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【完全マニュアル】固定資産管理とは?運用に必要なシステムやアプリも紹介!

2023年1月25日
【完全マニュアル】固定資産管理とは?運用に必要なシステムやアプリも紹介!
● その他

固定資産管理とは企業が保有する土地や建物、出資金やソフトウェアなど、資産を把握し管理する一連作業を指します。 今までの固定資産管理といえば、Excelを使用した管理が一般的でした。そのため、人的ミスや時間がかかるなど多くのリソースを割いてきたことでしょう。 しかし、現在の固定資産管理はシステム化やアプリが主流となり、複雑な知識や入力も必要ありません。結果的にミスも減り時間の節約にもつながっています。 本記事では固定資産の概要や必要性、簡単に管理できるシステムを紹介。固定資産管理のやり方がわからない。もっと簡単に管理をしたい方は、ぜひ参考にしてください。

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目次

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固定資産は管理が必要?固定資産とは?

 

企業が持つ固定資産とは、継続的な使用や長期的な保有を目的とした財産を指します。

企業が持つ現金や預金など流動性が高い財産とは異なり土地や建物、設備、さらにはソフトウェアや特許権など流通させない財産です。

1年以上継続的に使用したり、長期保有したりする財産を固定資産と位置付けます。

 

固定資産にはどういうものがあるの?その種類を知ろう

固定資産とは大きく分けて3つに分類されます。

 

 

主な資産

ポイント

注意点

有形固定資産

土地・建物・設備・車など

「形があり目に見える資産」

・経年劣化する資産は減価償却が必要(設備や建物など)

・経年劣化に関係ないものは非減価償却となる(土地など)

無形固定資産

特許権・営業権・施設権利・ソフトウェアなど

「形がなく目に見えない資産」

・ソフトウェアや特許権は技術の進歩に伴うため減価償却が必要

・借地権などは価値が下がらないため非減価償却となる

投資その他の資産

投資有価証券・長期預金・前払費用など

「有形・無形固定資産に当てはまらない資産」

・投資を目的とした資産

・1年以上超えて現金化される資産

 

固定資産を管理すべき理由

固定資産を管理する理由は、企業が保有している固定資産税の申告や税金対策があります。

また、減価償却を正しくおこなう効果もあります。減価償却とは、国税庁が定めた耐用年数に応じて少しずつ費用計上していくことです。よって、固定資産管理をすると、耐用年数や使用年数に応じて正しい減価償却が計算できます。

 

固定資産税は管理次第で大きく変化する?

固定資産管理をおこなう上で重要な目的の一つに、不要な固定資産の把握があります。

固定資産を所有していると固定資産税がかかります。すると、不要な固定資産があるがゆえに、余計な税金を支払っていました。

そのため、固定資産税を少しでも節税するには、固定資産の管理と把握、不要資産の排除が必要です。不必要な固定資産をすべて把握できれば、結果的に大きな節税につながります。

 

近年の固定資産の管理方法

固定資産管理は点数が多いと管理も困難となり、次第にすべての管理まで行き届かないケースもあります。また、各部門の固定資産情報を随時更新されないと、管理数と実数にズレが生じてしまい、棚卸し時は膨大な時間が必要となっていました。

そのほか、減価償却の計算方式の変更であったり、最新の税法や会計基準の対応が必要であったりとスキルや経験が必要です。そのため、現在は固定資産管理システムやアプリが主流となっております。

固定資産管理のシステムやアプリを導入すると、一元管理が可能になります。すると、システム上で固定資産管理情報が把握できるため、固定資産の検索や減価償却、会計が確実かつスピーディーになりました。

さらに、最新の税法や会計基準も自動対応となるため、計算ミスや作業時間が大幅に削減可能になります。他にも、人手不足やスキルを持った人材確保に困ることもなくなるでしょう。

 

固定資産管理のおすすめシステムとは?

