なぜ仕事効率化ツールが必要？ツールを目的別に20個紹介！

個人でも仕事効率化ツールを導入するメリット

まず、ここでは仕事効率化ツールのメリットを3つ解説します。

1. 業務のムダを削減できる
2. プライベートを充実できる
3. 生産性を向上できる

1つずつ順番にみていきましょう。

業務のムダを削減できる

仕事効率化ツールを導入すると、不要な業務を削ることができるので、コスト削減につながります。

例えば、コピー代や輸送費といった金銭的コストや、時間的コストを減らせます。他にも、仕事効率化ツールは操作性に優れているものが多いので、社員研修の費用や教育費用なども不要です。

さらに、ツールを導入すれば業務量を減らせるので人件費も従来より削減できます。

プライベートを充実できる

仕事を効率よくこなせれば労働時間も短縮でき、プライベートの時間も充実します。

日本では残業が当たり前でしたが、仕事とプライベートを両立させたい考えが広がっています。従来は、残業しても残業代を支給されなかったり、休日出勤したりと休みにくい状態が続いていました。

しかし、従来の働き方を継続した場合は退職者が増えていき、人手不足になっていくでしょう。今後は業務を効率化し、従業員1人1人が働きやすいと感じられる環境を構築し、会社の成長に結びつける努力が必要です。

生産性を向上できる

仕事効率化ツールは、抱えきれないほどの業務量やハードなスケジュールを委ねることができます。特に単調な作業は、ツールに任せればやるべき業務に集中できるでしょう。

他にも、仕事効率化ツールは人為的なミスを減らしたり、従業員のパフォーマンスを向上できたりと、生産性を上げるために非常に役立つツールです。

業務効率化ツールの種類

ここでは業務効率化ツールの種類を詳しくみていきましょう。

仕事効率化ツールは主に5つあります。

1. コミュニケーションツール
2. タスク管理ツール
3. ペーパーレス化ツール
4. 名刺管理ツール
5. RPAツール

1つずつ順番に解説していきます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、業務で発生する書類作成や上司への相談を簡単にできるツールです。例えば、チャットツールはメールよりも早いレスポンスが可能であるため、コミュニケーションに時間がかかりません。

他にもメッセージのやりとりはもちろん、スタンプ機能を使えば数秒で完了するため、コミュニケーションを円滑にできます。また、チャットツールは社内だけでなく、リモートワーカーの方も活用しているので報連相をスムーズに行えるでしょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、チームでタスクを共有できるため、上司に業務の進捗確認など細かい報告の手間を省けます。また、自分でもどの業務をいつまでにやるべきなのか、スケジュールを入れられるため、余裕を持って業務を完了できます。

タスク管理ツールは納期が近づいた場合、メンバーのタスクも確認できるので、業務の偏りを減らすのに役立ちます。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは、今まで紙で実施されていた業務を減らし、クラウド上に保存するツールです。そのため安全面やスピード面、コスト削減において注目されています。

例えば、紙で保存する場合は保存場所を用意したり、書類を探したりする手間が発生するので非効率といえるでしょう。しかし、ペーパレス化ツールを導入すれば探したい書類も検索機能で探せるため、作業効率化に繋がります。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺を個人で管理せずに社内で一元管理するためのツールです。従来は、名刺が増えればファイリングしたり保管スペースを用意したりする必要があり、非効率な方法を取らざるを得ない状況でした。

名刺管理ツールは、OCR機能を使って自動的に名刺を読み取り、クラウド上に保存できます。読み取った顧客情報は社内全体で共有できるため、顧客サポートなどに役立ちます。

RPAツール

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語です。RPAは、事務作業やデータ処理などの一連の業務を自動化できるツールのため、業務量を減らせます。

RPAツールによって生み出された時間は、より注力するべき作業に集中できるため、業務を効率化でき、さらに生産性の向上を期待できます。

仕事効率化ツールの選定ポイント

ここでは仕事効率化ツールを選ぶときに注目するべきポイントを3つ解説いたします。

1. 無料期間があるか
2. サポート体制は整っているか
3. 操作性に優れているか

1つずつ順番にみていきましょう。

無料期間があるか

まず、導入を検討しているツールは、無料期間があるのか確認しましょう。なぜなら新しいツールは、いきなり使うことに抵抗のある社員もいたり、操作に慣れていないと使わなくなったりするからです。

