ナレッジ共有ツールって何？ツールの種類や選び方、おすすめのツールを大公開！

ナレッジ共有ツールについて

ナレッジ共有ツールとは具体的にどのようなツールなのでしょうか。ここでは、ナレッジ共有ツールの具体的な中身やその役割について解説します。

ナレッジ共有ツールとは

ナレッジ共有ツールの「ナレッジ」とは、英語のKnowledgeを指します。これは単純な知識だけでなく、広く業務遂行の過程で得られたノウハウや経験、様々なケースや対処事例などが含まれます。

このナレッジを取り扱う「ナレッジ共有ツール」とは、同じ会社内や組織内で蓄積されたスキルやノウハウを、スタッフ同士で共有するためのツールです。知識を効率的に共有するために、通常ナレッジ共有ツールには様々な使いやすい機能が搭載されています。

いつでもどこでも使用できるオンラインストレージタイプが主流ですが、チャットボットや社内Wikiなどのタイプもあります。

料金プランもツールによって様々です。無料で使用できるタイプや、ユーザー数や使える機能によって料金が変動する月額課金タイプなどがあります。

ナレッジ共有ツールの役割

ナレッジ共有ツールを導入することにより、重要な情報が社内に共有化されます。複数の情報も広く効率的に伝わるため、業務における意思決定スピードが格段にアップするでしょう。

また、これまで共有化されず個人レベルに収まっていた知識が広く全体に浸透することにより、ノウハウが社内の資産として蓄積されます。これらの知識は常にブラッシュアップされることから、業務の改善スピードや改善精度が高まります。

ナレッジの分類

スタッフ間で共有する「ナレッジ」の範囲は幅広く、データや知識、マニュアルや経験から得られる様々なスキルなど多種多様です。

ナレッジは大きく「暗黙知」と「形式知」の2つに分類されます。以下、それぞれの内容について解説します。

暗黙知

暗黙知とは、言語や数字では説明しづらい知識を指します。例えば、個人の経験を通して獲得した知識、勘やセンス、フィーリングなど感覚的に獲得したノウハウなどが暗黙知に該当します。

これらの知識は言語化が困難なことから他人に伝えることが難しく、社内の共有化のハードルが高くなります。中には属人的な知識もあるため、当人は当たり前の知識であっても他人がイメージしづらい傾向があります。

暗黙知の具体例としては、営業技術や職人技、難易度の高いクレーム処理や乗り物・機械の操作技術、五感を使った判別スキル（味覚や聴覚、嗅覚や視覚など）があげられます。

形式知

形式知とは、言語や数字、図表などで説明できる知識を指します。誰が見ても理解することができる、客観的な知識を指します。

形式知は言語化できることから他人もイメージしやすく、広い組織内でも容易に標準化して共有することが可能です。

具体的には、各種マニュアルや説明書、グラフやデータなど数値を使った資料などがあげられます。形式知は、紙媒体やデータ上に形として表すことが可能なものだと言えるでしょう。

暗黙知と形式知の関連性

暗黙知と形式知は、それぞれが単独で存在するだけでなく、互いに作用しあったり成り代わったりします。

会社や組織における知識は、暗黙知や形式知のような異なるタイプの知識、さらに異なる知識を有したメンバーが互いに知識を共有し合うことによって強化されるのです。

ビジネスにおけるナレッジ

ナレッジの分類として暗黙知と形式知を紹介しましたが、ビジネスシーンにおけるナレッジの意味合いはもう少し限定されているようです。

ビジネスにおけるナレッジはいわゆる一般的な知識とは異なり、会社や組織においてプラスとなるものである必要があります。ビジネスにおけるナレッジは、チームにとって有益であり業務の円滑化に役立つ知識と捉えると良いでしょう。

ここでは、ビジネスにおける代表的なナレッジを3つ紹介します。

成功事例や失敗事例

業務の成功事例を共有することにより、これまで以上に効率的に成功へと導くことができます。さらに失敗事例を組織全体で共有することにより、余計なミスを事前に防ぐことができます。

これらの事例を共有することにより、失敗により被る損害を最小限に抑えることが可能となるのです。

ノウハウ

ベテランスタッフや優秀な社員が個人的に保有していたノウハウやワークフローを組織全体で共有することで、スタッフ全員のスキルの底上げに繋がり業績向上に資するようになります。

様々なデータや情報

これまで特定のスタッフのみが保有していた様々なデータをチーム全体で共有することにより、その都度データの報告をしなくてもよくなります。必要かつ重要な情報を共有することで、個々の意識を高め全体的な業務の改善を図ることが可能です。

ナレッジ共有のメリット

ナレッジを共有することで、組織はどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは、ナレッジ共有におけるメリットを3つ紹介します。

