備品管理のデジタル化でコスト削減！Excel管理から脱却する3つのポイント

Excelによる備品管理の限界と3つの課題

多くの企業で、手軽に始められるExcel（エクセル）が備品管理に利用されています。導入コストがかからず、多くの社員が使い慣れているため、管理する備品の数が少ないうちは非常に便利なツールです。しかし、事業の拡大に伴い管理対象の備品が増えたり、複数の部署で管理する必要が出てきたりすると、Excelによる手作業の管理ではさまざまな問題が表面化してきます。

ここでは、Excelによる備品管理が抱える代表的な3つの課題について詳しく解説します。

属人化と情報の不整合

Excelによる備品管理で最も起こりやすい問題が「属人化」です。管理台帳のファイルが特定の担当者のPCや共有サーバーの奥深くに保存され、「あの人しかファイルの場所を知らない」「複雑な関数やマクロが組まれていて、作成者以外は修正できない」といった状況に陥りがちです。もしその担当者が異動や退職をしてしまうと、備品管理業務そのものが停滞してしまう大きなリスクを抱えることになります。

また、Excelファイルは基本的に複数人での同時編集ができません。誰かがファイルを開いていると他の人は閲覧しかできず、更新作業が滞ります。これを避けるために各自がファイルをコピーして編集すると、どれが最新版かわからなくなる「バージョンの乱立」が発生し、情報の不整合を引き起こします。結果として、管理台帳に記載されている情報と実際の備品の状態が一致しなくなり、台帳としての信頼性が失われてしまうのです。

棚卸しにかかる膨大な時間と人件費

年に1〜2回実施される棚卸しは、Excel管理の課題が最も顕著に現れる業務です。多くの企業では、Excelの備品リストを印刷し、その紙を見ながら倉庫やオフィス内の備品を目で見て一つひとつチェックするという、非常にアナログな方法で行われています。管理番号の照合、設置場所の確認、状態の記録といった一連の作業はすべて手作業となり、膨大な時間と労力を要します。

この作業のために、担当者は通常業務を中断せざるを得ず、場合によっては残業や休日出勤が必要になることも少なくありません。これらの作業にかかる時間はすべて人件費という目に見えないコストとなって経営を圧迫します。特に、管理する備品の数が多い、あるいは複数の拠点を持つ企業にとって、棚卸しにかかるコストは決して無視できない問題です。

備品の紛失や重複購入のリスク

Excel管理では、情報の更新が手作業かつリアルタイムではないため、備品の「今」の状態を正確に把握することが困難です。例えば、誰かがノートパソコンを持ち出しても、その情報が即座に管理台帳に反映されるわけではありません。そのため、「あの備品は今どこにあるのか」「誰が使っているのか」がわからなくなり、紛失のリスクが高まります。

特に、高価な機材や個人情報が含まれるデバイスを紛失した場合、資産的な損失だけでなく、重大な情報漏洩インシデントにつながる危険性もはらんでいます。さらに、在庫状況が不透明なために「社内のどこかにあるはずなのに見つからないから、新しく買ってしまおう」といった不必要な重複購入が発生しやすくなります。こうした無駄な支出は、本来削減できるはずのコストであり、企業の利益を損なう一因となります。

【ポイント1】備品管理をデジタル化するメリットを理解する

Excelによる備品管理の限界を感じているなら、デジタル化がもたらすメリットを正しく理解することが、成功への第一歩です。デジタル化は単に「Excelをやめる」ことではありません。コスト削減、業務効率化、そしてガバナンス強化といった、企業の成長に直結する大きな変革をもたらします。ここでは、備品管理をデジタル化することで得られる3つの具体的なメリットを詳しく解説します。

メリット1：圧倒的な業務効率化で人件費を削減

備品管理に費やされる時間と労力は、想像以上に見えないコストとなっています。特に、手作業での入力や目視での確認、担当者への問い合わせ対応などは、本来もっと生産的な業務に使えるはずの時間を奪っています。デジタル化は、これらの非効率な作業を劇的に改善します。

例えば、年に数回実施される棚卸し業務を考えてみましょう。Excel管理では、リストを印刷し、一つひとつ現物と照合し、手作業でチェックしていくため、数人がかりで何日もかかることが珍しくありません。