管理者側は社員にツール導入を検討していることをしっかり伝えるのが重要です。場合によっては、説明会を開催したり、無料ツールに触れてもらったりして社員に納得してもらってから導入を検討しましょう。

サポート体制は整っているか

新しいツールを導入するときは、サポート体制が整っているのかも重要なポイントです。

例えば、確認事項としては次のような項目です。

• 営業時間
• 緊急時の連絡先
• メールやチャット、電話でのサポートの有無
• 緊急時は来てもらえるのか

以上を確認しておきましょう。

操作性に優れているか

ツールを導入するときは、簡単に操作できそうなものを選びましょう。使い方が複雑だと浸透するまでに時間がかかります。また、操作する社員のストレスも蓄積されやすいので、作業の効率化を期待できません。

新しいツールは、社員が操作しやすく、簡単に使えそうだと思えるようなデザインを整えたツールを重視してみましょう。

無料版もあり！おすすめ業務効率化ツール20選【目的別】

ここでは、仕事効率化のためにおすすめのツールを紹介していきます。なお、今回は目的別に合計で20個紹介していきますので、参考にしてみてください。

コミュニケーションツール

1.チャットワーク

チャットワークは、チャットや音声通話などを利用できるツールです。他にもファイル共有機能やタスク管理機能も備えているため、仕事効率化に役立つでしょう。

パソコンとスマートフォンどちらでも使えるため、リモートワーク中の方も使っているツールです。

2.Slack（スラック）

Slackは世界中で人気のビジネスチャットツールですが、ビデオ通話も利用できるので会議でも使われます。画面共有もできるので、コミュニケーションを円滑にしながら会議を進められるでしょう。他にもファイル共有機能を使い、メンバーに資料を共有できます。

3.Zoom（ズーム）

Zoomは、前述したSlackやChatworkと違い、ビデオ会議など対話に特化したツールです。1対1のビデオ会議であれば無料で使えますし、3人以上であれば最大40分無料で利用できます。

タスク管理ツール

4.Aana（アサナ）

Asanaはチーム全体のタスク管理に役立つツールです。特徴はSlackやGoogleカレンダーなど、さまざまなアプリと連携できることです。また、スマートフォンにも対応しているため、場所を問わずどこでも最新情報をチェックできます。

5.Backlog（バックログ）

Backlogはチームのタスクを管理でき、担当者や進捗状況も明確になるため、作業を滞りなく進めるのに役立つツールです。お知らせ機能もあり、担当者の割り当てやコメント機能、wikiの更新などを知らせてもらえます。

6.Trello（トレロ）

Trelloはカード型のタスクを作り、付箋のように貼ったり剥がしたりして、視覚的にプロジェクトを管理できるツールです。

例えば「作業進行中」のタスクを作って貼り付け、完了したら剥がし、「完了タスク」に貼り付けていくイメージです。シンプルですがタスク管理を簡潔にできるので、ストレスなく確認できます。

7.Notion（ノーション）

Notionはメモやタスク管理、ドキュメントの管理など、さまざまツールを1つにまとめたアプリケーションです。Notionはカスタマイズ性に優れており、ドラッグ&ドロップするだけで簡単に操作できます。

ペーパーレス化ツール

8.CLOUDSIGN（クラウドサイン）

CLOUDSIGNは契約締結に特化したペーパーレス化ツールです。従来は契約作業に数日かかっていましたが、導入するとわずか数分で完了できます。また、郵送代や紙代、インク代が発生しないため、コスト削減においても非常に役立つツールです。

9.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは導入実績数が4,000社以上あり、ペーパーレス化を実現できるツールを提供しています。操作性に優れており、マニュアルを作ったり勉強会を実施したりしなくても簡単に運用できます。

また、外出先でもオンラインストレージ（容量）より、モバイル通信でデータを受け取れるため、印刷する必要はありません。紙代やインク代を節約でき、コスト削減に繋がります。

