BPOとは？
BPOは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略であり、企業活動内の業務プロセスの一部において、業務の企画・設計から実施までを専門業者に一括して外部委託することを意味します。BPOは、アウトソーシングの中でも外部委託先の自由度が高いことが特徴といえます。
BPOは「業務プロセスの一部についての見直しを行う業務改善」の取り組みですが、同じ意味を持つ取り組みにRPAがあります。近年働き方改革により、BPOやRPAのキーワードを耳にすることが増えましたが、それぞれの意味や内容をご存知でしょうか。ここからは以下の内容を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
- RPAとは？
- 今後RPAはどうなるのか
- BPOとRPAの違い
RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、ルールエンジンやAI、機械学習を含む認知技術を活用し、これまで人の手によって行ってきた作業や人の手でしか対応できないと想定されていた高度な作業を代行・代替する取り組みです。
PRAの活用事例には以下があり、このほかにも現在国内の金融機関での導入が急激に加速しています。
- 交通費精算チェック
- 作業指示書の作成
- 入札情報のチェック
- 受注情報システムへの入力
- 商談日報のチェック
RPAは、本来設定されたプロセス通りにしか実行することができないため、なんらかの判断が必要な業務の場合や毎回手順が変わるような業務には向いていません。しかし、毎日同じ時間に同じ内容を行う業務であれば、RPAの導入によりこれまで30分かかっていた業務が1分に短縮されるなど、業務改善において高い効果が期待できるでしょう。
今後RPAはどうなるのか
RPAはまだ歴史も浅く、設定された通りにしか作業を実行することができませんでした。しかし、近年は機械学習機能を兼ね備えた非定型的な業務に対応できるRPAの提供も行われています。
現在RPAの案件が徐々に増加しており、今後PRAの需要はますます増加していくことから市場拡大が予想されています。PRAエンジニアの需要も増加傾向にあるため、将来性が高いと言えるでしょう。
BPOとRPAの違い
「業務改善」として同じ意味を持つBPOとRPAには、前述した通りそれぞれ特徴が異なることは理解したと思います。しかし、BPOとRPAどちらを導入すべきか悩む方も少なくないでしょう。そこでBPOとRPAの違いを簡単に説明します。
- BPO…付加価値を求めたい
- RPA…単純な作業を代行してもらいたい
ここで注意したいことは、RPAは「業務の一部」の改善を行うのに対し、BPOは経理業務全体やコールセンターの運営などのあらゆる業務に対し「一括」して外部企業に委託します。これにより、ノウハウを蓄積することが難しくなるため、内製化は目指しにくくなるでしょう。
BPO導入のメリット・デメリットは？
ここまで、BPOについてRPAとの違いなどを解説してきました。実際に導入を検討する際のメリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。それぞれ項目ごとに詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
BPO導入のメリット
まずは、BPO導入のメリットである以下の項目について詳しく解説していきます。
- コストを削減できる
- セキュリティが向上する
- コア業務に専念できる
また、BOPのサービスを提供している企業の多くは、専門性の高い人材が組織に在籍していることから多くの経験やノウハウにより領域に特化した質の高いサービスを受けることができます。新たに人材の採用を行ったり、自社で育成する必要もないため、企業負担の軽減にもつながるでしょう。
メリット1：コストを削減できる
BPOを導入することで、コスト削減の効果が期待できます。コストには様々な種類がありますが、ここで削減できるコストは主に以下の3つです。
- 金銭的コスト
- 時間的コスト
- 心理的コスト
業務量が季節性や繁忙期、閑散期で変動する企業も多いでしょう。自社の社員で応じながら業務改善を行なっていくには限界があり、社員のモチベーション維持などにも注意を払わなければいけません。また、新たに人材を採用する場合にも時間や金銭的コストが掛かります。
そこで、BPOを導入することで業務委託の費用はかかりますが、業務の効率化の高い効果が期待できるなど結果的にコストを抑えることができます。
メリット2：セキュリティが向上する
外部への業務委託に対し、セキュリティ面で不安を感じる方も少なくないでしょう。BPOサービスの提供を行う企業の多くが、ISMSやプライバシーマークを取得しており高いセキュリティで守られています。そのため、ISMSやプライバシーマークを取得している企業を選ぶことで、安全性が高く情報漏洩などのリスクが低くなります。
また、自社で同等のセキュリティ環境を構築する場合、多くの時間と費用が必要となることからBPOを導入することでセキュリティが向上するだけでなくコスト削減にもつながります。
メリット3：コア業務に専念できる
BPOを導入することで、企業活動において重要となるコア業務に専念できる労力が捻出できます。コア業務に専念することで、生産性の向上や事業拡大、売上増加など企業にとってさまざまな効果が期待できるでしょう。また、コア業務とは以下に当てはまる業務です。
- 利益に直結する
- 非定型型の業務
- 難易度が高い
- 専門的な判断を必要とする
BPOのサービスを提供する企業には、ノンコア業務を業務委託することで業務の効率化やパフォーマンスが向上するなどのメリットもあるため、コア業務に専念できるだけでなく前述したようなさまざまなメリットを受けることができます。
BPO導入のデメリット
BPOのメリットについて前述で説明しましたが、BPOのサービスにはデメリットもあります。
- 自社業務への移行が難しい
- 業務環境が変化する