備品管理システムを導入すれば、バーコードやQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、瞬時に照合が完了します。手作業による数え間違いや入力ミスといったヒューマンエラーがなくなり、作業時間は大幅に短縮されます。これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。この工数の削減は、そのまま人件費の削減に直結するのです。

メリット2：備品の見える化で無駄な購入コストを削減

「あの備品、どこにあるかわからないから新しいものを買ってしまおう」「予備がないと不安だから多めに発注しておこう」。こうした判断が、気づかぬうちに無駄なコストを積み上げています。Excel管理では、リアルタイムな在庫状況や利用実態を正確に把握することが困難なため、このような重複購入や過剰在庫が発生しやすくなります。

デジタル化によって、社内にあるすべての備品が「どこに」「何が」「いくつ」「どのような状態で」あるかが一元的に可視化されます。これにより、必要な備品が他の部署で使われずに眠っている「遊休資産」を発見し、有効活用することが可能になります。また、どの備品が頻繁に利用されているかといった利用履歴もデータとして蓄積されるため、そのデータに基づいて最適な在庫数を維持できます。勘や経験に頼った発注から、データに基づいた計画的な購買へと移行することで、無駄な購入コストを根本から削減できるのです。

メリット3：正確な資産管理で内部統制を強化

備品は企業の重要な「資産」です。特にPCやスマートフォンなどのIT機器は、企業の機密情報と直結しており、その管理はコンプライアンスやセキュリティの観点からも極めて重要です。しかし、誰でも編集できてしまうExcelファイルでは、情報の改ざんリスクや、いつ誰が更新したのかという履歴追跡の困難さが常に付きまといます。

備品管理システムを導入すると、誰がいつ、どの備品をどう扱ったか（持ち出し、返却、移動、廃棄など）の操作ログがすべて自動で記録されます。これにより、備品の紛失や不正利用を抑止し、万が一問題が発生した際にも迅速な追跡が可能となります。さらに、会計監査や情報セキュリティ監査の際には、システムから正確な備品台帳や履歴データをすぐに出力できるため、監査対応の工数も大幅に削減されます。このように、正確な資産管理は、企業の社会的信用を守り、健全な経営基盤を築くための内部統制強化に不可欠です。

【ポイント2】備品管理をデジタル化する具体的な手法

Excelによる備品管理から脱却し、デジタル化を進めるには、どのような手法があるのでしょうか。ここでは、企業の規模や管理したい備品の種類に応じて選べる、代表的な3つの手法を具体的に解説します。それぞれの特徴を理解し、自社に最適な方法を見つけましょう。

バーコードやQRコードで手軽に管理

備品管理のデジタル化で最も手軽に始められるのが、バーコードやQRコードを活用した方法です。多くの企業で導入されており、実績も豊富です。

この手法では、まず個々の備品にユニークな情報を記録したバーコードやQRコードの管理ラベルを貼り付けます。そして、備品の登録や貸出、返却、棚卸しの際には、ハンディターミナルやスマートフォンのカメラでそのコードをスキャンします。スキャンした情報は即座に備品管理システムに反映されるため、手入力によるヒューマンエラーをなくし、正確なデータ管理を実現できます。

最大のメリットは、導入コストを低く抑えられる点です。管理ラベルは市販のラベルプリンターで作成でき、読み取りも専用端末だけでなく、多くの場合は既存のスマートフォンで代用可能です。操作も直感的でわかりやすく、ITに不慣れな従業員でもすぐに使いこなせるようになります。一方で、読み取りの際は一つひとつのコードにスキャナをかざす必要があるため、管理対象が数千点に及ぶような大規模な棚卸しには時間がかかる可能性があります。

ICタグ（RFID）で棚卸しを高速化

管理する備品の数が非常に多い場合や、棚卸し作業の時間を抜本的に改善したい場合におすすめなのが、ICタグ（RFID）を活用した手法です。RFIDとは「Radio Frequency Identification」の略で、電波を用いて非接触でデータの読み書きを行う技術を指します。

