グループウェアとは
グループウェアとは、企業や組織内での情報共有や連絡事項などをまとめて管理できるシステムのことです。例えば、チームごとのスケジュールを共有できたり、メールやチャット機能で重要事項を全体に発信できたりすることなどが挙げられます。
他にも、リモートワークで働いている社員とのコミュニケーションが円滑になるなど、多彩な働き方にも効果を発揮します。また、ワークフロー機能などを搭載している場合もあり、稟議書などの申請フローもグループウェアで完結させることも可能です。
社内や組織全体の情報共有や業務の効率化を考えている方には、グループウェアは必要不可欠なシステムだと言えるでしょう。
導入すべきおすすめグループウェア10選
次に、導入すべきおすすめグループウェアを10社紹介します。
費用 | 特徴 | |
サイボウズ Office | 【スタンダードコース】 【プレミアムコース】 【オプション】 | ・中小企業に特化している |
NI Collabo 360 | 【クラウドプラン】 【ライセンス購入プラン】 | ・企業間での情報共有が可能 |
Google Workspace | 【ビジネススタータープラン】 【ビジネススタンダードプラン】 【ビジネスプラスプラン】 | ・Googleのさまざまなツールと連携できる |
mitoco | 【基本プラン】 【社外ユーザー向けプラン】 | ・世界トップレベルのセキュリティ |
desknet’s NEO | 【クラウドプラン】 【スモールライセンスプラン】 【エンタープライズライセンスプラン】 【クラウド版オプション】 | ・多彩な便利機能を搭載している |
WaWaOffice | 【基本プラン】 【オプション】 | ・サポート体制が充実している |
Lark | 【スタータープラン】 【プロプラン】 【エンタープライズプラン】 | ・無料プランがある |
サイボウズGaroon | 【クラウドプラン】 【パッケージプラン】 【クラウド版オプション】 | ・数万名規模の会社にも対応している |
クロジカスケジュール管理 | 【フリープラン】 【ベーシックプラン】 【プレミアムプラン】 | ・スケジュール共有を簡略化できる |
GroupSession | 【基本プラン】 【Cloudプラン】 【ZIONプラン】 | ・ユーザー無制限を無料でスタートできる |
①中小企業のチームワークを向上させたいなら「サイボウズ Office」
おすすめグループウェア1つ目は、中小企業のチームワークを向上させられる「サイボウズ Office」です。「サイボウズ Office」は、誰でも簡単に情報を共有できるツールを目指して作られたグループウェアです。
そのため、初めてツールを使用する方でも安心して使えるでしょう。また、使用できる便利機能は14個で、スケジュールや掲示板、ワークフローなどがあります。
他にも、パソコンやスマホ、タブレットなどのさまざまなデバイスに対応しているため、場所と時間を選ばずにアクセスできる強みがあります。
提供会社 | サイボウズ株式会社 |
費用 | 【スタンダードコース】 【プレミアムコース】 【オプション】 |
おすすめ会社規模 | 中小企業 |
特徴 | ・中小企業に特化している |
こんな会社におすすめ | ・サービス費用を抑えたい会社 |
②社内・社外問わず簡単にアクセスしたいなら「NI Collabo 360（エヌアイ コラボ 360）」
おすすめグループウェア2つ目は、社内・社外問わずいつでもどこでもアクセスできる「NI Collabo 360」です。
「NI Collabo 360」は社外でも使用できるため、テレワークなどの働き方にも対応しています。また、グループ企業や取引先企業間での使用にも対応しており、取引情報などを常に共有できます。
セキュリティ面に関しても、リンク企業ごとに公開できる情報を制限できるため、機密情報の漏えいなどを未然に防げるグループウェアです。
提供会社 | 株式会社ＮＩコンサルティング |
費用 | 【クラウドプラン】 【ライセンス購入プラン】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・企業間での情報共有が可能 |
こんな会社におすすめ | ・テレワークを導入している会社 |
③多様な働き方を導入しているなら「Google Workspace」
おすすめグループウェア3つ目は、多様な働き方に対応している「Google Workspace」です。「Google Workspace」は、テレワークなどの在宅勤務やフレックスタイム制、海外勤務などさまざまな働き方に対応しています。
また、Googleが提供しているツールと連携ができ、「Google Meet」や「Googleカレンダー」と連携することで、リモート会議やスケジュールなどのタスクを一元管理できます。
Googleが提供しているさまざまなツールを自社で利用している方は、「Google Workspace」がおすすめです。
提供会社 | |