ここからは固定資産システムについて紹介します。固定資産管理といっても種類はさまざまで、自社の目的にあった固定資産管理システムを選びましょう。

まず、固定資産管理を導入前にまず検討すべきことが、提供形態の選択です。

提供形態は主にクラウド型とオンプレミスから選択します。

 

特徴

メリット

デメリット

クラウド型

インターネットを利用したシステム

・必要な機能だけをカスタマイズ可能

・導入に時間がかからない

・IT要員が不要

・プランによって管理費用が高くなる

・外部にデータを預けるためセキュリティ面で懸念点がある

オンプレミス型

自社サーバーを構築して管理するシステム

・セキュリティ面が安心

・既存システムと連携がしやすい

・初期コストが高額

・IT要員が必要

 

固定資産管理システムには最低限の機能であったり、機能が多く実装されていたりと多種多様です。必要な機能や会計が網羅されているのか、まずはそれらを見分けていきましょう。

ここからは、おすすめの固定資産管理システムを紹介していきます。

 

おすすめシステム①:Plaza-i固定管理システム

税制改正にもいち早くバージョンアップが可能であり、特殊な償却方法にも対応。上場企業や金融企業、リース資産を持つ中小企業など幅広く利用されています。英語の決済機能も実装済みです。

「こんな人におすすめ」

・複数の拠点を持つ会社や合併した会社、海外に拠点を持つ会社におすすめ。

「こんな人にはおすすめしない」

・基本的にカスタマイズして運用するため、管理システムの理解が必要

 

おすすめシステム②:ProPlus固定管理システム

複数の帳簿と多くの償却計算を組み合わせているため、固定資産管理を網羅的におこなえます。また、多言語多通貨機能を搭載していることから、グローバル運用に適した固定資産管理が可能です。

「こんな人におすすめ」

・定番的な固定管理システムであることから、シンプルで使い勝手良いシステムを求める方におすすめ

「こんな人には向かない」

・ユーザーインターフェースが昔風であることから、視覚的に見やすさを求める人には向かない

 

おすすめシステム③:OBIC7固定管理システム

会計と一体となり簡単に管理運用できるシステム。固定管理システムのわずらわしさがなく、総合的な一元管理が可能。さらに、償却計算の他にも資産現物管理やリース資産管理などにも対応しています。

「こんな人におすすめ」

・固定資産の登録から固定資産税の申告書まで一括できるため、会計が苦手な方におすすめ

「こんな人には向かない」

・マニュアルがわかりにくいため、都度担当者に連絡する手間がわずらわしい方には向かない

 

おすすめシステム④:マネーフォワードクラウド固定資産

クラウド型固定管理システムのため、会計・税務などの経理部門をはじめ、総務やIT部門など総合的に固定資産情報の共有が可能。なおかつ管理がしやすく、操作性が良い利点もあります。

「こんな人におすすめ」

・写真管理やキーワード検索など、誰でも使いやすいシステムを探している方におすすめ。

「こんな人には向かない」

・減損会計や償却資産税の電子申告データが未対応であるため、網羅性を求める人には向かない

 

おすすめシステム⑤:PCAクラウド固定資産

リース固定資産や減価償却計算、電子申告も対応しているシステム。また1つの資産を複数の部門で共有している複雑な償却費計算も対応可能です。

「こんな人におすすめ」

・電子申告のワンストップ化や固定資産台帳のExcel出力、費用を安く済ませたい方におすすめ。

「こんな人には向かない」

・機能が多いため入力項目を少なくしたい方には向かない

 

固定資産管理をリアルタイムで!アプリで効率アップを図ろう

固定資産管理の複雑な点や人材不足の観点から、現在ではスマートフォンからでも固定資産管理がおこなえるようになりました。

主なメリットは棚卸しの際、紙の回覧がなくなるため情報共有が即時可能になること。一方でデメリットは、固定資産管理情報を持ち歩けるため、セキュリティを万全におこなう必要があります。

ここからはおすすめの固定資産管理アプリを見ていきましょう。

 

おすすめアプリ①:Convi.BASE

Convi.BASEは通常の棚卸し作業や、バーコードを使用した棚卸し作業も可能です。スマートフォンで現物探し、バーコードを読み取るだけなので作業が非常に簡単です。

