コラボフローとは
コラボフローとは、近年急速に導入が進んでいる「ワークフローツール」の一つです。ワークフローツールとは、組織や企業内の業務プロセスを自動化・効率化するためのツールです。これは、特定の業務やタスクが一連の手順に従って進行する際に、その手順やルールを定義し、自動的にそれらの手順を実行するシステムです。
ワークフローツールは、従来手動で行われていたタスクの処理を自動化し、重複やミスを減らし、生産性を向上させることができます。これにより、業務プロセスの進行状況を追跡しやすくなり、タスクの割り当てや優先順位付けを効率的に行うことが可能となります。
とはいえ、システムによって具体的な機能やサービス内容には違いがあります。そのため、導入を検討しているワークフローシステムの機能についてきちんとリサーチしたうえで導入するか否かを検討してください。
コラボフローの主な機能
コラボフローの導入を検討している方や、ほかのサービスと比較してみたいと考えている方はいませんか？
ここからは、コラボフローの主な機能について詳しくご紹介します。
申請機能
コラボフローの機能として、まず挙げられるのが申請機能です。あらゆる申請処理をコラボフローから行うことができ、申請内容の管理などが可能です。
また、申請内容を下書き保存したり、承認者の自動判別などもできます。申請関連のあらゆるタスクを効率的に対応できるのがメリットです。
承認機能
コラボフローの承認機能は、単純に「承認」を行うだけではなく、差し戻しや却下、代理・代行承認等も可能です。必要に応じて判定スキップや関連書類参照なども行うことができます。
また、承認状況の確認及び承認状況を一覧で確認する項目を自由にカスタマイズする機能もあります。承認関連の手間を省ける機能の一つと言えるでしょう。
検索機能
検索機能は、コラボフローの主な機能の一つです。書類や申請部署、申請した人などさまざまなジャンルで絞り込んで検索できます。
検索するだけではなく、検索結果をソートしたり、検索結果をCSV出力できます。必要なデータにアクセスしやすいのが魅力です。
フォーム設定機能
フォーム設定機能とは、各ファイルのフォームやテキスト、数値、金額などのパーツの設定ができる機能です。「HTMLフォームを作りたい」「小文字と大文字を自動変換したい」「桁数を設定したい」など、希望に合わせて設定できます。
また、画像パーツや時刻パーツ、マスタ関連パーツなどさらに細かな設定にも対応しています。日常の業務に合わせて設定を行うことで、日々の業務負担を軽減できるでしょう。
経路設定機能
経路設定機能とは、判定者（役職やグループ等）を設定し、経路を管理出来る機能です。未定義ステップを設定できるほか、メールでの通知や催促なども設定できます。
ほかにも、ほかの申請者へ自動で転記する設定や、自動採番のルールを設定することも可能。あわせて、経路インポートや経路エクスポート等もできます。
分類設定機能
コラボフローの「分類設定機能」では、カテゴリー設定が可能です。カテゴリーを作成して、書類を分類・整理することができます。
申請関連の書類は膨大な数になりやすく分類や整理が複雑化しやすいもの。しかし、分類設定機能を使えば、簡単に管理しやすくなるでしょう。
組織設定機能
組織設定機能は、コラボフローの機能の一つです。ユーザー管理として、組織・役職で管理したり、エクスポート、印影設定などができます。
また、ユーザー管理と合わせて、アクセス権も管理可能。そのため、閲覧制限や申請制限、管理権限なども細かく設定できます。
環境設定機能
コラボフローでは、環境設定機能を搭載しています。メールサーバーの設定として、通知を目的としたメールの送信やサーバーを細かく設定できます。
ただし、パッケージ版のみ環境設定機能に対応しているので注意が必要。クラウド版を検討している方は、環境設定機能が使えないので気を付けてください。
データ管理機能
データ管理機能は、コラボフローで利用できる機能の一つです。添付ファイルを一括でダウンロードすることができます。
複数の添付ファイルがあっても、一つひとつダウンロード処理をする必要がなくなります。手間の軽減及び時短になるので、日常業務をよりラクにしてくれるでしょう。
外部連携機能
外部連携機能は、「LINE WORKS」「サイボウズ Office」「Microsoft Teams」などの外部サービスとの連携ができる機能です。シングルサインオンやアイコン表示、外部CSVファイルのデータ参照など、連携する外部サービスによって活用法は異なります。
なお、外部連携機能は、外部サービスによっては「クラウド版のみ」「パッケージ版のみ」といった制限が設けられています。外部サービスと連携を希望する際には、希望する外部サービスと仕様環境を照らし合わせて検討してみてください。
セキュリティ機能
コラボフローは、不正アクセスやウイルス感染など、外部からの思わぬ攻撃リスクに備え、さまざまなセキュリティ機能を搭載しています。たとえば、アクセス制御や、アカウントロック設定、監査ログなどが代表的です。
外部からの攻撃だけではなく、内部の不正防止・早期発見につながる点も魅力。想定外の損害を避けるための機能として期待できます。
コラボフローを導入するメリット
さまざまなワークフローシステムが展開されていますが、コラボフローを選ぶとしたらどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここからは、コラボフローを導入するメリットについてご紹介します。
Excelファイルからフォームデザインが簡単にできる
