社内ポータルとは？
業務効率化や従業員のパフォーマンス向上にも役立つツールとされる「社内ポータル」を導入している企業も多いでしょう。
社内ポータルとは、組織内でのみ利用することのできる情報サイトのことを指します。
入り口の意味を持つ「ポータル」から社内のありとあらゆる情報にアクセスすることができ、欲しい情報に素早く辿り着けたり共有ができるなどの役割を担っています。
また、社内ポータルを導入することでこれまで管理が難しかった社内情報の一元化が図られることから、業務効率向上にも役立つでしょう。
当記事では、社内ポータルを活用するメリットやデメリットについても詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
社内ポータルの一般的な機能
まずは、社内ポータルの一般的な機能である以下の6つの機能について見ていきましょう。
- スケジュール管理機能
- レポート機能
- チャット機能
- ワークフロー申請機能
- プロジェクト管理機能
- 掲示板
また、社内ポータルと似ているツールである「社内情報共有ツール」については以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
スケジュール管理機能
社内ポータルの「スケジュール管理機能」では、カレンダー機能と連動させ社員の以下の情報を一元管理することができます。
- 個人のスケジュール
- タスク
- Todoリスト
- 部署やグループごとなど全体のスケジュール管理
会議や出張、イベントだけでなく、業務の期限や進捗状況などをまとめて可視化することができるため、正確性のある仕事ができるだけでなく、業務の効率化にも役立ちます。
また、部署やグループで共有するカレンダーはもちろん、個人用のカレンダーを作成することができるため、自分だけのタスクリストも作ることができます。
タスク管理をうまく活用する方法については、以下の記事「タスクとは？タスクを管理する方法やメリットをご紹介」で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
レポート機能
社内ポータルのレポート機能では、以下のような場合に役立つ機能です。
- 蓄積されたデータを表やグラフ化
- 社外のメンバーとも即時に共有が可能
- プレゼンテーションや会議資料の作成
プレゼンテーションや会議の資料作成に時間がかかってしまうことに悩んでいる人も少なくないでしょう。
そこで、社内ポータルを活用することで資料作成の時間短縮に効果的となるだけでなく、社内外問わずメンバーへ即時共有ができます。
チャット機能
社内の間でのコミュニケーションツールとして、社内ポータルのチャット機能が役立ちます。
従来はメールソフトを立ち上げて都度メールを作成する必要がありましたが、チャット機能であれば気軽にグループや個人間でのコミュニケーションを取ることができます。
気軽なコミュニケーションがとれることで、業務効率の向上にも役立つでしょう。
ワークフロー申請機能
従来では、稟議書や捺印申請など上司や管理部署の承認が必要な書類の回覧に時間がかかってしまうケースが多いです。
社内ポータルのワークフロー申請機能では、これまでの承認制度をネット上で完結できるようになるため、申請書が迅速にかつ簡単に扱えるようになります。
また、勤怠管理や交通費の申請、立替経費申請にもワークフロー申請機能が利用できるため、入社したばかりの従業員が扱いやすい点も特徴であると言えるでしょう。
プロジェクト管理機能
プロジェクトの関係者内で業務の進捗状況や関連する情報の共有が簡単にできる機能が「プロジェクト管理機能」です。
プロジェクト単位でのやるべきことや納期が可視化されるため、余裕のある進行が可能となるでしょう。
また、進捗状況をプロジェクト関係者で共有できることで、共有漏れや業務漏れを防ぐことにも役立ちます。
掲示板
情報共有を行うにあたって役立つのが「掲示板」の機能です。
社内全体にはもちろん、部署やグループ、チームなど共有が必要となる人に向けてオンライン上で一気に周知することができます。
掲示板を利用することで、部署や地域ごとのタイムラグがなく、迅速に周知できる点も特徴であると言えるでしょう。
社内ポータルを活用するメリット・デメリット
社内ポータルにはいろいろな機能が備わっており、業務効率の向上などに役立つことは理解していただけたでしょう。
ここからは、社内ポータルを活用するにあたって「メリット」や「デメリット」を紹介していきます。
社内ポータルを活用するメリット
まずは、社内ポータルを活用するメリットとして以下の3つを紹介します。
- 情報共有が効率的になる
- コミュニケーションが活発化する
- 連携力が向上する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
情報共有が効率的になる
社内ポータルの導入で「情報共有が効率的になる」というメリットが挙げられます。
これまで社内に散らばっていた情報を一元管理することができるため、担当者の急な休みや離職にも慌てずに業務を進めることができるだけでなく、効率的に情報共有を行うことが可能です。
また、業務マニュアルや社内のルール、届出書などの手続きの方法をまとめておくことで、従業員はもちろん、慣れていない新入社員にも「何かあったときには社内ポータルを確認すればいい」という意識づけを行うことができるでしょう。
情報共有が効率的になることで、これまで情報管理に費やしていたコストを削減することができる点でもメリットであると言えます。
