PDCAとは「継続的に業務を改善する方法」
PDCAとは『継続的に業務を改善する方法』を意味し、以下4つの頭文字をとった言葉です。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
この4つの行動を循環させ業務に活かすことで、「目標に対しての計画や行動は正しかったのか」、そして「業務成績の向上に繋げられたのか」を振り返ることができます。
また、一連の流れを「サイクル」と呼び、継続的な業務を改善する方法として多くの企業で取り入れられ、個々や会社全体の業務改善に役立てられています。
PDCAの4つのプロセス
PDCAの4つのプロセスは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）です。
この4つの中のPlan（計画）がスタート地点となり、計画に対して実行（Do）し、定期的に振り返りの評価（Check）をしながら改善（Action）する流れです。
したがって、PDCAの流れは一方向で進むのが条件です。それでは、以下で4つのそれぞれのプロセスを見ていきましょう。
Plan（計画）
Plan（計画）では、業務に対する目標の設定と、その目標に対するアクションプランを設定します。
目標を立てるだけでは業務の向上には繋がりませんので、このアクションプランの設定がここでは重要です。
アクションプランを立てる際は以下の順番で取り組みます。
- 長期目標に対する短期・中期目標の設定
- 短期・中期目標に対する数値設定
まず、長期目標に対する短期目標、中期目標を立て、スモールステップを踏んだ計画を立てます。
そして、どのような手順を踏み、いつまでに達成しなくてはならないかを逆算的に考え、長期目標の達成に向かいます。
このアクションプランの設定がPDCAの要であり、継続的な業務改善のスタート地点です。
Do（実行）
計画（Plan）が立て終わったら、目標達成に向けたアクションプランの実行（Do）をしていきます。ただし、ここでの注意点は、目標を達成するための行動ではありません。
このDo（実行）で押さえておきたいポイントは、「短期・中期目標に対する行動計画は適切であるか」です。PDCAのねらいは「継続的な業務改善」ですので、必ず目標達成するものではありません。
したがって、この実行（Do）があってはじめて、Plan（計画）が適切であったかどうかがわかります。
Check（評価）
実行（Do）した後に見えてくるのが、その行動に対する評価（Check）です。
計画（Plan）に対する実行（Do）は適切であったのかは、評価（Check）での振り返りが重要ですので、以下のポイントを押さえて取り組みます。
- 目標設定に対するアクションプランは適切であったか
- 短期・中期目標に対して、計画的に取り組んだか
ここでは、計画に対する行動が計画的に適切に取り組めたかどうかを見つめます。
Action（改善）
最後に、Action（改善）では前段階の評価を元に、目標に対する行動の振り返りをします。
- 計画に対してこのまま進んでいいのか
- 短期・中期目標は達成できたか
- なぜうまくいかなかったのか
- 計画を中止した方がいいのかどうか
計画が現実的なものであったのかどうかも含め、Plan-Do-Check-Actionの4つのプロセスで総合的に判断し、分析の結果、次の改善に活かしていく流れがPDCAです。
PDCAから成功に導くための4つの鍵
実際にPDCAをビジネスに取り入れる場合、以下4つが成功の鍵です。
- 目標を数値化し明確にする
- 計画に沿った行動をする
- 適切な時期の振り返りをする
- 目標達成するための下方修正をする
順に見ていきましょう。
目標を数値で明確化する
目標を数値化し明確にすると、どの時期までにどのくらいの業務成績を達成していたいのかがわかり、目標に対する行動が明確になります。
目標に対する行動が明確であれば、業務に集中でき向上心を持って取り組めますが、抽象的だった場合には、ぼんやりとしがちで、どこへ向かって走り出しているのかが分からなくなってしまいます。
具体的な行動を引き出すためには、PDCAの要であるアクションプランを具体的かつ、より詳細に立てることが重要です。
計画に沿って行動に移す
PDCAを成功に導くためには、計画に沿った行動が最も重要です。また、ここでの鍵は「うまくいく/いかないに関わらず、必ず計画通りに行動する」ことです。
計画通りに行動しても、うまくいくとは限りません。そうなった時に、うまくいかなかった原因は計画にあると突き止められますが、計画に沿って行動していないと検証できなくなってしまいます。
したがって、計画通りの行動をし、随時計画に対する行動の記録をとるなど、分析をしながら客観的な視点をもって取り組む姿勢が大切です。
時期がきたら振り返る
計画に沿った行動をした結果を、適切な時期に振り返ります。適切な時期に振り返るのは、以下2点を確認できるからです。
- 計画に対する行動が一致しているか
- 計画は現実的なものか
元の計画が現実的なものかどうか、また、計画に対する行動が一致しているかどうかを随時振り返る習慣がつくと、業務の向上へと繋がっていきます。
目標達成までの下方修正を行う
必要な時期に目標に対する行動の振り返りをした後は、目標達成までに必要な要素を分析し、行動に繋げていきます。
これは、適切な目標設定だった場合に有効ですが、計画と行動とが一致していれば達成可能です。
