失敗しないフレックスタイム制の運用ガイド｜生産性を上げる3つのポイントとは？

フレックスタイム制とは？制度の基本をわかりやすく解説

フレックスタイム制とは、労働基準法で定められた変形労働時間制の一種です。一定の期間（清算期間）についてあらかじめ定められた総労働時間の範囲内で、従業員が日々の始業時刻と終業時刻を自主的に決定できる制度です。働き方改革の推進に伴い、多くの企業で導入が進んでいます。従業員は育児や介護、自己啓発など、プライベートの都合に合わせて働き方を調整できるため、ワークライフバランスの向上が期待できます。企業にとっても、従業員の満足度向上や優秀な人材の確保、生産性の向上といったメリットがあります。この章では、フレックスタイム制を正しく理解するために不可欠な基本要素を詳しく解説します。

コアタイムとフレキシブルタイムの仕組み

フレックスタイム制は、主に「コアタイム」と「フレキシブルタイム」という2つの時間帯で構成されます。これらの設定は、制度を円滑に運用する上で非常に重要です。

フレキシブルタイム
従業員がその時間帯の中であれば、いつ出社・退社してもよい時間を指します。例えば、フレキシブルタイムが午前7時から午前10時、午後4時から午後7時に設定されている場合、従業員は自身の裁量で7時に出社したり、9時半に出社したりすることができます。

コアタイム
従業員が必ず勤務しなければならない時間帯です。会議やチームでの共同作業など、全従業員が揃う必要がある業務のために設定されます。例えば、コアタイムが午前10時から午後4時であれば、全従業員はこの時間帯は必ずオフィスにいるか、業務に従事している必要があります。

なお、コアタイムを設けず、すべての労働時間をフレキシブルタイムとする「スーパーフレックスタイム制」を導入することも可能です。これにより、従業員はさらに自由度の高い働き方が実現できます。

清算期間と総労働時間の考え方

フレックスタイム制を運用する上で、中核となるのが「清算期間」と「総労働時間」の考え方です。

清算期間
労働時間を計算する単位となる期間のことです。従来は1ヶ月が上限でしたが、法改正により現在は最長で3ヶ月まで設定可能になりました。この期間内で労働時間の過不足を調整します。

総労働時間
清算期間において、従業員が労働すべき時間として定められた時間のことです。これは「所定労働時間」とも呼ばれ、以下の計算式で算出されます。
総労働時間 = 1週間の法定労働時間 × (清算期間の暦日数 ÷ 7日)
例えば、清算期間が1ヶ月（30日）、週の所定労働時間が40時間の場合、総労働時間は約171.4時間となります。従業員はこの総労働時間を満たすように、日々の労働時間を調整します。もし実労働時間がこの総労働時間を超えた場合、その超過分が時間外労働（残業）となり、割増賃金の支払いが必要になります。

裁量労働制との違い

フレックスタイム制と混同されやすい制度に「裁量労働制」があります。両者は「働き方の自由度を高める」という点で似ていますが、その本質は大きく異なります。主な違いを以下の表にまとめました。

簡単に言えば、フレックスタイム制は「労働時間の配分」を柔軟にする制度であり、裁量労働制は「仕事の進め方や時間配分そのもの」を労働者の裁量に委ねる制度です。自社の目的や対象となる従業員の業務内容に合わせて、適切な制度を選択することが重要です。

フレックスタイム制を導入するメリットとデメリット

フレックスタイム制は、働き方の多様化に対応できる魅力的な制度ですが、導入前にメリットとデメリットを正しく理解することが成功の鍵です。企業側・従業員側、双方の視点から具体的な利点と、運用時に直面しがちな課題点を詳しく解説します。

企業側と従業員双方のメリット

フレックスタイム制の導入は、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらします。特に、人材確保や生産性向上、ワークライフバランスの実現といった点で大きな効果が期待できます。

運用におけるデメリットと注意点

多くのメリットがある一方、フレックスタイム制の運用にはいくつかのデメリットや注意すべき点が存在します。これらの課題を事前に把握し、対策を講じることが制度を成功させるために不可欠です。

