社内コミュニケーションツール主要10選の比較表と導入するメリットや注意点について解説

社内コミュニケーションツールに関する基礎知識

はじめに社内コミュニケーションツールに関する基礎知識について解説します。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、企業や組織に必須である「報告・連絡・相談」を円滑にするツールであり、コミュニケーションの敷居を下げることで連絡漏れや「言った・言わない」「聞いた・聞いてない」といったトラブルを事前に防ぐことに繋がります。

気軽に話しかけられる環境を整えることで、相談する側も相談される側もスムーズに課題や問題を把握できるようになるでしょう。

社内コミュニケーションツールとメールや電話との違い

社内コミュニケーションツールは基本的にチャットやビデオ通話を基軸としたもの、もしくは記事やコラムなどのコンテンツで情報を蓄積して共有していくものがあります。

電話の場合は会話の履歴が残りにくく、メールの場合は特定の担当向けのメールの中にある情報は簡単には見ることができませんが、社内コミュニケーションツールはチャットのログを後から確認したり、記事やコラムを参考に業務を進めることができるようになるため、特定の誰かしかわからない情報の存在が限りなくゼロに近づきます。

社内コミュニケーションツールは、コミュニケーションしたこと自体を情報として蓄積するという点がメールや電話との最大の違いです。

社内コミュニケーションツールが必要となる場面

次のようなケースが社内で見られる場合には、社内コミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。

• 従業員同士の意思の疎通が難しい
• シフトや時間帯の差で連絡が取れない
• 部門や部署が異なるため誰に相談したら良いかわからない
• 知っておくべき知識やノウハウが浸透していない
• 業務や作業のやり方が統一されていない

業務や作業の中で対面や口頭でしか教われないことは数多くあります。しかし、タイミング的に聞いていなかったということもあれば、伝えたつもりが伝えていなかったということもあるでしょう。

チャットのログで後から情報を確認することができるようになれば、抜けや漏れを未然に防ぐことに繋がり、社内向けの記事やコラムが用意されていれば知識やノウハウ、業務手順の共有が簡単になります。

口頭では補足や質問が難しい場合もあるため、意思の疎通や情報共有のトラブルの防止には、社内コミュニケーションツールによる言語化・明文化が欠かせないものになるといえるでしょう。 

社内コミュニケーションツールを導入するメリット

次に社内コミュニケーションツールを導入するメリットを解説します。

主なメリットは、次の3つです。

• 情報の伝達速度アップと業務効率の向上が期待できる
• ノウハウやナレッジの共有につながる
• 部門や部署を越えてコミュニケーションしやすくなる

それぞれの詳細を解説します。

情報の伝達速度アップと業務効率の向上が期待できる

社内コミュニケーションツールを導入する利点として、情報の伝達速度がアップすることが期待できます。定期的かつ定点的に社内コミュニケーションツールをチェックすれば、従業員全体に情報が伝わるようになるでしょう。

同様に、伝えるべき情報が伝わっているという状況が維持できれば、業務効率の向上も期待できます。知らないから誰かに聞く、分からないからそのまま放置した、報告したつもりで報告していなかったという行き詰まりの削減に繋がり、スムーズな業務を実現します。

まずは伝えるという習慣が身につくだけでも時間的なコストが大幅に削減できるようになります。情報の伝達速度が高まれば、コミュニケーションやトラブルの解決に割いていた時間を仕事に回すことができ、業務効率の改善に繋げられるでしょう。

ノウハウやナレッジの共有につながる

社内コミュニケーションツールを導入する利点として、コミュニケーション自体がノウハウやナレッジの蓄積に繋がっていくことが挙げられます。

チャットログや記事・コラムなどを閲覧することで、ノウハウやナレッジの共有が可能となり、誰もが知っておくべき情報を知っておけるようになります。正しい手順と知識が身に付けば、業務の理解や習熟も進んでいきます。

