タスクとは
タスクとは、「仕事」を構成するための小さい単位の作業を指します。
仕事の単位で考えると、「ToDo」に近いですが、タスクを期限が設けられているので優先順位は高くなる傾向です。
まずは、様々なタスクの特徴を解説します。
- マルチタスクとは
- ビジネスシーンでのタスクとは
- PCやスマホなどデバイスのタスクとは
- タスクとプロジェクトの違いは
ひとつずつ解説していきます。
マルチタスクとは
マルチタスクとは、短い時間で複数の作業を同時並行、もしくは切り替えながら進行させる能力です。
言葉の由来は、一台のパソコンが同時に複数の情報を処理する「multitasking」から始まっています。
ビジネスシーンにおけるマルチタスクの例は、下記の2つです。
- 電話対応しながらメールの処理を行う
- 会議の議論に参加しながら議事録を作成する
同時進行とは言っても、実際に2つの仕事を同時にこなすのは難しいので、「待ち時間の間に別の仕事を進める」こともマルチタスクに該当するでしょう。
またスマートフォンの普及によって、パソコンで作業しながら複数のデバイスを同時に活用することも一般的です。
ビジネスシーンでのタスクとは
ビジネスシーンで最も活用されているタスクは、「タスク管理」です。
タスク管理は、1つの仕事を完遂するため必要な業務を課題と作業に分けて、それぞれのタスクの概要や進捗状況、優先順位、期限などを管理します。
タスク管理が活用されている理由は、下記の6つです。
- 業務の質の向上
- 優先度の可視化
- 仕事の全体像の把握
- 複数の作業忘れを防ぐ
- マネジメントの簡易化
- 社員同士の協力関係の構築
タスク管理の進め方は、漏れがないようにやるべき点をリストアップして、種類別に分けていきます。
次に、リストアップしたタスクの内容を細かく分けて、不明な点をなくしていきます。
最後にタスクごとに実現可能な期間を検討して、期限を決めましょう。
PCやスマホなどデバイスのタスクとは
パソコンやスマートフォンといった、デバイスのタスクの特徴や機能は下記をご覧ください。
- タスクバー：通常であればWindowsのパソコンで、画面上の下端に表示される帯状の部分を指す。頻繁に使用するアプリやプログラムを追加すれば、ワンクリックでの起動が可能。
- タスクマネジャー：実行中のタスクを確認もしくは管理できる機能。
- タスクスケジューラ：定期的に繰り返す作業を自動化する管理ツール。作業をするを防止してルーチン作業を部分的に自動化できる。
- スマホでのタスク：実行中のアプリが多いほど動作が遅くなるので、動きを軽くするために定期的なタスクの削除が必要。
タスクの活用方法は用途や目的によって変わってくるため、覚えておきましょう。
タスクとプロジェクトの違いは
タスクとプロジェクトの違いは、作業や課題に対する単位の大きさです。
プロジェクトも「期限が設けられたやるべき作業」なのですが、企画を示す言葉とされています。一方で、タスクはひとつのプロジェクトの中にある課題や作業です。つまり、「プロジェクトを達成させるためにタスクをこなす」といったイメージになるでしょう。
タスクとプロジェクトを構成するまでの流れは、下記の通りです。
- 大枠となる企画・計画を作成して、仕事を行うための人員を決定する
- プロジェクトを達成・遂行するために必要な作業を明確にする
- タスクを最小単位のまとまりとして構成する
構成されたそれぞれのタスクを完了することで、最終的にはプロジェクトの達成につながります。
タスクを管理するメリット
ここまで、タスクの概要をお伝えしました。
続いて、タスクを管理するメリットを3つ紹介します。
- 可視化できる
- 作業が効率化される
- 優先順位をつけやすくなる
ひとつずつ紹介していきます。
可視化できる
タスクを管理するメリットは、複数の仕事を可視化できる点です。
プロジェクトを遂行するにあたって、やるべき仕事がひとつだけとは限りません。
タスクを可視化するメリットは、下記の4つです。
- 正確にスケジュールを設定できる
- 先を見通しながら仕事に取り組める
- 将来的な進捗の遅延を未然に防げる
- 工数のかかるタスクに早めに着手できる
やるべき仕事を頭の中で整理していても、時間が経つにつれてミスを起こしたり忘れたりするリスクがあります。
またタスクには期限が設けられているので、やるべきタスクが前後する場合もあるでしょう。
そのためタスクを可視化できれば、ミスを最小限に減らして業務効率の向上が図れます。
作業が効率化される
タスク管理は、完了と未完了の仕事が一目でわかるので、作業を効率化させられます。
どの仕事から着手するべきか考える必要がないので、無駄な時間を省いて効率的に作業に集中できるでしょう。
作業が効率化される具体的なメリットは、下記の通りです。
- 期日に対する意識を高められる
- やるべき作業にだけ労力を費やせる
- 必要のない準備や作業を未然に防げる
作業で発生する2度手間や不必要な残業を減らせるので、毎日の作業に余裕を持って取り掛かれるでしょう。
