最新版｜社内情報共有ツール15選！選定ポイントもご紹介

社内情報共有ツールとは？

仕事を進める上で重要なのは、社内の情報共有です。スピーディーかつ正確に情報共有されることは、業務効率化の重要なポイントです。

そこで注目されているのが情報共有ツール。

リモートワークの普及と共に、社内情報共有ツールには多様な機能がどんどん追加されています。一方で、世の中にリリースされている社内情報共有ツールは種類が非常に豊富なため、「どのツールを選べばよいかわからない」と悩む方も多いでしょう。 

そこで今回の記事では、ビジネスに役立つ社内情報共有におすすめのツールをご紹介します。選定ポイントもあわせてお伝えしていくので、次のような方はぜひ参考にしてください。

• 社内での情報共有が統一されていないので困っている方
• 社内情報共有に役立つツールを知りたい方
• 何が自社に最適な情報共有ツールなのかわからない方
• たくさんのツールの中で選ぶポイントを知りたい方

社内情報共有ツールがなぜ必要なのか

新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入している企業は急激に増加しました。会社から離れた環境で重要なのは迅速かつ正確な情報共有です。

こまめに連絡を取ることでオンライン環境であっても、組織やチームとして信頼関係を深めたり、ミス削減につながったりします。

仕事の内容やスケジュール、取引先データといった情報が溢れるビジネスシーンにおいては、常に最新の情報を部署やチーム全員が認識していることが理想ですよね。

認識の齟齬やタイムラグが発生してしまうと、思いもかけないミスが発生したり、取引先とトラブルの原因になったりするおそれがあります。

そこで役立つのが社内情報共有ツールです。インターネットの技術が発展し、社内情報共有における課題を解消できるツールとして多くの企業で導入されています。

たとえば、情報共有ツールにはチャット機能や「いいね！」のようなリアクション機能が搭載されているものが多く、常に情報を最新の状態でキャッチできます。

ほかには、プロジェクトの進捗管理やタスク管理機能も豊富であることから、業務効率化も期待できます。

一人で完結できる仕事などありませんよね。そのため、働き方が多様化する今、ますます社内情報共有ツールの需要は高まるといえます。

社内情報共有ツールはメリットがたくさん！

社内情報共有ツールを使うことによるメリットは以下の通りです。

コミュニケーションの促進

社内情報共有ツールを利用することによって、社員同士のコミュニケーションが促進されます。情報を共有することで、お互いに情報を確認したり、意見を交換したりすることができます。また、部署や拠点を超えたコミュニケーションを促進することも可能です。

情報の統一管理

社内情報共有ツールを利用することによって、情報の統一管理が可能となります。共有する情報が一元化されるため、情報の漏れや重複を防ぐことができます。また、情報の更新や削除も容易に行えます。

情報の迅速な共有

社内情報共有ツールを利用することによって、情報の共有が迅速に行えます。メールなどで情報を共有する場合、送信や受信のタイミングによっては情報が遅れることがあります。しかし、情報共有ツールを利用することで、必要な情報をすぐに共有することができます。

ファイル共有の効率化

社内情報共有ツールを利用することによって、ファイル共有の効率化が図れます。共有フォルダを設置することで、社員間で必要なファイルを容易に共有することができます。また、ファイルの履歴管理やバージョン管理も容易に行えます。

情報漏洩の防止

社内情報共有ツールを利用することによって、情報漏洩を防止することができます。情報共有ツールは、アクセス権限を設定することが可能です。必要な社員だけがアクセスできるように設定することで、不正アクセスや情報漏洩を防止します。

社内情報共有ツールの種類

一言でツールといってもさまざまな種類が存在します。

ここでは、ビジネスを円滑にまわすための情報共有を4つのカテゴリーに分類しました。

1. 業務内容の共有
2. 社員のスケジュール共有
3. プロジェクトの進捗共有
4. ファイルの共有

自社で検討している社内情報共有ツールが、果たして課題を解決するのか目的に合致するのか、はとても大切です。

それらが不明瞭なままとりあえずツールを導入してみても、無駄なコストが発生します。そのため、以上の4つに見られるような「何を共有したいのか」を明確にすると、必要な機能や性能がみえてきます。