ノウハウやナレッジの共有を実現しながら、更にコミュニケーションが円滑になるとすれば、従業員全体の成長も期待できますし、従業員の成長は企業や組織としての成長にもつながっていきます。

部門や部署を越えてコミュニケーションしやすくなる

社内コミュニケーションツールを導入することで、部門や部署を跨いだコミュニケーションを取るための補助にできます。他の部門や部署のコミュニケーションが可視化され、誰がどのようなことをしているのかが理解できるようになるでしょう。

企業や組織で働く場合、同じ従業員でも会ったことがない、話したことがないというだけでコミュニケーションが滞る場合があります。接点がなければコミュニケーションを取る機会もなく、無関係とは言い難いがスムーズとも言えない人間関係が生まれてしまいがちです。

こうした状況は社内コミュニケーションツールで問題を解決できます。自部門だけでは気付かなかったポイントを理解できたり、他部署の業務のやり方を参考にして、仕事をおこないやすい環境を構築できるでしょう。

社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点

次に社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点について解説します。次の3ポイントを把握し、社内コミュニケーションツールを正しく運用できるようにしましょう。

• 機密性の高い情報の取り扱いに注意すること
• 共有や公開する範囲、権限の設定を厳密にすること
• セキュリティに関する設定を怠らないこと

情報保全・セキュリティ面の注意点が中心となります。それぞれの詳細を見ていきましょう。

機密性の高い情報の取り扱いに注意する

社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点として、個人情報も含めて機密性の高い情報の取り扱いに注意することが挙げられます。担当者ベースでは当たり前に扱っている情報でも、他の部門や部署に見られては困ることもあるためです。同様に社内で限定的に公開してるような内容であったとしても、どこから情報が漏れてしまうか分かりません。

社内コミュニケーションツールを利用する際の禁止事項や注意点などのルールをまとめておくこと、社内コミュニケーションツールの内容を管理者は必ず把握し、必要に応じて削除や非公開にできるようにしておくことなど対策を練っておきましょう。

共有や公開する範囲、権限の設定を厳密にする

共有や公開する範囲を精査すること、権限の設定を元気にすることも忘れてはなりません。

例えば、社内コミュニケーションツール内の情報が勝手に書き換えられてしまったり、勝手に削除されてしまったりすれば情報の蓄積にはうまくいかず、何よりも「正確な情報が蓄積されているのか？」という疑問を招き、利用者が減ってしまいます。

社員だけに共有や公開する情報、パートやアルバイトでも共有や閲覧ができる情報、管理者や経営陣のみが閲覧および編集できる情報など、両方の性質に合わせて設定することが大切です。

ただし、共有の範囲が狭くなればなるほど情報が伝わりきれないということもあります。社内コミュニケーションツールを運用する場合には、担当者や部門、部署ごとに必要な情報が閲覧できるようにしておくことと、必要な範囲内でコミュニケーションができるようにしておくことを意識しましょう。

セキュリティに関する設定を怠らない

社内コミュニケーションツールに備わったセキュリティ設定だけでなく、社内コミュニケーションツールを利用するパソコン、スマートフォン、タブレットなどデバイス、各種OSやソフトウェアのアップグレードやアップデートを怠らないようにしましょう。

社内コミュニケーションツール自体がセキュリティ性が高くても、利用するデバイスやOSに脆弱性があれば情報が漏れる可能性があります。アップデートやセキュリティソフトの導入などで対策を実施し、セキュリティ性を向上させましょう。

同時に、従業員自身のセキュリティリテラシーを高めておく必要もあります。情報漏洩によるセキュリティリスクがどのようなものか周知し、セキュリティインシデントやサイバー攻撃が対岸の火事ではないということを理解してもらうことが大切です。

【kyozon編集部おすすめ】おすすめのピックアップの社内コミュニケーションツール

この項目では、数ある社内コミュニケーションツールのなかから、編集部がおすすめする人気商品を3つピックアップして紹介します。

• お隣オフィス
• ourly
• LoopGate

それぞれのツールの詳細を解説します。

【映像と音声で常時接続】お隣オフィス

お隣オフィス

	内容
提供会社	ギンガシステム株式会社
価格・プラン	要お問い合わせ
無料トライアル	◯あり
無料プラン	×なし
主な特徴	拠点間を常時接続 コミュニケーションの円滑化 設置と利用が簡単

