マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成をサポートする機能が備わったソフトウェアです。
手間や工数を省いてマニュアルを簡単に作成したり、作成後のマニュアル管理や運用を行ったりできます。
WordやPowerPointより手早くクオリティの高いマニュアルを作成できる点も、マニュアル作成ツールの特徴です。
また近年では文章や画像だけでなく、動画でマニュアルを作成できるツールも登場しました。
利用者が直感的に理解して、作業者間とのコミュニケーションを円滑に行う役割を担っています。
マニュアル作成ツールが注目されている理由
マニュアル作成ツールが注目されている理由は、近年のテレワークの普及と業務の効率化です。
そもそもビジネスにおけるマニュアルの目的には、下記の3つがあります。
- 人材育成の効率化
- 業務の属人化の解消
- 業務の質と量の平準化
優れたマニュアルを作成することでトラブルやミスの防止、人材育成に割く時間抑えられるので、効率的に業務を進められるでしょう。
また、新型コロナウイルスや働き方の多様化も大きく関係しています。
理由はテレワークという自宅で働く環境によって生産性を落とす恐れがあり、防止策としてマニュアル作成が必要であるとされたためです。
こちらの記事では、テレワークの必要な基本的環境整備やおすすめのアイテムを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成ツールおすすめ10選
ここまで、マニュアル作成ツールの概要や注目されている理由をお伝えしました。
続いて、マニュアル作成ツールおすすめ10選を紹介します。
- tebiki
- Dropbox Paper
- Dojo
- COCOMITE
- NotePM
- toaster team
- WikiWorks
- iTutor
- TeんDo
- はたらきかたマニュアル
それぞれ紹介していきます。
tebiki
tebikiとは、tebiki株式会社が提供する動画マニュアル作成ソフトです。
業務手順を撮影するだけで動画マニュアルや字幕・翻訳を自動生成できます。
tebikiの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
またレポート機能を活用すると、アクセス状況や習熟度を可視化できます。
Dropbox Paper
Dropbox Paperとは、ファイル管理ツール「Dropbox」ユーザーが無料で使用できるツールです。
組織で共同作業したり、ドキュメントを作成したりする際に利用されます。
Dropbox Paperの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン | 0円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
またガントチャート機能を活用して、プロジェクトの進捗を管理できます。
Dojo
Dojoとは、株式会社テンダが提供する高品質なマニュアルを作成できるマニュアル作成ツールです。
対象アプリやシステムを操作するだけで、説明文として操作の内容・種類を自動的に保存します。
Dojoの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
また、eラーニングコンテンツやシミュレーションコンテンツを作成できます。
COCOMITE
COCOMITEとは、コニカミノルタ株式会社が提供するオンラインマニュアル作成・運用ツールです。
基本レイアウトに沿って入力するだけで、マニュアルを作成できます。
COCOMITEの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン（月額） | 28,600円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
またオンラインでマニュアルを管理する際は、最大で5階層までフォルダを分けられます。
NotePM
NotePMとは、株式会社プロジェクト・モードが提供する文書管理システムです。
業務マニュアルや議事録、セキュリティ面が重要視される文書管理に適しています。
NotePMの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン（月額） | 4,800円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
また必要な情報がすぐに見つかるフォルダ構造になっており、業務効率を向上させられます。
toaster team
toaster teamとは、noco株式会社が提供するAIマニュアル作成管理ツールです。
業務を視える化を通じて、生産性や業務効率を向上させます。
toaster teamの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン（月額） | 35,000円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
また日本語で作成したマニュアルは、ボタンひとつで多言語に自動翻訳できます。
WikiWorks
WikiWorksとは、ナレッジオンデマンド株式会社が提供するマニュアル制作プラットフォームです。
