会社を守る労務トラブルの予防策｜事例別にみる必須ポイント5選

労務トラブルが会社に与える深刻なリスク

労務トラブルは、特定の企業だけに起こる特殊な問題ではありません。従業員を一人でも雇用するすべての会社にとって、日常的に潜む経営リスクです。ひとたびトラブルが発生すれば、その影響は単なる金銭的な損失に留まらず、企業の信用、組織力、そして未来の成長可能性までも蝕む深刻な事態に発展しかねません。予防策の重要性を理解するためにも、まずは労務トラブルがもたらす多面的なリスクを具体的に見ていきましょう。

直接的な経済的損失

労務トラブルが経営に与える最も分かりやすいダメージは、直接的な金銭的コストの発生です。これらは企業のキャッシュフローを圧迫し、経営計画に予期せぬ狂いを生じさせます。

企業イメージと信用の失墜

金銭的な損失以上に深刻なのが、企業の社会的信用やブランドイメージが傷つく「レピュテーションリスク」です。一度失った信用を取り戻すことは極めて困難です。

採用活動への致命的な影響

労務トラブル、特にハラスメントや長時間労働の問題が公になると、インターネット上の口コミサイトやSNSを通じて瞬く間に拡散されます。「ブラック企業」というレッテルが貼られてしまえば、求人を出しても応募者が集まらず、優秀な人材を確保することが絶望的に難しくなります。採用コストが増大するだけでなく、事業の継続に必要な人材の獲得自体が困難になるのです。

取引先や金融機関からの信用低下

コンプライアンス意識の低い企業という印象は、既存の取引先や金融機関との関係にも悪影響を及ぼします。取引の縮小や停止、融資審査の厳格化など、事業運営の根幹を揺るがす事態につながる恐れがあります。

組織内部の崩壊

労務トラブルは、社内にも深刻な爪痕を残します。目に見えにくいダメージですが、放置すれば組織を内部から崩壊させる要因となります。

従業員の士気低下と生産性の悪化

トラブルを経験した職場では、会社への不信感や不公平感が蔓延し、従業員のエンゲージメントは著しく低下します。トラブル対応に管理職や担当者の時間が奪われ、本来の業務が停滞するだけでなく、職場全体の雰囲気が悪化することで、組織全体の生産性が大きく損なわれます。

優秀な人材の流出

健全な労働環境を求める優秀な従業員ほど、労務トラブルが頻発する企業に見切りをつけて早期に離職していきます。一人の退職がきっかけとなり、他の従業員の退職を誘発する「連鎖退職」に発展するリスクも高く、組織力の低下は避けられません。

【事例別】労務トラブルの必須予防策5選

労務トラブルは多岐にわたりますが、その多くは事前に適切な対策を講じることで防ぐことが可能です。ここでは、特に発生頻度が高く、会社に深刻なダメージを与えかねない5つのトラブル類型を取り上げ、具体的な事例と今すぐ実践できる予防策を解説します。自社の体制に漏れがないか、改めて確認しましょう。

予防策1｜ハラスメント問題の発生を防ぐ

職場におけるハラスメントは、従業員の尊厳を傷つけ、職場環境を悪化させる重大な問題です。2022年4月からは中小企業にもパワーハラスメント防止措置が義務化され、企業としての対策は待ったなしの状況です。

パワハラ・セクハラの具体的事例

ハラスメントには様々な形態が存在します。例えば、以下のような行為が典型例として挙げられます。

これらの行為は、被害者の精神的苦痛はもちろん、周囲の従業員の士気低下や離職を招き、最終的には会社の評判や業績に悪影響を及ぼします。

研修と相談窓口設置による予防策

ハラスメントを未然に防ぐためには、組織全体で問題意識を共有することが不可欠です。まず、管理職向け、一般従業員向けに定期的なハラスメント研修を実施し、何がハラスメントに該当するのか、その判断基準と発生時の会社の対応方針を全社で共有しましょう。また、従業員が安心して相談できる体制の構築も重要です。社内および社外（弁護士事務所など）に相談窓口を設置し、プライバシーの保護と相談者への不利益な取り扱いの禁止を明確に規定し、全従業員に周知徹底することが求められます。

予防策2｜残業代未払いと長時間労働をなくす

残業代の未払いは、労働基準法違反であり、退職者からの請求や労働基準監督署の調査によって発覚するケースが後を絶ちません。企業のコンプライアンス意識が厳しく問われるポイントです。

勤怠管理の不備から生じるトラブル事例

「自己申告制だから」「タイムカードを押した後に仕事をしている」といった状況は、未払い残業代の温床です。退職した従業員が、手帳やスマートフォンの位置情報などを基に過去2年分（法改正により将来的には5年）の未払い残業代を請求し、裁判の結果、会社が多額の付加金を含めた支払いを命じられる事例は少なくありません。