お隣オフィスはモニターやスピーカーを通じて遠隔地の拠点同士を常時接続できます。リアルタイムでお互いの拠点の様子を見たり、コミュニケーションが取れることが最大の特徴です。

普通のビデオ会議システムと違い、常にコミュニケーションの窓口が開かれている状態となるため、通話開始の操作を踏まず、必要なときにすぐ話すことができます。書類の実物を見せあうショートミーティングなど、対面の会話と遜色なく利用できます。

映像と音声で常時拠点が接続されているため、慣れないうちは視線を感じて落ち着かないという人もいるかもしれません。しかし、一方的な監視ではなく双方向であるため、慣れていけば社内の繋がりを感じられる安心感に繋がるでしょう。

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【社内報の課題を解決】ourly

ourly

	内容
提供会社	ourly株式会社
価格・プラン	要お問い合わせ
無料トライアル	〇あり
無料プラン	×なし
主な特徴	社内報の包括的なサポート 利用しやすい画面 会社のつながりを強化する

ourlyには社内報に関するサポートが豊富に用意されています。社内報がどのくらい読まれているか、どのような内容の記事が読まれているのかを解析して反響を把握できるようになります。

反響をもとに社内報の改善を考えるときにもサポートを受けられます。月1回の定例レポーティングで、インナーコミュニケーション分野のプロフェッショナルが助言や提案をおこなってくれます。

Web社内報が前提となっているサービスのため、紙媒体を使用している場合は移行しなければ利用できないことに注意が必要です。Web社内報には発信や保存のしやすさの面などにメリットがあるため、社内報のWeb化も同時に検討してみましょう。

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【高いセキュリティ性】LoopGate

LoopGate

	内容
提供会社	ギンガシステム株式会社
価格・プラン	要お問い合わせ
無料トライアル	〇あり
無料プラン	×なし
主な特徴	信頼性の高いテレビ会議システム クローズド環境向けも提供 国内自社開発

LoopGateは金融機関や官公庁で採用実績のあるセキュリティ性の高いツールです。オンプレミスや社内LAN、VPNやイントラネットなどのクローズドなネットワーク環境でも対応が可能で、通信方法も米軍などで実績のあるAES暗号化方式を採用しています。

日本国内で日本人が利用することを想定し、開発・管理用サーバーともに国内製のサービスとなっています。海外にサーバーがあると不正アクセスなどが心配、という場合でも安心して利用できるでしょう。

インターネット回線があれば利用は可能ですが、ネットワーク環境によっては別途設定が必要になるケースもあります。無料トライアルで接続テストが可能になるため、まずは資料請求から検討してみましょう。

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社内コミュニケーションツール主要10選の比較表と主な機能や特徴

次に社内コミュニケーションツール主要10選の比較表と主な機能や特徴について解説します。

※機能の充実度については機能の豊富さと外部サービスやツールとの連携しやすさで評価しています。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはマイクロソフトが提供する社内コミュニケーションツールです。

上記がMicrosoft Teamsの基本情報です。Microsoftの製品であることから、Windows OSやOfficeソフトを普段から使っている方であれば馴染み易いインターフェースと言えます。 オンライン会議や画面共有、共同作業機能を上手に使うことで、テレワークやリモートワークにも対応できるようになるでしょう。

同様にMicrosoftの製品との連携や連動もしやすいため、ファイルや情報の共有も更にしやすくなります。全く新しいツールを導入するのは敷居が高い、なるべくすぐにでも使い始められるツールが欲しいという場合に大変おすすめです。