備品にICタグを取り付け、専用のリーダーをかざすだけで、複数の備品情報を一括で読み取ることができます。段ボール箱の中に入った備品や、棚の奥にあって目視できない備品も、電波が届けばまとめてスキャンが可能です。これにより、バーコードやQRコードのように一つずつスキャンする必要がなくなり、棚卸しにかかる作業時間を劇的に短縮できます。

ただし、ICタグや専用リーダーはバーコードに比べて高価であり、導入にはある程度の初期投資が必要です。また、金属製品や水分を多く含む物品の近くでは電波が干渉し、読み取り精度が低下する場合があるため、管理したい備品との相性を事前に確認することが重要です。

スマートフォンアプリでどこでも手軽に更新

近年、主流となっているのがスマートフォンアプリを活用した備品管理です。上記のバーコードやICタグ（NFC対応のもの）と組み合わせて利用することで、さらなる業務効率化が期待できます。

従業員が普段から使い慣れているスマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、高価なハンディターミナルを導入することなく、誰でも備品管理を行えるようになります。場所を選ばずにリアルタイムで備品の登録や貸出状況を更新できるため、情報の鮮度が保たれ、「台帳上は在庫があるはずなのに、実際には見当たらない」といった事態を防ぎます。

また、スマートフォンのカメラ機能を使えば、備品の状態を写真で記録することも可能です。故障や破損があった場合に、画像付きで報告できるため、状況の把握がスムーズになります。私物のスマートフォンを利用する（BYOD）場合は、セキュリティポリシーを事前に定めておく必要がありますが、その利便性の高さから多くの企業で採用が進んでいます。

【ポイント3】失敗しない備品管理システムの選び方

備品管理のデジタル化を成功させるには、自社の課題や目的に合ったシステムを選ぶことが不可欠です。市場には多種多様な備品管理システムが存在するため、どの製品も同じように見えてしまうかもしれません。しかし、機能や価格、操作性は製品によって大きく異なります。ここで紹介する3つのポイントを押さえ、自社にとって最適なシステムを選びましょう。

自社の規模や管理したい備品数で選ぶ

まず考慮すべきは、企業の規模や管理対象となる備品の数です。従業員数が少なく、管理する備品も限られている中小企業と、複数の拠点を持ち、数千点以上の備品を管理する大企業とでは、システムに求める機能が全く異なります。自社の現状を正しく把握し、過不足のないシステムを選ぶことが、コストパフォーマンスを高める第一歩です。

例えば、中小企業であれば、初期費用を抑えられ、手軽に導入できるクラウド型のシステムがおすすめです。一方、大企業では、セキュリティ要件や既存の会計システムとの連携、詳細な権限設定などが可能な、より高機能なシステムが求められる傾向にあります。以下の表を参考に、自社がどちらのタイプに当てはまるか確認してみてください。

料金プランも重要な選定基準です。初期費用や月額費用はもちろん、ユーザー数や備品登録数によって料金が変動するプランもあります。将来的な事業拡大や備品数の増加も見越して、柔軟にプラン変更ができるかも確認しておきましょう。

誰でも直感的に使える操作性で選ぶ

高機能なシステムを導入しても、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。特に、ITツールに不慣れな従業員がいる場合、操作が複雑なシステムは敬遠され、結局Excel管理に戻ってしまうという事態も起こり得ます。そのため、マニュアルを熟読しなくても、誰でも直感的に操作できるシンプルなインターフェースのシステムを選ぶことが極めて重要です。

システム選定時には、以下の点を確認しましょう。

• 管理画面のデザインが分かりやすく、目的の機能にすぐアクセスできるか
• スマートフォンやタブレット専用のアプリがあり、現場で手軽に操作できるか
• 備品の登録、検索、貸出・返却といった日常的な作業が少ないステップで完了するか

多くのベンダーが無料トライアル期間やオンラインデモを用意しています。導入を決定する前に、必ず複数の担当者で実際にシステムを試し、操作性を比較検討するようにしてください。現場の声を反映させることが、導入後の定着をスムーズにする鍵となります。

導入後のサポート体制で選ぶ

備品管理システムは、導入して終わりではありません。運用していく中で「操作方法が分からない」「エラーが発生した」といった問題は必ず発生します。そのような時に、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているかは、安心してシステムを使い続けるために欠かせない要素です。

