▼勤怠管理ツールを一斉比較！組織にあったツールがわかる！
勤務管理とは何か
勤怠管理は、「企業が適正に従業員の労働時間を管理すること」です。
具体的には労働基準法で定められた企業の義務で、出勤・退勤時間、欠勤や遅刻の状況、休日取得の有無といった労働に関する記録について、数字的に管理するものをいいます。
勤怠管理がなぜ重要か
勤怠管理の目的とは、「適正な賃金の支払い」「過剰労働の早期発見や防止」「従業員の健康維持」を果たすことです。過剰な残業の発生を抑止したり、社員の健康状態を維持したりするためには、適正な勤怠管理を行うことが重要になってきます。
昨今、過労死やメンタルヘルスの不調、残業代の未払い問題など、企業と社員の間で労働環境を巡って多くのトラブルが発生しています。
また、働き方改革関連法の施行による影響など、勤怠管理について企業が理解しておかなければならないことが増えています。
コロナ禍のリモートワークでの重要性
通常のオフィスワークでは、社員が出社すると始業時間を打刻して、退社時に終業時間を打刻します。社員が業務を行っているか、休憩しているかを上司が視認もできるため、労働状況の把握はあまり難しくありません。
一方コロナ禍でのリモートワークでは、社員が始業や終業の報告を行ったとしても、実際の労働状況把握は難しくなります。たとえば労働時間中にサボっていても、上司には分からないことが多いでしょう。
リモートワーク時の勤怠管理にさまざまな課題が存在する原因は、企業側が社員の労働を始業・終業時間の自己申告のみでしか把握できないためです。休憩の打刻や休暇の申請・取得、業務の進行報告を社員自身が簡単に行うことができれば、勤怠管理の課題は解決できます。
この解決策の一つに勤怠管理システムがあります。
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勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、出退勤時間の打刻・記録から、残業や各種休日休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計など勤怠管理に関する業務を一括管理してくれるシステムです。
セキュリティ面の安全性から自社のサーバーを利用してシステムを構築する「オンプレミス型」を選ぶ企業も少なくありませんが、現在はインターネットに接続すれば使える「クラウド型」が主流になりつつあります。
勤怠管理システムの導入の効果
勤怠管理システムを導入することによっての様々な効果があります。ここでは主な４つの効果を紹介します。
１．打刻時間を正確に記録
始業時間や終業時間の記録方法として、従来の手書きやタイムカードを使用していると時間を変更したりタイムカードを別の人に打刻させた りすることで、時間を不正に記録するリスクがあります。
また、記録忘れや打刻漏れのリスクもあり、遅刻しそうな場合など意図的に記録せず、遅刻などを隠すという悪意のある行為も発生する可能性もあります。
この不正のリスク回避は勤怠管理システムを導入することよって、アラームなどで打刻忘れを防いだり、顔認証やGPS認証で不正打刻を防止したりすることができます。
２．業務の効率化
従来紙やExcelで行っていた業務がクラウドに一括管理されることで正確かつスムーズな勤怠管理が可能になります。
また、勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れを減らすことができ、集計はワンクリックで終了するため、管理の手間や作業のミスや漏れをなくし、全体的な業務効率の向上が期待できます。
３．法改正への対応
近年、政府が主導している「働き方改革」により、より厳密に勤怠管理を行う必要性が高まっています。
大きく二つの理由として、客観的な記録による勤怠管理が求められていること、残業規制が厳しくなっていることが挙げられます。
この２つの理由から、法改正に応じた適切な方法でより厳密な勤怠管理を行うために、勤怠管理システム導入の必要性が近年では高まって います。
４．コスト削減
従来人の手によって出退勤時間の打刻・記録から、残業や各種休日休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計など勤怠管理に関する業務全般を行っていたため、時間がかかる上に情報漏れといったミスが懸念されます。