それではカテゴリー別におすすめのツールをみていきましょう。

業務内容の共有

先輩から仕事を引き継いだり、新人研修で活用したりなど、業務内容のマニュアルや設計書の共有はスキルの画一化をはかる上でとても重要です。

〇〇さんしかできない仕事があった場合、その〇〇さんが家庭の事情で急なお休みを取得すれば途端に業務は止まってしまいます。

そのため、業務内容の共有は、次のような目的を叶えるために必要なツールといえるのです。

• どんな社員でも一定以上の仕事ができるようになること
• 再現性が高い業務知識によって社員のスキルをあげること
• 教育や引き継ぎにかかる時間を削減すること

それではさっそく業務内容の共有に役立つツールを3つご紹介します。

NotePM（ノートピーエム）

「NotePM（ノートピーエム）」とはナレッジの蓄積・共有用の文書管理システムです。

簡単にいうと社内版Wikipediaで、知識の蓄積や共有に強みをもちます。

さまざまな文書や情報を一元管理できるだけでなく、業務マニュアルや引継書、設計書といったセキュリティが重要視される社外秘の文書管理にもおすすめです。

検索に強く、誰でも簡単に情報を整理しやすいことから、使いやすく導入しやすいツールといえます。

□NotePMの料金プラン

6つの料金プランが用意されており、すべてのプラン・機能を30日間、無料で試すことができます。

引用：NotePM

Confluence（コンフルエンス）

ConfluenceはオーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する、チームのナレッジやノウハウを一元管理することができる社内情報共有ツールです。

Confluenceは社内wikipediaとして情報管理できるだけでなく、マニュアルや議事録をドキュメントファイルで作成することができます。

ほかにも、Atlassianが提供しているJira（ジラ）やTrello（トレロ）といったツールや、SlackやGoogle Driveといった外部のビジネスツールとも連携ができる優れモノです。

また、Confluenceはインターネット上で情報管理できるため、いつでもどこからでも必要な情報を検索・アクセスすることができ、同時に共同編集にも対応しています。

自宅でリモートワークをしている方も仕事の情報を確認したり、複数人で共同編集できる側面から別社員の作業が終わるまで待つ必要もありません。

ですから、Confluenceを利用すれば、リモートワークでもスムーズな情報共有ができ、各人のタスク進捗も滞ることがありません。

□Confluenceの料金プラン

Confluenceはオンプレミスという自社サーバーで運用する仕様以外のプランは、利用ユーザーが増えるほど一人あたりの料金が安くなります。

引用：Confluence

kintone（キントーン）

kintone（キントーン）はサイボウズのクラウドサービスです。

複雑な操作を要することなくスピーディーかつ低コストで、業務改善をすぐに実行できるのが特徴です。

kintoneの主な機能であるナレッジ蓄積を可能とするデータベースは、高度なプログラミング知識は必要ありません。kintoneのアプリストアで業種や業務ごとにあらかじめ用意されたサンプルアプリが100種類以上あるため、目的にあったものを選んで追加できます。

そのため、誰でも簡単に活用することができ、膨大なデータを一箇所に集約して管理することが可能です。その結果、社内の情報に関して「どこに何があるかわからない」という状況を防ぐことができます。

□kintoneの料金プラン

kintoneの料金プランは非常にシンプルで、2つのコースから選ぶことができます。

引用：kintone

また、以下の記事も参考になりますので、併せてご覧ください。

参考：スケジュール管理アプリ 12選【ビジネス・個人用途で厳選！】｜gamba

スケジュール共有

質の高いタスクや効率化された業務遂行の実現には、スケジュール管理が必要不可欠です。組織やチームなど、互いに必要なスケジュールを共有することがスムーズなタスク進行につながります。