勤怠管理の複雑化

従業員ごとに出退勤時刻が異なるため、労働時間の把握が複雑になります。特に、清算期間内における総労働時間の過不足管理や、時間外労働の正確な計算は、従来の管理方法では対応が困難になる場合があります。手作業での管理はミスや不正の温床となりやすいため、フレックスタイム制に対応した勤怠管理システムの導入が不可欠です。

コミュニケーションの希薄化

社員が同じ時間帯にオフィスにいないため、対面でのコミュニケーション機会が自然と減少します。これにより、情報共有の遅延、業務に関する気軽な相談のしにくさ、チームとしての一体感の欠如といった問題が生じる可能性があります。チャットツールやWeb会議システムを積極的に活用し、コアタイムに定例ミーティングを設定するなど、意識的にコミュニケーションの機会を創出する必要があります。

自己管理能力への依存

フレックスタイム制は、従業員一人ひとりの自己管理能力に大きく依存する制度です。時間を有効に使える従業員は生産性が向上しますが、自己管理が苦手な場合は、かえって業務効率が低下したり、長時間労働に陥ったりするリスクがあります。制度の趣旨やルールを正しく周知徹底するとともに、時間管理に関する研修を実施するなどのサポートが求められます。

顧客対応や部署間連携の課題

社外の取引先との連絡や、他部署との連携が必要な業務において、担当者が不在の時間帯が発生し、業務に支障をきたすことがあります。「電話をかけたが誰もいない」「急な打ち合わせが設定できない」といった事態を避けるため、顧客対応の窓口となる時間帯を決めたり、チーム内でスケジュールを共有するルールを徹底したりするといった対策が重要です。

失敗しないフレックスタイム制の導入ステップ

フレックスタイム制の導入は、単に「明日から自由な時間に出社してください」と告知するだけでは実現できません。労働基準法に定められた手続きを正しく踏み、従業員の理解を得ながら進めることが不可欠です。ここでは、導入を成功させるための3つの具体的なステップを、法的な側面と実務上のポイントを交えて解説します。このステップを一つでも怠ると、制度が形骸化したり、労務トラブルに発展したりする可能性があるため、慎重に進めましょう。

ステップ1｜就業規則の変更

フレックスタイム制を導入するための最初のステップは、就業規則の変更です。労働基準法では、始業・終業時刻は就業規則に必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と定められています。そのため、従業員が自身の裁量で始業・終業時刻を決定できるようにするには、その根拠となる規定を就業規則に設ける必要があります。

具体的には、就業規則の服務規律や労働時間に関する条項に、「始業及び終業の時刻は、労働者の自主的な決定に委ねる」という旨を明確に記載します。あわせて、後述する労使協定で定めるコアタイムやフレキシブルタイムについても言及しておくと、より丁寧な規定となります。

就業規則の変更後は、所轄の労働基準監督署長への届出が義務付けられていることを忘れないようにしましょう。この届出を怠ると法律違反となるため注意が必要です。

ステップ2｜労使協定の締結

就業規則の変更と並行して、あるいはその次に必ず行わなければならないのが「労使協定」の締結です。フレックスタイム制は、この労使協定を締結して初めて法的に有効な制度となります。協定は、企業の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合と、ない場合は労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）と書面で締結します。

労使協定では、以下の項目を必ず定めなければなりません。これらの項目が一つでも欠けていると、協定そのものが無効と判断される可能性があります。

なお、締結した労使協定は、清算期間が1か月を超える場合に限り、所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。1か月以内の場合は届出不要ですが、社内での保管と従業員への周知義務は発生します。

ステップ3｜従業員への周知と研修

法的な手続きが完了したら、最後にして最も重要なステップが従業員への周知と研修です。制度を導入する目的やメリット、具体的なルールが正しく伝わらなければ、従業員の戸惑いや不公平感を生み、かえって生産性を低下させる原因になりかねません。

全従業員を対象とした説明会を開催し、制度の概要を直接伝える機会を設けましょう。その際には、以下の内容を盛り込むことが効果的です。

• 制度導入の背景と目的（なぜ導入するのか）
• コアタイム、フレキシブルタイムの具体的な時間とルール
• 清算期間と総労働時間の考え方、時間外労働の扱いや給与計算の変更点
• 勤怠管理システムの利用方法や打刻ルール
• コミュニケーションのルール（会議の設定時間、チャットツールの活用法など）