勤怠管理システムの導入により、勤怠管理の業務効率を上げることによって、無駄なコストを削減することができます。
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勤怠管理システムをどういう基準で選べばよいのか・注意点
では勤怠管理システムを選ぶ上で何を基準にすればよいのでしょうか。
以下の７点を比較して導入する勤怠管理システムを検討しましょう。
・打刻方法
打刻には多様な方法があります。PC画面、スマホ、タブレット、チャットアプリやICカード等多様にあります。
GPS打刻を導入することによって不正打刻の防止につながります。これはリモートワークを導入している会社に向いております。
・無料トライアルはあるか
無料トライアルの有無を確認しましょう。無料トライアルがあるものを試験的に導入するのもいいでしょう。
・月額費用
初期費用、料金プラン (月額料金)を確認することはコスト削減につながります。従量料金の有無についても確認しておきましょう。
・対応言語
英語対応も可能だと海外でも使えるので、海外に支店を構える会社では非常に役立ちます。
・対応できる勤務形態
自社の勤務形態に対応できるかも重要です。裁量労働制・フレックスタイム制など対応可能な勤務形態について調べておきましょう。
・ワークフロー機能
打刻時間、遅刻、早退、欠勤、残業、休暇出勤、有給の申請や承認といったワークフロー機能が充実していると一括管理可能になります。
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比較表
ここでは勤怠管理システムを導入する際のおすすめする2社を比較してみましょう。
マネーフォワード クラウド勤怠 | jinjer勤怠 | |
| 無料トライアル | あり○ | あり○ |
| 初期費用 | なし | 100,000円 |
| 基本料金(従業員一人当たり) | 月額300円～ | 月額400円 |
| 勤務形態 | 裁量労働制・フレックスタイム制・変形労働制 | 裁量労働制・フレックスタイム制・変形労働制 |
| 打刻方法 | ・打刻機を使ったICカード打刻 | ・PC、タブレット、スマートフォン、ICカード、 ・GPS打刻も可能 |
| ワークフロー機能 | あり○ | あり○ |
| 対応言語 | 日本語 | 日本語・英語 |
おすすめサービス2選
・マネーフォワード クラウド勤怠
サービス概要
勤怠管理をクラウド上で行い、集計までを一貫して自動化
おすすめポイント
- 毎日の煩雑な勤怠管理を簡単に
- 自動アップデート
- 多彩な打刻方法 (スマホを使ったモバイル打刻で打刻位置の取得も可能)
・jinjer勤怠
サービス概要
労働時間の集計や各種申請、承認業務から有休や残業時間の管理まで、リアルタイムで一括管理
おすすめポイント
- 効率性の高い管理業務の実現
- 誰でも使いやすい画面・操作性なので、運用に乗りやすい
- 多様な打刻方法 (GPS打刻も可能→テレワークにも対応)
どのサービスにするか迷っていたら…
✓給与計算と連携させたいなら…マネーフォワード クラウド勤怠
同社の「マネーフォワードクラウド給与」と連携させれば、勤怠データをワンクリックで移行し、給与計算も効率化できます。
給与計算と勤怠管理を一体化させたい場合はとくにおすすめです。
✓はじめての勤怠管理システム導入なら…jinjer勤怠
導入が手軽かつ利便性が高いクラウド型勤怠管理システムで、導入費用は業界最安値となっています。
また、電話やチャット、Webなどを通して導入の設定サポートがあるので、はじめての導入でも安心してご使用できます。
まとめ
自社のニーズに合った勤怠管理システムの導入を
いかがだったでしょうか。勤怠管理システムは他にも様々なサービスがございます。
今回の比較基準を参考に自社のニーズに合った勤怠管理システムを導入することによってより効率的になります。この記事を参考にぜひ勤怠管理について見直してみていただければと思います。
また、以下の記事も参考になりますので、併せてご覧ください。
参考：テレワークの勤怠管理を円滑に行うポイントとおすすめツールを解説｜企業法務弁護士ナビ
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