労働時間を正しく把握するための予防策

労働時間を客観的に記録することが、すべての基本です。タイムカードや自己申告制だけでなく、PCのログオン・ログオフ記録、ICカードによる入退室記録など、客観的な方法で労働時間を管理する体制を整備しましょう。そして、記録された労働時間と実態に乖離がないか、管理者が定期的に確認し、長時間労働の兆候が見られる従業員には業務量の調整や面談を行うといった具体的な是正措置を講じることが不可欠です。36協定で定められた上限時間を超えないよう管理することも当然の義務です。

予防策3｜不当解雇をめぐるトラブルを回避する

日本の労働契約法では、労働者の地位は手厚く保護されており、会社が一方的に従業員を解雇することは非常に困難です。安易な解雇は「不当解雇」として訴訟に発展し、企業の信頼を大きく損なうリスクがあります。

解雇理由の正当性が問われた事例

「能力不足」を理由に従業員を解雇したものの、会社側が十分な教育や指導、改善の機会を与えていなかったため、「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない」として解雇が無効と判断されたケースがあります。また、数回の遅刻を理由に懲戒解雇としたところ、懲戒処分として重すぎると判断され、解雇権の濫用とされた事例もあります。

就業規則と適切な手順に基づく予防策

解雇トラブルを避けるためには、まず就業規則に普通解雇事由や懲戒解雇事由を具体的かつ明確に定めておくことが大前提です。その上で、解雇を検討する際には、いきなり解雇するのではなく、注意指導、研修の実施、配置転換といった段階的な対応を行い、そのすべてを記録に残すことが極めて重要です。これらの手順を踏んでも改善が見られない場合に、初めて最終手段として解雇を検討するという慎重な姿勢が求められます。

予防策4｜メンタルヘルス不調者の対応と予防

従業員のメンタルヘルス不調は、今やどの企業でも起こりうる経営課題です。不適切な対応は、従業員の症状を悪化させるだけでなく、会社の安全配慮義務違反を問われる可能性があります。

休職・復職をめぐるトラブル事例

メンタル不調で休職していた従業員が復職を希望した際、会社が産業医の意見を聞かずに安易に復職を許可した結果、症状が再発し、安全配慮義務違反で損害賠償を請求されたケース。逆に、主治医が「復職可能」との診断書を提出したにもかかわらず、会社が合理的な理由なく復職を認めず、トラブルに発展するケースもあります。

ストレスチェックと職場環境改善による予防策

予防策としては、労働安全衛生法で義務付けられているストレスチェックを適切に実施し、高ストレス者には医師による面接指導の機会を提供することが基本です。また、休職および復職に関するルールを就業規則で明確に定め、復職の判断は主治医の診断書だけでなく、産業医の意見も踏まえて慎重に行うプロセスを確立することが不可欠です。必要に応じて、リハビリ出勤制度（試し出勤）などを活用し、円滑な職場復帰を支援する体制を整えましょう。

予防策5｜退職時の引継ぎや情報漏洩を防ぐ

従業員の退職は避けられないものですが、その際の手続きに不備があると、業務の停滞や顧客情報・技術ノウハウといった機密情報の漏洩といった深刻なトラブルを引き起こす可能性があります。

秘密保持義務違反のトラブル事例

退職した営業担当者が、在職中に使用していた顧客リストを競合他社に持ち込んで営業活動を行い、元の会社が多大な損害を被ったケース。また、開発担当者が設計図やソースコードなどの技術情報を不正に持ち出し、転職先で利用したとして、不正競争防止法違反や損害賠償請求に発展する事例も発生しています。

誓約書と退職手続きの明確化による予防策

情報漏洩リスクへの対策として、入社時と退職時の両方のタイミングで、秘密保持義務や競業避止義務に関する内容を盛り込んだ誓約書を取り交わすことが有効です。これにより、従業員の意識を高めるとともに、万が一の際の法的措置の根拠とすることができます。さらに、退職時の業務引継ぎリストを作成し、後任者への引継ぎが完了したことを書面で確認するプロセスをルール化しましょう。PCやスマートフォン、社員証、その他貸与した物品の返却を徹底することも重要です。

労務トラブルの予防策をさらに強化する具体的施策

事例別の対策に加えて、会社の土台となるルールを整備することは、労務トラブルを未然に防ぐ上で極めて重要です。

ここでは、労務管理の根幹をなす「就業規則」と「労働契約書」に焦点を当て、予防策をさらに強固にするための具体的な施策を解説します。これらの文書が曖昧であったり、法改正に対応していなかったりすると、いざという時に会社を守る盾としての機能を果たせません。

就業規則の定期的な見直しと周知徹底

就業規則は、会社のルールブックであり、従業員が安心して働くための基盤です。しかし、一度作成しただけで放置されているケースが散見されます。法改正や社会情勢の変化に対応していない古い就業規則は、法違反のリスクをはらむだけでなく、トラブルの火種となり得ます。

労働関連法規は頻繁に改正されます。例えば、「働き方改革関連法」による時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化、「パワハラ防止法」によるハラスメント対策の義務化など、近年でも大きな変更がありました。これらの法改正に追随し、自社の就業規則を常に最新の状態に保つことが不可欠です。