10.Xｰpoint cloud（エックスポイントクラウド）

Xｰpoint cloudは、高度で複雑な業務にも対応できる機能を備えたシステムです。さまざまな業務手続きを電子化できるので、ペーパーレス化を実現できます。

申請書の自動回付機能も備えており、手渡しする必要もなくなるので、効率化を期待できるでしょう。

11.Evernote（エバーノート）

Evernoteはテキストだけでなく画像や動画、PDFも保存できるため、印刷する手間を省けます。また、マルチデバイスに対応しているので、ブラウザだけでなくスマートフォンにも対応しています。

名刺管理ツール

12.Sansan（サンサン）

Sansanは、名刺管理機能と顧客管理機能も搭載している名刺管理ツールです。ユーザーが名刺を読み込む必要がないため、保存する手間を省けます。

名刺を全て読み込むことにより、組織ツリーや経歴情報を作成できるため、先方の情報を把握しやすくなります。

13.CAMCARD（キャムカード）

CAMCARDはOCR（文字認識）機能が搭載されているので、すぐに名刺をデータ化できるツールです。

OCRは90％以上の高い精度で名刺情報をデータ化できるため、従来のようにファイリングしたり保管スペースを用意したりする必要はありません。また、オペレーターがデータ補正するため、情報流出の心配もなく安心して利用できます。

14.Wantedly people（ウォンテドリーピープル）

Wantedly peopleは、すべて無料で使える名刺管理ツールです。名刺交換した相手が情報を更新すると、通知が届く仕組みになっています。なお、Wantedly peopleはアプリ内課金もなく無料でお得に利用できます。

15.Eight（エイト）

Eightはスマートフォンで名刺を撮影するだけで、クラウド上に保存できる名刺管理ツールです。相手もEightに登録していると、転職や昇進した場合に通知が届きます。

16.ちきゅう

ちきゅうはシンプルな管理画面であるため、幅広い年齢層の方に利用されています。直感的に「設定」「分析」「入力」ができるので複雑な操作はありません。従業員は本来やるべき業務に集中でき、業績向上につながるでしょう。

ちきゅうの口コミには、1週間かかっていた作業が15分にまで短縮できたとか、売上が200%向上したなど高評価です。

17.kintone（キントーン）

kintoneは、さまざまなアプリをkintoneの中に組み込むことにより、一元管理できるツールです。例えばExcel（エクセル）や、CSVファイルを読み込むだけで、すぐにアプリ化できるため、カスタマイズ性に優れています。

また、全文検索機能も備わっているので、アプリ内のワードはすべて検索でき、書類を探す手間を省けます。

RPAツール

18.WinActor（ウィンアクター）

WinActorはデザイン性に優れており、直感的に誰でもわかりやすく操作できるRPAツールです。また、さまざまなシステムと連携できるため、作業を効率化できます。

例えば、CRMツールと連携して利用者からの質問回答のメールを自動化し、作業時間を削減できるなど、業務効率化に役立つツールです。

19.BizRobo!（ビズロボ）

BizRobo!はRPAテクノロジーズが提供しているRPAです。主にアメリカのkofax社が開発しましたが、日本企業で使いやすいように日本語化し、細かい改良を実施しています。

また、BizRobo!は日々行っている業務をロボットに覚えさせているため生産性の向上も期待できます。

20.Blue Prism（ブループリズム）

Blue Prismは、毎日のルーティン作業から重要な業務まで自動化できます。セキュリティが非常に高く、アクセス制限や改ざん防止など徹底していますので安心して利用できます。

まとめ

仕事効率化ツールは、従来の働き方を改善できるツールです。

最近では働き方改革が促進されており、長時間労働を減らすためタスク管理も重要視されています。また、上司への進捗報告も口頭で実施する必要はなく、ツールを使えば一目で共有できます。

仕事効率化ツールを導入すれば、やらなくて良い業務を洗い出せるだけでなく、ムダを省けるので作業効率を上げられるでしょう。

業務の効率化を実現させるためには、ツールの導入を検討するだけでなく、サービス提供元に問い合わせたり、相談したりして本格的に導入を進めてみましょう。