契約書を送るときに送付状は必要？
契約書を送るときには、郵送する際とFAXで送る際には送付状を添えることが大切です。
送付状を添えないことが、ビジネス上の関係に大きな影響が及ぶとは言い切れないものの、送付状と契約書のセットはマナーと考えられています。
実際、多くの企業が契約書を送る際に送付状もきちんと添えていることがほとんど。契約書のみを送るケースはあまり見られません。
契約書のみを封筒に入れて送ったほうが送る側の手間が省けるので「できれば送付状を省きたい」と考えている方もいるかもしれませんが、特別な事情がない限りは契約書と送付状を一緒に送ることをおすすめします。
ちなみに、送付状が必要となるのは契約書のほか「請求書」「見積書」「履歴書・経歴書」なども挙げられます。
送付状はなぜ必要なのか
ビジネスシーンで契約書を送る際に必要となる送付状。そもそも、送付状が何のためにあるのかをご存じでしょうか。
送付状が必要となる理由は、以下の通りです。
挨拶のため
送付状が必要となる理由として、まず挙げられるのが「挨拶のため」です。
本来、契約書をはじめとして重要な書類は、きちんと持参して直接手渡しすることが最も丁寧であるとされています。
しかし、日々忙しく過ごしている方にとって、契約書を直接手渡しすることは現実的ではないのが事実でしょう。契約書を渡すにあたって、「郵送」で済ませることは、手間と時間を省略しているということになります。
しかし、送付状としてきちんと挨拶文を記載すれば、郵送で契約書を送っても手を抜いた印象になりません。むしろ、相手への心遣いを感じられるといえます。
送ったものを明確にするため
送付状の役割の一つに、「送ったものを明確にすること」が挙げられます。
封筒の中にどのような書類が何通入っているのかをきちんと明確にしておくことで、送った書類の見落としを防ぎやすくなります。
とくに契約書が複数ある場合や、契約書のほかにもいくつか同封している書類があれば、送付状で同封書類について明記しておくとなお安心です。
要望を相手に伝えるため
送付状が必要な理由として「相手に要望を伝えること」も挙げられます。
送付状に記載する内容は、挨拶や同封書類の情報だけではなく、「書類を確認したうえで何をしてほしいのか」といった内容や、書類に関する補足情報を添えることも可能です。
そのため、サイン・捺印後に返送を希望する要旨や、返送の期限などを補足として記載しておけば、受け取った側も何をいつまでに対応すればいいのかが分かるようになります。
契約書を送るにあたって、受け取り側に要望がある場合には送付状に記載しておくといいでしょう。
契約書送付状に記載すべき項目は？
契約書送付状に記載すべき項目は、主に6つです。
- 送付した日付
- 送付先の会社名や部署名等
- 差出人の会社名や部署名等
- 挨拶文
- 封筒に入れている書類の情報
- 特記事項
それぞれの記載の仕方は次の通りです。
送付した日付
書類を送付したのがいつであるのかが分かるように、送付状の右上に記載します。
日付に記入する年数は西暦・和歴いずれでも問題はありません。
送付先の会社名や部署名等
どこの誰に宛てた書類であるのかを明記します。具体的には「会社名」「部署名」「担当者名」を記します。会社名には「御中」を設け、担当者名には「様」の敬称を忘れないようにしてください。
差出人の会社名や部署名等
「誰からの書類なのか」が分かるよう、差出人側の情報もきちんと記しておきましょう。
「会社名」「部署名」「担当者名」「担当者もしくは会社の電話番号」「担当者もしくは会社のメールアドレス」を記載しましょう。
仮に封筒に差出人情報が記載されていたとしても、送付状に改めて記すことがマナーです。
季節の言葉・挨拶文
挨拶文は、季節の言葉の後に入れることが一般的です。適した季節の言葉は、月ごとに異なるので注意してください。
具体的な例文・書き方は後述しますので、不安がある方はどちらも参考にしてみてください。
封筒に入れている書類の情報
送付状には、「何の書類を入れているのか」が分かりやすいように、きちんと明記しておきましょう。
たとえば、「契約書1枚」「企業案内3部」など、きちんと明記しておくことで、受け取った相手が事前に何の書類が同封されているのか一目で把握することができます。
確認漏れを防ぐためにも、枚数や部数についても記入しておきましょう。
特記事項
書類を確認してもらったうえで、どのような対応をお願いしたいのかを記します。
返送のお願いや対応してもらう期限などを明記することが一般的です。また、書類上には記入できなかった補足内容なども特記事項として記載する場合があります。
挨拶の例文・書き方
送付状の作成に慣れていない方にとって、どのような挨拶文を入れるべきか悩んでしまうものでしょう。
送付状の挨拶文に不安がある方は以下の例文・書き方をヒントにしてみてください。
