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人手不足でもう悩まない!!従業員のポテンシャルを最大化する方法

投稿日:2024年2月6日 /

更新日:2024年2月7日

人手不足でもう悩まない!!従業員のポテンシャルを最大化する方法
● 業務プロセス効率化● 業務効率化● 業務自動化

多くの中小企業経営者や人事部門のマネージャーが直面する「人手不足」問題。
生産性の低下や業務の遅延、従業員の過重労働といった多くの課題を生み出します。

この記事では、人手不足の根本原因と実効性のある解決策をわかりやすく紹介します。
従業員一人ひとりのポテンシャルを発揮できる環境づくりの手助けとなれば幸いです。

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目次

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人手不足でよくある課題

人手不足によって、以下のような悩みはありませんか?

  • 残業が多い。
  • 一人あたりの作業が多い。
  • 一つの作業に注力できず業務の質が上げられない。
  • 事務作業もプロ人材が担当している。
  • 顧客対応が遅れたり、納期ギリギリになってしまう。
  • 従業員のモチベーションが低下している。
  • 健康問題を抱える従業員が多い。

人手不足という言葉を聞くと、単純に従業員が数的に足りない状況を思い浮かべるかもしれません。

しかし、この問題はより複雑です。

必要な業務量と利用可能なリソース間の不均衡、
すなわち
適切な人材や資源のギャップにより引き起こされます。
さらに、市場における特定のスキルセットや経験を持つ人材の絶対的な不足も、この問題を悪化させることがあります。

そもそも人手不足とはどのような状態?

人手不足は、大きく二つの状況に分けられます。

  1. リソースに対して、やるべきことが多すぎる
  2. リソース自体が不足している


1.リソースに対して、やるべきことが多すぎる

手がけるべき業務量に比べて、作業を行うための時間や人材、手段が足りていない状況です。


例えば、注文は山のようにあるけれど対応するスタッフや設備が足りないなど、さまざまなケースがあります。
結果、過度な業務量が既存のリソースに負担をかけ、生産性の低下やスケジュール遅延などの問題が発生します。

2.リソース自体が不足している

リソース自体の不足とは、単純に人材の数自体が足りない
もしくは
特定のスキルや資格を持つ人材が足りない状況です。

※本記事において、リソースは企業が業務遂行に必要とする人材、つまり
従業員の数や質を表しています。

技術の進化や新しい職種の出現によって、専門性が求められる場面はますます増えています。

しかし、それに応じた人材が不足しているため、専門性を持つ人材が本来の専門業務ではなく、
誰でも可能な事務作業にも従事することが増えています。
結果として、企業や組織が必要とする生産性や品質の向上を達成できない状態に陥っているケースも少なくありません。

自社の人手不足の状況を正しく把握し、それぞれの状況に合わせた解決策を講じることが重要です。
具体的なアクションプランを立て、適切なリソース管理を行うことで、このような課題を克服していくことが可能です。

人手不足でもう悩まない!状況別解決方法

状況に応じた解決方法とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

業務プロセスの最適化、自動化技術の導入、従業員の育成など、
利用可能なリソースを最大限に活用することで、解決をめざすことができます。

まずは現状を正確に分析して、人手不足を引き起こしているボトルネックを特定することが重要です。
原因に合った対策を行うことが、一番の解決への近道です。

1.やるべきことが多すぎる場合の解決方法

やるべきこと(業務量)=タスクの内容×件数

やるべきこと、すなわち業務量は、タスクの内容と件数にわけて考えることで
ボトルネックを把握しやすくなります。

ここからは、それぞれを最適化する方法をご紹介します。

タスクの内容の最適化

- タスクひとつあたりに必要なリソースを見直す

各タスクを実行するために必要なリソース(人的資源、時間など)を詳細に検討します。
リソースの割り当てが適切かどうかを評価し、無駄や過剰なリソース使用を特定します。

- タスクの内容を整理する

タスクを細分化し、以下の観点で作業を減らせないか確認します。
 

1.実施しなくても影響がない作業はないか。結果に影響を与えないステップは手放します。
2.重複している作業はないか。異なる部門やプロセスステップで、意図せず重複して行われている作業を見つけ出します。
3.類似している作業はないか。

似たような作業は統合して、全体の作業手順を簡素化します。

- 不要な作業を手放す

上記で整理した不要な作業を手放します。

- 効率化できる作業を探す

不要な作業を排除した後、残された作業に対してさらに手順をシンプル化します。
プロセスの改善、ツールや技術の活用、または作業方法の変更などによって、
より少ない時間や作業ステップで実施する方法を探します。

- 自動化する

新しいテクノロジーやツールを導入して、作業を自動化します。
繰り返し行われる作業時間がかかるプロセスが自動化に適しています。
自動化することで、人的エラーを減らしながら効率を大幅に向上させることができます。

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件数の最適化

- タスク件数を減らす

「タスクの内容を整理する」と同じ観点で、タスクの内容だけでなくタスク自体の必要性を見直します。
手がけるべきタスクの全体量を減らし、より管理しやすく、集中できるタスクに絞ります。

- 優先順位をつける

残った各タスクの緊急度と重要度を評価し、それに応じて優先度【高】【中】【低】を割り当てます。

- やらないことを決める

重要度が低く得意でないタスクは避け、リソースをコア業務に集中させることで、効率を最大化します。
この考えは事業においても同様で、重点を絞り事業の核となる価値を強化することが重要です。

