要員計画とは？
要員計画とは、企業が事業計画を遂行するにあたって、必要に応じて人材を採用・配置するための計画です。
企業における経営資源は、「ヒト・モノ・カネ」といわれていますが、その中でも「ヒト」を効果的に活用することで企業経営にプラスの影響をもたらすでしょう。
要員計画の具体例は、下記の4つです。
- 異動計画
- 人材採用計画
- 人材配置計画
- 能力開発計画
現代は人材活用の新しい形が次々に誕生しており、正社員・契約社員の採用やアウトソージング、内部調達など様々な人材起用をおこなっています。
実施に人材を採用する際には、2つの要件を満たさなければいけません。
- 効果的な要員の投入計画
- 必要人数を満たすための数量的な観点
つまり要員計画では、事業計画に合わせた長期的で合理的な人材採用や人材配置などが求められます。
次に、要員計画を策定する目的を解説してきます。
要員計画を策定する目的とは？
要員計画を策定する目的には、下記の3つがあります。
- 目的1：採用計画を適切に進めるため
- 目的2：人材を合理的に配分するため
- 目的3：中長期を見越した人材育成のため
ひとつずつ解説していきます。
目的1：採用計画を適切に進めるため
要員計画を策定する目的として、採用計画の適切な進行があげられます。
合理的な採用活動を行うため要員計画を策定する効果として、下記が期待できるでしょう。
- 自社の事業計画の確認
- 現状の採用に対する課題の把握
- 競合の採用状況の確認
- 採用活動における目的や目標の明確化
- 中長期の人材採用ニーズの明確化
- 具体的な採用方法の決定
- 募集媒体の決定
採用に関しては、「今期3人の離職者がいるので、来期で新しく3人を採用しよう」と、場当たり的な計画があるかもしれません。
しかし要員計画の策定によって、下記のような具体的な計画を立案できます。
- 何人を採用すれば、事業計画を遂行できるか
- 事業収益に対して何人を採用すれば妥当なのか
事業計画に紐づけられた要員計画は、採用活動を適切に進められるはずです。
目的2：人材を合理的に配分するため
要員計画には、人材を合理的に配分する目的があります。
事業内容に合った人材を合理的に配分することで、人材のミスマッチ解消につながるでしょう。
人材のミスマッチによって発生するデメリットは、下記の通りです。
- 配分した人材の能力が発揮されない
- エンゲージメントの向上が見込めない
- 早期退職を起こし、採用・オペレーションコストが損失する可能性がある
要員計画を策定するには、各部署がどういった人物が何名ほど過不足なのか把握しなければいけません。
さらに、合理的に配分するためには、下記のポイントを留意しておきましょう。
- 社内公募制度の充実・多様化を図る
- 社員の大部分を絞るミドルパフォーマーに目を配る
- 社員データを「人員配分」に利用できる粒度にする
要員計画は、求めている部署へ人材を適材適所に配分する目的が発生するので覚えておきましょう。
目的3：中長期を見越した人材育成のため
要員計画には、中長期を見越して人材を育成する目的があります。
人材能力の開発・育成は、短期期間では難しいです。
そのためリーダーやマネジメントとして、将来的に何人必要なのか要員計画を基に割り出す必要があります。
人材の育成には、下記の3つの手法を活用することが一般的です。
- OJT（On the Job Training）
- Off-JT（Off the Job Training）
- 自己啓発（Self Development）
また、人材育成においては、目標達成に向けて必要なスキル・業務の洗い出しや現状の人材配置の分析が求められます。
そのため中長期で人材育成を行う目的として、要員計画が活用されています。
こちらの記事では、OJTやOff-JTの概要やOJTのメリット・デメリットを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
要員計画の正しい立て方は？
ここまで、要員計画の概要や目的をお伝えしました。
続いて、要員計画の正しい立て方を解説します。
- 立て方1：現状を把握する
- 立て方2：経営・事業計画を確認する
- 立て方3：需要・供給のギャップを認識する
- 立て方4：要員計画の作成・実施する
要員計画を作成するには、企業の戦略と雇用計画のすり合わせや新入社員の雇用、社員の維持も重要です。
要員計画の全体プロセスを理解するために、ひとつずつ解説していきます。
立て方1：現状を把握する
要員計画を把握するためには、まず現状を把握する必要があります。
それぞれの部門や部署、在籍人数、年度増減人数などをヒアリングして、社員の過不足を把握しておきましょう。
また、社員の経験やスキルへの理解も、要員計画では重要です。
経験やスキルを理解するには、必要な能力があるか可視化できるスキルマップを作成します。
スキルマップの作り方は、下記の通りです。
- スキルマップの目的を明確にする
- 目的や記載項目など自社に適したフォーマットを決める
- 経験やスキルの内容を明確にする
- 評価基準を決める
- 運用前にメンバーからフォードバックを受ける
給与や勤続年数、婚姻状況も把握しておけば、離職や休職時のリスクを認識できるでしょう。
ほかにも、「社員がアンケート形式で自己評価する」「過去の業務を軸に評価」して情報をまとめる方法もあります。
立て方2：経営・事業計画を確認する
現状を把握できたら、経営・事業計画を確認していきましょう。
経営・事業計画の確認にあたって、どういった人材がいつ、どれくらい必要なのか把握しておかなければいけません。
そのため職場と組織、それぞれで必要な人数を調査していきます。
下記の表に、人材数の調査で押さえておきたいポイントをまとめました。
| 調査対象 | ポイント |
|---|---|
| 職場ごとの人材数 |