もし同時に複数のタスクを抱えてしまった場合でも、最初に時間のかかるタスクから始めて、すぐに終わるタスクは後回しにできます。
結果として、作業が効率化されるだけでなく、生産性アップにもつながるでしょう。
優先順位をつけやすくなる
タスクを管理できるようになれば、今やるべき作業の優先順位をつけやすくなります。
特に複数のプロジェクトを担当している場合は、優先順位をつけて作業を進められているかは重要なポイントです。
優先順位をつけることで得られるメリットには、下記の4つがあります。
- 作業の重複がなくなる
- 最も重要な目標にリソースを割ける
- 進行を妨げるボトルネックを解消できる
- 作業が効率化されて売上アップにつながる
さらに作業の重複やミス、漏れを防げるので、タスクだけでなくプロジェクトの成功につながるでしょう。
人手と時間の絶対量が決まっているので、優先順位をつけて重要なタスクに労力と時間を割く必要があります。
ちなみに、こちらの記事ではデジタルな働き方を促進する便利ツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
タスクを管理する方法
ここまで、タスクを管理するメリットをお伝えしました。
続いて、タスクを管理する方法を4つ紹介します。
- 手書きで管理する
- メールツールを使って管理する
- 表計算ソフトを使って管理する
- ツールを導入する
ひとつずつ紹介していきます。
手書きで管理する
タスクを管理する方法のひとつとして、手書きでの管理があります。
手書きはメモや手帳、ノート、付箋などに直接書くだけなので、誰でも簡単に管理できる方法です。
タスク管理を手書きで行うメリットには、下記の4つがあげられます。
- 優先順位をつけられる
- タスクが可視化される
- 手を動かすので内容が記憶に残りやすい
- グルーピングや必要性の有無を判断できる
チームでタスクを管理する際は、全体で共有するためにホワイトボードの活用が効果的でしょう。
また対応完了したタスクに関しては、一目で理解できるように中線を引いて、目に入りづらくする工夫が必要です。
文字が線で消されている状態は、未完了のタスクを把握する効果があります。
メールツールを使って管理する
タスクを管理する際は、メールツールを活用することも可能です。
ToDoリストの活用やカレンダーとの連携によって、タスクの優先順や処理状況を一目で把握できる効果があります。
メールツールでのタスク管理をおすすめする方は、下記の通りです。
- メールの処理を複数人で行っている
- エスカレーションなどのタスクがある
- メールが大量に届いており、対応状況の確認で苦労している
- プロジェクトが多岐に渡っているおり、それぞれのタスク管理が必要
具体的な使用例は案件ごとにフォルダを分けて、完了していないものを未読に設定したり、フラグを使ったりして視覚化しましょう。
ただし、返信などが度重なってしまうとメールツールにまとまりがなくなる可能性があるので、管理する際は注意が必要です。
表計算ソフトを使って管理する
タスクは、ExcelやGoogleスプレッドシートに備わっているタスク管理表を活用して管理できます。
Excelは表やフォーマットを作成してすぐに開始できますし、Googleスプレッドシートはオンライン上での共有が簡単です。
表計算ソフトでタスクを管理するメリットは、下記の4つです。
- テンプレートが豊富
- カスタマイズが容易に行える
- 進捗状況や作業内容を手軽に可視化できる
- 新しいアプリやソフトを導入せずに始められる
また、項目の優先度に合わせて色分けをしたり、担当者の名前や期日を入力できたりします。
関数を活用すれば情報を自動更新できるため、チーム内で最新情報の共有が可能です。
ツールを導入する
タスクを管理するには、ツールの導入も方法のひとつです。
これまで担当ごとのタスクは、自分自身で管理していました。しかし現在では、チーム全体のタスク管理を効率的に処理するためにツールが活用されています。
タスク管理にツールが必要とされている理由は、下記の3つです。
- 慢性的な人手不足
- タスクやプロジェクト全体の可視化
- クラウドサービスやテレワークの増加
ツールによって様々な機能があるので、価格面だけでなく導入する目的を明確にしておきましょう。
また、ツールを活用して要望や問題点が見えるはずなので、プロジェクトの運用方針やツールの変更を検討する必要があります。
まとめ
今回は、タスクの概要や管理する方法、メリットを紹介しました。
タスクを管理するメリットとして、下記の3つがあげられます。
- 可視化できる
- 作業が効率化される
- 優先順位をつけやすくなる
本記事でお伝えしたタスクの管理方法である「手書きで管理」「メールツールを使って管理」などを導入して、自社の業務の効率化や生産性アップにつなげてください。
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