ここではスケジュール共有ツールについてご紹介します。

LINE WORKS（ラインワークス）

LINE WORKSはその名の通り、LINEが提供するツールです。

スケジュール管理機能を備えているだけでなく、ビジネスグループウェア機能が利用できるチャットツールとして、テレビCMで見たことがある方もいらっしゃるでしょう。

多くの人が活用している「LINE」の使用感と似ていることから、導入後誰でも簡単に利用できるメリットがあります。いつどこで誰が何をしているのかを一目で把握することができるのは非常に便利ですよね。

さらに、利用料金はユーザー数100人までならフリープランで利用可能、というお得な金額設定がされています。

□LINE WORKSの料金プラン

前述の通り、広告表示や機能制限はあるもののユーザー数100人までは無料で利用が可能です。そのほか、機能追加や広告非表示などの有料プランを含めて3つのプランから選ぶことができます。

引用：LINEWORKS利用料金のご案内

Google Calendar（グーグルカレンダー）

WorkspaceのメンバーでなくてもGoogleアカウントを持っていれば誰でも使うことができるのが最大の魅力といえます。

自分の予定だけでなく他の社員とのスケジュール共有もできるため、ミーティング設定の際には一目でどこが空いているか把握できます。

そして、社内の会議室の空き状況を確認しながら会議を入れたり、参加できない会議には辞退する機能もついているので、会議設定も効率化できるでしょう。

参加メンバーが多い会議の場合、一人一人の予定をいちいち確認しなくてよいというのは便利ですよね。

□Google Calendarの料金プラン

Googleカレンダーの使用料は基本的には無料です。

これは「Google の使命は、世界中の情報を整理し、世界中の人がアクセスできて使えるようにすることです」というGoogle LLCの使命に基づいています。

カレンダー機能も使えるGoogle Workspaceという有料プランもありますが、個人や部署・チームでスケジュール管理に活用するのであれば、無料で問題ありません。

そのため、最もおすすめできるスケジュール共有ツールといえます。

プロジェクトの進捗共有

プロジェクトのように複数人で仕事を進める際には、タスクの進行具合の見える化が重要です。

例えば必要に応じて、「あの件どこまで進んでる？」という問い合わせをプロジェクトオーナーが作業メンバーにしたとしましょう。それに対してメールやチャットで確認をしていると、相手はいちいち仕事を止めて回答をしなければなりません。

これではプロジェクトオーナーと現場メンバーの双方に負担がかかってしまいますよね。

そこでプロジェクトの進捗共有におすすめのツールを紹介します。

Asana（アサナ）

AsanaとはAsana,Inc.が提供するプロジェクト管理ツールのことです。海外ではメジャーなツールでしたが、現在は日本でも対応しています。

チームの進捗をリアルタイムで確認できるチャートや、視覚的なハイライトが利用できることで、互いに仕事を進めることができます。また、プロジェクトの進捗管理だけでなく、作業メンバーの進捗もレポート抽出をすることでより詳細に把握できます。

ほかには、ルーティンワークがオートメーション機能で自動化できるメリットもあります。SlackやInstaganttといった連携できる外部ツールが豊富な点もAsanaのポイントです。

□Asanaの料金プラン

Asanaの料金プランは4プランから選択可能です。まずは無料プランからお試ししてみるのもよいでしょう。

引用：asana

サイボウズ Office（サイボウズオフィス）

サイボウズ Officeは、プロジェクトに所属するメンバーの作業効率をアップさせるグループウェアのひとつです。

スケジュール管理やメッセージ機能、掲示板、ファイル管理、ToDoリスト、アドレス帳など多種多様な機能が備わっており、日本国内でも累計導入社数は70,000社を突破している人気のツールです。