費用 | 【ビジネススタータープラン】 【ビジネススタンダードプラン】 【ビジネスプラスプラン】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・Googleのさまざまなツールと連携できる |
こんな会社におすすめ | ・Googleのサービスを使用している会社 |
④グループウェア部門・Salesforce拡張機能部門で評価されている「mitoco（ミトコ）」
おすすめグループウェア4つ目は、「ITreview Grid Award 2023 Winter」の2部門で3期連続受賞している「mitoco」です。「mitoco」はグループウェア部門において評価されているツールで、業務効率を向上させることに特化しています。
まとめられる業務は、承認ワークフローやタスク管理、文書管理などの12業務です。そのため、ハンコを押す業務や、承認申請などをシステム上で完結させられます。
また、セキュリティにおいては金融機関の基準をクリアしているなど、世界トップレベルのセキュリティで管理されているため、情報漏れのリスクも最小限に抑えられます。
提供会社 | 株式会社テラスカイ |
費用 | 【基本プラン】 【社外ユーザー向けプラン】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・世界トップレベルのセキュリティ |
こんな会社におすすめ | ・セキュリティレベルを重視している会社 |
⑤業種に合わせてあらゆる業務を効率化したいなら「desknet’s NEO（デスクネッツネオ）」
おすすめグループウェア5つ目は、導入実績484万人を突破したあらゆる業務課題を解決できる「desknet’s NEO」です。
「desknet’s NEO」では、27種類の豊富な便利機能を使用できます。
- 予定管理、会議準備
- 社内連絡、ファイル共有
- コミュニケーション
- 申請、報告、意見交換
- 労務管理、緊急対応
- プロジェクト推進
- 購買、清算
そのため、連絡手段だけではなく、幅広い業務内容を一元管理したい方におすすめのツールです。
提供会社 | 株式会社ネオジャパン |
費用 | 【クラウドプラン】 【スモールライセンスプラン】 【エンタープライズライセンスプラン】 【クラウド版オプション】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・多彩な便利機能を搭載している |
こんな会社におすすめ | ・幅広い業務をまとめて管理したい会社 |
⑥豊富な実績と使いやすさで選ばれている「WaWaOffice（ワワオフィス）」
おすすめグループウェア6つ目は、使いやすさから多くの企業が導入している「WaWaOffice」です。
「WaWaOffice」は、以下の実績を持っています。
- 導入実績1,500社以上
- 継続率94％
- サポート満足度96％
このように「WaWaOffice」では充実したサポートを実施しているため、初めてグループウェアを使用する方でも安心して使えると言えるでしょう。
また、有人監視を24時間365日実施しているため、セキュリティ面でも信頼できます。
提供会社 | 株式会社アイアットOEC |
費用 | 【基本プラン】 【オプション】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・サポート体制が充実している |
こんな会社におすすめ | ・初めてグループウェアを導入する会社 |
⑦ビジネスツールの最終進化型である「Lark（ラーク）」
おすすめグループウェア7つ目は、人と組織の成長を支える「Lark」です。「Lark」は、チャットツールをメインとして、さまざまなサブツールを搭載しています。
「Lark」のチャットツールとひも付けできる機能は、以下のとおりです。
- ビデオ会議
- カレンダー
- メール
- 議事録
- タスク
- プロジェクト管理
- OKR
- 承認
- オープンプラットフォーム
- Wiki
- Docs
社内チャットをまとめて管理した上で、これらの便利ツールと連携させたい方は、「Lark」がおすすめです。
提供会社 | Lark Technologies |
費用 | 【スタータープラン】 【プロプラン】 【エンタープライズプラン】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・無料プランがある |
こんな会社におすすめ | ・無料プランで使ってみたい会社 |
⑧数万名の従業員にも対応できる「サイボウズGaroon（ガルーン）」
おすすめグループウェア8つ目は、数万名の従業員にも対応している「サイボウズGaroon」です。「サイボウズGaroon」は、中小企業から大企業まで7,000社が導入しており、320万人が使用している、実績のあるグループウェアです。
また、「kintone」や「Microsoft 365」など、さまざまなサービスと連携できます。そのため、現在使用している社内システムを活かせることも魅力的なポイントだと言えるでしょう。
提供会社 | サイボウズ株式会社 |
