人件費を削減するるシフト管理の最適化とは？失敗しない5つのポイントを解説

あなたのシフト管理は大丈夫？よくある失敗事例

店舗や企業の利益を最大化し、従業員満足度を高める上で、シフト管理は極めて重要な業務です。しかし、多くの現場では旧態依然とした管理方法が続けられ、様々な問題を引き起こす温床となっています。もしかしたら、あなたの職場でも「よくあること」として見過ごされている課題が、経営を静かに蝕んでいるかもしれません。まずは、多くの管理者が頭を悩ませる典型的な失敗事例を見ていきましょう。

シフトに穴が空き急な欠員対応に追われる

「すみません、子どもが熱を出して…」「体調不良で、本日お休みをいただけますでしょうか…」
管理者であれば、このような従業員からの急な欠勤連絡に肝を冷やした経験が一度はあるはずです。特に、ギリギリの人数でシフトを組んでいる場合、一人でも欠員が出ると現場は一気に混乱状態に陥ります。

結果として、他の従業員に無理な残業をお願いしたり、休日返上で出勤してもらったり、最悪の場合は管理者自身が穴埋めに入ることになります。こうした場当たり的な対応は、本来注力すべき売上向上施策や人材育成といったコア業務の時間を奪い、店舗全体の生産性を著しく低下させます。さらに、急な欠員が常態化すると、従業員の間に「またか…」という諦めや不満が蔓延し、職場全体の士気低下にもつながりかねません。

無駄な人件費が発生し利益を圧迫している

売上は順調なのに、なぜか利益が思うように残らない。その原因は、シフト管理に潜む「見えないコスト」かもしれません。多くの現場で、繁忙時間帯の客数や業務量を正確に予測できず、「念のため」という理由で過剰な人員を配置してしまう傾向があります。その結果、お客様が少ない時間帯にスタッフが手持ち無沙汰になり、人件費の無駄遣いが発生してしまうのです。

以下の表は、どんぶり勘定でシフトを組んだ際の人件費の無駄を表す一例です。

このように、必要な時に人が足りず、不要な時に人が余るという状況は、売上機会の損失とコスト増を同時に引き起こし、確実に利益を圧迫します。

特定の従業員に負担が偏り不満が噴出する

「なぜか私ばかり大変な曜日・時間帯を任される」「あの人はいつも希望通り休めているのに…」
こうした従業員間の不公平感は、職場の雰囲気を悪化させ、優秀な人材の離職を引き起こす最大の要因の一つです。手作業やExcelでのシフト作成では、無意識のうちに管理者が頼りやすいベテラン従業員や、特定の業務をこなせるスキルを持った人材に負担を集中させてしまいがちです。

個々の労働時間や休日取得状況、スキルセットを客観的に把握できていないため、シフト作成者の感覚に頼った属人的な采配になってしまうのです。その結果、一部の従業員は心身ともに疲弊し、他の従業員は不満を募らせます。このような状態が続けば、従業員エンゲージメントは低下し、最終的には組織全体にとって大きな損失となるでしょう。

シフト管理が失敗する根本的な原因

シフトに穴が空いたり、人件費が膨らんだりといった問題は、実は表面的な現象に過ぎません。これらの失敗の裏には、多くの企業や店舗が抱える共通の「根本的な原因」が潜んでいます。ここでは、シフト管理がうまくいかない構造的な問題を2つの側面に分けて深掘りし、なぜ最適化が必要なのかを明らかにします。

属人化したExcelでのシフト作成

多くの現場で今なお主流となっているのが、Excelやスプレッドシートによるシフト管理です。手軽に始められる反面、これがシフト管理の失敗を招く最大の原因の一つとなっています。なぜなら、Excelでの管理は特定の担当者の経験と勘に依存する「属人化」強>を招きやすいからです。

シフト作成担当者が、長年の経験から従業員一人ひとりのスキル、希望、人間関係までを考慮して、パズルのようにシフトを組んでいるケースは少なくありません。一見すると最適なシフトが作られているように見えますが、その担当者が退職したり、急に休んだりすると、途端にシフト作成が滞ってしまいます。引き継ぎをしようにも、複雑な関数や担当者の頭の中にしかない暗黙のルールを完全に共有することは極めて困難です。

また、手作業による入力ミスや転記ミスは避けられず、労働時間の計算間違いや給与計算の誤りにも直結します。以下の表は、Excel管理が抱える問題点をまとめたものです。

このように、Excelでのシフト管理は一見コストがかからないように見えますが、実際にはシフト作成にかかる膨大な時間やミスの修正対応など、目に見えない人件費（コスト）を発生させているのです。