一方的な説明だけでなく、質疑応答の時間を十分に確保し、従業員の疑問や不安をその場で解消することが信頼関係の構築につながります。また、説明会の内容をまとめた資料を社内ポータルサイトに掲載するなど、いつでも従業員が内容を確認できる環境を整えることも重要です。

生産性を上げるフレックスタイム制の運用ガイド｜3つのポイント

フレックスタイム制を導入するだけで、自動的に生産性が上がるわけではありません。むしろ、運用の仕方を間違えると、コミュニケーション不足や勤怠管理の混乱を招き、かえって生産性を低下させてしまう危険性もあります。制度のメリットを最大限に引き出し、組織全体のパフォーマンスを向上させるためには、戦略的な運用が不可欠です。

ここでは、失敗しないための具体的な3つのポイントを解説します。これらのポイントを押さえることで、単なる「自由な働き方」から「成果を生み出す働き方」へと進化させることができるでしょう。

明確なコミュニケーションルールを設ける

従業員がそれぞれ異なる時間帯で働くフレックスタイム制において、最も重要な課題の一つがコミュニケーションの維持です。働く時間が揃わないことで、情報共有の遅延や認識の齟齬、チーム内での孤立感などが生まれやすくなります。こうした事態を防ぎ、円滑な業務連携を保つためには、あらかじめ明確なコミュニケーションルールを設定し、全社で徹底することが極めて重要です。これにより、時間や場所にとらわれず、スムーズな意思疎通が可能になります。

適切な勤怠管理システムを導入する

フレックスタイム制では、従業員一人ひとりの日々の労働時間が変動するため、清算期間内での総労働時間の管理が複雑になります。特に、時間外労働（残業）の算出や、総労働時間に満たない場合の不足時間の管理を手作業で行うのは非現実的であり、計算ミスや法令違反のリスクも高まります。正確かつ効率的な勤怠管理を実現するためには、フレックスタイム制に対応した勤怠管理システムの導入が不可欠です。システムを選ぶ際は、自社の清算期間設定やコアタイムの有無に合わせて柔軟に設定できるか、PCやスマートフォンなど多様なデバイスで打刻できるか、管理者がリアルタイムで労働状況を把握できるかといった点を確認しましょう。「KING OF TIME」や「ジョブカン勤怠管理」など、多くのシステムがフレックスタイム制に対応した機能を提供しています。

時間ではなく成果で評価する文化を醸成する

フレックスタイム制を成功させる上で、最も本質的で重要なのが評価制度の変革です。従来の「オフィスに長くいる社員＝頑張っている社員」という時間ベースの評価基準が残っていると、制度の形骸化は避けられません。従業員は、柔軟な働き方を選択することにためらいを感じ、結局は旧来の働き方に戻ってしまいます。フレックスタイム制の本来の目的である「個人の生産性最大化」を実現するためには、「どれだけ働いたか（時間）」ではなく、「どのような価値を生み出したか（成果）」で評価する文化を組織全体で醸成する必要があります。具体的には、MBO（目標管理制度）やOKRなどを活用して、個人の目標と会社の目標を紐づけ、評価基準を明確にすることが有効です。また、上司と部下が定期的に1on1ミーティングを行い、進捗確認やフィードバックを通じて成果創出をサポートする体制を整えることも、成果主義文化への移行を後押しします。

フレックスタイム制の運用でよくある課題と解決策

フレックスタイム制は、従業員のワークライフバランス向上や生産性向上に寄与する一方で、運用方法を誤ると様々な課題が生じます。ここでは、多くの企業が直面する3つの代表的な課題と、それらを乗り越えるための具体的な解決策を解説します。

社員の労働時間が把握しにくい

従業員ごとに出退勤時刻が異なるフレックスタイム制では、管理者が「誰がいつ働いているのか」をリアルタイムで把握することが難しくなります。この状態を放置すると、特定の従業員に業務が集中し、気づかないうちに長時間労働に陥る「隠れ残業」のリスクが高まります。また、チーム全体の稼働状況が不透明になり、業務の割り振りや進捗管理にも支障をきたす可能性があります。

