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無料名刺管理アプリ3選!安全性から選び方まで徹底解説!

2023年1月25日
無料名刺管理アプリ3選!安全性から選び方まで徹底解説!
● MAツール

名刺管理アプリは、名刺が増えすぎて管理が難しくなった場合などに使われるアプリです。 これまで名刺は、自分でファイルを用意し1枚ずつ管理していたのではないでしょうか。 しかし、名刺管理アプリを使えば、スマートフォンで名刺を読みとるだけでデータ管理でき、社内のパソコンで誰でも閲覧できます。 しかし、便利ではあるものの、どうやって希望のものを選んだら良いか悩んだり、使い方もイメージしにくかったりするでしょう。 そこで今回は、名刺管理アプリを選ぶコツや、導入するメリットやデメリットを解説していきます。 名刺管理の方法に困っている方は、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

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目次

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名刺管理アプリとは 

名刺管理アプリとは

名刺管理アプリとは名刺をサーバーで管理するアプリのため、従来のようにExcelで管理したり、ファイリングしたりする手間を省けます。名刺管理アプリは受け取った名刺をスキャンするだけで簡単に名刺を登録・管理できます。

登録した名刺はパソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスで共有できるため、社内のパソコンでも顧客データのシェアが可能です。

また、名刺の紛失は個人情報の紛失と同じ意味合いになるため、個人で厳重に管理しなければなりません。しかし、名刺管理アプリを使えば、アプリの提供元が管理するため、利用者への負担も軽減されます。

 

無料で使える名刺管理アプリ3選

ここでは無料で使える名刺管理アプリを紹介していきます。

  1. Eight(エイト)
  2. Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)
  3. CamCard(キャムカード)

1つずつ順番に解説していきます。

 

Eight(エイト)

Eight(エイト)は、Sansan株式会社が運営している名刺管理アプリです。名刺を撮影するだけでプロフィールを自動作成できたり、名刺交換した相手の名刺を管理・検索できたりします。

Eight(エイト)は無料で使え、名刺作成枚数も無制限であるのに加え、URLやQRコードを相手に送ると、オンラインでの名刺交換も可能です。

また、相手がEight(エイト)を使っている場合は、メッセージのやりとりもできます。

さらにEight(エイト)はURLやQRコードを送信すると、相手の異動や昇進、転職など、名刺の情報が更新されると通知される仕組みです。

 

Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)

Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)は、ウォンテッドリー株式会社が運営する名刺管理アプリです。Wantedly Peopleは、受け取った名刺が10枚ほどであれば、1回の撮影で同時に読み込めるため、1枚1枚撮影する手間が省けます。

またセキュリティ対策も万全で、送信されたデータは暗号化され、高いセキュリティで厳重に保管されますので、情報漏洩の心配もなく安心できます。

また、無料機能も充実しているため、使いやすいアプリといえるでしょう。

無料機能は次の通りです。

  • スマホの連絡先を同期し着信に名前を表示する
  • 連絡先を共有する
  • データを移行する
  • Ecxelに書き出しする

以上の機能を無料で利用できます。

 

CAMCARD(キャムカード)

CAMCARD(キャムカード)は、2006年に設立された「イントシグ」という会社が運営している名刺管理アプリです。CAMCARD(キャムカード)は日本語や英語など17ヶ国語に対応しています。名刺の読み取り精度が高く、読み取ってもエラーが起きにくいため、手入力する手間を省けます。

CAMCARD(キャムカード)は、名刺の検索や並べ替えも必要なく、画像やテキストなどで相手とのやりとりした履歴も添付できます。また、CAMCARD(キャムカード)にはSNS機能がないため、アプリなどで繋がりたくない人におすすめの名刺管理アプリです。

 

名刺管理アプリ導入のメリット

名刺管理アプリには、先述したようにファイリングする手間を省けるなど、さまざまなメリットがあります。ここでは他にも名刺管理アプリを導入するメリットを2つ解説していきます。

  1. 名刺を管理しやすくなる
  2. 社内共有しやすくなる

1つずつ順番に解説していきます。

 

名刺を管理しやすくなる

名刺管理アプリを導入するメリット1つ目は、名刺を管理しやすくなる点です。

名刺交換は初めて訪問するお客様と挨拶するときにしますが、相手が多かったり訪問数が増えたりすれば名刺も増えます。いただいた名刺をあとで管理するのは時間を費やしてまい労力といえるでしょう。

しかし、名刺管理アプリは、受け取った名刺をスマートフォンで読み取るだけなのでファイリングしたり、Excelで管理したりせず非常に効率良く管理できます。

 

社内共有しやすくなる

名刺管理アプリ2つ目のメリットは、名刺を会社全員で共有できるところです。

いままで名刺はもらった人が管理していました。しかし、名刺をもらった人が管理する場合は、紛失するリスクや、もらった人だけが担当者の情報を知っているだけで共有されていない状態です。

しかし、名刺管理アプリを使えば、紛失のリスクを減らせるだけでなく、会社全員で情報共有できます。その結果、取引先の印象は良くなるでしょう。なぜなら、営業担当以外にも情報共有されているため、スムーズにコミュニケーションを取れるようになるからです。

名刺管理アプリは、コミュニケーションを取るきっかけにもなる優れたツールとして活用できます。

 

名刺管理アプリのデメリット

名刺管理アプリは、名刺を読み取れたり、取引先担当者の情報を共有できたりと、さまざまなメリットがあります。しかしデメリットもあるためここで詳しく解説いたします。

  1. 情報漏洩のリスクがある
  2. バックアップをこまめに実施する

1つずつ見ていきましょう。

 

