購買管理とは？抑えておくべき5原則やおすすめシステムを徹底的にご紹介します！

購買管理とは？

購買管理とは、企業にとって必要な購買活動を管理することです。適切な購買管理を行うことで、コスト削減や収益の向上などの効果が期待されます。また、JIS(日本規格協会)では以下のように定められています。

「生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」

引用：べんりねっと

上記にもあるポイントをしっかり押さえたうえで購買管理を行うことが重要です。この記事では購買管理について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

購買管理と調達管理の違い

購買管理と混同しやすい言葉として「調達管理」があります。この2つの違いとしては以下となります。

• 購買管理：モノを買うこと
• 調達管理：生産のための調達（モノ・ヒト・カネの全て）

また、調達管理は以下の2つの種類があり、それぞれ管理しているチームや部署が違うことも合わせて理解しておきましょう。

• 直接管理：最終製品で必要になる部品や素材を入手する
• 間接調達：事業の運営に関するカテゴリの調達を行う

購買管理の5原則

購買管理を行う上で押さえておきたいのが「購買管理の5原則」です。購買管理の基本となりますので、しっかり理解しておくことが重要です。各手順を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

1. 適正な取引先の選定
2. 適正な品質の確保
3. 適正な数量の決定・確保
4. 適正な納期の設定・確保
5. 適正な価格の決定・履行

原則1：適正な取引先の選定

まずは適正な取引先の選定を行うことが必要です。購入先の候補に対し以下の項目を確認しましょう。

• 与信管理
• 調達ルートの確認

与信管理とは、取引先への販売額に限度を設けたり、与信調査や与信審査を実施して取引を行うかの判断を行うことです。与信管理が適切に行われていないと、代金が回収できなくなるなど損をしてしまう可能性があります。また、与信管理を行うことで取引先に対し安心感が生まれます。

候補となるすべての取引先に対し行い、慎重に選定していきましょう。

原則2：適正な品質の確保

取引先の選定を終えたら次に商品の選定を行なっていきます。適正な品質を確保するには、候補である取引先の商品を以下の観点から選定していくといいでしょう。

• 求める品質基準をクリアしているか
• 必要な技術力は備わっているか
• 価格に見合った商品か

また、併せて取引先の品質管理体制に関しても事前に確認しておくことも選定する上で重要なポイントです。

原則3：適正な数量の決定・確保

商品の選定を終えたら、適正な数量の決定し確保します。企業にとって適正な数量を把握せずに商品を確保してしまうと、以下のようなトラブルが発生し利益低下につながってしまいます。

• 資材が足りなくなる場合
• 余剰が発生する場合

また、在庫の管理に無駄な労力が発生したり、在庫処分を行わないといけないケースもありますので注意しながら適正な数量を決定してください。

原則4：適正な納期の設定・確保

次に、適正な納期の設定と確保を行っていきましょう。納期を設定する際は以下のポイントをしっかり押さえておく必要があります。

• 発注リードタイム
• 短納期発注

「発注リードタイム」とは、発注してから納品までの時間を意味します。全体的な生産計画に照らし合わせるだけでなく、現在の在庫数も考慮しながら設定する必要があることも理解しておきましょう。

また「短納期発注」については、事前に適正な納期を設定することが重要ですが、早急に商品やサービスが必要となるイレギュラーな場合にも、柔軟に対応してくれるかどうか取引先に確認しておくことで、トラブル防止にもつながります。

原則5：適正な価格の決定・履行

最後の原則として「適正な価格の決定・履行」を行います。会社の収益に影響する要素ですので慎重に決定していきましょう。

• 納品する商品やサービスの値段は適正か
• 少しでも安く仕入れる方法はないか

上記のポイントを考慮しながら価格の決定と履行を行っていきましょう。

自社に購買管理システムを導入するときのポイント

購買管理システムとは、商品やサービスの見積取得や発注処理、検修処理などの購買プロセスを効率化させるためのものであり、導入の目的として以下のケースが多いでしょう。

• 価格の比較やまとめ買いなどの購入方法の工夫によるコスト削減
• 発注手続きや情報の管理といった業務の効率化
• 過去の見積内容を共有しコストの適正化を行う
• データの一元管理による購買状況の管理強化
• 検品方法の統一や下請法への対応による購買手続きの仕組み強化

ここからは自社に購買管理システムを導入するときに押さえておきたいポイントについて詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

1. 物品材・サービスの範囲が広いか
2. スポット購買か定期購買か
3. 既存システムとの連携ができるか

ポイント1：物品材・サービスの範囲が広いか

まずは、各システムが取り扱う部品材・サービスの範囲が広いかを確認しましょう。部品材には以下の2種類があり、双方どちらも幅広く取り扱っているか、もしくは間接材のみの扱いとなっているか取引先によってさまざまですので、しっかり確認しておく必要があります。

