プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、納期が定められているプロジェクトにおいて、滞りなく進行したり、一定の品質を保った成果物を提出するために、適切にスケジュールや要件などを設定して調整していくことです。
プロジェクトマネジメントを任される人材は「プロジェクトマネージャー」とも呼ばれ、チームの中心的な立ち位置で、プロジェクトに関わるメンバーに進捗確認をしたり、当初設定したスケジュールから送れなく進められるようにしたりするなど、適切にマネジメントを行います。
プロジェクトマネジメントはなぜ必要？
プロジェクトマネジメントが必要な理由は、メンバーが効率的に業務を進められるようになるだけではなく、プロジェクト自体をしっかりと運用・進行させることにつながるからです。
プロジェクトはスケジュール通りに特定の業務や目標を達成したり、一定の予算の中で期待された品質の仕事をしたりと、個々人が担う責任は大きいもの。しかし、プロジェクトを俯瞰して見ることができ、全体をまとめる人材がいなければ、プロジェクトだけがひとり歩きをしてしまうリスクがあるほか、メンバーそれぞれが目指す道を理解しておらず、本来向かうべき道から逸れた進行になる可能性も少なくありません。
だからこそ、プロジェクトマネージャーなどが、きちんとマネジメントを行い、プロジェクト体制を整えたうえで進行していく必要があるのです。
ちなみに、プロジェクトマネージャーとして任される業務は、コストの確保や人材・メンバーの選定、進捗管理、タスク管理などが挙げられます。
プロジェクトマネジメントを成功させるコツ
プロジェクトマネジメントを成功させるためには、どのような点を意識・注意しながら業務を遂行すればいいのでしょうか。
プロジェクトマネージャーとして任命された方や、これから新しいプロジェクトを立ち上げる予定の方は、以下の「成功させるコツ」を参考にしてみてください。
やるべきことを明確化する
プロジェクトマネジメントを成功させるにあたり、まず必要なのがやるべきことを明確にすることです。
目標が明確になっていても、ではその目標を達成するためには、何が必要で、どんな工程は不要なのかをよく考えなければなりません。
やるべきことを明確にするには、まず現状の課題を洗い出したり、不足している部分を見つけ出したりすることが大切です。たとえば、目標達成に必要な情報が不足している場合「何の情報が必要なのか」「どこから収集すればいいのか」などを考える必要が出てくるでしょう。
どの課題をどのように解決するかを考えることが、まずやるべきことを明確化するための第一歩です。
とはいえ、やるべきタスクを洗い出すことができた時点で満足することはできません。それぞれのタスクに優先順位をつけたり、省けそうな工程もきちんと確認したりしながら、効率よく進められるように工夫しましょう。
スケジュールを考える
プロジェクトマネジメントにおいて、最も重要といっても過言ではないのが「スケジュール調整」です。
定められた納期に間に合うようにタスクのスケジュールを立てたり、メンバーがどのような業務をいつまでに済ませておくべきかなどをきちんと明確にします。
スケジュール管理が曖昧になってしまうと、業務が遅れやすくなってしまうだけでなく、イレギュラーな事態に陥ったときにスケジュールを立て直すことが難しくなってしまいます。
スケジュールの遅れを防ぐコツとしては、工程やタスクごとにスケジュールを設けることはもちろんのこと、修正やフィードバックの時間なども考慮して余裕のあるスケジュール管理を徹底することです。
成果物を見失わない
プロジェクトマネジメントを行うにあたり、プロジェクトを担当するマネージャーが常に念頭に置いておかなければならないのが「成果物を見失わないこと」です。
成果物は何なのか、何がゴールであるのかを常に考えてマネジメントしなければなりません。この成果物を見失ってしまうと、求められていた成果物とは異なるものへとブレてしまうリスクがあるうえに、目標と手段が曖昧となってしまう可能性があります。たとえば、本来の目標はwebサイトのリリースであるにも関わらず、必要なデータを集めることがいつの間にか目標となってしまうことは珍しくありません。データを集めるために貴重な時間を圧迫してしまうといった事態も考えられるので、成果物を見失わないことを第一に考えましょう。
プロジェクトマネジメントをするうえでの注意点
プロジェクトマネジメントを任されたときには、以下の注意点を把握したうえで業務遂行することをおすすめします。
目的・ゴールをメンバーで共有する
プロジェクトマネジメントをするにあたり、まず注意したいのがメンバーとの目的やゴールの共有です。
プロジェクトの目的やゴールを正しくメンバー間で共有できていないと、メンバーごとにイメージしている目的・ゴールが異なってしまいます。これでは、プロジェクトの失敗を招く要因になりかねないため、プロジェクトが開始する段階で、きちんとメンバーにはプロジェクトの目的・ゴールを共有し、お互いに認識のずれがないように解消しておきましょう。
メンバーの役割を明確にする
プロジェクトマネジメントでは、メンバー一人ひとりの役割を明確にすることが大切です。
誰が何をするのか、どこまで対応し、いつまでに進めるのかなどを細かく洗い出してメンバーに共有できていないと、非効率なプロジェクト運用になる可能性があります。