情報漏洩のリスクがある

名刺管理アプリのデメリットは、アプリによって自動で相手に招待メールが届いてしまう点です。名刺管理アプリは名刺を登録すると、相手にアプリをインストールするようにと促す通知が届く場合があります。

通知が相手に届いてしまうと、相手に個人情報を知られていると感じられてしまうため、リスクになってしまいます。しかし、アプリによっては、相手に通知が届かないように設定できるため、相手に通知を届けないよう設定しましょう。

 

バックアップをこまめに実施する

名刺管理アプリは、サーバーを通じてデータ管理しているため、サーバーが飛んだり、情報が抜き取られたりするリスクがあります。対策としては、こまめにバックアップを取ることです。

もしバックアップを取っていない場合は、データをすべて失い大きな問題になります。

管理元でも対応してもらえますが、アプリを使う方もこまめにデータ保存するなどしておきましょう。個人情報の流出や紛失が発生した場合は、企業の信頼を大きく失ってしまいます。

 

無料の名刺管理アプリを選ぶコツ

名刺管理アプリは無料でも十分な機能が備わっていますが、目的に見合っていないアプリを選ぶと使わなくなります。ここでは、名刺管理アプリを選ぶ5つのコツについて解説いたします。

  1. セキュリティの高いアプリを選ぶ
  2. 名刺を多く保存できるアプリを選ぶ
  3. オフラインで使用できるか
  4. 名刺を読み取る方法で選ぶ
  5. 外部ツールとの連携が可能か

1つずつ順番に解説いたします。

 

セキュリティの高いアプリを選ぶ

無料の名刺管理アプリを選ぶときは、しっかりとセキュリティ対策されているアプリを選びましょう。例えば、ログイン時のパスワード入力や生体認証の確認を促すアプリだったり、不正アクセスされたら、通知が届いたりするアプリを選ぶと良いでしょう。

つまり、2段階認証を促しているアプリであれば、厳重にセキュリティ管理されているため安心です。他にも、アプリの開発元がプライバシーマークを取得しているかも注目するべきポイントです。

 

名刺を多く保存できるアプリを選ぶ

無料の名刺管理アプリによっては、名刺の保存枚数に制限があります。特に営業マンの方は、多くの方と名刺交換する機会があるため、名刺登録できる枚数が少ないとすべて管理できません。

アプリを選ぶときは、登録できる枚数をチェックしましょう。ポイントは、管理する予定の枚数よりも余裕を持っておくことです。

 

オフラインで使用できるか

無料の名刺管理アプリは、データをクラウドサーバに保存します。そのためアプリを選ぶときは端末にもデータ保存できるかチェックしましょう。

しかし、端末にデータ保存すると容量が増えてしまうため、端末の空き容量を事前にチェックします。もし、選んだアプリがパソコンにダウンロードできるようなら、パソコンに移行しましょう。パソコンに移行すればスマートフォンの容量を気にする必要はありません。

 

名刺を読み取る方法で選ぶ

無料の名刺管理アプリを選ぶときは、名刺の読み取り方式で選ぶのも1つの方法です。

名刺の読み取り方式は2種類あります。

  • OCR機能を使った自動入力
  • オペレーターによる入力

以上2つです。

OCR機能を使った自動入力とは、アプリが名刺の文字を認識して自動で読み取り、入力する方法です。OCRは素早く入力できるものの、読み取りに失敗してしまう場合もあります。

読み取りに失敗すると手入力する必要があるため、少し手間がかかります。

一方で、オペレーターによる手入力とは、アプリで読み取った名刺の文字をオペレーターに送理、入力してもらう方法です。人によって入力するので正確であるものの、少々時間がかかったり、まとめて読み取ったりできません。

 

外部ツールとの連携が可能か

名刺管理アプリを使うときは、すでに利用しているツールと連携できるか確認しましょう。

外部ツールとは、例えばLINE(ライン)やメモ帳アプリ、Google連絡帳やスマートフォンの電話帳などです。使用しているツールと連携できれば、電話番号やアドレスを自動登録できるため手間がかかりません。

他にも、名刺データをインポートできるアプリだと、別の名刺管理アプリに変更するときも簡単にデータを移行できます。しかし、外部ツールとの連携は有料になる場合もありますので、注意しましょう。

 

名刺管理アプリを有料へ変更する場合

無料の名刺管理アプリを使用していると、使いたい機能が増えていき有料版を検討する場面もあるでしょう。有料に切り替えると、登録できる名刺の枚数が無制限になったり、会社全員に名刺を共有できたりするため、より充実します。

さらに、保存できる名刺の管理枚数も無制限になるため、法人利用なら役立つ機能です。

他にも有料プランにはさまざまな機能があるため、アプリごとに「機能一覧」があるのでチェックしておきましょう。チェックポイントは必要な機能が揃っているのか、費用面が条件にあっているのかチェックしていきましょう。

 

まとめ

名刺管理アプリを使えば、今までよりも名刺の管理方法が楽になります。

取引先からもらった名刺をファイルやEcxelで管理するのは手間がかかり、最悪の場合データを流出させてしまう可能性もあります。

しかし名刺管理アプリは、提供元によってセキュリティ対策が施されているため安心して使えます。名刺管理アプリを選ぶ方法は、名刺を多く保存できたり、名刺を自動で読み取るのか、オペレーターに手入力してもらったりするなどの方法があります。

名刺管理アプリを導入しようか検討している方は、ぜひこの記事を参考にし、導入の判断材料にしていただけたら幸いです。

 

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デジタルマーケティングやデータ活用、また組織マネジメント、営業強化など、ビジネスに関係するあらゆる有意義な情報を毎日配信!ユーザーとベンダーのコミュニケーションを活性化させるWebサービスを目指す。

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