ジョーシスとは
「ジョーシス」とは、社内で管理しているデバイス情報をすべて一元管理し、どのデバイスでどのようなSaaSを利用しているのか可視化できるツールです。
企業から従業員に対し、業務に必要なパソコンやスマートフォンなどのITデバイスを貸与します。しかし、以下のような課題を抱えることも珍しくありません。
- 誰がどのデバイスを利用しているのかわからなくなった
- 社内でグループウェアやビジネスチャットを導入しているが、従業員全員が適切に運用できているかわからない
- 退職者のアカウントを登録したまま、削除するのを忘れていた
このようなリスクを回避するため、従業員に貸与しているデバイスや、各デバイスにインストールしているSaaSやアプリなどを、情報システム部が管理することが一般的です。しかしデバイスは従業員一人ひとりがそれぞれ利用するため中身まで確認することが難しいうえに、さらに台数が増えるとExcelやスプレッドシートなどでは管理しきれません。
そこで「ジョーシス」を活用することで、誰にどのデバイスを貸与しているのか一元管理するだけでなく、各デバイスでのSaaSやアプリの利用状況を可視化したり、アカウントの発行や削除を処理したりできるのです。
ちなみにジョーシスを利用するためには月額料金が発生します。利用目的やID数などに応じて月額料金を提案してもらうことができるため、気になる方は見積りを依頼してみましょう。
ジョーシスの主な機能
ジョーシスでは、具体的にどのような機能を利用できるのでしょうか。
- ITデバイス管理機能
- SaaSアカウント管理機能
- アカウント発行・削除機能
- シャドーIDや退職者アカウントの自動検知機能
- 情シス業務のアウトソーシング
これらの主な機能を一つずつ紹介します。
ITデバイス管理機能
誰がどのデバイスを利用しているのか可視化できる機能です。
それぞれのパソコン、スマートフォン、タブレットなどのITデバイスは、誰が利用しているのかという情報だけでなく、メーカーや型番などのデバイス情報も管理できます。利用期限の設定もできるため、最適なタイミングで新しいデバイスに交換することが可能です。
SaaSアカウント管理機能
誰のどのデバイスで、どのSaaSやアプリを利用しているのか管理できます。各SaaSの利用回数や最終利用日時なども自動で取得する機能もあります。
業務に必要なアプリをインストールできていなかったり、利用率が悪かったりする従業員がいれば、アプリの活用方法をアドバイスして利用を促すことが可能です。 また、各SaaSの契約プランも可視化できるため、運用コストが適切か判断できるでしょう。
アカウント発行・削除機能
従業員の入社や退職に合わせ、各SaaSのアカウントを発行したり削除したりする必要があります。
しかしジョーシスは、対応しているSaaSであればジョーシス上でアカウントの発行・削除が可能です。
ジョーシス上でGoogleWorkspaceの新たなアカウントを作成した場合、対象者に初期パスワードなどのログイン情報が自動で送信されます。その他のアカウントもジョーシス上で発行できるため、対応漏れを防げます。
また、退職者のアカウントは一括削除が可能です。それぞれのSaaSの管理画面で一つずつ操作する必要がないため、削除し忘れることもないでしょう。削除する日を予約できるため、最終出社日や退職費などに合わせて削除を実行することもできます。
シャドーIDや退職者アカウントの自動検知機能
企業によっては、業務委託者や協力会社などの外部ゲストにSaaSアカウントを付与している場合もあるでしょう。そのような企業メールアドレス以外のIDを自動検知するため、適切なアカウント管理が可能です。
また、退職者のITデバイスやSaaSアカウントが残っている場合も自動検知されます。アカウントの削除漏れによって不要なコストを支払っていることもあるため、ジョーシスで適切に管理できれば防げます。
情シス業務のアウトソーシング
ジョーシスは、企業の情報システム業務のアウトソーシングにも対応しています。
デバイスの購入・管理・回収・廃棄や、アカウントの発行・管理・削除などの業務をアウトソーシングできるため、自社の従業員はコア業務に集中できます。
アウトソーシングには別途料金がかかりますが、情報システム業務に課題を抱えている企業にとっては利便性の高いサービスです。
【補足】主な対応アプリ
補足として、ジョーシスが対応している主なアプリを紹介します。
- Google Workspace
- Microsoft365
- kintone
- Chatwork
- Zoom
- Salesforce
- Hubspot
- SmartHR
- マネーフォワードクラウド
- Dropbox
- Google Analytics
上記で挙げたのは一部ですが、これらのように、グループウェアやビジネスチャットなどの社内全体で利用できるSaaSのほか、CRM/SFAやHRなど各部門で利用するSaaSも連携できます。
ジョーシスを導入するメリット
次に、ジョーシスを導入することで期待できるメリット・効果を紹介します。以下のようなメリットを得たいと考えている方は、ぜひ導入を検討してください。
SaaSアカウントの利用状況が可視化できる
ジョーシスを導入すると、自社で利用しているSaaSに紐づけられるため、各従業員のアカウントを管理できます。
- 誰がどのSaaSを利用しているか
- どのくらいの頻度で利用しているか
