支出管理をペーパーレス化！レシートポストとインボイスポストの機能を担当者が解説

今回ご紹介するサービスは経費精算サービスの「レシートポスト」と、「請求書が会社に届かない時代へ」というコンセプトがある「インボイスポスト」という2つです。

実績としては、利益直結のコア業務時間の最大化を重視している630社以上に導入されています。最近ですと、日本テレビホールディングスであったり、少し前で言うとトリドールホールディングスなどの大きな企業様から、新興企業まで幅広く使っていただいております。

また、経費精算システムや請求書受領支払いサービスをそれぞれ別システムで使用すると、メンテナンスの工数も倍になってしまいます。

弊社では支出管理ペーパーレス化、支出管理プラットフォームとして、両方のサービスを1つで展開しています。
そのため、従業員の方も、同じシステム画面から申請登録が可能ですし、管理者の方も1つのメンテナンス工数で全てが完結するようなサービスとなっています。

また、実際に発生した領収書の原本に関しては、スマートフォンで撮影してポストに入れるだけとなります。
撮影した領収書は弊社オペレーターがデータ化しますが、その精度は99.98％になります。

あとはそのままスマートフォンやPCで経費申請、承認を行い確定という流れになります。
実際にこのポストに捨てた領収書は弊社側で回収をして、突合点検、10年保管まで行います。

そのため、実運用ベースでは、申請者の方や経理部の方ではペーパーレスが実現するサービスとなります。
実際に、システム単体の会社様のサービスと比べた場合も、BPOアウトソーシングが組み合わさっている弊社サービスの方が代行の幅を利かせていますので、かなり効率化が拡がっています。

様々な条件で申請書の絞り込み、また経費申請だけではなく事前申請や汎用申請のようなワークフロー機能を使う部分も申請承認が可能です。
また、ほとんどの方は使わないかと思いますが、紙での出力にも対応しています。

そして、経費承認画面では各経費の情報が集約された画面で承認作業を行うことができます。
タイムラインの機能を使うことで、申請者と承認者がチャット形式でやりとりを行うことも可能で、申請状況も一目で確認できます。

また、経費データと領収書の画像を同一画面上で確認可能です。領収書は、利用日・金額・支払先を弊社オペレーターが100％近くの精度で入力をします。
科目に関しても、申請者側で直感的に選択できる名称でご用意します。会社様ごとにスクラッチしたようなイメージで使っていただけるのではないかなと思います。

これを、弊社が代わりに請求書の受領をします。紙での郵送や、メール添付のPDF、システムからのダウンロードなど、どんな状態の請求書でも弊社で代わりに受領して、インボイスポストのシステム上にアップロードをします。

そのため、請求書の受取・とりまとめの業務が一掃されます。
イメージとしては請求書という概念が無くなって、代わりに請求データを確認するという流れになります。

そして、代行受領をしてデータ化した後は、請求書支払で一番重荷になっている、会計連携、仕訳内容の打ち込みについて、インボイスポスト上から仕訳会計データをダウンロードができますので、それをそのまま会計システムへインポートするだけとなります。

実際に稟議、申請、承認などが請求書に発生している場合には、インボイスポスト上で承認フローを回して電子承認を取ることも可能です。
もちろん、原本が発生するものに関してはこちらで10年保管をします。インボイスポストは請求書の受け取りのタイミングからオンライン化、ペーパーレス化を実現できているサービスです。

実際の業務フローで比べた場合、紙ベースでの運用と比べた場合はもちろんのこと、一般的な請求書受領システム単体のものと比べても、代行で圧倒的に効率化されています。

画面操作に関しては、代行受領・データ化された請求データが一覧として1つの画面に集約されます。そして、個別請求書のデータが原本と一緒に一目で確認できます。

さらに、請求書の原本データについても同じ画面で、個別の明細作成・仕訳が可能ですので、実際の経理部の方の作業イメージも持てるかと思います。
複数明細に関しても複数の明細を作成し、仕訳内容を会計システムへ連携可能です。

過去に作成した明細は、コピーして追加することも可能です。これによって1つの請求書でいくつもの明細があるという時でも、簡単に明細を作成することができます。

また、承認ワークフローによって、紙への捺印・回覧業務からも脱却できます。
実際に、一部の部署ではテレワークが実現できているけれども、経理部では実現できていないという会社様も多いですが、経理部の方もフルリモートが実現できるようなものになっています。

早ければ1か月、遅くとも2ヶ月で運用開始となります。企業様の規模などによっても目安は変わっていきますのでご相談ください。

領収書や請求書の枚数に応じた従量課金体制ですので、無駄のないご利用が可能です。説明は以上になります。ありがとうございました。