解決策1：勤怠管理システムの活用

この課題を解決する最も効果的な方法は、クラウド型の勤怠管理システムを導入することです。リアルタイムで打刻状況が可視化されるため、管理者はいつでも部下の勤務状況を確認できます。また、多くのシステムには、清算期間の総労働時間の上限に近づいた際に本人と管理者にアラートを通知する機能が備わっており、長時間労働を未然に防ぐ仕組みを構築できます。

解決策2：勤務状況を共有するルールの設定

システム導入と並行して、チーム内で勤務状況を共有するルールを設けることも有効です。例えば、以下のようなルールが考えられます。

• 業務開始時と終了時に、ビジネスチャットツール（例：Slack, Microsoft Teams）の特定のチャンネルで報告する。
• 共有カレンダーにその日の勤務予定時間（例：9:30〜18:30）を入力する。
• チャットツールのステータス機能を活用し、現在の状況（「勤務中」「離席中」「集中モード」など）を表示する。

これらの小さな工夫が、お互いの働き方を尊重しつつ、円滑なチーム運営を助けます。

コミュニケーションが不足しがちになる

勤務時間が揃わないことで、オフィスでの偶発的な会話や気軽な相談の機会が減少し、コミュニケーション不足に陥ることがあります。これは、情報共有の遅延、認識のズレ、チームとしての一体感の低下といった問題を引き起こす原因となります。特に、コアタイムを設けない「スーパーフレックス」を導入している場合は、より顕著な課題となり得ます。

解決策1：コミュニケーションツールの積極的な活用

非同期（時間を合わせない）コミュニケーションを活性化させるため、ビジネスチャットツールを積極的に活用しましょう。業務連絡用のチャンネルだけでなく、雑談や情報交換のためのチャンネルを作成することで、オフィスでの何気ない会話に近いコミュニケーションをオンライン上で再現できます。

解決策2：意図的なコミュニケーション機会の創出

コミュニケーション不足を補うためには、意図的に顔を合わせる機会を作ることが重要です。コアタイム内や、メンバーが参加しやすい時間帯に週次や日次の定例ミーティングを設定しましょう。また、会議の議事録は必ず共有フォルダに保管し、欠席者でも内容をキャッチアップできる体制を整えることで、情報格差を防ぎます。

時間外労働の管理が複雑になる

フレックスタイム制における時間外労働（残業）は、1日の労働時間ではなく「清算期間における総労働時間」を超えた時間が対象となります。日々の労働時間が変動するため、いつからが残業になるのか、割増賃金の計算はどうなるのか、といった管理が固定時間制に比べて複雑になります。

解決策：ルールの明確化とシステムの活用

時間外労働の管理を適切に行うためには、ルールの明確化とシステムの活用が不可欠です。以下の表を参考に、自社の運用体制を整備してください。

これらの課題と解決策を事前に理解し、対策を講じることで、フレックスタイム制のメリットを最大限に引き出し、失敗のリスクを最小限に抑えることができます。

まとめ

本記事では、フレックスタイム制の基本知識から、導入のメリット・デメリット、法的に必要な導入ステップ、そして最も重要な生産性を高めるための運用ガイドまでを網羅的に解説しました。

フレックスタイム制は、従業員の自律性を尊重し、ワークライフバランスを向上させることで、結果として企業全体の生産性向上や人材確保に繋がる非常に有効な制度です。しかし、その効果を最大限に引き出すためには、単に制度を導入するだけでなく、運用における課題を理解し、対策を講じることが不可欠です。

失敗しない運用の結論として、本記事で紹介した以下の3つのポイントが鍵となります。

• 明確なコミュニケーションルールを設ける
• 適切な勤怠管理システムを導入する
• 時間ではなく成果で評価する文化を醸成する

これらのポイントは、コミュニケーション不足や勤怠管理の煩雑化といった、フレックスタイム制にありがちな問題を未然に防ぎ、制度を形骸化させないために必須の要素です。法的な手続きを遵守することはもちろん、自社の状況に合わせてこれらの運用ルールを整備することで、フレックスタイム制は従業員と企業の双方にとって大きなメリットをもたらすでしょう。このガイドを参考に、貴社に最適なフレックスタイム制の運用を実現してください。