コラボフローを導入する大きなメリットが「Excelファイルからそのまま申請フォームに変換が可能」です。普段申請書などをExcelで作成している場合、そのExcelファイルを使って、簡単にフォームに移行できます。
そのうえ、フォームを作成するステップは、ボタンを押すだけ。システム関連の操作に苦手意識のある方でも安心です。
サイボウズ製品と連携できる
ビジネスシーンでよく選ばれている「サイボウズ製品」。コラボフローとサイボウズ製品を連携できるので、自社でサイボウズの製品を使っている場合は、より使い勝手が良くなるでしょう。
ちなみに、連携に対応しているのは、「サイボウズリモートサービス」「kintone」「ガルーン」「サイボウズOffice」です。該当する製品があれば、コラボフローの導入を検討してみると良いでしょう。
パッケージ版・クラウド版から選べる
パッケージ版とクラウド版の2つを展開している点は、コラボフローのメリットの一つです。自社のスタイルに合うほうを自由に選ぶことができます。
パッケージ版の魅力は、毎月一定額のコストが発生しないことです。まとまった初期費用は必要となりますが、それ以降の費用はかかりません。一方、クラウド版のメリットは、保守・運用をベンダーに委託できることです。技術者が不足している現場にも導入しやすいバージョンと言えます。
コストカットにつながる
コラボフローのメリットの一つが経費の削減につながる点です。コラボフローを導入することで、申請書を作成するたびに使用する印刷紙のコスト、インクなどの印刷費用、郵送するための送料などをカットできます。
また、金銭的なコストだけではなく、保管スペースのカットも実現しやすいのが魅力。限られたスペースを別の用途で有効活用しやすいでしょう。
コラボフローの導入に向いている企業の特徴
コラボフローはどのような企業に向いているのでしょうか。コラボフローの導入を検討している方へ向けて、導入が向いていると判断できる企業の特徴を解説します。
スタイルを変えずに電子決裁に移行したい
従来のスタイルを維持したまま電子決裁に移行したい企業は、コラボフローの導入に向いています。なぜなら、Excelの帳票をそのままシステム上にアップできるためです。
また、紙ベースでのやり取りがメインであった企業であっても、コラボフローなら紙に記入する感覚で入力できるコラボフローなら、比較的導入しやすいと言えます。ITやシステムなどに苦手意識を感じる社員が多くても、抵抗なく使用しやすいでしょう。
テレワーク導入を進めたい
テレワーク導入を進めたい企業にとって、コラボフローは便利なシステムです。システム上で申請や承認などのフローが完結するので、自宅からでも必要な処理を行えます。
書類をチェックするために出社をしている社員がいる企業は、コラボフローを導入することでよりテレワークの導入を進めやすくなるでしょう。テレワークの導入を検討している企業、テレワークが一部でしか導入されていない企業などは検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローツールを選ぶときのポイント
ワークフローツールを選ぶ際、どのようなポイントをおさえれば良いのでしょうか。
さまざまなワークフリーツールが展開されている中で、何を基準に選んだらいいのか分からない方は参考にしてみてください。
クラウド型かオンプレミス型か
ワークフローツールを選ぶ際には、まずはクラウド型・オンプレミス型のどちらを選ぶかを明確にしましょう。なぜなら、それぞれ導入後の運用のしやすさや利点が異なるからです。
クラウド型は初期費用が安価で、尚且つスピーディーに導入しやすいのが魅力。オンプレミス型は自社にマッチするオリジナルツールとして構築できるのがメリットであり、それぞれには大きな違いがあります。どちらを選ぶべきか、社内の実情も踏まえて判断しましょう。
必要な機能は搭載されているか
ワークフローツールを選ぶポイントの一つが、自社が必要としている機能が搭載されているか否かです。ツールによって、細かな機能が異なるので、「この機能を使いたい」などの希望があれば、導入前にチェックしておくことが大切です。
「申請関連以外の書類もオンライン化したい」「細かなアクセス権限設定をしたい」など、業務で使う機能に希望がある企業は多いでしょう。ツール選びで悩んだときには、ぜひ機能面をワークフローツールを選ぶ際の比較ポイントとして注目してみてください。
自社に合った承認フローか
承認フローが自社に合っているか否かは、ワークフローツールを選ぶ際に重要なポイントです。企業ごとに承認フローに違いがある場合も多いので、自社のフローにマッチするかをチェックしましょう。
承認フローが自社にとって使いにくいものであると、せっかくワークフローツールを導入しても業務が非効率になってしまうリスクがあります。あわせて、自動化できるフローや設定可能な範囲なども確認しておくとより自社に合ったツールを選びやすくなるでしょう。
操作・メンテナンスがしやすいか
ワークフローツールは、導入したら頻繁に使うことが想定されてます。そのため、操作しやすいワークフローツールや、メンテナンスしやすいツールなどを選ぶことも重要です。
とくに、ITやシステム関連に抵抗がある方でも使いやすいワークフローツールを選ぶことは大切。使用者を選ばず、誰でも直感で操作できるようなツールがベストです。
外部システムと連携ができるか
ワークフローツールを選ぶにあたって、外部システムとの連携が可能か否かは必ずチェックしておきましょう。とくに、さまざまな外部ツールを使っている企業であれば、ワークフローツールと連携できると業務が効率的に進めやすくなります。