ここでは、上記のデメリットについて詳しく解説すると共にどのようにデメリットをカバーしていくかも合わせて説明していきます。
デメリット1：自社業務への移行が難しい
BPOを導入し業務の外部委託を行なった場合、再度自社業務への移行が難しいと言われています。以下のような理由からBPOのサービスの継続が難しくなった場合、自社での人材の採用や育成、環境整備など多くのコストと労力が必要となるだけでなく、顧客への影響も大きいでしょう。
- BPOサービスの提供中止
- BPOサービスを提供する企業の倒産
また、業務全般を一括して外部委託するため、ノウハウが自社に残りにくいことも自社業務への移行が難しい要因であると言えます。
このデメリットに対するリスクを低減する方法としては以下がありますので、導入の際には事前に準備しておきましょう。
- 代わりのBPO業者を調査しておく
- 業者との情報共有を積極的に行う
デメリット2：業務環境が変化する
BPOの導入により、外部委託する業務を担当している社員の部署異動や業務内容の変更などの対応が必要となるなど業務環境が変化します。望んでいない部署や業務への移動となってしまった場合、社員の不満の増大やモチベーション維持が困難となるなど悪影響となってしまう場合もあるでしょう。
そこで、対象となる社員が持つ知識やスキルを考慮した移動先を検討したり、個別にフォローを行うなどの慎重な対応が求められるでしょう。
モチベーションの維持や向上については以下の記事「モチベーションとは？モチベーションが下がる理由と上げる方法を徹底解説します！」で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
RPAによる業務改善のポイントは？
ここまでBPOを導入するメリットやデメリットについて解説してきましたが、BPOかRPAのどちらかの導入を検討する場合は、どのようなポイントに着目すればよいでしょうか。RPAによる業務改善の以下のポイントについて詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
- 導入目的を明確化する
- 進捗状況を把握する
- 運用体制を構築する
ポイント1：導入目的を明確化する
RPAの導入において最も重要なのが、導入目的を明確化することです。目的が定まっていない状態で導入を実施してしまうと、RPAの活用や運用が上手くいかないなどのトラブルとなってしまう可能性があります。RPAの導入目的の例としては、以下がありますので、ぜひ参考にしてください。
- 業務効率化
- 生産性向上
- 人件の削減
- ヒューマンエラー防止
導入目的を明確にした上で、自動化の対象となる業務を洗い出しRPAに適した業務であるかや導入によりどのような効果が見込めるかを確認しながら進めていきましょう。
また、導入目的を明確化する段階で目標値も設定しておくことも大切です。数値で目標値を設定しておくことで、導入の際の社員への周知の際に納得度が得られるほか生産性向上などの効果をさらに高めることができるでしょう。
ポイント2：進捗状況を把握する
RPAは「業務の一部」に対し業務改善を行うということを前述でも説明しました。実際にRPAの導入を実施してから、どのように業務改善されているかやどの程度目標が達成できているのかを確認しておく必要があります。
そこでRPAを導入後は、定期的に進捗状況を把握しておきましょう。進捗状況を把握しておくことで、社員のモチベーションアップや目標に向かって作業を行う意識を高められる効果が期待できます。その結果、RPAのメリットである生産性の向上や業務効率化の目的達成にもつながります。
進捗管理についての理解を深めたい方は、以下の記事「プロジェクトの成功には進捗管理が重要？進捗管理のメリットとは？」で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。
ポイント3：運用体制を構築する
RPAの導入の際には運用体制を構築しておくことも重要なポイントであるといえます。導入前に設定した目的や目標に応じて組織スタイルや運用体制も異なることも理解しておきましょう。
RPAの導入時に検討する組織スタイルの例としては以下になります。
- 機能組織型…現在の部署とは別に新たな部署を設立
- プロジェクト型…プロジェクト発足時に体制を設立し、終了後に解散
- マトリックス型…プロジェクト発足後に体制を設立し、終了後も兼務を続けることが可能
メリット デメリット メリット デメリット メリット デメリット機能組織型 プロジェクト型 マトリックス型
また、運用体制の例としては以下があります。業務や組織スタイルを考慮しながら最適な運用体制を構築しておくことで導入後もスムーズに業務を遂行できるでしょう。
- 中央集権型構造…業務だけでなくRPA推進に関わることすべてを中央組織で管理する
- 分散型構造…RPAが導入された現場それぞれで管理を行う
- ハイブリット型構造…全体管理は中央組織が行い、変更管理など業務に直接関わる部分は各現場で管理する（中央型と分散型のいいとこ取り）
RPAを導入する上で運用体制が構築できたら、導入目的や目標と同じように社員への周知を徹底して行いましょう。また、導入後は定期的に運用体制の見直し・改善を行うことで、よりRPAを有効に活用することができ高い効果の発揮へとつながります。
まとめ
BPO「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」についてここまで詳しく解説しました。BOPやRPAなど業務改善を行うことは、人材不足の解消やコスト削減の観点からはもちろん、パフォーマンス向上や生産性の向上などさまざまな効果が期待されるでしょう。この記事で紹介したメリット・デメリットや導入のポイントをしっかり理解し、目的や委託する業務内容に合わせて適切に選びましょう。
また、BPOのサービスを提供する企業も増えてきたことから、BPO業者選びも慎重に行う必要があることも合わせて理解しておきましょう。
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