業務の効率化

ナレッジをチームで共有することにより、チーム全体における業務効率を向上させることができます。

例えば優秀な社員の仕事のプロセスや熟練社員が有するノウハウを共有することで、経験が浅いスタッフを一気に成長させることができます。その結果チーム全体の生産性を底上げすることが可能となるでしょう。

また、ツールを使いナレッジを共有することで、都度報告する手間暇から解放され業務を円滑に進めることができるメリットもあります。

コスト削減

これまで様々な情報を社員に伝えるために、多くのコストを必要としました。研修にかかるコストや教育にかかるコスト、伝達のために必要な電話代や交通費などもかかっていました。

しかしナレッジを共有することによって、これらのコストを大幅に削減することができます。

ノウハウの蓄積

長年積み重ねてきたノウハウは、会社にとって大切な財産です。しかし共有しなければそのノウハウは属人的なものになり、ノウハウを有する社員の離脱とともに失ってしまう危険性があるのです。

ナレッジをツールを使って共有することにより、重要なノウハウを安全に蓄積することができます。やがてその蓄積が大きなアドバンテージとなり、会社の業績にプラスに作用するでしょう。

ナレッジ共有ツールを選ぶポイント

会社にとって最適なナレッジ共有ツールをいち早く導入したいけれども、現在多くのナレッジ共有ツールが出回っており、どのツールを選ぶべきか分からず頭を抱えている担当者も多いようです。

ナレッジ共有ツールを選定する際は、何に注目すれば良いのでしょうか？ここでは、ナレッジ共有ツールを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

使い勝手の良さ

ナレッジ共有ツールを選ぶ際に着目すべきポイントは、「使い勝手の良さ」です。一度ツールを導入すれば、多くの社員がそのツールを使うことになります。今日入ったばかりの社員からベテラン社員まで、そのツールを利用する全ての人にとって使いやすく操作しやすいツールを選ぶ必要があるでしょう。

目的にあった機能性

ナレッジ共有ツールには、記事投稿機能やマニュアル作成機能、動画共有機能やアクセス制限機能などツールごとに多彩な機能が搭載されています。

ツールを選ぶ際は、なぜナレッジ共有ツールを導入するのか目的をしっかりと確認し、導入したあとは具体的にどのように活用したいのか再認識することが大切です。

目的を遂行する上で必要な機能を一つ一つピックアップし、それらの機能を搭載している共有ツールを選ぶと良いでしょう。

料金

ナレッジ共有ツールの料金体系は様々です。利用ユーザー数、利用GBごとに料金が設定されているプラン、初期費用が発生するプラン、無料トライアル期間があるプラン、オプションごとに料金が加算されるプランもあります。

まずは必要な機能を満たした上で、予算内で収めることができるツールを選ぶ必要があります。一度ツールを導入してしまうと、途中でツールの入れ替えは多大な労力が伴います。不安があれば無料トライアルのあるツールをお試ししても良いでしょう。

セキュリティ

ナレッジ共有ツールでは、顧客の個人情報をはじめ機密性の高い情報も取り扱うため、高度なセキュリティ機能を備えたツールを選ぶことが大切です。

特に共有ツールは複数の社員が閲覧できるため、情報漏洩のリスクをはらんでいます。ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、セキュリティ機能の有無や中身、運営元ベンダー企業の情報などをしっかりと確認しましょう。

おすすめのナレッジ共有ツール

ここからは、おすすめのナレッジ共有ツールを機能別に分類して紹介します。

オンラインストレージ型

インターネット上でテキストやファイルなどを保存できる、オンラインストレージ型のナレッジ共有ツールを紹介します。

Googleドライブ

Google社が提供しているGoogleドライブは、多くの機能が無料で利用できるオンラインストレージ型のナレッジ共有ツールです。

Googleドライブには、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなど多彩な機能が搭載されています。提案や閲覧、編集ができるメンバーをセレクトしてオンラインで共有できるので、安心して利用できます。

通話機能やコメント機能など、参加しているメンバーが共有するコンテンツを提案しやすい機能が多数搭載されています。セキュリティも二段階認証を取り入れており、信頼できる環境が整えられています。

OneDrive

マイクロソフト社が提供するOneDriveは、Windowsとの互換性が高いオンラインストレージサービスです。

具体的には、ワードやエクセル、パワーポイントなど、マイクロソフト社が提供している製品へのアクセスや共有、共同作業がスムーズにできます。

OneDriveには無料版とビジネス版が用意されており、ビジネス版も搭載内容ごとに4つのプランが設定されています。

チャット型

参加しているメンバーが主にチャットでコミュニケーションできるナレッジ共有ツールを紹介します。

Chatwork

ChatWorkは、メールや電話、会議や訪問など、ビジネスに必要なコミュニケーションを効率化できるナレッジ共有ツールです。

具体的には、チャット機能やビデオ通話、音声通話、ファイル共有、グループ設定などがあり、それぞれの機能においても細かな設定が可能となっています。

無料で利用できるフリー版とビジネス向けの有料プラン、セキュリティが充実しているエンタープライズプランの3つのプランが用意されています。

Slack

Slackはビジネス向けのチャットツールであり、チャット機能やファイル管理機能、検索機能やビデオ通話機能などが搭載されています。

チャット機能では、タイムラインによって時系列ごとにチャット内容を共有できます。1対1だけでなくグループでもチャットすることができ、様々なメンバーをグループに入れて会話を交わすことが可能です。