人事関連のシステムや経費関連のシステム、グループウェアなど、自社で導入しているという企業も多いのではないでしょうか。既存のシステムが連携できるかを確認したうえで、ワークフローシステムを選んでみてはいかがでしょうか。
費用は予算内に収まっているか
ワークフローツールは、ツールによって費用に差があります。そのため、予算と照らし合わせたうえで導入するツールを選びましょう。
とはいえ、安価なツールであれば良いというわけではなく、機能性やセキュリティ性、操作性と費用のバランスをチェックすることも重要です。安さだけにこだわるのではなく、品質にも注目したうえで予算内に収まるツールを探してみてください。
オプションは充実しているか
どのようなオプションがあるかは、ワークフローツールごとに異なります。たとえば、ツール上で作成したデータをExcelやPDF形式で出力できたり、取引先などの情報をもとに送付状や宛名ラベルを出力したりするオプションを設けている場合があるのです。
また、別のツールでは基本機能として搭載されている機能が、特定のツールではオプションとして設けられていることもあるので、その点についても確認が必要です。実際に導入した後の活用方法を明確にし、どのようなオプションが必要となるのかをイメージしてみましょう。
【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したい組織運営システム
ここからは、kyozon編集部がおすすめする、ワークフローツールと合わせて活用したい組織運営システムをご紹介します。組織運営システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
Qast(キャスト） | 社内の知恵袋
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | any株式会社 |
| 無料トライアル | あり |
| 無料プラン | あり |
| 特徴 |
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Qast(キャスト）は、「社内の知恵袋」として活用できる組織運営システムです。Q&A及びメモによって、社内の知見や知識をストックしていくことが可能。情報共有の手段として期待できるシステムです。
シンプルなシステムなので、初めて使う方はもちろんのこと、ITに不慣れな方でも抵抗なく使いやすいのが特徴です。導入後スムーズに社員が使えるようなシステムを求めている方にもおすすめできます。
- 業種：金融 / 保険系
- 会社名：匿名ユーザー
- 従業員規模：31～100人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：係長・主任クラス
人財成長支援システム モノドン | 人事評価システム
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社くじらシステム開発 |
| 無料トライアル | あり |
| 無料プラン | なし |
| 特徴 |
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人材成長支援システム モノドンは、サービスの提供開始から10年を超える、業界でも歴史の長い人事評価システムです。低コストでありながら、カスタマイズして活用できるので、現場のニーズにマッチしたシステムとして導入できます。
MBOや360度評価などのほか、API連携も可能。適切に人事評価が行えるようサポートしてくれます。
また、すでに利用している他のシステムとの連携をすることも可能で1つのプラットフォームとしていくつもの作業を効率的にこなしていけるようになりました。目標をスマホでいつでも確認できるので、1人1人の意識が高まったのもよかったです。
結果として社員のスキルを定性評価できていると感じます。
- 業種： サービス / 外食 / レジャー系
- 会社名：ナッシュ株式会社
- 従業員規模：31〜100人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：一般社員・職員
ourly | Web社内報
ourlyは、社内のコミュニケーション活性化や、従業員のエンゲージメント向上を期待できるサービスです。web社内報として活用できるだけでなく、閲覧状況を部署別や役職別などで細かくチェックできたり、月に1回の定例・レポーティングが実施されたりと便利なサービスです。
プロフィールサービスである「ourly profile」を併用することで、社内における相互理解や組織理解につながります。従業員のエンゲージメントを高める有効なサービスとして期待できるでしょう。
まとめ
今回は、コラボフローの主な機能やメリットのほか、導入するべき企業の特徴などについてご紹介しました。便利なツールであると認知されていますが、ワークフローツールとしてさまざまなツールが展開されているため、ほかのツールとの違いや独自のメリットなどが気になる方も多いと思います。
ぜひ、今回ご紹介した内容をヒントにしながら、ワークフローツールの導入を検討してみてください。また、今回kyozon編集部のおすすめとしてご紹介したサービスの導入も視野にいれ、より業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
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