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領収書やレシートは再発行できるのか?紛失した際の経理上の対応をわかりやすく解説!

投稿日:2023年4月14日 /

更新日:2023年10月19日

領収書やレシートは再発行できるのか?紛失した際の経理上の対応をわかりやすく解説!
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領収の再発行というものは、基本的にはできません。また、領収証の再発行を求められた場合に応じる義務はありません。経費精算用のレシートであれば、再発行は無理でも経費計上は可能です。今回の記事では領収証の再発行についてわかりやすく解説します。

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目次

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領収書の再発行はできるのか?

領収書イメージ

経費精算に必要な領収証をなくした場合、それらを再発行できるのか、また領収証がない場合の経費精算の申請方法を見ていきましょう。

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基本的に領収書は再発行できない

領収書およびレシートの再発行は、残念ながら基本的にできません。その主な理由は以下の2点です。

  • 二重請求として悪用されるリスクがあるから
  • 法的には再発行に応じる義務がないから

領収書やレシートを再発行すると、決済は一回なのに複数回経費の精算をするなどの、再発行を悪用されてしまうリスクが発生します。

税務調査で発覚すれば、脱税の疑いをかけられ、再発行に応じたほうの企業や店舗も事業者もあらぬ嫌疑をかけられてしまうおそれがあります。

特にコンビニあるいはタクシーなどで、キャッシュにて決済した場合の領収書やレシートは、後から支払った事実を証明することは非常に困難です。

また、領収書やレシートは、支払われた側は発行する義務がありますが、再発行については法律上、特に義務付けられていません。

領収書およびレシートの再発行は、基本的には難しいということを理解しておきましょう。

 

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「セクショナリズム」については、以下の特集記事『セクショナリズムとは?その特徴と対策をわかりやすく解説!』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。

領収書やレシートの再発行を依頼するには?

領収書やレシートを紛失したとしても、電子決済やクレジットカード「の利用明細があれば領収書の代わりとなり、またそれがなくとも出金伝票に紛失の旨を記載することで、経費の精算は可能です。

それでも、どうしても領収書かレシートの再発行を望む場合は、依頼してみましょう。

領収書の再発行依頼における3つのポイント

その際のポイントは以下の3つです。

  • 決済を証明できる書類がある
  • 再発行であることがわかるように依頼する
  • 再発行が必要となる事情を伝える

たとえばクレジットカードの利用明細や電子決済の履歴などがあれば、そこで決済した事実を証明できます。それらをコピーして先方に渡せるようにしておきましょう。

再発行はできなかったとしても、購入証明書などの同様の効力があるものを発行してくれる場合もあります。ただし、その場合は書類発行に手数料が掛かる場合もあるので注意しましょう。

 

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領収書やレシートを紛失したときの経費精算の方法

領収書あるいはレシートを紛失しても、経費の精算自体は可能です。経理担当者に紛失したことを伝えて、指示を仰ぎましょう。一般的には、以下のような対応が考えられます。

  • 電子マネーの決済履歴やクレジットカードの利用明細などを代わりに提出する
  • 決済の事実と領収書紛失の旨を文書に記載して上司の承認をもらう

多くの場合、領収書紛失の際にはそれに準ずるしかるべき文書を用意し、上司の承認さえ得られれば精算ができるようなルールとなっています。

その文書は領収書の代わりとなる「支払証明書」などです。たとえば交通費の切符代金や自動販売機で購入したものなど、領収書やレシートが受け取れないときに使います。

一般的に、支払証明書に記載すべき内容は以下のとおりです。

  • 日付
  • 金額
  • 内容(購入したものの商品名など)
  • 支払先
  • 領収書やレシートを紛失した旨

税務上は税込金額で3万円以下の場合、領収書の保存は不要です。どうしても領収書あるいはレシートが入手できない場合には、出金伝票にその旨を記載するか、社内で作成した支払証明書でも問題ありません。

では領収書やレシートは不要ではと思われるかもしれませんが、やはり基本的には領収書もしくはレシートを「証憑」、すなわち取引の正当性を証明する書類として7年間の保管が義務付けられています。

支払証明書は支払った人が作成するものなので、当然ながら領収書やレシートのほうが信頼性においては高いです。経費精算の水増しの抑止力のためにも、領収書もしくはレシートの提出が必要なのです。

 

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領収書とレシートは税務上どちらでも可

経費精算には領収書が絶対必要で、レシートでは無理と考えている人もいますが、一般的な経費精算はレシートで対応可能です。

証憑として認められるのは、以下が記載されているレシートです。

  • 購入した店の名前
  • レシート発行日
  • 商品名
  • 支払い金額

領収書には、「宛名」が必要ですがレシートにはありません。スーパーやコンビニなどの小売業、タクシーや公共交通機関などの旅客運送業、飲食店などは領収書の宛名がなくても有効であると、法的に認められています。