- どのデバイスで利用しているか
こうしたことが可視化できるため、各従業員が適切にSaaSを運用できているか把握できます。
IT資産管理が効率化する
ジョーシスでは、従業員に紐づけてデバイス情報やSaaSアカウントの管理が可能です。
入社時や退職時のアカウント発行・削除がジョーシス上で行えたり、退職者が返却していないデバイスを自動検知したりできるため、IT資産を適切に管理できます。
万が一、退職者のアカウントを削除し忘れていると、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティインシデントが発生するリスクもあります。ジョーシスを利用することで、自社のセキュリティレベルを引き上げられるのです。
情シス業務を外注化できる
ジョーシスはデバイスやSaaSアカウントなどの情報システム業務をアウトソーシングできます。
- 自社に情報システム部門がないため兼任している
- Excelでの管理に限界を感じている
- 情報システム部門の負担が大きすぎる
こうした課題を抱えている企業は、アウトソーシングをすることで生産性の向上が期待できます。
ジョーシスの導入に向いている企業の特徴
ジョーシスに興味を持っていても「自社に適しているのだろうか」と感じている方も多いのではないでしょうか。そこで、ジョーシスの導入に向いている企業の特徴をまとめました。ぜひ参考にしてください。
ハード面・ソフト面のIT資産管理を一元化したい
「貸与しているデバイス情報はExcelファイル」「アカウント情報については各SaaS管理画面」など、IT資産の管理方法が別々のデータベースだと、管理が複雑になり負担が大きくなります。また、人的ミスや情報漏洩などのリスクも高まるでしょう。
ジョーシスは、各従業員に紐づけてデバイス情報やSaaSアカウントを管理できます。ハード面・ソフト面の両面でのIT資産管理がジョーシスだけでできるため、IT資産を一元管理したい企業に向いています。
従業員数が多い大企業
従業員数が多いと、それだけ貸与しているITデバイスや利用しているSaaSアカウントも多いことになります。そのため管理が行き届かなくなり、情報システム部門の負担も非常に大きくなるでしょう。
しかしジョーシスであれば、各従業員のITデバイスやSaaSアカウントの管理を最適化できます。アカウントの発行・削除機能もあるため、多くの新入社員が入社したり、複数名の退職予定者の退職日がバラバラだったりする場合でも、適切に対応できるでしょう。
情報システム部門を設置できない中小企業
人手不足の中小企業やスタートアップでは、情報システム部門を設置することが難しく、情シス業務を他部門の担当者が兼任している場合も珍しくありません。しかしコア業務に集中できず、生産性の低下につながります。
ジョーシスでIT資産管理が効率化すると、担当者の負担が軽減できコア業務にも集中できるでしょう。
また、ジョーシスは情シス業務のアウトソーシングができるため、自社の人的リソースが不足していても安心です。
IT資産管理サービスを選ぶときのポイント
ジョーシスをはじめとするIT資産管理サービスは、数多くの種類が流通しています。どのサービスを選定するか迷ったときには、以下のポイントを軸にして選びましょう。
多様なデバイスやOSに対応しているか
現代のビジネスシーンでは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど多くの種類のデバイスが利用されています。さらにWindowsやMac、AndroidやiPhoneなどのメーカーや種類も多岐にわたり、企業内でも複数のデバイスを導入していることもあるでしょう。
IT資産管理サービスを選定する際には、多様なデバイスの種類に対応しているかどうかが重要です。対応している種類が少ないと適切に管理できないため、事前に対応デバイスを確認しましょう。
どのような情報を収集できるか
IT資産管理サービスによって、SaaSアカウントから収集できる項目が異なります。
ジョーシスは利用回数や最終利用日時などを収集できます。ほかにも、ファイル編集のログや、メール内容など、細かい情報まで収集できるサービスもあります。
サービスごとに収集できる情報の粒度が違うため、自社のニースや目的に合ったものを選定しましょう。
対象規模が自社にマッチしているか
IT資産管理サービスによって、対象としている企業規模が異なることがあります。
ジョーシスは大企業から中小企業まで導入されているサービスですが、中には登録できるデバイスの台数が限られているものもあります。また、連携できるSaaSの種類が少なく、自社の規模にマッチしていない場合も。
気になるIT資産管理サービスがあれば、導入事例などを確認して、どのような規模の企業が導入しているのか把握しておきましょう。
必要な機能が搭載されているか
IT資産管理サービスを導入する目的によって、必要とする機能も異なるでしょう。
たとえば「デバイスやSaaSアカウントの管理ができていない」「新規のアカウント発行や、退職者のアカウント削除が大変」という場合は、ジョーシスのようにデバイス情報やアカウント情報を一元管理でき、アカウントの発行・削除もできるサービスが向いています。
一方、「各SaaSでの操作ログを管理したい」「USBメモリやプリンターなどの情報も管理したい」という場合は、詳細な情報を収集できるサービスや、さまざまなデバイスに対応しているサービスが向いています。