|
| 組織の人材数 |
|
ヒアリングやスキルマップで得られた情報から、自社内のどの社員が需要と供給を満たせられるか明らかにしていきましょう。
立て方3：需要・供給のギャップを認識する
ヒアリングやスキルマップ、需要予測を照合することで、人材の需要と供給のギャップが見えてくるはずです。
このギャップに対して、算出された人材をどのように補填するのか考えていきましょう。
補填方法の例は、下記の通りです。
- 新卒採用
- 中途採用
- システムを導入する
- 既存社員の能力開発を進める
- アウトソージングなどの外部リソースを活用する
補填する際は、来期の必要人材といった短期的な視点ではなく、事業計画に基づいた中長期的な視点を重視しましょう。
即戦力が必要といった理由だけで採用比率を大きくした場合、企業の中心となる将来の若手人材が育たなくなる可能性があります。
事業計画に基づき経営目標を長期的に達成していくには、どのように人材を補填するか考慮しましょう。
ちなみに、こちらの記事では目的別でおすすめの人材管理システムを16個紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
立て方4：要員計画の作成・実施する
ヒアリングやスキルマップ、需要と供給のギャップで得られた情報を基に、要員計画を作成・実施していきましょう。
要員計画を作成して採用を行う場合、下記の点を考慮しなければいけません。
- どのタイミングで行うべきか
- エージェントは活用するべきか
- 募集要項はなにを記載すべきか
- 誰が書くのか
また、要員計画を作成して実行に移れば、事業計画の遂行に結びつけるためにモニタリングを定期的に行いましょう。
モニタリングによって、下記の2つを定点で観測できます。
- 補填・採用した人材がパフォーマンスを発揮できているか
- 育成している人材が求めている能力を取得できているか
仮に計画が上手くいっていない場合、改めて要員計画を見直す必要があるでしょう。
さらに、離職や休職が発生する可能性もあるので、事業計画を基準とした要員計画の見直しが求められます。
要員計画は実施をして終わりではなく、試作結果の分析や見直しを迅速に繰り返すことが重要です。
要員計画を立てるときの注意点は？
ここまで、要員計画の正しい立て方をお伝えしました。
続いて、要員計画を立てるときの注意点を解説します。
- 注意点1：実現不可能な計画を立てない
- 注意点2：臨時リスクに備える
- 注意点3：採用を急ぎすぎない
ひとつずつ解説していきます。
注意点1：実現不可能な計画を立てない
要員計画を立てる際には、実現不可能な計画は立てないようにしましょう。
そもそも要員計画とは、事業計画や経営方針で掲げた目標を達成するための計画です。
そのため、頻繁に計画が変更されない実現できる計画を立てる必要があります。
計画的な要員計画は、企業や社員にとって下記のメリットがあるでしょう。
- 社員の自立性の向上につながる
- 社員のモチベーションが向上する
- 企業の目標達成や課題解決につながる
それゆえに、採用コストや難易度を理解したうえで、現実的な目標設定が重要です。
また、計画に沿った採用を進めるためには、獲得難易度も把握する必要があります。
専門性や習熟度の高い人材を獲得するためには、長期的・安定的に人材を確保できるように、現場のニーズや予算を把握しながら、計画を立てていきましょう。
注意点2：臨時リスクを備える
要員計画を立てるにあたって、臨時リスクに備えておかなければいけません。
臨時リスクの代表例は、退職と休職があげられるでしょう。
社員の突然の退職・休職は、要員計画の運用において大きなリスクになります。
具体的なリスクの例は、下記の4つです。
- 生産性が下がる可能性がある
- 欠員の補充にコストが発生する
- 社員のモチベーションが下がる
- 社員一人あたりの負担量が増える
今後起こりうる社員の退職・休職リスクに備えて、業務を遂行するために必要な人員数を把握しておきましょう。
また、介護や育児を両立している社員には、定期的な相談の場を設けたり、フォロー体制を構築したりする必要があります。
注意点3：採用を急ぎすぎない
要員計画に沿って、採用を急ぎすぎる点にも注意が必要です。
前述した通り要員計画は容易に実行できるとは限らないので、短期的ではなく事業計画に基づいて、中長期的な視点を持たなければいけません。
また、採用を急ぎすぎてしまうと求職者に下記の印象を与えてしまうでしょう。
- 仕事がかなり忙しい
- 入社後すぐに高いレベルの業務を求められる
- 人の入れ替わりが激しいブラック企業かもしれない
企業側にとって急ぎすぎる採用は、予算や工数を無駄に消耗してしまい、人材を確保するための予算が不足する可能性もあります。
人材採用は縁なので、必要なタイミングで自社に合った人材が採用できるとは限らない点を覚えておきましょう。
こちらの記事では、求職の自社に適した人材の採用に役立つ職務記述書のメリットや作り方を解説しているので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
今回は、要員計画の概要や正しい立て方、立てる際の注意点を解説しました。
要員計画とは、企業が事業計画を遂行するにあたって、必要に応じて人材を採用・配置するための計画です。
また、策定する目的として、下記の3つがあります。
- 採用計画を適切に進めるため
- 人材を合理的に配分するため
- 中長期を見越した人材育成のため
要員計画を正しく立てるために、4つの立て方を確認しておきましょう。
本記事でお伝えした「実現不可能な計画は立てない」「臨時リスクに備える」などに注意しながら、要員計画を策定してください。
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