ナレッジマネジメントツール主要10選の比較表と具体的な効果や活用方法について解説

ナレッジマネジメントツールに関する基礎知識

はじめにナレッジマネジメントツールに関する基礎知識について解説します。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジとは知識やノウハウ、スキルなど「知っているか知らないかで状況が変わる情報」と言えます。例えば、ベテランのビジネスマンや事務職において、契約を取るのも早く正確に事務処理ができるのも、従業員ごとにナレッジが蓄積されているのが理由です。

そしてナレッジマネジメントとは、企業や組織として蓄積された知識やノウハウと共に、従業員個人に蓄積されている知識やノウハウなどのナレッジを共有し、有効活用する管理手法を指します。前日したベテランのビジネスマンや事務職を増やしていける手法でもあり、企業や組織全体の成長力の向上が期待できる考え方と言えるでしょう。 

ナレッジマネジメントの必要性

ナレッジマネジメントは、従業員個人が持つ暗黙知を形式知にすることで、結果的に集合知と呼ばれる情報資産を蓄積していくために必要と言えます。

暗黙知とは明文化されていない知識やノウハウを意味しており、従業員個人や特定の部分や部署だけで共有されているような情報です。形式知とは暗黙知を明文化して共有してある知識やノウハウであり、必要な範囲に公開しておくことで従業員の手助けになる情報を意味します。

形式知が積み重なり、共有されることによって新しい知識やノウハウが生まれていく、すなわちナレッジが共有されることで集合知の創出にもつながっていくということです。

結果として企業や組織としての知識やノウハウが明文化された状態で蓄積されていくようになり、生産性の向上とともに従業員が働きやすい環境の構築にもつながっていきます。

ナレッジマネジメントツールの選び方

• 必要な機能は揃っているか
• 見やすく扱いやすいインターフェースか
• 現場の実務担当者に馴染みやすいか
• 導入や運用のサポートは充実しているか
• 無理なく利用できるランニングコストか

ナレッジマネジメントツールの選び方として、上記の5つが挙げられます。基本的には従業員が情報を入力し、情報を閲覧するのが主軸であることを理解し、現場で利用されやすいツールを選ぶということを念頭におきましょう。

同様にナレッジマネジメントツールはユーザー数で料金が決まってくるツールが多いため、使い続けられるかどうかという点にも着目すべきです。せっかくナレッジが蓄積されてきたのに、コスト的に使い続けることが難しいということがないように、ランニングコストもしっかりとチェックしましょう。

【kyozon編集部おすすめ】人気のナレッジ管理サービス

社内のノウハウやスキル、情報などを効率的に共有するためにおすすめのナレッジ管理サービスを紹介します。ナレッジ管理サービスを活用して、生産性アップを目指していきましょう。

Qast(キャスト）

Qast(キャスト）

	内容
料金プラン	フリープラン：0円/1ユーザー/月 スタンダードプラン：600円/1ユーザー/月 エンタープライズプラン：900円/1ユーザー/月 ※年間契約料金 ※初期費用については要問い合わせ
無料トライアル	◯
特徴	シンプルなUI Q&A×メモ スコアで評価

＼ サービスの詳細もこちらから ／Qast(キャスト）の詳細・資料請求はこちら

ourly

	内容
料金プラン	要問い合わせ
無料トライアル	ー
特徴	閲覧状況が一目で分かる 運用を支える安心のサポート体制 プロフィールサービス “ourly profile” と組み合わせることで、よりコミュニケーションが活性化

＼ サービスの詳細もこちらから ／ourlyの詳細・資料請求はこちら

人財成長支援システム モノドン

	内容
料金プラン	要問い合わせ
無料トライアル	ー
特徴	カスタマイズについて コンサルティングについて スキルチェック表で 個人・社内の力量を把握

 

コミュニケーションが改善

レビュー内容評価が自動化になったので目標達成の意気込みがかわるようになり、自分自身の得意分野や課題を明確に知る事ができるようになりました。その結果、作業にメリハリが出来るようになったので良かったです。また、自分のスキルアップに役立つ情報が多いので、いつでもどこでも学ぶことができるので有効利用させていただいてます。