□サイボウズ Officeの料金プラン

サイボウズ Office クラウド版であれば初期費用無料で、最低契約期間は1ヶ月、1ユーザーから始められます。契約自体は5ユーザーからです。

引用：サイボウズ Office

ファイルの共有

かつてビジネスで使用する大量の資料は、紙でファイリングし、まとめてキャビネットに保管する方法が中心でした。

しかし、昨今のIT技術の進歩により、電子ファイルとしてオンライン上で管理する「クラウド（オンライン）ストレージ」がメジャーな手段となっています。

どのようなファイルの共有ツールがあるのかみていきましょう。

Dropbox（ドロップボックス）

Dropboxはインターネット上に存在する全てのデータを保存することが可能です。

そのため、パソコンが故障してもデータを失うことはありません。また、インターネットへ接続せずに「オフライン環境」で使えることもポイントです。

都度、取引先や上司などに資料を送付する際にいちいちメールに添付する必要がなく、他部署にもファイル共有ができるため、社内情報共有ツールとして注目されています。

□Dropboxの料金プラン

Dropboxにはさまざまなプランがあるため、会社の規模やニーズに応じて選ぶことができます。

引用：Dropbox

Box（ボックス）

Boxは世界中で活用されているファイル共有ツールです。

アメリカで2005年にサービスを開始して以来、世界では10万社以上の導入実績があるメジャーなファイル共有ツールのため、日本企業のスタイルに合うような独自のプランや日本語サポートも充実しています。

また、BoxはBusinessプラン以上を契約することでデータの保存容量が無制限になります。保存ファイルの数を調節したり古いファイルを削除したりといった手間が省けるのは魅力的です。

□Boxの料金プラン

Boxは料金プランが豊富です。人数や事業規模といったニーズにあわせて最適なプランを選びましょう。

引用：Box

社内情報共有ツールの選び方

社内情報共有ツールを選定する前に、導入目的や利用者のニーズを考慮し、慎重に検討することが重要です。社内情報共有ツールを選ぶ際には、以下のポイントを押さえることが重要です。

目的に合ったツールを選ぶ

まずは、どのような目的で社内情報共有ツールを導入するのかを明確にすることが大切です。例えば、コミュニケーションの促進、業務の効率化、プロジェクト管理など、目的によって必要な機能や特徴が異なるため、自社の目的に合ったツールを選ぶようにしましょう。

シンプルで使いやすいツールを選ぶ

社内情報共有ツールは、社員全員が使うことになるため、シンプルで使いやすいツールを選ぶことが大切です。使いやすいツールであれば、社員の導入意欲も高まり、スムーズに導入することができます。

セキュリティ機能を確認する

社内情報共有ツールは、機密情報や重要な情報が共有されることがあるため、セキュリティ機能が充実していることが必要です。アクセス制限や暗号化、バックアップ機能など、セキュリティ面についても確認して選ぶようにしましょう。

価格を比較する

社内情報共有ツールには、多種多様な価格帯があります。利用者数や機能によって価格が異なるため、複数のツールを比較して、自社に適した価格帯のツールを選ぶようにしましょう。

ベンダーのサポート体制を確認する

社内情報共有ツールは、導入後も運用やトラブル対応が必要になるため、ベンダーのサポート体制も重要なポイントです。サポート内容や対応時間などを確認して、信頼できるベンダーを選ぶようにしましょう。

まとめ

今回の記事では社内の情報共有におすすめのツールをご紹介しました。

社内情報共有ツールの活用には業務効率化という大きなメリットがあります。これから導入を検討している方は、まず導入目的を明確にしましょう。

「テレビで見たことのあるツールだから」「口コミがよいから」といった理由でツールを選んでしまうと、目的にあっていなかったり社内に定着しなかったりなど、無駄なコストが発生してしまいます。

さらに、多くの情報共有ツールはIT企業向けに開発されているため、業種がことなる企業では馴染みにくいおそれもあります。

そのため、無料プランでお試しをして、誰にでも簡単に使えるツールかどうかを見極めることも重要です。