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プロジェクト進行をスムーズに! ERPによる案件管理を成功させるポイントとは?

特集 プロジェクト管理対談
2024年5月17日
プロジェクト進行をスムーズに! ERPによる案件管理を成功させるポイントとは?

吉井 惇 氏
株式会社オロ クラウドソリューション事業部 マーケティンググループ長


2013年株式会社オロに新卒入社。クラウドERP「ZAC」の新規営業、人事採用担当を歴任。現在はZACの姉妹製品「Reforma PSA」のプロダクト責任者および、「ZAC」マーケティンググループのグループ長を兼任している。



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目次

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プロジェクト管理・案件管理は進捗状況だけでなく損益の管理も重要

<福谷氏>
本日は、株式会社オロのクラウドソリューション事業部にてマーケティンググループ長を務めていらっしゃる吉井惇さまにお越しいただきました。本日はERPに関するお話をお聞きできればと思っております。
まずは自己紹介をお願いいたします。

<吉井氏>
株式会社オロの吉井と申します。

私が所属するクラウドソリューション事業部は、当社が提供するERP「ZAC」を扱う事業部で、マーケティンググループの責任者をしております。新卒で入社しましたので、長い間こちらのプロジェクトに関わっております。さまざまなお話ができればと思っておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

<福谷氏>
本日は、詳しいお話をお聞きできることを楽しみにしておりましたので、こちらこそよろしくお願いいたします。
プロジェクト管理や案件管理はどのような企業様も行っていることですので、もちろん当社も該当する話だと思っております。管理の方法が属人化したり、情報が分散していたりするなどの課題があるのですが、やはりそういったご相談は多いのでしょうか?

<吉井氏>
当社の「ZAC」は、プロジェクト単位で仕事を進めるIT企業様や広告系の企業様など、BtoBの企業様が多いサービスとなっております。そのため、そうした企業様からのご相談も多いのですが、やはり案件管理やプロジェクト管理のお悩みはよく受けます。
また、プロジェクト管理においては、一つひとつの進行管理だけでなく、一つひとつの案件がどのくらい利益を出せているか、そして損益が可視化できているかという点が重要です。そして、一つひとつの損益に対して対策を打てているか、赤字になるまえに気づいて対策を取れているか、といった情報を把握して適切に動くことが求められます。しかし、そこまで細かな情報を可視化できておらず、事前の対策が不十分だという企業様も少なくありません。

<福谷氏>
確かに、体感では売上目標を達成できていると思っていても、ふたを開けてみると赤字になっていたということもありそうですね。そういった部分を解消するために、ERPがあるのですね。

プロジェクト管理のカギは「ERP」

<福谷氏>
そもそもERPとどういったサービスなのか、具体的に教えていただけないでしょうか。

<吉井氏>
まずは、ERPについて説明します。ERPは簡単に言うと、統合型の基幹システムです。
案件単位で仕事を進める企業様の場合、各プロジェクトの売上金額を入力して見積書や請求書を発行したり入金管理をしたりしなければなりません。また、各プロジェクトでも外注企業やパートナー企業などへの発注ややり取りが発生しますし、社員がどれだけ稼働しているか(行動量)の管理も必要となります。


通常、こうしたさまざまな情報は経費精算システム、勤怠管理システム、作業時間を管理するシステムなどを使い、バラバラのシステムで管理することが多い傾向です。しかしこれでは、同じデータを複数システムに入力するためミスにつながったり、番号での紐づけが難しく情報を参照しにくかったりするでしょう。ERPを導入することで、こうした情報をひとつのソリューションの中で一元管理し、入力ミスを防いだり、案件番号で管理したりできます。

<福谷氏>
作業によってシステムを分けて活用している企業様も多いと思いますが、確かに入力のミスや手間、情報管理といった部分で課題が生まれますよね。ERPはこんなに便利なら、今後ますますニーズも高まりそうですね。
しかし、初めてERPを導入する企業様にとってはハードルが高いと感じることもあるのではないでしょうか。

<吉井氏>
社内の環境で言うと、一元管理しなければならないため関連部門も巻き込んでいかなければならないため、ハードルの高さを感じる企業様もいらっしゃるかもしれないですね。企業全体を最適化するためのシステムなので、全社一丸で進めなければなりません。そうした点は、ERP導入の課題のひとつですね。
そうした課題を解決するために、まずは見積もりや請求に関わる部門から導入するなど、ミニマムで始める企業様もいらっしゃいます。ハードルが低い部門から導入して徐々に導入部門を広げていくことで、徐々に社内に浸透できるかと思います。
実は「ZAC」は、機能ごとに導入していただける仕組みになっています。そのため、部門ごとに導入しやすくなっておりますので、徐々に裾野を広げていきたいという企業様に最適です。

<福谷氏>
それは便利ですね。つまり、機能ごとに導入するとなると、料金面の負担も少なくなるのでしょうか?