LINE WORKS

LINE WORKSはワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツールです。

上記がLINE WORKSの基本情報です。 いまや通信系インフラのひとつとも言えるLINEを活用したビジネスチャットツールであり、トーク機能の他に音声やビデオ通話、画面共有などによってコミュニケーションをスムーズにしてくれる機能を多数備えています。

プライベートでもLINEを使っている方であればすぐに使い始められること、使い方がわかっているからこそ気軽に使ってくれる可能性が高いことが利点と言えるでしょう。社内コミュニケーションの敷居を下げたい、もっと気軽に報告や連絡、相談をできる環境にしたい場合におすすめです。

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアツールです。

上記がGoogle Workspaceの基本情報です。ビジネスに必要なオフィスソフトからメール、チャット、ビデオ通話、ファイル共有まで備えたグループやツールと言えます。事業活動に求められる仕組みがほぼ備わっていること、Googleの製品との連携や連動がしやすいことからスムーズな導入が期待できるでしょう。

社内コミュニケーションツールやグループウェアを使うのであれば、信頼できる提供元を選びたいという場合に向いており、同時に情報の一元管理やシステム的な統一を目指したい場合におすすめです。

Strap

Strapは株式会社レイヤードが提供するオンラインホワイトボードです。

上記がStrapの基本情報です。 事業活動における業務や作業時の共同作業がしやすい機能が多数備わっており、蓄積された情報を活用しやすくなっています。特にリアルタイムの同時編集機能については、一緒に作業をしているという感覚がすぐに伝わってくるため、誰がどんな風に仕事をしているのか理解できるのも利点です。

事業活動の他の部分のグループウェア的な部分は十分であり、社内コミュニケーションの部分だけ強化したい場合に向いています。その他にもテレワークやリモートワークにおいて、なかなか意思の疎通ができないという場合の改善にもつながるでしょう。

Chatwork

ChatworkはChatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。

上記がChatworkの基本情報です。ビジネスチャットの代表的なツールの一つであり、基本的なチャット機能に加えてビデオ通話や音声通話、画面共有などができるため共同作業もしやすくなっています。タスク管理機能やファイル管理機能もあるため、業務や作業に必要な情報を集約できるのも利点です。

スマートフォンやタブレットのアプリでも利用できる他、パソコンのブラウザでアクセスも可能であり、それぞれプッシュ通知とデスクトップ通知があるので見逃すこともありません。メールや電話以外の使いやすいチャットツールがほしいという場合におすすめです。

Talknote

TalknoteはTalknote株式会社が提供する情報共有プラットフォームです。

上記がTalknoteの基本情報です。社内コミュニケーションができる共有ノート機能、他の人の状況がわかるタスク管理機能やタイムライン機能など、デジタル的に職場環境の可視化ができるようになっています。その他にもメッセージ機能やリアクション機能によって、コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

サポートも手厚く、共有ノートや運用ルールの作成支援を行ってくれるため、社内コミュニケーションツールの導入を成功させたい場合に向いています。 組織スコアや活用データの共有も可能であり、管理する側としてもどのような形で活用されているか把握できるのも魅力と言えるでしょう。

WowTalk

WowTalkはワウテック株式会社が提供するビジネスチャット及び社内SNSツールです。

上記がWowTalkの基本情報です。基本的なトーク機能の他、掲示板機能やタスク管理機能、日報作成機能が備わっているため、業務や作業の流れに組み込みやすいようになっています。上位プランに申し込むことで IP アドレス制限や端末制限もできるようになり、社内の機密情報が外部に漏れにくくなるのも特徴です。

上位プランであればファイルのダウンロード期間が無制限になるため、扱いやすいファイル共有システムが欲しい場合にも向いています。気軽に社内コミュニケーションを増やしたいが、情報漏洩などのセキュリティについては気をつけたい、安全性の高いツールを使いたいという場合におすすめです。

Slack

SlackはSlack Technologiesが提供するチームコミュニケーションツールです。

上記がSlackの基本情報です。基本的な機能はほぼ無料で利用可能であり、無料版はチャットの履歴が90日までしか遡れないことだけが制限になっています。導入している企業も多く、外部企業と繋がりやすい人に備わっているため、各種コラボレーションや共同開発も実現できるのが利点です。