Slackには無料プランの他に、中小企業向けのプロプラン、大企業向けのビジネスプラスプラン、さらに最上位のEnterprise Gridプランが用意されています。

Talknote

Talknoteは、ノート機能やタスク機能、タイムライン機能など多彩な機能によって効率的に情報を管理し共有できるナレッジ共有ツールです。

管理ツールとしての機能も持ち、チーム内のコミュニケーションをアクションリズム解析やオーバーワーク検知システムによってデータ化することで、コンディションをリアルタイムで確認できます。

Talknoteには無料プランはなく、利用人数に応じた従量課金型となっています。

Confluence

Confluenceは社内の情報を一元管理できる社内wiki機能、ファイルや各種マニュアルをドキュメントとして作成、複数のテンプレートを活用したブログやノートの作成などが可能です。

クラウド型のオンラインストレージサービスなので、場所を問わず作成や編集作業が可能です。いいね！機能やメンション機能など、情報を共有できる機能が多彩なので円滑なコミュニケーションが可能となっています。

Confluenceには、2GBまで使用できる無料プランのほか、ストレージの容量やサポートの程度によりさらに3つの上位プランが用意されています。

Kibela

Kibelaには、個人の意見や仕事のアイディアなどを投稿できるブログ機能、さらに重要な情報を社内で共有する社内wiki機能が備わっています。

マークダウン記法に対応しており、閲覧しやすい記事作成が可能です。フォルダごとに記事を分類することもでき、業務に必要な情報を細分化して共有することが可能です。

Kibelaには、1GBまで利用できる無料プランと5GBまで使用できるスタンダードプラン、さらに10GBまで利用できるエンタープライズプランが用意されています。

社内wikiツール

ここでは、蓄積された社内のノウハウや情報を一元管理する社内wikiツールとしての機能を果たすナレッジ共有ツールを紹介します。

welog

welogは、社内のノウハウやナレッジを分かりやすく見える化する、クラウド型のドキュメント共有ツールです。

作成したノートを複数メンバーで同時に編集できたり、外部サービスとの連携、動画や画像など各種ファイルの添付や編集履歴の保存、復元が可能です。

welogには、10ユーザーまで使用できるフリープランと、1ユーザーあたり300円で利用できるベーシックプランが用意されています。

社内FAQツール

ここでは、社内のよくある質問に対して回答を用意して自己解決できる、社内FAQツールとしての機能を果たすナレッジ共有ツールを紹介します。

PKSHA FAQ

PKSHA FAQは、FAQの作成から公開、分析作業を1つのプラットフォームで解決する社内FAQに特化したクラウド型の共有ツールです。

カスタマー部門や営業部門、総務部門など各部門ごとにFAQプラットフォームを作成できます。社内、社外問わず問い合わせに対応できることで、業務を効率化することが可能です。

NotePM

NotePMには、社内の知識を共有できる機能としてマニュアル作成機能や検索機能、動画共有機能やレポート機能などが備わっています。

ワードやエクセル、パワーポイントなどのファイルなどを簡単に検索できるなど、個人の持つノウハウを社内で共有できる機能が充実したツールとなっています。

NotePMには、30日間の無料トライアル期間の他、ユーザー数やストレージ容量に応じて17のプランが用意されています。

esa

esaには、ファイル共有機能やリアルタイムで共同編集できるリアルドキュメント機能、一対一やグループでチャットができる機能など、「情報を育てる」をコンセプトとした編集・更新機能を多数搭載しています。

チャットワークやSlackなど他のツールとも連携することができ、簡単にカテゴリ分けすることも可能。完成した記事をスライドショーとして公開することも可能です。

esaの料金は、1ユーザーごとに500円。無料のトライアルも用意されているので安心してお試しできます。

まとめ

今回の記事では、ナレッジ共有ツールの特徴や選ぶポイント、機能別のツールの紹介などを行いました。

ナレッジ共有ツールには様々なタイプのものがあり、導入する際には必要な機能の有無や操作性の高さ、料金プランなどを考慮して比較検討することが大切です。

業務を効率的かつ円滑に進めるためには、ナレッジ共有ツールの存在は必須です。ぜひ記事の中身を参考にして、自社にとって最適なツール選びを行いましょう。