労働時間や人件費のどんぶり勘定

もう一つの根本的な原因は、労働時間や人件費といった重要な経営数値を「どんぶり勘定」で管理してしまっていることです。「先月もこれくらいだったから」「繁忙期だから多めに」といった過去の経験や感覚に頼った人員配置は、無駄なコストの温床となります。

例えば、売上予測や客数予測といったデータに基づかずに人員を配置すると、閑散とした時間帯に必要以上のスタッフを配置してしまい、人件費を無駄に垂れ流すことになります。逆に、急な来客増に対応できず、サービスの質の低下や販売機会の損失を招くこともあります。

この問題の根底にあるのは、日々の労働状況や人件費をリアルタイムで可視化できていないという事実です。月が終わってから「今月は人件費がかかりすぎた」と気づいても、具体的な改善策を立てることは困難です。どの曜日、どの時間帯に人時（スタッフが1時間に働いた量）が過剰だったのか、あるいは不足していたのかをデータで正確に把握できていないため、次のシフト作成でも同じ失敗を繰り返してしまうのです。

正確な人件費の予実管理ができていない状態は、いわば計器を見ずに飛行機を操縦するようなもの。気づかぬうちに利益を圧迫し、健全な経営を阻害する大きな要因となります。

課題を解決するシフト管理の最適化｜5つの実践ポイント

Excelや紙媒体でのシフト管理に限界を感じていませんか？属人化やヒューマンエラーは、無駄な人件費や従業員の不満に直結します。ここでは、それらの課題を根本から解決し、シフト管理を最適化するための5つの具体的な実践ポイントを解説します。

リアルタイムでの労働状況を把握する

シフト管理の最適化は、現状を正確に把握することから始まります。多くの現場で問題となるのが、予定していたシフト（計画）と実際の労働時間（実績）の乖離です。急な残業や早退などが積み重なると、月末には想定外の人件費が発生してしまいます。

この課題を解決するには、勤怠管理システムと連携し、従業員の出退勤、休憩、残業時間をリアルタイムで可視化する仕組みが不可欠です。これにより、日々の人件費の予実管理が可能となり、人件費が予算を超過しそうになった際に、早い段階で対策を打つことができます。また、蓄積されたデータを分析すれば、曜日や時間帯ごとの繁閑状況が客観的に把握でき、より精度の高い人員配置計画の立案に繋がります。

従業員のスキルや経験をデータ化し活用する

「誰でもいいから」という考えでシフトの穴を埋めていては、サービスの質は安定しません。顧客満足度を維持・向上させるためには、各従業員の能力に応じた適材適所の人員配置が重要です。

そのためには、各従業員が持つスキルや資格、経験年数などをデータとして一元管理し、シフト作成時に活用することが有効です。例えば、以下のように従業員のスキルを可視化します。

スキル情報をデータ化することで、「ピークタイムにはレジスキルレベル4以上のスタッフを2名以上配置する」といった戦略的なシフト作成が可能になります。これにより、業務の属人化を防ぎ、特定の従業員への負担集中を避けながら、店舗全体のパフォーマンスを最大化できます。

シフト希望の収集と調整を仕組み化する

シフト作成担当者にとって、従業員からのシフト希望の収集と調整は最も時間と手間がかかる業務の一つです。紙やメッセージアプリでの希望収集は、転記ミスや提出漏れの原因となり、公平な調整を難しくします。

このプロセスを効率化するには、従業員がスマートフォンやPCから直接希望シフトを提出できるシステムを導入するのが最適です。希望の提出期限が近づくと自動でリマインダーが送信される機能や、希望が重複した場合に調整候補者をシステムが提案してくれる機能があれば、作成者の負担は劇的に軽減されます。シフト作成の工数を削減することで、より重要な分析や人員計画に時間を割けるようになります。

労働基準法を遵守した自動チェック機能を設ける

複雑な労働基準法を完全に理解し、すべてのシフトが法令を遵守しているか手動で確認するのは非常に困難です。意図せず法令違反を犯してしまうと、企業としての信頼を失うだけでなく、法的な罰則を受けるリスクもあります。

安心してシフトを作成するためには、労働基準法や36協定などのルールに抵触するシフトを自動で検知し、警告（アラート）を表示する機能を活用すべきです。

これらのチェックを自動化することで、コンプライアンス違反のリスクを未然に防ぎ、従業員が安心して働ける健全な労働環境を維持することができます。

シフト管理ツールの導入を検討する

これまで解説してきた4つのポイントを、Excelや手作業で実現するには限界があります。シフト管理の最適化を本格的に目指すのであれば、シフト管理ツールの導入が最も確実で効率的な解決策となります。

現代のシフト管理ツールには、希望収集からシフト自動作成、勤怠管理システムとの連携、人件費のリアルタイム計算、法令遵守チェックまで、シフト管理に関わるあらゆる業務を網羅した機能が搭載されています。クラウド型のツールを選べば、時間や場所を問わずにシフトの確認や調整が可能になり、利便性も大きく向上します。自社の業種や規模、抱えている課題に合ったツールを選ぶことが、最適化を成功させる鍵となります。