主要な外部ツールやシステム、オンラインストレージとも連携がしやすくなっているため、社内コミュニケーションを増やしながら利便性を高めることにもつながります。既に様々な外部サービスやツールを使っており、連携や連動によってスムーズに社内コミュニケーションツールを導入したい場合におすすめです。

Aipo

AipoはTOWN株式会社が提供するスケジュール管理グループウェアです。

上記がAipoの基本情報です。カレンダー機能や日程調整機能、従業員だけでなくアルバイトやパートの管理をしたい場合に向いています。上位プランのタイムカード機能を利用することで、労務管理の労力も大幅に軽減できるでしょう。その他にもワークフロー機能やチャット機能を利用することで、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。

シフトや重要な連絡を行う機能があれば十分、必要な機能のみコストを支払いたいという場合におすすめであり、実店舗や小規模の事業活動の助けになるでしょう。

Confluence

Confluenceはアトラシアンが提供するワークスペースツールです。

上記がConfluenceの基本情報です。社内コミュニケーションと共にノウハウやナレッジの蓄積も可能な機能が備わっており、事業活動で生じる様々な情報を集約できるようになっています。使い方次第で技術の伝承やノウハウの承継なども行えるようになりますし、マニュアルとしてページを作成していけば、社内教育もスムーズになるでしょう。

新しい技術や古い技術の入れ替わりがある場合にも向いており、バージョン管理などで変更点を確認しながら何が違うのか把握しやすくなっています。

その他にも監査ログや分析機能によって、実際にどんな情報が必要とされているのか把握できるようになるため、目に見えにくい課題や問題の抽出と改善にもつながるでしょう。

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社内コミュニケーションツール導入が失敗する理由

社内コミュニケーションツールの導入は、必ずしもうまくいくとは限りません。失敗してしまった事例では、次のようなポイントが理由として挙げられがちです。

• 元々のコミュニケーションに解決すべき問題がある
• ITリテラシーの差で一部の人以外は使いこなせない

それぞれの詳細を、対応策と共に解説します。

元々のコミュニケーションに解決すべき問題がある

いくら質のよい社内コミュニケーションツールを導入しても、元々の関係性が薄い環境に持ち込んでしまえば利用するきっかけが生まれません。管理職や経営者層がトップダウンでコミュニケーション促進を促しても効果は薄いといえるでしょう。

そうした場合には、ツール導入以外の社内コミュニケーション促進が求められます。業務内の交流を深められる機会や個々人の業務内容の理解促進の場を設けることが大切です。

ITリテラシーの差で一部の人以外は使いこなせない

従業員のITリテラシーの差から社内コミュニケーションツールの導入が失敗する可能性も考慮しましょう。ITリテラシーのある人や、ITツールに慣れた世代の人だけが活用している、という状態では、ジェネレーションギャップやリテラシーの差によるコミュニケーションの壁を生むことにもなりかねません。

社内コミュニケーションツールを導入する前には、自社のコミュニケーション状態を確認すると同時に、ITに不慣れな人でもスムーズに利用できるようなサポート体制を構築することが大切です。

まとめ

社内コミュニケーションツールに関する基礎知識、社内コミュニケーションツールを導入する利点、社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点、そして社内コミュニケーションツール主要10選の比較表と主な機能や特徴について紹介しました。

社内コミュニケーションツールでスムーズな連絡を取り合い、他の従業員のスケジュールやタスクが把握できるようになれば、お互いがサポートできるようになり、より働きやすい職場環境を実現できます。

報告や連絡、相談をする敷居を下げ、何かあったらすぐに言語化するという流れができれば、事業活動全体のスピードがアップし、課題や問題を解決しながら目標を達成する流れが作れるようになります。

自社に最適な社内コミュニケーションツールを導入して、働きやすい職場を実現しましょう。