ブラウザ上でマニュアルを制作しながら、確認・修正ができます。
WikiWorksの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能 |
|
| URL | 公式サイト |
また全ての更新履歴は自動管理されているので、版管理にかかわる課題を一気に解消します。
iTutor
iTutorとは、株式会社ブルーポートが提供するマニュアル作成ツールです。
パソコンの画面上で操作するだけで、自動でマニュアルを作成できます。
iTutorの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン | 165,000円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
またトレーニングコンテンツや講義型eラーニングコンテンツを作成することで、より質の高い人材教育を実現できるでしょう。
TeんDo
TeんDoとは、株式会社テンダが提供するマニュアル自動作成ソフトです。
導入企業は累計3,000社を超えており、業種・業界を問わず利用されています。
TeんDoの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン（月額） | 80,000円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
また、社員教育や製品デモのプレゼンをする際のツール作成にも応用できます。
はたらきかたマニュアル
はたらきかたマニュアルは、YAMAGATA株式会社が提供するマニュアル制作サービスです。
既存のマニュアルを電子化して、検索・利用しやすく効果があります。
はたらきかたマニュアルの料金プランや機能は、下記の通りです。
| 詳細 | |
| 料金プラン（月額） | 55,000円〜 |
| 機能 |
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| URL | 公式サイト |
また、グローバル展開やテレワーク推進を考えている企業に適しているでしょう。
マニュアル作成ツールを導入するメリット
ここまで、マニュアル作成ツールおすすめ10選をお伝えしました。
続いて、マニュアル作成ツールを導入するメリットを解説します。
- マニュアルの品質が向上する
- 制作コストを削減できる
- クラウド管理で共有が簡単にできる
- 記載漏れが防止できる
ひとつずつ解説していきます。
マニュアルの品質が向上する
マニュアル作成ツールを導入することで、マニュアルの品質が向上するメリットがあります。
仮に時間と労力をかけてマニュアルを作成しても、利用者から分かりにくいと判断されると役立つマニュアルとは言えません。
また、マニュアル様式が作成者ごとで異なる場合は、読み手の理解を妨げる結果になり得ます。
しかしマニュアル作成ツールには基本となるフォーマットが用意されているため、様式のばらつきが発生しません。
画像・動画を挿入できる機能を活用すれば、さらに分かりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
制作コストを削減できる
マニュアル制作ツールの導入は、制作コストの削減につながります。
制作コストを削減できる理由は、下記の2つです。
- テンプレートが豊富なので、白紙の状態からマニュアルを作成する必要がない
- マニュアルの質が高ければ、経験の浅い社員でも必要スキルを短期間で身につけられる
結果として人件費が削減され、余った人的リソースを別の業務に回せます。
クラウド管理で共有が簡単にできる
マニュアル作成ツールには、クラウド管理の共有を簡単にするメリットがあります。
そもそもマニュアルは一度作ってしまっても終わりではなく、変化や状況に合わせた日々のアップデートが欠かせません。
改訂の度に各自でファイルを更新したり、新規ファイルを共有したりする作業は大きな負担です。
しかしマニュアル作成ツールには下記の特徴があるので、情報共有を簡単に行えます。
- 追加された内容は自動更新される
- 情報をクラウド上で一括管理できる
権限を設定することにより、誰でもアクセス・編集できるので管理者を介さずアップデートや必要情報の記載が必要な際も便利です。
記載漏れが防止できる
マニュアル作成ツールを導入することで、記載漏れを防止します。
仮にマニュアルを手作業で作成した場合、下記のリスクが考えられます。
- 必要な情報が不足しているため、作業を進められない担当者が発生する
- 作業が滞ることで、大きなミスを誘発する恐れがある
そのため確認がしやすいだけでなく、記載漏れを予め防ぐフォーマットの作成が必要です。
上記の不安や課題は、マニュアル作成ツールを活用することで解決できるでしょう。
マニュアル作成ツールを選ぶときのポイント
ここまで、マニュアル作成ツールを導入するメリットをお伝えしました。
続いて、マニュアル作成ツールを選ぶときのポイントを解説します。
- 無料か有料か
- 求めている機能が搭載されているか
- 操作は簡単か
- テンプレートは豊富に用意されているか
- 編集・閲覧履歴が残るか
- サポート体制は充実しているか
それぞれ解説していきます。
無料か有料か
マニュアル作成ツールを選ぶ際には、無料・有料のプランを検討する必要があります。
