Fileforceとは
Fileforceとは、社内でのファイル共有・管理を行う際に活用できる、クラウドストレージです。
業界初のランサムウェア被害がゼロの法人向けクラウドストレージであり、安心して利用することができます。
業務に関するファイルやデータ管理方法が担当者ごとに異なり、データを探す際に時間がかかってしまうなどの悩みを抱える企業も少なくないでしょう。
そこで、Fileforceを導入することで、ファイルの一元管理に役立つだけでなく、業務の効率化や生産性向上に貢献します。
また、社内でのファイル管理はもちろん、社外との大容量ファイル共有にも最適です。
なお、Fileforceの詳細については、以下で詳しく解説していますので、ぜひダウンロードしてみてください。
Fileforceの主な機能
まずは、Fileforceの主な機能である、以下の4つを紹介します。
- アクセス権限管理機能
- ユーザー・ID管理機能
- 管理者・ユーザーログ機能
- データ移行支援・活用促進機能
アクセス権限管理機能
Fileforceでは、フォルダ・ファイル管理においてアクセス権限を自由に組み合わせることができます。
組織内で重要な書類から業務に関連するすべてのフォルダやファイルの整理・管理に役立つ機能です。
また、すべてのフォルダに対し「権限の継承」と「明示的な権限付与」が可能であり、組織の規模や事業形態・内容に応じて柔軟に対応することができます。
長期的にわたり整理されたフォルダ構成を維持することにも有効的です。
ユーザー・ID管理機能
Fileforceには、ユーザー・ID管理機能が搭載されているため、自社で利用中のActive Directoryとの連携にも対応しています。
スマートなユーザー・ID管理によってシステム管理者の管理負荷を下げるだけでなく、セキュリティ強化にも効果的と言えるでしょう。
また、ユーザーの登録・編集はCSVファイルをアップロードすることで、一括で行うことができる点も魅力の1つです。
都度の個別の登録・編集にも対応しているので、業務効率化にも貢献します。
管理者・ユーザーログ機能
システム管理者において便利な機能である、管理者・ユーザーログ機能もFileforceでは、標準搭載されています。
Fileforceでは、詳細な管理者ログ・ユーザーログが365日自動保管されます。
また、約70項目の操作をログとして記録しているため、期間やユーザー名、管理タスクなどあらゆる条件での検索が可能です。
Fileforceの特徴として、管理者だけでなく、権限を与えられたユーザーが利用することもできます。
詳細で見やすいレポート形式で、スピーディなログの確認や分析を実現します。
データ移行支援・活用促進機能
Fileforceは、法人向けのクラウドストレージであり、データ移行支援や活用促進機能においても、手厚い支援メニューが用意されています。
自社の既存のファイルサーバーやNASの運用を止めることなく、データ移行が可能なため、業務に影響を与えることがありません。
また、データ移行の際は専門チームに依頼することもできるため、設計から構築、運用に必要なアクセス権設定など柔軟な対応が可能です。
移行対象のデータが大容量であっても、安心して移行・活用することができます。
Fileforceを導入するメリット
ここからは、Fileforceを導入するメリットとして、以下の3つを紹介します。
- 社内ファイルサーバーのような使用感
- ウイルスチェックが自動で行われる
- アクセス権限を自由に設定できる
導入するメリットを把握しておくことは、Fileforceを最大限活用するために必要なため、最後までご覧ください。
社内ファイルサーバーのような使用感
Fileforceの独自のインターフェースによって、オンラインストレージでありながらも従来のファイルサーバーのような使用感を実現します。
クラウド上にデータは保管されますが、ローカルデータの感覚で閲覧・編集ができる点がメリットであると言えるでしょう。
また、オフライン環境での操作にも対応しているため、場所や環境を選ばずに利用することができます。
使いづらさを感じないため、誰にでも無理なく利用することができ、長期的な運用にも最適なオンラインストレージです。
ウイルスチェックが自動で行われる
Fileforceでは、ウイルスチェックが自動で行われるなど、ファイルの保管機能も充実しています。
アップロード時に実施されるウイルスチェックでは、危険性のあるファイルの拡散を未然に防止します。
また、ファイルが更新される際に過去のバージョン履歴も保存されるため、更新ミスが発生した場合でも復旧が簡単に対応可能です。
アクセス権限を自由に設定できる
Fileforceの主な機能である、アクセス権限管理機能では、アクセス権限を自由に設定できます。
アクセス許可には20を超える項目が用意されているため、アクセス権限の詳細設定が可能です。
また、ロール数に上限がないため、自社に合った項目を何通りも作成することができます。
セキュリティ対策はしっかり行いたいが、作業も効率化したいと考える企業にぴったりです。
法人向けオンラインストレージを選ぶときのポイント
Fileforceなどの法人向けオンラインストレージサービスの導入を検討する際、どのように選べば良いか迷う企業も少なくないでしょう。
そこで、法人向けのオンラインストレージサービスを選ぶときのポイントを紹介します。
選ぶときのポイントとして、以下の6つが挙げられます。
- データ容量は十分か
- コストは予算内に収まっているか
- セキュリティは万全化
- 操作性は良いか
- サポート体制は充実しているか
- 必要な機能は搭載されているか
それぞれ詳しく見ていきましょう。
データ容量は十分か
オンラインストレージサービスを選ぶ際のポイントとして、まずは自社にとってデータ容量は十分であるかの確認が必要です。
業務で取り扱うデータを試算し、すべて保存できる容量であるかはもちろん、余裕を持たせることも意識しましょう。
データの試算を行う場合は、現段階で必要なデータ容量だけでなく、今後必要になるであろうデータ容量も想定しておくことで、将来的な容量不足を回避することができます。