また、間接材にある「サービス」とは、人事サービスやITサービスのことを指します。

ポイント2：スポット購買か定期購買か

購買方法には2種類ありますが、どちらをメインにするかによって選ぶべきシステムが変わることを理解しておきましょう。

• スポット購買＝都度の見積もりでの購買
• 定期購買＝カタログでの購買

スポット購買がメインとなる場合は、見積依頼からサプライヤー選定まで行うプロセスに特化したシステムを選ぶと良いでしょう。一方、カタログ購買がメインとなる場合は、カタログ機能に優れたシステムが適しています。

ポイント3：既存システムとの連携ができるか

既存システムとの連携ができるかどうかも購買管理システムを導入するときのポイントとして押さえておきましょう。既存システムとの連携ができることで、購買業務の効率化にもつながります。

• 複数のカタログサイトを横断検索できる
• カタログの自動更新機能
• インターネットを通じてFAXが送信できる機能

取引サイトのやりとりでFAXを使う場合には、上記にもあるインターネットを通じてFAX送信ができる機能が備わっているシステムを選ぶといいでしょう。

おすすめ購買管理システム5選

ここからは、おすすめの購買管理システムを紹介していきます。購買管理システムの主な機能としては以下の7つであり、前述した購買管理ステムを導入するときのポイントを参考にしながら、目的に合う購買管理システムを選びましょう。

• 見積もりや発注機能
• カタログの購買機能
• 外部カタログサイトとの連携
• 受入検収機能
• 契約管理機能
• 承認ワークフロー機能
• データ分析機能

また、この記事では5つのシステムについて詳しく紹介していきます。

1. ACT-MBB　調達・購買テンプレート
2. SOLOEL
3. べんりねっと
4. s-flow
5. 弥生販売

システム1：ACT-MBB 調達・購買テンプレート

既存システムや運用を変えずに、欲しい機能をピンポイントで提供してくれる「ACT-MBB 調達・購買テンプレート」は、既存購買システムが網羅していない業務への部分導入が可能となります。

また、企業の強みを活かしたカスタムメイドのソリューションで、業務課題を分析し企業にとってベストな改善案を導き出してくれるので、調達コストの削減や業務効率化にも効果的であるといえるでしょう。

高品質・短納期・低コストで購買システムを導入することができるでしょう。

システム2：SOLOEL

「SOLOEL」は、部品材からサービス材まで間接材の購入に関して全体的な可視化が可能です。外部カタログサイトの接続実績は、34社と多く横断検索できるので、最安価検索や比較が簡単に行えます。

購買機能を一元化できる「Enterpise」と外部カタログサイトでの購買業務に特化した「Light」の2つのシステムの提供形態があり、導入目的に合わせて選ぶことができます。また、導入後には説明会や設定変更の対応など、利用者促進支援やメンテナンスなどの作業代行も行っているので、安心して利用することができるでしょう。

システム3：べんりねっと

「べんりねっと」は大手・中堅企業を中心とした運用実績が約4,000社ある間接材購買管理システムです。また、3,000万点を超える大手のサプライヤ商品カタログを提供しているため、自社専用のwebカタログの制作などに適しています。

インターネット環境さえあれば、負荷なく電子購買が実現できるクラウド型の購買システムであり、業務効率の向上やコストの最適化だけでなく、内部統制の実現にも効果が期待されます。また、発注、納品や検収、経費・支払い振替までのすべての購買業務をサポートしてくれる点も魅力的です。

システム4：s-flow

「s-flow」は、初期費用や利用料金がかからず、1ユーザーから利用できるシンプルで低価格な購買管理システムです。なるべく購買管理システムにコストをかけたくない場合や、中小・中堅企業にも導入しやすいでしょう。また「s-flow」は、業務に合わせて帳票のレイアウトや一覧項目のカスタマイズも自由にカスタマイズすることができるため扱いやすい点でも魅力的です。

全ての機能を30日間無料で利用することができる無料トライアルもありますので、機能の使い方や実際に導入後のイメージが掴めます。初めて購買管理システムの導入を検討する企業も安心して利用することができるでしょう。

システム5：弥生販売

弥生販売は、業務形態に合わせて必要な機能だけ選択できるため、リーズナブルな価格で購買管理システムを導入することができます。また、集計や分析レポートも作成できるので、利用することで営業戦略に役立つだけでなく、売上向上の効果も期待できるでしょう。

プランは以下の3つであり、さらに安心サポートも3種類ある合計9つの組み合わせから、業務形態によって選ぶことができます。

また、各プランの無料体験版も用意されていますので、初めての利用でも安心して導入イメージを掴むことができます。

まとめ

本記事では、購買管理についてや押さえておきたい5原則、さらにおすすめの購買管理システムの紹介を紹介しました。すべての企業にとって購買管理をしっかり行うことは、とても重要ですのでしっかり理解し購買管理を行なっていきましょう。

また、自社の目的や業務形態に合わせて管理システムを選ぶことで、業務効率化や売上向上の効果も期待できます。コスト面や機能面などさまざまな観点から比較し、検討した上で導入してください。

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