そうやって、目標に向けた行動に必要な要素を洗い出し、下方修正しながら進めて行けば、自ずとPDCAサイクルの好循環循が生まれ、成功へと導かれるでしょう。
PDCAが失敗に終わる4つの要因
PDCAが失敗に終わる要因には、以下の4つがあります。
- 目標設定が正しくない
- 計画に対し、正しい行動ができていない
- 適宜、振り返りをしていない
- 改善がないまま進んでいる
PDCAを取り入れて継続的な業務改善に取り組んで行く中で、つまずきを感じた場合は「どこに原因があるのだろう」と行動を振り返るのはとても重要です。
失敗の要因となっているのは何かを、以下で説明していきます。
目標設定が正しくない
PDCAの失敗は、目標が正しく設定されていない場合に起こります。Plan（計画）はPDCAの出発地点であり、ここで立てた計画を元に、業務を循環させていきます。
しかし、仮に目標が現実とかけ離れていたら、次のDo（実行）には繋がりません。万が一、計画が正しくないと感じた場合に振り返るのが、以下の点です。
- 目標設定のハードルが高くなっていないか
- 100%の目標で設定されていないか
目標を達成するためには、まずは低いハードルを設定し、そうした小さな目標を達成していきながら徐々に高いハードルへ向かうのが理想的です。
また、目標が完璧すぎるあまり、取り越し苦労な考えにとらわれて行動に移せないこともあるでしょう。最初の目標設定が、今の自分自身が達成できるかどうかを考え、適切な段階に設定します。
計画に対する行動がズレている
一番目に立てた計画に対し、行動がズレている場合はPDCAサイクルが循環せず、失敗に終わってしまいます。
なぜなら、計画を正しく設定しても、「もっとこうした方がよい成績につながる」と思い込み、計画にない行動を起こしてしまっている可能性があるからです。
それでは、業務がうまくいかなかった時に、以下の問題が生じてきます。
- 正しい計画設定であるのかが曖昧になる
- 計画に対する行動は適切かの判断がつかなくなる
要するに、計画と行動とのどちらに失敗の原因があったのかが分からなくなります。
そうした失敗を招かないためにも、一度立てた計画は途中で変えずに行動していくのが大事です。
振り返りをしていない
正しい目標を設定し、計画的に行動に移していても、振り返りをしないまま進めていては、業務の向上には繋がりません。
業務の向上に振り返りが必須なのには、明確な理由があります。
- いつ、どの段階で、どのような方法をとり、結果へ繋がったのかがわかる
もし、振り返りをしないまま業務をこなしていくと進行に迷いが生じ、どこの段階にいるのかが曖昧になってしまいます。それでは本末転倒な結果を招いてしまうため、こまめに振り返る習慣が大切です。
改善がないまま進んでいる
計画に対する行動の振り返りから改善し、次の新たな行動へとつなげるのがPDCAの基本ですが、よい結果へ結びつけていくには「Action（改善）」が重要です。
なぜなら、業務がうまくいく/いかないにしても、振り返りから得られた分析を元に次の行動へと結びつけていくのが、右肩上がりの成長を生むからです。
このPDCAの良さは、失敗、成功に関係なく、4つのサイクルを循環させながら次のサイクルに活かせる点です。
また、PDCAのねらいは、1回のサイクルで目標を達成するのではなく、複数のサイクルを繰り返しながら目標達成に向かいます。
改善は次のステップを生む最も重要な要素ですので、万が一うまくいかない場合でも「失敗は成功のもと」と捉え、次に活かしていきましょう。
PDCAに似た「OODA」の違い
PDCAと同様に業務改善を目的とした考えに「OODA」がありますが、PDCAと明らかに違う部分を以下で解説していきます。
- PDCAは「一方向」で進む
- OODAは「必要に応じたループ」ができる
順に見ていきましょう。
PDCA｜一方向で進む
PDCAは「Plan→Do→Check→Action」の順番で、一方向にサイクルしていくのが決まりです。また、このサイクルを繰り返し、継続的な業務の改善を行っていきます。
つまり、Plan（計画）から始まり、Action（改善）で1サイクルが終了し、その改善を元に新たなサークルに変えていくねらいがあります。
OODA｜必要に応じて戻ることができる
続いて、OODAは以下の言葉と意味をもちます。
- 「Observe（観察）」
- 「Orient（状況判断）」
- 「Decide（意思決定）」
- 「Action（実行）」
このOODAはObserve（観察）から始まり、順にOrient（状況判断）、Decide（意思決定）、Action（実行）と進んでいきます。ただし、PDCAと大きな違いがあり、それは「状況に応じた段階に戻れる」点です。
観察した後に状況判断しますが、仮に、観察に間違いがあると気づけばその段階に戻れます。また、意思決定する際に、もう一度観察の段階に戻り直すのも可能です。
こうしたループできるのがPDCAとの違いであり、自由度も高く、ビジネスシーンで注目されています。
まとめ
本記事では、PDCAをビジネスシーンで活用するためのプロセスをお伝えしていきました。PDCAで目標を達成するには、計画に沿った正しい行動の他に、定期的な振り返りと改善が必要です。
しかし、必ずしも目標を達成するものではなく、一連のサイクルを循環させて業務の向上をしていくことがPDCAの目的であり、そのサイクルの循環こそが企業と個人の価値を向上させます。
そうした正しい知識をもって、ビジネスシーンでPDCAを取り入れ、継続的な業務の改善に活かしていただけたら幸いです。