優先度【高】企業やチーム、個人の目標に直結している業務です。
優先度の高い業務・得意分野の業務にリソースを割り当て注力することで、成果を最大化します。
優先度【中】直接的な成果に結びつかない、他の業務と比べて効果が低い業務は委任または手放すことを検討します。業務の効率化には手放す覚悟も重要です。
優先度【低】優先度が低い業務・苦手分野の業務は、他の業務と比較して価値が低くリターンが多くありません。積極的に手放すことでより重要な作業に集中でき、業務効率が向上します。

2.リソース不足の解決方法

リソース=人員×スキルセット×一人あたりの生産性

スキルセットとは、従業員が持つ特定の技能や知識、
一人当たりの生産性とは、各従業員がどれだけの成果を生み出しているかの指標を指します。

リソース不足は、
人員の拡充、スキルセットの充実、そして一人当たりの生産性の向上によって改善可能です。

ここからは、これらの要素を強化し全体的なパフォーマンスを高める方法をご紹介します。

人員の拡充・スキルセットの充実

- 内部人材を強化する

トレーニングとキャリア成長の機会を通じて従業員の能力を向上させます。

こんな場合に
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  • 長期的に会社の文化にフィットする人材を確保・育成したい。
  • 育成の予算を十分に確保できる
  • 育成担当の従業員を配置できる。
  • キャリアを見据えた研修や教育を通じて、従業員のエンゲージメントを向上させたい。


【手段1】採用を強化する
適切な情報配信と企業イメージの伝達で採用力を強化します。
企業文化に合致し長期的に貢献できる人材の獲得を目指します。

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【手段2】人材育成を強化する
従業員のスキルセットを充実させることで業務の多様化に対応し、全体の生産性を向上させます。

- 外部人材を活用する

内部の人員確保が難しい場合や即戦力が必要な場合は、外部人材の活用も有効です。

こんな場合に
外部人材の活用がおすすめ!
  • 新たなプロジェクトなどで、今すぐスキルや専門知識が必要。
  • 育成の予算をなかなか確保できない
  • 他の従業員が育成に時間を割けない
  • 短期プロジェクトや臨時の業務需要など、必要な期間が限られている


外部人材を活用する場合、依頼する作業の性質に応じて活用すべき人材が異なります。

専門性が高い業務の場合プロ人材、専門家 >> 業務委託や派遣がおすすめ!
一般的な作業の場合幅広いスキルを持つ人材 >> アウトソーシングがおすすめ!

上記のように適切な人材を選び、効果的にリソース不足を解消します。


【手段1】プロ人材を活用する

特定分野の専門知識や技術を必要とする業務に最適です。
育成の手間、時間をかけずにプロのスキル・ノウハウを取り入れることができます。

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【手段2】事務作業をアウトソースする
内部のプロ人材が事務作業に追われていませんか?
事務作業をアウトソースすることで、プロ人材が主力業務に集中でき、効率と生産性を高めることができます。

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一人あたりの生産性の向上

- 人材を育成する

研修や教育プログラムを通じて、従業員の専門知識や技能を高め、一人あたりの生産性を向上させます。

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#34【3分でわかる】タレントマネジメントの効率化

- 適材適所に配置する

従業員の得意を活かし、苦手を手放すことで、各個人の能力を最大限に引き出します。

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- 連携を強化する

連携を強化によって情報共有がスムーズになり、作業の重複や誤解を防ぎ、無駄な作業を削減することができます。

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#21【3分でわかる】組織のチーム力を底上げするサービス

- モチベーションを上げる

従業員の仕事への熱意と集中力が増し、結果として作業の速度と質が向上し、生産性が高まります。

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- 良好な健康状態を維持する

業員の体調不良による欠勤減少と集中力向上を促し、全体の作業効率と生産性の向上に直結します。

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人手不足に陥る前に!やっておくべき予防策

人手不足に陥らないためには、予防的なアプローチも必要です。
具体的には、以下のようなものがあります。

予防策具体的なアプローチ
人員計画・労働市場を分析し、将来の人材ニーズを予測します。
・業務の変動に応じた人員計画を策定します。
職場環境

・健康的かつサポート性の高い職場を整備します。
・柔軟な勤務形態を導入しワークライフバランスを尊重します。

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報酬体系・市場競争力に基づいて、競合他社に勝る成果報酬を設定します。
・目標達成への貢献に対する適正な報酬を確保します。
技術活用

・自動化により人材依存を減らし、効率化を推進します。
・時間・手間のかかる業務を自動化し、戦略的かつ専門的な業務に集中します。

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採用戦略

・採用プロセスを効率化し、適材を迅速に採用する手段を確立します。
・組織の魅力を前面に押し出して優秀な人材を惹きつけます。

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従業員育成・スキル向上とキャリア成長を促す研修を実施します。
・昇進のチャンスを提供して人材の流動性を高めます。
コミュニケーション

・従業員からのフィードバックを定期的に取り入れて経営に反映します。
・問題点の早期問題発見と対応で従業員の満足度を保ちます。

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これらの対策を組み合わせて実施することで、人手不足を未然に防ぐことができます。
また発生した場合でも迅速に対応する体制を整えることが可能です。

最も重要なのは、これらの取り組みを単発のイニシアティブではなく、
継続的な組織戦略として実施することです。

最後までお読みいただき、ありがとうございます。
当記事が、それぞれの組織に最適な解決策を見つけ、人手不足の問題を乗り越える一助となればと幸いです。

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