コミュニケーションが活発化する
近年、テレワークを導入する企業も増えていますが、従業員間でのやり取りに悩む企業や担当者も少なくないでしょう。
また、部署や勤務地が異なる担当者とのやり取りにも都度メールを作成しなければいけないなど、コミュニケーションをとることに億劫さを感じている人も少なくありません。
そこで社内ポータルの「チャット機能」や「掲示板」を利用することで、社内でのコミュニケーションが簡単に行えるようになり、活発化する点がメリットであると言えます。
連携力が向上する
情報量が多い現代の企業において、厖大な情報をいかに効率的に有効活用するかが重要です。
社内ポータルを導入することで、組織内のありとあらゆる情報が一元管理できることから、組織内の連携力向上にも役立つでしょう。
メンバー間、部署間での連携力が向上することにより、業務効率化や生産性向上など企業にとっても大きなメリットになると言えます。
社内ポータルを活用するデメリット
社内ポータルを活用するメリットについてお話しましたが、一方でデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、以下の2つのデメリットについて詳しく説明していきます。
- 一から構築する必要がある
- 利用習慣が定着化しないことがある
一から構築する必要がある
社内ポータルを導入する場合、一から構築する必要があります。
ポータルサイトの構築には、以下の8つの工程が必要となり、組織内に専門知識を有する人材がいない場合構築が難しいでしょう。
- 課題・目的の設定
- 要件定義
- 構成の作成
- 情報の設計
- ポータルサイトデザインの制作
- コーディング
- システム・管理画面の構築
- コンテンツの作成
このように、一から構築する必要がある為、運用開始までに時間がかかってしまう点がデメリットであると言えます。
利用習慣が定着化しないことがある
社内ポータルは、役立つ機能が豊富であり活用することでさまざまな効果を得ることができますが、一方で機能が複雑であることから利用習慣が定着化しないことがある可能性もあります。
従業員のITリテラシーが低い場合、機能を使いこなすことができずにストレスを感じてしまい利用しなく可能性もあるでしょう。
そのため、前述した構築手順にある「課題・目的の選定」をしっかり行い、自社のどのような課題を社内ポータルで解決すべきなのかを検討する必要があります。
必要な機能のみを搭載し、従業員が簡単に活用できるようなシンプルな設計を行うと良いでしょう。
リテラシーについては、以下の記事「リテラシーとは何か？意味を簡単にわかりやすく、主要分野別に網羅して解説」で詳しく解説していますので、ぜひこちらもご覧ください。
社内ポータルを活用するときのポイント
ここからは、社内ポータルを活用するときのポイントを詳しく見ていきましょう。
先ほど紹介したデメリットも、ここで紹介するポイントを押さえておくことで解消できる可能性があります。
社内ポータルを活用するときのポイントについて、以下の4つが挙げられます。
- 運用担当・責任者を決める
- 構築目的を明確化する
- UIを重視して構築する
- 最新情報を常に更新する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
運用担当・責任者を決める
まずは、社内ポータルを運用するための担当者や責任者をしっかり決める必要があります。
ポータルサイトの効果を継続させるためには、都度必要な機能やコンテンツを追加したり、改善を繰り返していくことが重要です。
また、ポータルサイトの構築には専門知識を有するため、担当者には専門知識のある従業員を配置すると良いでしょう。
構築目的を明確化する
社内ポータルサイトで組織内のどのような課題を解決したいかなど、構築目的を明確化することも重要です。
どのような課題の解決や、どのような状況を実現にしたいのかを明確に決めておくことで、有効性や効果性の高いポータルサイトを構築することができます。
また、構築目的が明確化されていることで従業員の利用習慣の定着にも役立つでしょう。
UIを重視して構築する
社内ポータルの構築を行う際には、UIを重視して構築することもポイントの一つです。
操作性の良さや見やすさは、利用習慣の定着に役立つだけでなく、作業効率の向上などにも高い効果を発揮するでしょう。
また、以下の記事「インターフェースとは？関係する言葉や、近年注目されている「UI」を解説します！」では、UIなどについて詳しく解説しています。こちらもぜひ参考にしてください。
最新情報を常に更新する
社内ポータルは組織内のさまざまな情報が一元管理されていることから、利便性が高い点がメリットと言えます。
しかし、情報や書類などは常に最新のものでないといけない為、変更や追加があった場合には常に最新情報に更新することが必要不可欠です。
更新業務などは疎かになってしまいがちですが、定期的に最新情報をチェックするスケジュールを組んでおくことで、更新忘れなどを防ぐことができます。
まとめ
この記事では、社内ポータルについてメリット・デメリットや活用するときのポイントについて解説しました。
情報の一元化による業務効率の向上や組織内の連携力の強化など、社内ポータルを活用することで高い効果が発揮されるのではないかと思います
メリットやデメリットをしっかり理解したうえで、自社の現状にはどのような課題や理想があるのかをまずは洗い出してみましょう。
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