もっと見る

• 業種：小売 / 流通 / 商社系
• 会社名：-
• 従業員規模：31〜100人
• 部署：営業・販売部門
• 役職：一般社員・職員

正確な評価をしていくことが可能になり、1人1人の志を高めていけるようになりました。

レビュー内容カスタマイズが柔軟にしていけることで、使いやすいような評価システムを作っていくことができました。こちらで提案したことは大体できましたね。また、すでに利用している他のシステムとの連携をすることも可能で1つのプラットフォームとしていくつもの作業を効率的にこなしていけるようになりました。

もっと見る

• 業種：サービス / 外食 / レジャー系
• 会社名：ナッシュ株式会社
• 従業員規模：31〜100人
• 部署：営業・販売部門
• 役職：一般社員・職員

＼ サービスの詳細もこちらから ／人財成長支援システム モノドンの詳細・資料請求はこちら

ナレッジマネジメントツールの導入による具体的な効果

次にナレッジマネジメントツールの導入による具体的な効果について解説します。

属人化を解消し、業務標準化と業務平準化が実現できる

属人化とは、特定の従業員や担当者にのみ暗黙知のナレッジが蓄積されている状態であり、他の人には同じようにできないような状況と言えます。ナレッジマネジメントツールによって、ナレッジが蓄積され、共有されることで属人化の解消につながっていくということです

属人化の解消とは業務標準化の実現という意味でもあり、誰もが同じく効率的に作業できるようになり、職場全体の効率化と生産性の向上が進んでいきます。同様に特定の従業員や担当だけが優秀なことを理由に負担を押し付けられるようなことがなくなり、業務平準化が実現できるのも利点です。

ナレッジの共有やマニュアルの強化により成長力の底上げになる

従業員によって蓄積されて、ナレッジの共有が進めば、必然的にマニュアルの強化にもつながっていきます。新しいナレッジが共有されたらマニュアルに反映していくという形で、マニュアルの効果検証と改善が自然と行われるようになるのが理由です。

結果として、従業員だけでなく、企業や組織全体の成長力の底上げにつながり、更に時間の経過とともに集合知が増えてくれば、より効率化や最適化が進んでいきます。成長しやすくなるというポジティブな循環になってくれば、従業員も積極的にナレッジの共有しやすくなるでしょう。

従業員がお互いにサポートしやすくなり、職場環境の改善につながる

ナレッジ共有による業務標準化や業務平準化によって、従業員がお互いにサポートしやすくなるのも利点です。

実際に特定の担当者しかわからない、できないような状況ですと、忙しそうでも手伝うことすらできません。ナレッジの共有によって、効率化と最適化されたマニュアルがあれば、解決できる問題でもあり、各担当者も困った時には相談できるようにもなるでしょう。

同様にお互いがサポートしやすくなるということは、特定の誰かが突発的に休むようなことがあっても大丈夫になるということでもあります。例えば子供が熱が出た、家族の具合が悪い、従業員自身の体調が崩れない、または旅行に行く、ライブに行くなどといったようなタイミングで、休みやすくなるのです。

お互いがサポートしやすくなり、お互いが休みやすくなるという健全な職場環境に改善できることから、従業員満足度の向上も期待できるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの活用方法

次にナレッジマネジメントツールの活用方法について解説します。

ナレッジマネジメントツールの必要性をしっかりと理解してもらう

前提としてナレッジマネジメントツールの必要性をしっかりと理解してもらうことから始めましょう。ナレッジが蓄積されていくことで従業員自身の負担が減っていき、従業員自身が成長できるということを理解してもらえれば、ナレッジが蓄積されていきます。

ナレッジが蓄積され始めると、他の従業員がナレッジを共有し、効率化や最適化に繋がっていくため、ナレッジを共有すべきという考え方が広まり始めるでしょう。

具体的には「こんなに簡単にできるならもっと早く知りたかった」「今までもっと時間がかかるし、手間のかかるやり方だった」という形でナレッジの良さが伝われば、理解も深まるということです。

最初の段階ではベテランの担当者や、経験が豊富な管理職などのナレッジを積極的に共有してもらい、従業員が参考にすることで実際に効果が出るような情報を蓄積して共有することから始めましょう。

ナレッジマネジメントツールを「使ってもらうための工夫」を考える

ナレッジマネジメントツールの導入時点では、作業や業務の範囲にナレッジの蓄積や共有を行うといったことは含まれていないはずです。そのため、従業員目線で考えるとナレッジの蓄積や共有は余計な手間でしかないと考えられてしまうことも否めません。