【季節の言葉の例】
- 1月：厳冬の候、初春の候
- 2月：立春の候、晩冬の候
- 3月：春分の候、早春の候
- 4月：陽春の候、春日の候
- 5月：立夏の候、残春の候
- 6月：初夏の候、梅雨の候
- 7月：盛夏の候、酷暑の候
- 8月：残暑の候、納涼の候
- 9月：初秋の候、秋分の候
- 10月：仲秋の候、秋冷の候
- 11月：晩秋の候、初冬の候
- 12月：師走の候、霜寒の候
【挨拶の例文】
- 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
送付状の挨拶文には明確な正解はありません。しかし、一般的に使われている例文を把握したうえで作成することで、思わぬマナー違反を防ぎやすくなります。
契約書・送付状を送るときのポイント
契約書・送付状を送る際には、書類そのものに記入する内容のほかにも意識しなければならないポイントがあります。
送る相手への心遣いや配慮が見えるよう、以下の点に注意して契約書や送付状を送りましょう。
契約書・送付状はクリアファイルに入れる
契約書や送付状はそのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れたうえで送付することがマナーです。とくに契約書は重要な書類となるので、郵送中や開封する際に折れたり汚れたりしてしまう事態は避けなければなりません。
見やすくきれいな状態のまま相手に届くよう、契約書や送付状をクリアファイルに入れ、それを封筒へ入れて送りましょう。
返信用封筒も同封する
返送が必要な書類の場合には、返信用の封用を同封しましょう。封筒には、必要な金額の切手も貼っておき、相手の手間やコストの削減につなげるようにしましょう。
また、あらかじめ返送がしやすいように準備を整えておくことで、相手が早めに対応してくれる可能性も高まります。
あわせて「返信先の情報」「送付者の情報」も封筒にあらかじめ入れておくことで、相手の宛名書きの負担も軽減できるのでおすすめです。
中身が透けないようにする
契約書・送付状を送るにあたって、注意したいのが「透けにくい封筒で送ること」です。書類には、お互いの会社名や担当者名などの重要な情報が記載されているので、透けた封筒を使ってしまうと思わぬところで情報漏洩につながるリスクがあります。
また、仮に情報漏洩につながらなかったとしても、「リスク管理ができていない」「配慮が足りない」といった印象を担当者に与えてしまうので、透ける封筒の使用は好ましくありません。
厚みのある素材の封筒や、透けないように加工が施されている封筒などを使って、契約書・送付状を郵送してください。
送付方法を配慮する
契約書・送付状を送る際には、送付方法の配慮が必要です。
基本的に、契約書は「郵便」で送るので宅配便は利用しません。とはいえ、契約書はお互いにとって重要な書類なので、通常の郵便物とは異なる対応が求められます。たとえば、特定記録郵便を利用したり、レターパックプラスで送るなどの送付方法が安心でしょう。
簡易書留で契約書を送ることもできますので、お互いに安心できる方法で契約書・送付状を送ってください。
契約書は電子化すれば手間・コストを削減できる
契約書は電子化することで、お互いの手間・コストの削減につながります。
契約書における電子化とは、紙の書類ではなく電子化した書類上に電子署名・電子サインすることを指します。
封筒の準備や郵便局まで足を運ぶ手間がかからなくなるうえに、書類のプリントアウトも不要。契約書の内容確認や原本作成、製本などさまざまな工程をシステム上でまとめて対応できるので郵送よりも手間がかからないといったメリットがあります。また、送信したその時点で相手に届くので、急ぎの場合にも電子契約は非常に便利です。
さらに、契約書を電子化すれば印刷用紙代や収入印紙代、切手の費用などの費用がかからないので、大幅なコストカットになります。
ちなみに、契約書を電子化できれば、大量の契約書を社内の保管しておく必要がなくなり、すべてシステム上で検索・確認することが可能です。そのため、保管のためのスペースは不要ですし、必要な契約書を探す時間も短縮できるので、スペースの有効活用や業務効率のアップにもつながります。
契約書を交わす場面が多い企業担当者は、ぜひ契約書の電子化を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
まとめ
契約書を郵送する際には、送付状も準備することがマナーです。しかし、送付状の内容にもいくつかマナーや注意点があるので、あらかじめ把握したうえで作成しなければなりません。
そのため、送付状の作成に不安がある方は、本ページの内容を参考にしながら作成を進めることをおすすめします。
大切な取引先担当者に良い印象を与えるような送付状を作成できるよう、まずは必要な記入項目を確認したうえで、作成してみてください。
