に向いています。データ加工や分析についてもノウハウが蓄積されている提供元であるため、自動化によるオンラインマーケティングが成功しやすいのも魅力と言えるでしょう。

日々蓄積されていく顧客の情報を有効活用したい、ビッグデータとして利益を生むようにしたいという場合に大変おすすめです。

シクミネット

シクミネットはしゅくみねっと株式会社が提供する会員管理・入金管理のクラウドサービスです。

上記はシクミネットの基本情報です。

OB会や同窓会など、身近な部分の人間関係の会員管理に向いており、その他にも公的機関の会員管理を必要とする場合に多数導入されているという実績があります。どちらかといえばビジネスというよりも、何らかの集まりにおいてお金のやり取りが大変という部分の解決に役立つでしょう。

もちろんビジネスにも役立てることが可能であり、会員管理や決済、承認やメール管理など必要な部分のみにコストを支払うことができるので、コスト削減にもつながります。

サブスクペイ

サブスクペイは株式会社ROBOT PAYMENTが提供するワンストップでサブスクビジネスに対応できるサービスです。 

上記はサブスクペイの基本情報です。

会員制ビジネスに必須である決済の部分に強い会員管理システムであり、オンラインでの予約や決済の手段が豊富なのが魅力と言えます。

例えばクレジットカード決済以外にも、口座振替やコンビニ決済にも対応しているため、 新規顧客獲得のタイミングの一番のネックである支払い方法の選択肢がないという課題が解決されるでしょう。

顧客側としてもサービスの提供を受けるためにお金を支払いたいが、クレジットカード以外の決済ならという悩みも解決されるため、新規顧客獲得や事業拡大が期待できます。

hacomono

hacomonoは株式会社hacomonoが提供する会員管理・予約・決済システムです。

上記はhacomonoの基本情報です。

スクールやレッスンに特化した機能が備わっており、物理的にチェックしなければならないチェックインやアウトに関する事務処理の労力が大幅に軽減されます。その他にも、月謝の自動化やチケット及び回数券による処理も可能なため、支払いに関する部分の数字が正確になるのも利点と言えるでしょう。

事務所よりも教えることやレッスンに集中したい、生徒や顧客に対しより良いサービスを提供するための時間を捻出したいという場合に大変おすすめです。

STORES予約

STORES予約はSTORES株式会社が提供する予約システムです。

上記はSTORES予約の基本情報です。

会員管理や予約管理に関する機能が非常に豊富であり、決済手段も選択肢が多いことから、もっと顧客を増やしたいという場合に向いています。STORES自体が EC サイト構築プラットフォームを提供しているため、必要に応じて物販ができるのも魅力です。

その他にもマーケティング活動がしやすい仕組みも備わっているため、多角的に事業を成長させたい、事業を成長させる材料が欲しいという場合におすすめです。

SmartCore

SmartCoreは株式会社イーストゲートが提供するクラウド型の会員管理プラットフォームです。

上記はSmartCoreの基本情報です。

会員管理と決済、そして予約に関する機能が欲しいという場合に向いており、すでに多くの会員を有している場合におすすめです。会員数が大幅に増えてもコストが大幅に増えるということはないため、会員数を維持しながら、かつ新規顧客獲得を増やしながら継続的に事業活動したい場合に役立つでしょう。

オリジナルの自社ドメインが利用できる点も魅力であり、サブドメインなどを利用しながらその他のオンライン集客も個別で進めたい場合に大変おすすめです。

MOSH

MOSHはMOSH株式会社が提供する個人でも利用可能な予約・オンライン決済が可能なシステムです。 

上記はMOSHの基本情報です。

個人の方でも利用しやすいのが特徴であり、売上が出るまでは無料で利用ができるというのが大きな利点と言えます。特定の月額料金が発生しない料金体系なため、 固定費のコストを気にせず、手数料分だけ支払えるのでコストパフォーマンスにも優れています。 

これから会員制ビジネスを始めたい、もしくは事業の一部を会員制ビジネスとして展開していきたいという場合に向いており、とりあえず会員制ビジネスを始めて手応えを感じながら進めていきたい場合におすすめです。

【kyozon編集部おすすめ】人気の会員管理・予約・決済システムサービス

BtoC業務を効率化して生産性アップを目指すなら、会員管理・予約・決済システムの導入がおすすめです。顧客管理を効率化し、データを活用して売上アップを目指していきましょう。

hacomono

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	内容
料金プラン	基本プラン（必須）：35,000円/月/1店舗 ※初期費用150,000円 ※ほかオプション多数あり
無料トライアル	ー
特徴	店舗側の業務効率化と顧客の利便性を実現 事務作業を効率化して生産性を向上させる

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レビュー内容事務作業にかかる時間をかなり減らすことができ、会員側では利用記録がカレンダーで一覧表示されてどの店舗を利用したかが一目でわかることや、予約スケジュールも視覚的にわかりやすく確認できることが喜ばれていると感じます。インターフェースがシンプルすぎるかと最初は思っていましたが、シンプルさゆえにどの年代の方にも使っていただきやすいサービスかと思います。

もっと見る

• 業種：サービス / 外食 / レジャー系
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• 従業員規模：31〜100人
• 部署：広報・PR部門
• 役職：一般社員・職員

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SmartHello

	内容
料金プラン	スモール：10,000円/月 ライト・フィットネス：20,000円 ライト・スクール：20,000円 スタンダード：30,000円
無料トライアル	ー
特徴	パッケージならでは安定性 「使いやすさ」を大幅に強化 クラウドサービスによる導入コスト・運用コストを削減

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まとめ

今回は会員管理システムに関する基礎知識、会員管理システムの主な機能や種類、会員管理システムの選び方、そして代表的な会員管理システム・ツール10選についてお話ししました。

会員管理システムの会員とは、厳密には顧客のことを指します。会員管理システムを選ぶ際に大切なのは、会員である顧客に対し、スムーズでスピーディーに商品やサービスを提供できるかどうかと言えるでしょう。

言い換えれば会員管理システムを導入することで、会員管理に要する労力や負担を最小限にし、生産性を向上できるかということです。

本質的にどのような機能が必要なのかしっかりと検討した上で、売上の最大化につながる会員管理システムを導入してみてください。