リモートワーク必須アイテム！グループウェアとは？
グループウェアとは、社内でスケジュールや業務内容などの情報共有を行うためのアプリケーションソフトウェアです。
メール・チャットなどの連絡ツールはもちろん、タスク管理や掲示板機能なども搭載されているため、社内での円滑な情報共有・コミュニケーションが図れます。
グループウェアの種類
グループウェアは、大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型の二種類があります。それぞれの特徴や注意点を見ていきましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社で保有しているサーバー上にソフトウェアをインストールして利用するグループウェアです。
グループウェアを使いたい目的に応じて、既存システムと連携させるなど、細かくカスタマイズすることができます。
しかし、利用環境やシステムを全て自社で整えなければいけないという側面もあり、専門的なスキルがなければ少々難しく感じるかもしれません。
社内リソースに余裕がある場合や、細かくカスタマイズしたいと考えている場合にはおすすめのグループウェアです。
クラウド型
クラウド型は、他者が提供しているクラウドサーバー上のソフトウェアを利用するグループウェアです。オンプレミス型と比べると導入コストが低く、運用管理の手間も省けます。
一方でカスタマイズには限界があり、既存システムと連携ができない場合もあります。初めてグループウェアを導入しようと考えている企業や、コストを抑えて利用したい企業におすすめのグループウェアです。
それぞれに、メリット・デメリットはありますが、自社に合った種類を選ぶことで、業務をより円滑に進めることができるようになるでしょう。
グループウェアを使えば業務効率化できる？
グループウェアの使用メリット
では、グループウェアを使用すると一体どんなメリットがあるのでしょうか。最大のメリットは、事務作業の効率が上がることです。
資料を紙媒体でやりとりしていると、配布の手間や紛失のリスクがありますが、グループウェアの回覧板機能を使えばそれらのトラブルが解消されます。
必要な情報を同じタイミングで全員に知らせることができるのもポイントです。また、チャット機能や会議機能を使うことでコミュニケーションの活発化も図れます。
これまで電話やFAXを使っていた連絡や社内での相談も、チャット機能を使うことで即時に行うことができるでしょう。また、複数のメンバーでグループチャットをすることができるため、離れた場所にいてもオンラインで会議が可能となります。
ビジネスの立ち上げにも必須
これからビジネスを立ち上げようと考えている場合、数名規模のオフィスにグループウェアが必要なのだろうか？と悩むこともあるかと思います。
事業を立ち上げて間もないと、資金調達や交渉、新規営業などなにかと忙しいことがほとんどでしょう。そんな時にグループウェアがあれば、即時に報告・連絡・相談ができ、ちょっとした移動時間や待ち時間にもやり取りができます。
リモートワークの普及率も高くなってきており、これからのビジネスにグループウェアは必須と言えるでしょう。
グループウェアをどう使っていくかによって業務の質は変わる？
グループウェアを利用することによって、業務の効率アップや良質なコミュニケーションが可能になることがお分かりいただけたかと思います。
しかし、ただグループウェアを導入しただけでは「社内で活用されない」といった失敗に繋がりかねません。グループウェアを利用することで、社内のどのような問題を解決したいのか、導入目的を決めてから利用することが大切です。
例えば「社員・派遣・パートなどの就業形態にとらわれず、意見やアイディアを出してほしい」という目的があるとします。
そこでグループチャット機能を使えば、対面の会議よりも気軽に意見を発言しやすくなり、以前よりも様々な視点でのアイディアを集めることができた、という結果に繋がるでしょう。
グループウェアには便利な機能が沢山あります。だからこそ、自社の問題をしっかりと把握し、適切に利用できなければ十分な効果は得られません。
グループウェアのトレンド
2020年に新型コロナウィルス感染症（COVID-19）が流行し、多くの企業がリモートワークへの切り替えを余儀なくされました。
キーマンズネットが2020年4月20日～5月8日に行った「グループウェアの利用状況」の調査では、「導入済み（リプレース予定なし）」が82.7％、「導入済み（リプレース予定あり）」が7.9％と、約90％がグループウェアを導入していると回答しています。
コロナ流行前の2019年に実施された同調査と比べて、導入率が3.4％増加したという結果となり、リモートワークの普及によってグループウェアの需要も高まったと考えられます。