シフト管理の最適化を成功に導く導入ステップ

シフト管理の最適化は、単に新しいツールを導入すれば完了というわけではありません。計画性のない導入は、かえって現場の混乱を招き、期待した効果が得られない結果に終わることも少なくありません。

ここでは、シフト管理システムの導入を成功させ、人件費削減や業務効率化といった成果を確実に出すための3つのステップを具体的に解説します。このステップを踏むことで、導入後のミスマッチを防ぎ、スムーズな運用を実現できます。

ステップ1｜導入目的と解決したい課題を明確にする

最初のステップとして最も重要なのが、なぜシフト管理を最適化したいのか、その目的と現状の課題を言語化することです。目的が曖昧なままでは、数あるシステムの中から自社に最適なものを選ぶことはできません。「なんとなく楽になりそうだから」という理由で導入を進めると、不要な機能にコストをかけたり、本当に解決すべき課題が放置されたりする原因となります。

まずは、以下のような観点から課題を具体的に洗い出しましょう。

• 人件費の課題：想定以上の人件費が発生している時間帯はないか。人件費の予実管理ができていない。
• 業務効率の課題：シフト作成に毎月何時間かかっているか。急な欠員対応にどれくらいの時間が割かれているか。
• 従業員の満足度の課題：シフトの偏りに対する不満の声はないか。希望休が通りにくい状況ではないか。

これらの課題をリストアップした上で、「シフト作成時間を月20時間から5時間に短縮する」「人件費を5%削減する」といった具体的な数値目標を設定することが、後のツール選定や効果測定の重要な指標となります。

ステップ2｜複数のシステムを比較検討し試用する

目的と課題が明確になったら、次はその課題を解決できるシステムを選定します。シフト管理システムは「ジョブカン」や「KING OF TIME」、「jinjer」など多種多様で、それぞれに機能や料金体系、得意な業種が異なります。自社の規模や業態、そしてステップ1で設定した必須要件を基に、複数のシステムを比較検討することが不可欠です。比較する際は、以下のポイントをチェックリスト化すると良いでしょう。

そして、候補を2〜3つに絞り込んだら、必ず無料トライアルやデモを申し込み、実際の使用感を確かめてください。シフト作成担当者だけでなく、実際にシフトを提出する従業員にも試してもらうことで、現場目線での評価が得られ、導入後の定着がスムーズになります。

ステップ3｜従業員への丁寧な説明と協力体制を構築する

最適なシステムを選定できても、それを使う従業員の協力なしに最適化は成功しません。新しいツールの導入は、既存のやり方を変えるため、一時的に従業員の負担が増えたり、変化に対する抵抗感が生まれたりすることがあります。一方的な導入決定は、不満や混乱を招くだけです。

本格導入の前には、必ず説明会などを実施し、以下の点を丁寧に伝えましょう。

• 導入の目的：なぜこのシステムを導入するのか。会社として解決したい課題（人件費、業務負担など）を共有する。
• 従業員のメリット：スマートフォンから簡単に希望シフトを提出できる、シフトの公平性が高まるなど、従業員側にとっての利点を具体的に伝える。
• 導入スケジュールと操作方法：いつから運用を開始するのか、具体的な操作マニュアルの配布や研修会の日程を明確にする。

導入初期は、質問やトラブルに対応するための専任担当者を決めたり、システム会社の手厚いサポートを受けられる体制を整えたりすることが、従業員の不安を和らげ、新しいシステムへの移行を円滑に進めるための鍵となります。従業員一人ひとりが納得し、前向きな気持ちで協力してくれる体制を構築することが、シフト管理最適化の最終的な成功に繋がります。

まとめ

本記事では、人件費の削減と従業員満足度の向上を実現するための「シフト管理の最適化」について、具体的な5つのポイントと導入ステップを解説しました。Excelでの属人化した管理やどんぶり勘定は、急な欠員対応や無駄な人件費、従業員の不満といった問題の根本的な原因となります。

これらの課題を解決するためには、リアルタイムでの労働状況の把握、従業員のスキルや経験のデータ活用、希望収集プロセスの仕組み化、そして労働基準法を遵守した自動チェック機能の実装が不可欠です。そして、これらを実現する最も効果的な手段が、シフト管理ツールの導入です。

ツールの導入を成功させるためには、自社の課題を明確にし、複数のシステムを比較検討した上で、従業員への丁寧な説明と協力体制を築くことが重要です。この記事で紹介したポイントとステップを参考に、非効率なシフト管理から脱却し、利益を最大化する体制を構築してください。