また、メンバー一人ひとりの役割が不明確であると、トラブルが遅延が発生した際に責任の所在が分かりにくくなってしまいます。
メンバー全員が責任感を持ってプロジェクトに臨めるようにするためにも、全員の役割を明確にして、稼働状況やタスク内容なども常にプロジェクトマネージャーが把握できるようにしておきましょう。
リスクを事前に把握し対策をする
リスクを事前に把握し対策をすることは、プロジェクトの失敗を防ぐためにも必要です。
プロジェクトの内容に関わらず、何らかの事情により遅延が発生したり、成果物のクオリティが求められているものよりも低くなってしまったりするなど、さまざまなリスクが想定されます。
プロジェクトにおけるリスクは、社内だけではなく外的要因が影響することもあることも踏まえたうえで、リスク管理を徹底しなければなりません。
想定されるリスクを全て洗い出し、万が一に備えて適切に備えておきましょう。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
プロジェクトマネジメントに必要なスキルとして、どのようなスキルが求められるのかご存じですか。
プロジェクトマネージャーとして、求められる資質は何なのか、詳しく解説していきます。
コミュニケーションスキル
プロジェクトマネジメントを行うにあたり、必要なスキルと言えるのが「コミュニケーションスキル」です。
メンバーやクライアントなどとのコミュニケーションは必須となるため、円滑なコミュニケーションがとれることが望ましいとされています。
ただし、プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションスキルは、単純に自分から発言することだけではありません。メンバーやクライアントからの意見を引き出すことも求められます。
また、単純に業務に関することを淡々と正確に情報共有するだけではなく、メンバーのモチベーションが上がるような環境づくりも必須。メンバーを褒めて生産性を高めたり、全体の指揮を下げるようなメンバーには適切に注意を促したりするなど、さまざまな形でのコミュニケーションスキルが求められます。
問題解決スキル
プロジェクトマネジメントの場面では、問題解決スキルが必須とされています。
プロジェクトでありがちな問題である「スケジュール」「品質関連」「コスト関連」は、プロジェクトマネージャーが中心となって解決へと導く必要があります。
プロジェクトを正常に進めるためにも、限りあるリソースの中、どのようにして問題を解決すべきかを考え、なるべく早期の段階で予定通りの運用に戻れるようにしなければなりません。
また、仮にプロジェクトが問題なく進行していても、常にリスク管理を行い問題の早期発見に努めることも忘れないようにしましょう。
スケジュール管理スキル
プロジェクトの進行に大きく関わる「スケジュール管理スキル」。プロジェクトマネージャーにおいて必須のスキルと言っても過言ではありません。
納期までに成果物を完成させるためには、いつまでにどのタスクが住んでいれば安心なのか、を細かく設定する必要があります。自身のタスクだけではなく、メンバーそれぞれのタスク・スケジュールも明確にする必要があり、その責任はプロジェクトマネージャーにあると言えるでしょう。
納期から逆算し、イレギュラーな事態が発生してもある程度リスクを最小限に抑えられるようなスケジュールを立てることが望ましいでしょう。
スケジュール管理スキルに不安がある方は、プロジェクトマネジメントツールを活用することもおすすめです。Microsoft Project、Trello、Asanaなど、現在いろいろな便利ツールが展開されています。タスク内容やリソースなどをふまえ、スケジュールを把握しやすくなるだけでなく、プロジェクトやタスクの進捗状況も分かりやすくなるので、こうしたツールの活用も視野に入れてみるといいでしょう。
メンバー育成スキル
プロジェクトマネジメントで必要なスキルの一つが「メンバー育成スキル」です。
チームメンバーを適切に育成し、一人ひとりを伸ばすことができれば、プロジェクトの効率的な運用につながるだけではなく、プロジェクト自体の成功チャンスもぐっと高まります。
とくに、メンバーの育成で重視したいのが「褒めること」です。90%のことができているメンバーに対し、10%のできていない部分を叱るといったケースは珍しくありません。メンバーのモチベーションに関わるため、できている部分に関してはきちんと丁寧に褒めることが重要です。とはいえ、メンバーの業務態度などによってはきちんと叱ることも重要です。
伝え方、伝えるタイミング、伝える場所などは慎重に考える必要があります。伝え方次第では本人の生産性に影響し、延いてはプロジェクト全体に関わることでもあるため、褒めるときも叱るときもどのようなシーンでどのように伝えればいいのかをきちんと考えましょう。
まとめ
本ページでは、プロジェクトマネジメントとはどのような役割なのかについて解説しました。
なぜ、プロジェクトの進行に必要なのか、マネジメントを成功させるためにはどうしたらいいのか、などは正しく理解し、実践しなければなりません。
プロジェクトマネージャーとして活躍する方や、これから新たなプロジェクトの立ち上げに関わる方などは、ぜひ今回ご紹介した内容をヒントにしながらプロジェクト成功を目指してください。