自社に必要な機能を洗い出したうえで、その機能が搭載されているかしっかりと確認して選定しましょう。
【kyozon編集部おすすめ】あわせて検討したい情報管理サービス
最後に、kyozon編集部がおすすめする情報管理サービスを紹介します。
- フリーランスフォースβ版
- マネーフォワードAdmina
- 漏洩チェッカー
上記3つのサービスについて、詳細を紹介します。
フリーランスフォースβ版 | 業務委託人材の情報管理
「フリーランスフォースβ版」は、業務委託先の人材情報について管理できるサービスです。
業務委託人材の稼働記録や、注文書の発行、成果物や請求書の受け取りなどを一元管理できるため、多くのフリーランスに業務委託を依頼している企業にとって利便性が高いでしょう。
各業務委託人材については、連絡先やマイナンバーなどの個人情報を管理できるため、情報が散在せず情報漏洩のリスクを減らします。
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社シューマツワーカー |
| 初期費用 | 100,000円～ |
| 基本料金 | 12,000円～ |
| 特徴 | ・マイナンバー・個人情報や契約更新の一元管理 ・稼働記録の把握 ・注文書の発行や納品 ・請求書の受け取り |
マネーフォワードAdmina | SasSの一元管理
「マネーフォワードAdmina」は、社内で導入しているSaaSを連携することで、各SaaSを利用しているアカウント情報を一元管理します。
退職アカウントの自動検出機能も搭載されており、入社・退職のアカウント発行・削除などの業務が効率化します。
複数のSaaSを導入している企業は、各SaaSを適切に運用・管理ができるためおすすめです。
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | マネーフォワードｉ株式会社 |
| 初期費用 | なし |
| 基本料金 | 1IDあたり月額300円～ |
| 備考 | 50ID以下は無料で利用可能 |
| 特徴 | ・まとめて確認 SaaSの可視化 ・Google Workspaceと連携するだけでシャドーITを検知 ・自動化処理で業務を効率化 |
使う以前は様々なクラウドサービスやSaaSサービスが個体となっており、管理等が難しい状態であったが、使用後はこれらのサービスの連携が取りやすくなり、また領収書やSaaSコスト費用の把握など金銭的な管理の場面でも非常に作業の効率化を図ることが可能となりました。
作業量を削減するために導入したのにも関わらず、障害対応で作業量がかかってしまうと導入した意味がないです。IT管理クラウドはドキュメントが非常に多くあり、導入の際にかかる費用も安価で、さらに導入後のサポートに関しても対応が非常に早く、安心して使用することができました。
- 業種：メーカー / 製造系
- 会社名：日立ASTEMO株式会社
- 従業員規模：5000人以上
- 部署：情報システム部門
- 役職：一般社員・職員
漏洩チェッカー | 1台100円のIT資産管理
「漏洩チェッカー」は、ファイルの操作ログやUSBメモリ等に入れた重要情報の持ち出し管理などを一元的に可視化できるサービスです。
ファイルの容量を超えた際や機密性の高い情報がダウンロードされた際に通知がくるため、人手による確認作業の手間が大きく削減されます。
パソコン1台100円から利用開始できるため、予算が限られている企業にもおすすめです。
| 項目 | 情報 |
| 提供会社 | 株式会社スタメン |
| 初期費用 | なし |
| 基本料金 | 1台100円～ |
| 特徴 | ・PC1台100円から手軽に始められるため、導入ハードルが低い ・目的に応じて利用したい機能単位で契約ができるので、理想の情報管理を構築できる ・クラウドサービスなので新しくサーバーの設置も必要なく常にサービスがアップデートされ続ける |
2：端末ごとにそれぞれの情報を一言管理できる様になったので、全体的な作業効率が上がりました。
3：スマホでの管理ができないのは不便なので、改善して欲しいというように思いました。その点以外はメリットしかありません。
- 業種：小売 / 流通 / 商社系
- 会社名：非公開
- 従業員規模：31〜100人
- 部署：総務・法務部門
- 役職：係長・主任クラス
まとめ
ジョーシスは、各従業員のITデバイスとSaaSアカウントの情報を一元管理できるサービスです。ハードとソフトを別々に情報管理する必要がないため、管理業務が効率化し、情報システム業務の負担が大きく減るでしょう。
また、ジョーシス上でアカウントの発行・削除も可能なので、一つひとつのSaaSにアクセスする必要もありません。
ジョーシスは大企業から中小企業まで導入されているため、IT資産管理に課題を抱えている企業は導入を検討していましょう。
また、kyozonでは本記事で紹介したサービス以外にも、IT資産管理や情報管理におすすめのサービスを数多く掲載しています。資料のダウンロードもできるため、ぜひお役立てください。
なお、IT資産やセキュリティ関連については、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせて参考にしてみてください。
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