近年では無料プランでマニュアルを作成できるツールも増えており、簡単なマニュアルであれば充分に対応可能です。
また有料プランを導入する際は、無料トライアルを行なっているツールも存在します。
そのためマニュアル作成ツールを導入する際は、無料トライアルで性能や機能を確認して、実際に導入するか検討しましょう。
求めている機能が搭載されているか
求めている機能が搭載されているかは、マニュアル作成ツールを選ぶ際の重要なポイントです。
求められる機能の例として、下記があります。
- 教育管理機能
- 自動字幕機能
- 画面キャプチャ機能
- マニュアル活用を促す機能
- 作業の手間を省く自動化機能
- テンプレート/フォーマット機能
ほかには検索機能やQRコード出力機能などがあり、マニュアル作成ツールごとで強みが異なるので、搭載されている機能もさまざまです。
操作は簡単か
マニュアル作成ツールを選ぶ際は、簡単で分かりやすくマニュアルを作れるかも重要なポイントです。
例えば、動画編集ソフトや文書作成ソフトは多彩な表現ができる一方、操作に慣れるまで時間がかかってしまいます。
そのためマニュアル作成ツールを選ぶ際は、下記に2点を備えたツールを選びましょう。
- パソコン操作が苦手な方でも扱える、操作性の良いツール
- 画像やレイアウト、QRコード作成などの編集機能が充実しているツール
ただし機能が多すぎると操作が複雑になり、コストも高くなります。
まずは無料トライアルを活用して、使いやすさを確認する方法もおすすめです。
テンプレートは豊富に用意されているか
テンプレートの豊富さは、マニュアル作成ツールを選ぶ際に重要です。
企業によって操作画面の手順書や業務手順書など、作成すべきマニュアルに合ったテンプレートが多いマニュアル作成ツールを選びましょう。
テンプレートを活用することで、情報入力だけでマニュアルを作成できるため、初めてマニュアルを作成する担当者も安心です。
編集・閲覧履歴が残るか
マニュアル作成は一度作ったら終わりではなく、改訂の度に情報を更新する必要があります。
そのため更新時に編集・閲覧履歴が残るマニュアル作成ツールを活用することで、下記のメリットがあります。
- ミスがあっても復元しやすい
- 以前のバージョンと比較できる
閲覧履歴が残るツールの場合、手順書やマニュアルを閲覧したかどうかは、ツール上で確認可能です。
サポート体制は充実しているか
導入前・導入後のサポート度合も、マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントです。
主なサポート内容として、下記の4つがあります。
- 実践セミナーを定期的に受けられる
- トラブルや不具合が発生した際の対応がしっかりしている
- 電話やメール、チャットによる問い合わせ窓口を設けている
- 操作方法について導入前・導入後でレクチャーを受けられる
上記のサポートが揃っているツールは、安心して利用できるでしょう。
【kyozon編集部おすすめ】マニュアル作成ツールに関連するおすすめ人気サービス
ここまで、マニュアル作成ツールを選ぶときのポイントをお伝えしました。
続いて、kyozon編集部おすすめのマニュアル作成ツールを3つ紹介します。
- Qast（キャスト）
- ourly
- Teampot
ひとつずつ紹介していきます。
Qast（キャスト）
Qast（キャスト）とは、any株式会社が提供する社内ナレッジを一括管理できる情報共有ツールです。
シンプルなUIのため、業種・職種を問わず誰でも簡単に投稿できます。
また、「社内でよくある質問はQ&A」「個人のナレッジや掲示板はメモに投稿」することで、社内情報の一括管理が可能です。
反応数や投稿数によってスコアが投稿者に付与され、貢献度を可視化されるため、投稿の促進につながるでしょう。
無料トライアルがあるので、導入ハードルが低い点もメリットです。
ourly
Teampot
Teampotとは、株式会社エージェントが提供するエンプロイーアクセスツールです。
オープンコミュニケーションによって風通しの良い組織を構築することで、離職率の低下やエンゲージメントの向上、生産性の向上、業績向上などを実現します。
自社独自のオリジナルスペースをオンライン上に設計できるので、業務で感じた任意のテーマを投稿したり、投稿に対してコメントやリアクション、シェアなどが可能です。
また、投稿に対して匿名でポイントを付与できるので、組織全体のエンゲージメントを高める効果があります。
溜まったポイントは、Amazonギフトと交換することも可能です。
まとめ
今回は、マニュアル作成ツールの主な機能やメリット、選ぶときのポイントを解説しました。
マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成をサポートする機能が備わったソフトウェアです。
また導入するメリットとして、下記の4つがあるとお伝えしました。
- マニュアルの品質が向上する
- 制作コストを削減できる
- クラウド管理で共有が簡単にできる
- 記載漏れが防止できる
本記事でお伝えした選ぶときのポイントやおすすめのサービスなどを参考にして、自社にあったマニュアル作成ツールを選定しましょう。
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