領収書をもらい忘れた場合にも、レシートがあれば税務上は問題ありません。なお、社内ルールとして領収書添付を必須としているケースもあります。

 

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領収書・レシートの再発行を依頼された場合の対応

領収書イメージ

領収書やレシートの再発行を求められる立場になった際には、本来義務はないので依頼を拒否できます。安易に再発行に応じてしまうと、知らないうちに不正経理(経費の水増し精算や脱税)に関与してしまうリスクがあります。

税務調査でそういう事態が発覚すれば、当局から共犯の疑いをかけられることもあります。
無用なトラブルを避けるためにも、決して安易に再発行に応じてはなりません。

できれば社内で、領収書やレシートの再発行についてのルールや条件を設定しておくのもよいでしょう。

具体的な対策としては、以下の4つが挙げられます。

  • 領収書に代わる本人による支払証明書の発行を提案する
  • クレジットカードの利用明細や電子決済の履歴等によって決済を証明してもらう
  • 領収書に「再発行」と記載する
  • 何度も再発行の依頼をされないように今回に限りと念押しする

 

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「年次有給休暇5日以上の取得促進義務」については以下の特集記事『年次有給休暇5日以上の取得促進義務とは?その背景や罰則も含めて日本一わかりやすく解説』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。

極力悪用されるリスクを排除しよう

まずは領収書と同じ効力のある、経費精算申請者自身が作成する支払証明書の利用を提案して、再発行をできるだけ回避する姿勢が大切です。

それでも求められる場合は、領収書やレシートが悪用されるのを防止するために、クレジットカードの売上票や利用明細など、たしかに決済があったことを証明できる書類の提出を求めましょう。

やむを得ず領収書やレシートの再発行に応じる場合には、架空計上や二重計上を防ぐために「再発行」と記載するようにするのが賢明です。

また、何度も再発行を申請されないよう、「今回に限り」と念押しするようにするのがよいでしょう。万が一先方の経理上でトラブルとなった際に、共犯とみなされるおそれがないとはいえません。

なお、再発行の場合でも5万円を超える領収書には収入印紙が必要です。

 

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領収書やレシートの紛失などのトラブルを回避するには?

経費精算用の領収書やレシートを紛失した場合の対応も大事ですが、そもそも紛失を回避することが大切です。経費の管理には会計システムの導入、領収書の管理には経費精算システムの導入が効果的です。

それらを連携することで、さらに業務負担を軽減できます。それらのシステムの導入によって、経費申請者は領収書の写真をスマホで撮って、リアルタイムにでも経費申請できる場合もあります。

「会計システム」については、以下の特集記事『会計システムとは?種類別の役割と基本機能、提供形態をわかりやすく解説!』で取り上げて詳しく解説しています。そちらの記事もぜひ、参考にご一読ください。

まとめ

領収書イメージ

領収書やレシートについて、紛失した場合および再発行を求められた場合の悪用防止も含めて、基本的な対応の考え方を解説しました。

原則として再発行ができない領収書およびレシートは、万が一紛失しても購入証明者や電子決済の履歴、クレジットカードの利用明細などにより、請求自体は可能です。

つまり、求められる立場になった際にも、不正に関与するリスクを避けるために、それを拒否しても法的には問題ありません。

企業の経営者や経営幹部、経理担当のみなさんには、ここでご紹介した情報を領収書に関するトラブルへの対応や、会計システムおよび経費精算室システムを導入する系統の際に、参考にしていただければ幸いです。

 

なお、マーケティングスキルはビジネスにおける自分の最強のリソース(資源)であることを、以下の特集記事『マーケティングスキルは身につけて損がないビジネス上の最強の自己資源』で総合的に詳しく解説しています。ぜひそちらも、参考にご覧ください。

ちなみに、そもそもマーケティングとは一体どういうものなのかについて知りたいみなさんのためには、以下の特集記事『マーケティングとはなにか?その意味や定義を日本一わかりやすく解説』において、掘り下げつつわかりやすく解説しています。

基礎的情報として、ぜひ参考にご一読ください。

 

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※2023年以降のマーケティング戦略構築の参考になる、マーケティングトレンドについて、以下の特集記事『マーケティングトレンドを徹底解剖!2022年までの考察と2023年の展望』で総合的かつ詳細に解説しています。ぜひとも、参考にご一読ください。

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