<吉井氏>
機能×利用者様数による金額となっておりますので、使用する機能が少ないと総額も少なくなる計算ですね。「最初から高額を支払うのは厳しい」「まずは様子を見たい」という企業様でも、安心して導入していただけるのではないでしょうか。

<福谷氏>
それは魅力的ですね。部分ごとに導入している企業様も多いとのことですが、どの機能から導入すると良いなどのおすすめはございますか?

<吉井氏>
企業様にもよるので一概には言えませんが、やはり優先度の高い領域から導入すべきかと思います。当社の「ZAC」はプロジェクト中心に進めていくシステムですので、見積書や請求書の発行や入金確認などの受発注管理から始める企業様が多いと見受けられます。受発注に関する業務は、経理部門だけでなく営業部門でも意識して追わなければいけない情報なので、そうした情報について部門を分断することなく共有できるのはメリットですね。
プロジェクトの受発注管理から始めていただければ、あとは関連業務についての機能を追加していくだけなので、スムーズに社内定着を進められるかと思います。

ZACの魅力をさらに深掘り

<福谷氏>
非常に便利ですね。さらに、「ZAC」の強みや特徴をもう少し教えていただきたいです。

<吉井氏>
一つひとつの案件の損益や利益を可視化できるため、利益管理だけでなく、自社の現状を俯瞰的に見て経営判断に活用していただけます。


システム開発を行っている企業様の導入も多いのですが、システム開発では数カ月に及ぶ開発プロジェクトもございます。1カ月単位で損益を管理しなければ、プロジェクト完了時の着地見込みが見えないため、適切な判断ができません。別々のシステムを導入していると損益の可視化が難しく、プロジェクトが終わってから赤字に気づくことも多いでしょう。
「ZAC」は1カ月目が終わったタイミングで、実績地と目標値のギャップを可視化できます。予実管理をして常に達成度を把握できるため、実績値と目標値のギャップを埋めるために何をすべきか対策を打てるのです。別々のシステムだと案件数が多くなるほど管理が難しくなりますが、「ZAC」を導入していただけるとワンプラットフォームですべての案件を管理できるため、効率的に管理できます。
また、経営層だけでプロジェクト管理をしている企業様もいらっしゃるかと思いますが、やはり現場社員のモチベーションや意識を高めるためには、全員が自社の損益を把握して全社一丸で取り組む必要があります。「ZAC」は全社でタイムリーに情報を共有できるため、一丸となって損益に対する対策を講じることができるでしょう。

<福谷氏>
いま導入されている企業様からも、そうした声は多いのでしょうか?

<吉井氏>
生産性の向上に関しては多くの声をいただいております。導入前は部分的なシステム導入やExcel管理などがメインだった企業様が、月次の集計が効率化したため作業時間が短縮したそうです。
また、タイムリーな経営判断ができるため生産性が向上したという企業様もいらっしゃいます。正確な数字がすぐに確認できるため、「この数字はどこの数字なのか」「この数字は正しいのか」といった事実確認の作業が不要になります。

<福谷氏>
確かに時間がかかる作業に関わるリソースが削減されるのは魅力ですね。そうした効果を出すためには、どのようなポイントを押さえると良いのでしょうか?

<吉井氏>
自分たちが入力したデータがどのように活用されているのか、現場社員が理解することがポイントだと思います。システムは、やはりデータが溜まらなければ活かせないので、現場社員の利活用を進めることを優先すると良いですね。
たとえば営業担当者様の場合、データを入力するだけで、自分の売り上げ目標に対して現状どのくらいの位置にいるのか把握できるため、最適なネクストアクションを立案できます。
このように、データ入力が具体的にどのようなことにつなげられるのか説明して理解してもらうことが重要なのではないでしょうか。
また、「ZAC」の利便性を理解してもらうことも効果的ですね。たとえば、請求書発行日を設定しておけば、自動でアラートされるため処理の抜け漏れが削減できます。こうした日々の業務における利便性を理解すると、社員の利活用が促進されるでしょう。

<福谷氏>
「ZAC」についての理解が深まりました。最後に、今後のビジョンをお聞かせください。

<吉井氏>
今後は、当社の他のプロダクトや、外部企業様のプロダクトなどとの連携を強めていきたいと思っております。
また、UIの見直し・刷新など、利便性や操作性の向上にも力を入れております。

<福谷氏>
さまざまなお話を聞くことができ、非常に価値のあるインタビューでした。本日はありがとうございました。

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