「こんな人におすすめ」

・本格的にはじめる前のデモ機能体験ができるため、まずはお試しで使ってみたい方におすすめ。

「こんな人には向かない」

・ユーザーインターフェースがいまいちであるため、操作性を求める人には向かない

 

おすすめアプリ②:Telesto

Telestoは、商品在庫の残数や追跡など動きあるとメールでお知らせする機能を搭載。自動化にも特化しているためヒューマンエラー防止にも役立つアプリです。

「こんな人におすすめ」

・入力ミスの防止や自動化を用いた作業効率を求める方におすすめ

「こんな人には向かない」

・初期設定が英語表記であり設定が必要のため、スマートフォン操作に慣れていない方には向かない

 

おすすめアプリ③:ハウメニ

ハウメニは機能をシンプル化した固定資産管理アプリです。入出庫と履歴が主な機能になるため、スマートフォンを使用した管理に慣れていない方でもすぐに使いこなせるアプリです。

「こんな人におすすめ」

・管理場所毎に管理ができるアプリのため、複数の場所や拠点を持った会社におすすめ。

「こんな人には向かない」

・登録件数の上限が50件までのため、中規模から大規模の会社向きではない

 

固定資産管理はシステムやアプリで運用すればメリットがたくさん!

固定資産管理システムは、固定資産管理状況の確認や減価償却の計算、固定資産税の算出から申告など、これらを簡素化できる特徴があります。

ここからは、固定資産管理システムのメリットを紹介していきます。

 

固定資産管理の効率化

今までの固定資産管理は、固定資産管理台帳への記入や棚卸、除却など常に情報が変化するため、確認作業に多くの時間を費やしてきました。

固定資産管理システムならばこれらの情報をタイムリーに管理し、一元化することで情報と実態の差分が明確となり、作業時間短縮やミスの撲滅につながります。

 

情報の可視化

固定資産管理を導入すると、管理情報の共有がすべての部署でおこなえるため、物品の状況を把握できます。

また、各部門から情報が逐一上がってくるため、物品の移動や消化など可視化が可能に。組織全体で情報共有が簡単になります。

 

申告業務の短縮化

管理をしっかりおこなうと、固定資産の申告漏れを防ぐ効果があります。

すると、固定資産税の未納防止につながるでしょう。また、会計も自動計算となるため、償却資産税の申告までノンストップでおこなえます。

 

不正などのリスク管理可能

固定資産は会社の財産となります。盗難や事故や事件から守るために常にチェックできる体制が必要です。

物品が不正に持ち出された場合でも、固定資産管理をしっかりおこなっていれば物品記録から追跡が可能になるでしょう。そのため、仮に盗難や事件が起きてもすぐに対処ができます。

 

失敗のない固定資産管理とは?運用時の注意点まとめ

固定資産管理をおこなう上で注意する点は、固定資産の把握や、税法や会計基準を熟知することです。その点を補うのが固定資産管理システムやアプリとなります。

しかし、手軽に重要データを複数人で管理ができるようになると、セキュリティ面が懸念されるでしょう。

現在の資産管理システムは、情報にアクセスできる権限設定ができるため、必要最低限の人間のみ閲覧できます。もし、万が一不正操作がおこなわれたら履歴として残るため、原因追跡がすぐに可能です。

 

まとめ

ここまで固定資産管理について紹介しました。

固定資産管理とは会社の大切な財産を守ることや減価償却、固定資産税の申告など会社にとって非常に大切な作業です。そのため、資産管理をしっかり実施しないと税金を多く支払ったり、資産を無駄にしたりと会社にとって大きな痛手となるでしょう。

それらを簡単におこなえてミスを減らせるのが、固定資産管理システムやアプリです。少子高齢化で人手不足の影響や、時間とお金の節約のために導入する会社は現在増えています。

固定資産管理システム導入を検討している方は、ぜひ長期的な目線で検討してみてください。

 

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