さらに現在は、申請手続きや稟議を電子化できるワークフローシステムと併用して活用している企業も多くあり、さらなる業務効率アップを図っています。
【無料あり】おすすめのグループウェア7選
グループウェアを導入する時は、導入目的・導入範囲を明確にしておく必要があります。
「何のために」「どの範囲で」利用するのかを事前に決めておくことで、グループウェアのどの機能に重点を置くかを把握でき、グループウェアを選ぶ際の参考になるでしょう。
おすすめツール①：iQube
「iQube」は、10名まで1カ月間無料で利用でき、有料プランなら人数無制限で利用可能なグループウェアで、利用方法が分かりやすく、社内ノウハウを蓄積していく機能が豊富です。
- こんな人におすすめ：無料でグループウェアを試したい、基本の機能があればOK
- こんな人には向かない：社内業務の全てをグループウェアで管理したい
おすすめツール②：【無料】GroupSession
「GroupSession」は、利用人数の制限はなく、スケジュール管理や掲示板、メールなどの基本機能もしっかり搭載されています。また、国産製品のため、国内企業に合わせて細かく機能を設定できるというメリットもあります。
- こんな人におすすめ：無料でグループウェアを使いたい、国内製品を使いたい
- こんな人には向かない：社内業務の全てをグループウェアで管理したい
おすすめツール③：【無料】GRIDYグループウェア
「GRIDYグループウェア」は、利用人数の制限なしで、基本機能の他にタイムカードや備品管理などの合計23機能を利用できます。完全無料で複数の機能を利用できるのは、GRIDYグループウェアを導入する最大のメリットでしょう。
- こんな人におすすめ：無料でグループウェアを使いたい、多くの機能を利用したい
- こんな人には向かない：高いセキュリティ管理をしたい
おすすめツール④：【無料】R-GROUP
「R-GROUP」は、利用人数の制限がなく、基本的な機能を完全無料で利用できるグループウェアです。スマートフォンでも手軽に利用できる上に、多国言語にも対応しているのでグローバル企業にも人気です。
- こんな人におすすめ：無料でグループウェアを使いたい、日本語以外でも利用したい
- こんな人には向かない：基本以外の機能も利用したい
おすすめツール⑤：サイボウズOffice
「サイボウズOffice 」は、累計7万社以上の導入実績を持つ業界大手のグループウェアです。月額500円/1名で、便利な機能を余すことなく利用できます。使い方も簡単で、グループウェア初心者にもおすすめです。
- こんな人におすすめ：手頃な価格で利用したい、初めてグループウェアを利用する
- こんな人には向かない：大規模組織、複雑なデータ管理を求めている、完全無料で利用したい
おすすめツール⑥：J-MOTTO
「J-MOTTO」は、月額150円/1名という低価格ながら、基本料金だけで26の機能が利用できる優れものです。無料セミナーの開催や、コールセンターでの問い合わせができるなど、運用サポートも充実しています。
- こんな人におすすめ：手頃な価格で利用したい、なるべく簡単に利用したい
- こんな人には向かない：複雑なデータ管理を求めている、完全無料で利用したい
おすすめツール⑦：Microsoft 365
「Microsoft 365」は、ビジネスツールの定番・Microsoftが提供するグループウェアです。
WordやExcelなどのOfficeアプリケーションを効率良く使用でき、生産性をアップさせるインテリジェンスサービスも組み込まれています。
- こんな人におすすめ：Officeアプリケーションを利用している、パソコン以外にタブレットやスマートフォンも利用している
- こんな人には向かない：無料・手頃な価格で利用したい、簡単な操作を求めている
失敗のないプロジェクト管理とは？運用時の注意点まとめ
グループウェアは大変便利なツールですが、使い方を誤ると導入効果が薄れてしまいます。
例えば、チャットを既読したまま返信を忘れてしまった、業務が忙しくて掲示板をチェックするのを忘れてしまった、などコミュニケーションを円滑にするはずが、かえって逆効果となってしまうおそれがあるでしょう。
また、いつでもどこでも情報を閲覧できるというメリットが、情報漏洩に繋がるリスクもあります。
特にクラウド型のグループウェアは、セキュリティ対策を提供会社に任せることになるので、セキュリティ対策がしっかりしている提供会社を選ぶようにしましょう。
まとめ
グループウェアは、社内のコミュニケーションを円滑にするだけではなく、タスク管理、ペーパーレス化など業務の効率化も図ることができます。
離れた場所でもスムーズに業務内容を共有でき、リモートワークには必須のツールとなっています。
グループウェアによって、細かい機能やセキュリティの高さに違いがあるため、導入目的や導入範囲を整理し、自社にあったグループウェアを導入してください。