費用 | 【クラウドプラン】 【パッケージプラン】 【クラウド版オプション】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・数万名規模の会社にも対応している |
こんな会社におすすめ | ・既存システムを活かしたい会社 |
⑨チームのスケジュール共有を簡単にしたいなら「クロジカスケジュール管理」
おすすめグループウェア9つ目は、チームのスケジュール共有を簡略化できる「クロジカスケジュール管理」です。「クロジカスケジュール管理」は、カレンダーを使用してさまざまなチームのスケジュールを共有できるグループウェアです。
例えば、特定のメンバーの空いている時間を一目で確認できたり、同じ時間帯に予定を入れてしまうのを防いだりすることなどができます。情報共有に特化したサービスを受けたいなら、「クロジカスケジュール管理」がおすすめです。
提供会社 | TOWN株式会社 |
費用 | 【フリープラン】 【ベーシックプラン】 【プレミアムプラン】 |
おすすめ会社規模 | 中小企業 |
特徴 | ・スケジュール共有を簡略化できる |
こんな会社におすすめ | ・複数のチームをまとめて管理したい会社 |
⑩無料で始められる「GroupSession（グループセッション）」
おすすめグループウェア10個目は、無料で始められる「GroupSession」です。「GroupSession」は300人未満の企業やチームの場合、無料でスタートできます。
使用できる機能も豊富で、「スケジュール管理」「掲示板」「在席管理」「施設予約」などがあります。コストを最小限に抑えたい方におすすめのグループウェアです。
提供会社 | 日本トータルシステム株式会社 |
費用 | 【基本プラン】 【Cloudプラン】 【ZIONプラン】 |
おすすめ会社規模 | ・中小企業 |
特徴 | ・ユーザー無制限を無料でスタートできる |
こんな会社におすすめ | ・最小限のコストに抑えたい会社 |
グループウェアの失敗しない選び方
グループウェアの失敗しない選び方を2つ紹介します。
【グループウェアの失敗しない選び方】 |
自社に合った機能があるか
グループウェアの失敗しない選び方の1つ目は、自社に必要な機能が備わっているかどうかです。というのも、グループウェアごとにスケジュール管理、タスク管理、ドキュメント共有、チャット機能など搭載されている機能が異なるからです。
したがって、グループウェアを選ぶ際は現状の業務課題を洗い出し、それらの課題を解決できる機能が搭載されているグループウェアを選びましょう。
使いやすい操作性であるか
グループウェアの失敗しない選び方の2つ目は、使いやすい操作性であるかどうかです。なぜなら、従業員が簡単に操作できなければ、業務効率が低下してしまう可能性があるからです。
例えば、メニュー項目が複雑で見つけにくかったり、入力項目が多く面倒だったりすると、使いづらいと感じてしまう従業員も多いでしょう。操作性を確かめるためには、契約前に実際にグループウェアを体験してみることが大切です。
また、カスタム性に優れたグループウェアの場合、従業員からのフィードバックを収集し、不便だと感じる点を修正することで、社員の業務効率を向上させられます。
さらに、見た目にもこだわることも大切です。ボタンの大きさや配色など、細かいところまで気を配ることで、視覚的にも使いやすく、従業員にも受け入れられやすくなります。
グループウェアの必要性
最後に、グループウェアの必要性を2つ紹介します。
【グループウェアの必要性】 |
情報共有を効率化できるから
グループウェアは、情報共有を効率化するために必要なツールです。例えば、各チームの進捗状況を別々に管理して共有するのは、手間がかかります。
しかし、グループウェアを導入することで、リアルタイムの進捗状況を簡単に共有できるようになります。チームごとに最新の情報を常に把握できるため、迅速な判断ができるでしょう。
また、グループウェアでは複数の利用者が同時に情報を編集できるため、意見の収集などをする際にも役に立ちます。
事務作業のコスト削減に期待できるから
グループウェアは、事務作業のコスト削減にも期待できます。例えば、グループウェアを利用することで、紙の書類やメールのやりとりを減らせるため、消耗品費のコストを削減できます。
また、事務作業の人件費削減も可能です。というのも、勤怠管理や経費精算、承認作業などを簡略化できるからです。したがって、グループウェアは、事務作業のさまざまなコストを削減してくれる便利なツールだと言えるでしょう。
まとめ
今回は、グループウェアについておすすめツールや選び方、必要性などを紹介しました。グループウェアとは、企業や組織内での情報共有やコミュニケーションをまとめて管理するツールのことです。
また、コミュニケーション管理以外に経費精算や承認作業、施設予約などさまざまな便利機能が搭載されているツールもあり、業務の効率化に期待できます。
グループウェアを選ぶ際は、自社の現状を把握し、課題を解決できる機能を搭載したツールを選ぶことが大切です。本記事で紹介したおすすめグループウェアを参考に、自社に合ったツールを見つけてみましょう。