なるべくナレッジマネジメントツールを使ってもらうためにも使ってもらうための工夫を考えることが求められるのです。 

ナレッジマネジメントツールを使ってもらうための工夫として、ナレッジを積極的に蓄積し共有してくれる人にはインセンティブを用意したり、定期的に表彰をしたりする、もしくは人事評価にプラスとなるような仕組みを導入するなどが挙げられます。

ナレッジを蓄積して共有することが従業員にプラスになるということが分かれば、積極的にナレッジマネジメントツールを活用してもらえるようになるでしょう。

ナレッジマネジメントツールを当たり前に使うツールとして落とし込む

ナレッジマネジメントツールを、普段から使うオフィスソフトやメール、チャットソフトと同じように当たり前に使うツールとして落とし込むことも大切です。

例えば、普段の作業や業務の手順でもっと良いやり方を思いついた、実際に試してみたら効率的だと感じたら、まずはナレッジマネジメントツールに登録する。何か分からないことがあったらとりあえずナレッジマネジメントツールを参照する。

ナレッジマネジメントツールを見れば誰かに聞かなくてもすぐに解決できるというような形で、誰もが当たり前に使うようにしていくことが重要です。

同様にナレッジマネジメントツールを見て、もっと良いやり方があればコメントなどでアドバイスをしたり、アドバイスを受けた人がそれに対してアクションをしたりする流れができれば、ナレッジマネジメントツールの利点を最大限に有効活用できるでしょう。

ナレッジマネジメントツール主要10選の比較表と主な機能や特徴

次にナレッジマネジメントツール主要10選の比較表と主な機能や特徴について解説します。

※機能の充実度については機能の豊富さと外部サービスやツールとの連携しやすさで評価しています。

1.Kibela 

Kibelaは株式会社ビットジャーニーが提供する組織を自律する情報共有ツールです。

上記がKibelaの基本情報です。

直感的に操作できるリッチテキストエディタを備えており、オフィスソフトを使うような感覚でナレッジを蓄積していくことができます。インポート機能もあるため、別のシステムやツールで蓄積していた情報をまとめることも可能です。

Googleアカウント認証を備えている他、高度なセキュリティ機能も搭載されているため、 機密情報に近いナレッジを共有するのも安心です。無料のプランもあることから、まずはナレッジマネジメントツールがどんなものか知りたい場合に試してみると良いでしょう。

2.Accela BizAntenna 

Accela BizAntennaはアクセラテクノロジ株式会社が提供する製造業向けのナレッジベースです。

上記がAccela BizAntennaの基本情報です。

主に製造業向けのナレッジマネジメントツールであり、ナレッジ共有の他、マニュアル機能やFAQ機能、手順書機能などもあり、それぞれの情報を的確に参照できる高度な検索機能も備わっています。

製造業にありがちな特定の人の技術の継承、ノウハウの伝承などをしたい場合にも向いており、言語化や明文化しにくいといったようなナレッジの蓄積と共有をしたい場合におすすめです。

3.NotePM

NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供する社内wikiでナレッジ共有を実現するツールです。

上記がNotePMの基本情報です。

ナレッジ共有機能の他にマニュアル作成機能、動画共有機能もあるため動きのあるナレッジを共有することもできます。レポート機能や閲覧履歴の一覧表示によって、ナレッジの利用状況を把握できるのも利点です。

フォルダとタグで情報を整理ができる他、強力な検索機能によって必要とするナレッジを見つけやすいのも特徴であり、コメントやいいね機能によってコミュニケーションも行いやすいことから、ナレッジマネジメントツールを実務の現場に浸透させたい場合におすすめです。

4.kintone

kintoneはサイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォームです。

上記がkintoneの基本情報です。

サンプルアプリで社内ポータルやFAQシステムの構築が可能であり、アプリという単位で様々な機能を実装することができるため、様々な作業や業務の改善につながります。サンプルアプリの種類も豊富なので、用意されているものを利用するだけでも改善に繋がるのが魅力です。 

初めはナレッジマネジメントツールとして利用し、徐々に営業支援システムや事務処理の効率化も行いたいという場合に向いており、着実に職場環境の改善をしたい場合に大変おすすめです。

5.QUMU

QUMUは株式会社ブイキューブが提供する企業内動画配信プラットフォームです。

上記がQUMUの基本情報です。

動画を利用したナレッジマネジメントが実現できるようになっており、社内だけでなく外部との連携もしやすくなっています。ライブ配信機能やZoom連携機能もあるため、社内だけでなく社外とのコミュニケーションをしたい場合にもおすすめです。