具体的には、以下の点について定期的な見直しを行いましょう。

また、見直した就業規則は、全従業員に周知して初めて効力を持ちます。労働基準法では、常時各作業場の見やすい場所への掲示や備え付け、書面での交付、社内イントラネットなどへの掲載といった方法で周知することが義務付けられています。周知を怠ると、たとえ適切な内容の就業規則を作成していても、トラブル発生時にその有効性が認められない可能性があるため、徹底した周知が不可欠です。

労働契約書の内容を明確にする

個々の従業員と会社との間の約束事を定める労働契約書（または労働条件通知書）は、入社後の「こんなはずではなかった」という認識の齟齬を防ぐための最も重要な書類です。特に、労働条件に関する事項は、口頭での説明だけでなく、必ず書面で明確に示さなければなりません。

労働契約を締結する際には、労働基準法で明示が義務付けられている事項があります。これらの記載漏れや曖昧な表現は、紛争の直接的な原因となります。

特にトラブルになりやすいのは、「業務内容」と「賃金（特に固定残業代）」です。採用時に期待していた業務と実際の業務内容が大きく異なる、聞いていた給与に残業代が含まれていることを知らなかった、といった不満は、早期離職や残業代未払い請求などの深刻なトラブルに発展します。採用段階で誤解の余地がないよう、丁寧に説明し、書面に具体的に落とし込むことが、将来のリスクを回避する最善策です。

万が一の際に相談できる専門家

労務トラブルの予防策をどれだけ徹底していても、残念ながらトラブルの発生を100%防ぐことは困難です。問題が起きてしまった場合、あるいはその兆候が見られた場合に、迅速かつ適切に対応するためには、人事労務の専門家の力を借りることが不可欠です。初期対応の誤りが、問題をより複雑化させ、企業に深刻なダメージを与えるケースは少なくありません。

ここでは、労務トラブルの際に頼りになる代表的な専門家である「社会保険労務士」と「弁護士」について、その役割の違いと相談すべきタイミングを解説します。

社会保険労務士と弁護士の役割の違い

「社労士」と「弁護士」、どちらも労務問題に対応できる専門家ですが、その専門領域や権限には明確な違いがあります。企業の状況やトラブルのフェーズによって、どちらに相談すべきかが変わってきます。端的に言えば、トラブルが発生する前の「予防」や、紛争性が低い段階での対応は社会保険労務士、発生後の「紛争解決」や訴訟に発展する可能性がある場合は弁護士が主な相談先となります。

それぞれの専門性や業務範囲の違いを、以下の表で確認してみましょう。

社会保険労務士は、日々の労務管理を通じて、そもそもトラブルが起きにくい職場環境を構築する「予防法務」の専門家です。就業規則の整備や労働時間の適正な管理、ハラスメント研修の実施など、企業の守りを固めるためのパートナーとして非常に頼りになります。また、紛争解決手続代理業務試験に合格した「特定社会保険労務士」は、裁判外紛争解決手続（ADR）における代理人として、労働者と会社の間の話し合いを仲介することも可能です。

一方、弁護士は、法的な紛争が発生した場合の対応を専門とします。従業員から残業代の請求や不当解雇を主張する通知が届いた、あるいは労働組合との団体交渉が必要になったなど、対立が明確になった状況で企業の代理人として交渉や法的手続きを進めることができます。特に、労働審判や訴訟になった場合に、企業の代理人として法廷に立てるのは弁護士だけです。

労務トラブルを未然に防ぎ、健全な企業経営を続けるためには、顧問社労士と平時から連携し、労務管理体制を強化しておくことが理想的です。そして、万が一法的な紛争に発展してしまった際には、速やかに労働問題に精通した弁護士に相談できる体制を整えておくことが、リスクを最小限に抑えるための鍵となります。

まとめ

本記事では、会社を深刻なリスクから守るための労務トラブル予防策を、具体的な事例とともに5つ解説しました。労務トラブルは、一度発生すると金銭的な損失だけでなく、企業イメージの低下や従業員の士気低下など、経営に多大な影響を及ぼすため、事前の予防が極めて重要です。

ハラスメント、長時間労働、不当解雇、メンタルヘルス、退職時の情報漏洩といったトラブルは、就業規則や労働契約書といった基本的なルールを整備し、従業員へ周知徹底することで、その多くを防ぐことができます。また、相談窓口の設置や勤怠管理システムの導入、ストレスチェックの実施といった具体的な施策を組み合わせることで、予防効果はさらに高まります。

自社だけでの対応に不安がある場合や、万が一トラブルが発生してしまった際には、問題が深刻化する前に社会保険労務士や弁護士などの専門家へ相談することが、問題を迅速かつ適切に解決するための鍵となります。

労務トラブルの予防は、単なるリスク回避ではなく、従業員が安心して働ける職場環境を構築し、企業の持続的な成長を支えるための重要な経営課題です。本記事で紹介したポイントを参考に、自社の労務管理体制を今一度見直し、主体的な対策を講じていきましょう。