また、保存容量だけでなく、アップロードやダウンロード時の最大容量も確認しておくことで、利用時のストレス低減に貢献します。
コストは予算内に収まっているか
オンラインストレージサービスの料金は、データ容量によって金額が異なる場合が多いです。
また、買い切りではなく月額料金制であることから、長期的な使用を想定して選ぶことが重要です。
さらに、導入検討時には、月額料金だけでなく、導入における初期費用も加味して予算内であるかの確認も必要不可欠です。
自社の予算とサービス充実度を見比べて、費用対効果が最も高いオンラインストレージを選ぶようにしましょう。
セキュリティは万全か
オンラインストレージの導入において、情報漏洩を心配する企業も少なくないでしょう。
そこで、オンラインストレージのセキュリティ対策が万全かを吟味することが重要です。
セキュリティリスクを避けるためにも、以下の対策が充実しているサービスを選びましょう。
- 利用者承認
- データの暗号化
- ログ取得機能
操作性は良いか
Fileforceなどのオンラインストレージを選ぶポイントとして、操作性の良さの確認も重要です。
組織内でどのようなファイルを使用しているかによって、操作性や使い勝手の良さが異なります。
自社にとって操作性が良いものを選ぶことで、無理なく使用することができ、長期的な運用に貢献できると言えるでしょう。
サポート体制は充実しているか
オンラインストレージサービスを導入・運用する際のサポート体制が充実しているかも選ぶ際のポイントの1つです。
サポート体制は、電話やメール、お問い合わせフォームからなど、サービスによって対応がさまざまです。
例えば、情報セキュリティに強い社員がいない場合は、すぐに対応してもらえる電話サポートがあるサービスを選ぶといいでしょう。
また、知名度が高いオンラインストレージを選ぶことで、問い合わせる前にgoogle検索などで解決策が見つかるケースもあります。
このように、社内の状況に合わせて、充分なサポートを受けられるオンラインストレージを選ぶようにしましょう。
必要な機能は搭載されているか
オンラインストレージサービスを選ぶポイントとして、最後に紹介するのが、自社にとって必要な機能が搭載されているかです。
サービスによって標準搭載されている機能にばらつきがあるため、導入を検討する際は、あらかじめ自社にとって必要な機能がなにかを洗い出しておくことが必要不可欠です。
また、近年ではスマートフォンやタブレットを業務で使用する企業も増えています。
そこで、スマートデバイスの利用頻度が高い企業においては、モバイル版のアプリをリリースしているサービスであるかも確認しておきましょう。
【kyozon編集部おすすめ】あわせて活用したい情報管理サービス
ここまで、オンラインストレージサービス「Fileforce」の主な機能やメリットなどについて紹介しました。
ここからは、オンラインストレージサービスとあわせて活用したい、以下の3つの情報管理サービスを紹介します。
- ジョーシス
- Bundle
- 漏洩チェッカー
情報管理サービスも同時に活用することで、業務効率化やさらなる生産性の向上に貢献するでしょう。
ジョーシス | SaaS統合管理クラウド
ジョーシスは、ITデバイスとSaaSの総合管理サービスであり、アナログ業務の自動化に貢献します。
アカウントや社内情報の一元管理をおこなうことで、工数やコスト削減を実現し、業務効率化や生産性向上の効果が期待されます。
| 情報 | |
| 提供会社 | ジョーシス株式会社 |
| 利用料金 | お問い合わせ |
| 特徴 |
|
Bundle | SaaSアカウント一元管理ツール
BUNDLEは、SaaSにおけるアカウント開設・見直しの棚卸しなどの作業自動化ツールです。
業務プロセス改善や、社内情報の一元管理など、業務自動化以外にも、企業におけるさまざまな課題解決に貢献します。
| 情報 | |
| 提供会社 | freee株式会社 |
| 利用料金 | 非公開 |
| 特徴 |
|
総じてよく考えられたUI/UXですが、弊社(100～200名規模)よりも従業員規模の大きい会社ではより便利さが増すのではないでしょうか。
他にも、クラウドストレージのファイル共有状況を可視化する機能は、情報漏洩リスクの可視化という意味では重宝します。
- 業種：金融／保険系
- 会社名：匿名ユーザー
- 従業員規模：101〜300人
- 部署：経営企画部門
- 役職：係長・主任クラス
漏洩チェッカー | IT資産管理
漏洩チェッカーは、IT資産管理に役立つサービスです。
人的ミスなど内部からの漏洩を防ぎ、会社や従業員、顧客などの重要情報を管理するための、各種機能を揃えたクラウドセキュリティサービスです。
| 情報 | |
| 提供会社 | 株式会社スタメン |
| 利用料金 | お問い合わせ |
| 特徴 |
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まとめ
当記事では、クラウドストレージサービス「Fileforce」について主な機能や導入メリットについて紹介しました。
また、「Fileforce」を含むオンラインストレージサービスの選び方についても詳しく解説していますので、自社に最適なサービスを導入するためにも、ぜひ参考にしてください。
当記事では、主に法人向けのサービスの選び方について解説していますが、以下の記事「【個人・法人】オンラインストレージのおすすめ13選！機能比較＆選び方のポイント9つを解説」では、個人向けのオンラインストレージサービスの選び方やおすすめの製品について、詳しく解説しています。
合わせてご覧ください。
オンラインストレージサービスを導入することで、社内情報の一元管理が実現し、業務効率化や生産性向上の効果が期待されます。
導入の際には、前述したように自社の規模や業務内容に合わせた、自社にとって最適なサービスを選びましょう。
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