昨今ではテレワークやリモートワークの普及に伴い文字を主軸としたコミュニケーションになりがちですが、動画によるナレッジの共有を行うことで、一緒に働くメンバーや上司のことも理解しやすくなり、双方向にポジティブな環境を作れるのも魅力です。

同様に文字や文章で残すのが難しい、話す方が早いという場合にも向いているため、言語化や明文化しにくいナレッジの共有にも役立つでしょう。

6.esa

esaは合同会社 esaが提供する自律的なチームのための情報共有サービスです。

上記がesaの基本情報です。

同時編集エディター編集機能とリアルタイムプレビュー機能があるため、複数人でナレッジの蓄積をしたい場合に向いています。WIP機能を備えていることから、内容としては未完成でもすぐに公開できるのも魅力です。同時に記事のバージョン管理とロールバックができるため、内容の変更した部分や誰が変更してくれたかもわかりやすくなっています。

従業員個人が一人でナレッジを共有すること自体が難しい場合もあるため、ナレッジの蓄積が共有自体をお互いに協力しながら行なっていきたい場合に大変おすすめです。

7.flouu

flouuはプライズ株式会社が提供するクラウド情報共有ツールです。

上記がflouuの基本情報です。

ナレッジ共有に加えて、タスク管理機能やチャット機能も備えているため、社内でのコミュニケーションを活性化しながらナレッジを蓄積したい場合に向いています。全文検索機能やファイル管理機能もあるため、業務で必要な情報を一元的に集約できるのも魅力です。

共同編集も可能になっていることから、ナレッジマネジメントツールを普段か当たり前に使うツールとして落とし込みたい場合には向いており、ナレッジと共に様々な情報の有効活用したい場合におすすめです。 

8.Qiita Team

Qiita TeamはQiita株式会社が提供する情報共有サービスです。

上記がQiita Teamの基本情報です。

Markdown 記法によってナレッジを共有しやすくなっており、プレビューを見ながら実際の見た目をチェックできるようになっています。編集リクエスト機能によってナレッジをさらに良いものにすることができるため、ナレッジの質を高めることとマニュアルの強化をしたい場合に役立つでしょう。

その他にもスライドモードや共有リンク機能、外部サービスとの連携も対応しているため、社内だけでなく社外のプレゼンや情報共有も必要な場合におすすめです。

9.Neuron

Neuronはブレインズテクノロジー株式会社が提供する企業内全文検索エンジンです。

上記がNeuronの基本情報です。

企業や組織で利用しているサーバーにインストールするタイプであり、ツールに情報を登録するというよりも、サーバー上にある情報にアクセスしやすくなる形のナレッジマネジメントツールと言えます。

ファイルのタイプによらず検索できるようになっているため、既存の情報をそのまま加工することなく、必要な情報を取り出せることから非常に効率的です。 新しく記事を書いてナレッジを共有するのではなく、既にある情報をナレッジとして活用したい場合におすすめです。

10.DocBase

DocBaseは株式会社クレイが提供する情報共有ツールです。

上記がDocBaseの基本情報です。

Markdown の入力補助や同時編集機能、リアルタイムプレビュー機など、ナレッジを蓄積しやすい仕組みが多数備わっています。 SNS などの外部サービスの埋め込みにも対応しており、ナレッジの根拠となる情報を残しやすいのも利点です。

また、会議やミーティングの際に利用することで、会議の内容や議事録の作成も容易になるため、会議中に共同編集することで質の高い情報を残すことにもつながります。ナレッジの共有とともに社内のコミュニケーションを活性化したい場合におすすめです。 

まとめ

今回はナレッジマネジメントツールに関する基礎知識、 ナレッジマネジメントツールの導入による具体的な効果、ナレッジマネジメントツールの活用方法、そしてナレッジマネジメントツール主要10選の比較表と主な機能や特徴についてお話ししました。

ナレッジマネジメントについては、従業員の積極的な利用が必要不可欠です。そのため、ナレッジマネジメントのツールを導入するだけでなく、何らかのインセンティブを用意しておく方が利用されやすくなります。

同時に従業員が使う物ということを忘れず、現場の実務担当者が使いやすいツールを選ぶことを前提とし、ナレッジマネジメントによって従業員がスキルアップやキャリアアップになるというような意識の改革も行いましょう。