ベンダーを選ぶ際には、サポート体制の充実度も必ず確認しましょう。具体的には、以下の項目をチェックすることをおすすめします。

• 問い合わせ方法（電話、メール、チャットなど）は複数用意されているか
• サポートの対応時間は自社の業務時間と合っているか
• 導入時の初期設定やデータ移行を支援してくれるサービスがあるか
• オンラインマニュアルやFAQ、活用方法に関するセミナーなどが充実しているか

特に、初めて備品管理システムを導入する企業にとっては、導入から運用定着までを並走してくれる手厚いサポートは心強い味方になります。サポートが基本料金に含まれているのか、オプションとして別途費用がかかるのかも、契約前に必ず確認しておきましょう。

【目的別】おすすめの備品管理システム3選

備品管理のデジタル化を成功させるには、自社の目的や課題に合ったシステムを選ぶことが不可欠です。ここでは、多様なニーズに応える代表的な備品管理システムを3つ厳選し、それぞれの特徴を詳しく解説します。各システムの強みを比較し、あなたの会社に最適なツールを見つけるための参考にしてください。

中小企業向け Convi.BASE（コンビベース）

Convi.BASEは、物品管理の基本をしっかりと押さえつつ、導入から運用まで手厚いサポートを受けたい企業に最適なシステムです。特に、初めて備品管理システムを導入する中小企業や、Excel管理からの移行をスムーズに行いたい部署におすすめです。管理台帳の作成、QRコードやICタグを使った棚卸し、貸出・返却管理といった備品管理に必要な機能が網羅されています。直感的なインターフェースで、ITに不慣れな従業員でも簡単に操作できる点が魅力です。専門スタッフによる導入支援や運用コンサルティングも充実しており、自社の業務フローに合わせた最適な管理体制を構築できます。

クラウド型 SmartMat Cloud（スマートマットクラウド）

SmartMat Cloudは、IoT重量計（スマートマット）を活用した画期的な在庫管理システムです。マットの上に備品や消耗品を置くだけで、リアルタイムで在庫量を自動計測し、発注業務まで自動化できる点が最大の特徴です。コピー用紙や文房具、工場で使う部品など、定期的に消費される物品の管理に絶大な効果を発揮します。残量が設定した閾値を下回ると自動で発注アラートが飛ぶため、在庫切れや過剰在庫のリスクを根本から解消できます。棚卸しのために現場へ行く必要がなくなり、管理部門の業務負担を大幅に削減したい企業に最適です。クラウド型のため、どこからでも最新の在庫状況を確認できます。

資産管理もできる AssetApps（アセットアップス）

AssetAppsは、一般的な備品管理にとどまらず、PCやサーバーといったIT資産、ソフトウェアライセンス、固定資産までを一元管理できる統合資産管理システムです。情報システム部門や総務部門が管理する多種多様な社内資産を、一つのプラットフォームで網羅的に管理したい企業に強く推奨されます。資産のライフサイクル（購入から廃棄まで）を追跡し、リース契約や保守契約の情報と紐づけて管理することも可能です。これにより、コンプライアンス遵守や内部統制の強化に大きく貢献します。SaaS型で提供されるため、サーバーの構築やメンテナンスが不要で、手軽に高度な資産管理を始められる点も魅力です。

まとめ

本記事では、Excelによる備品管理が抱える「属人化」「棚卸しの負担」「紛失・重複購入」といった課題を明らかにし、それらを解決するための備品管理のデジタル化について解説しました。

備品管理をデジタル化する最大のメリットは、コスト削減にあります。業務効率化による人件費の削減、備品の見える化による無駄な購入コストの削減、そして正確な資産管理による内部統制の強化は、企業の経営基盤をより強固なものにします。

デジタル化の実現には、バーコードやICタグ、スマートフォンアプリなどを活用した備品管理システムが有効です。導入を成功させるためには、「自社の規模」「操作性」「サポート体制」という3つのポイントを意識して、自社に最適なシステムを選ぶことが結論として重要になります。

本記事で紹介した選び方やおすすめのシステムを参考に、Excel管理からの脱却を検討し、コスト削減と業務効率化を実現するための一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。