【徹底比較】おすすめの会議室予約システムは？主な機能や導入までの流れとあわせて解説

会議室予約システムの比較表

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※1「1室」あたりの基本利用料
※2「ビジネス版」ご利用の場合は初期費用が20,000円かかる

おすすめの会議室予約システム7選

おすすめの会議室予約システムについて、上表の7つを詳しく解説します。

りざぶ郎｜無料で使える

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください

• 【メリット】
  ・完全無料
  ・ユーザー登録が不要
  ・オンラインでの公開・非公開の選択できる
• 【デメリット】
  ・無料で使用できるが広告が表示される
  ・保存期限が3ヶ月と決まっている

「りざぶ郎」は利用料が完全無料で使用できる会議室予約システムになります。

ユーザー登録が不要なので「会議室の予約システムを試しに使用してみたい」方におすすめの会議室の予約システムツールです。

Biz Room｜office365の連携が可能

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください

• 【メリット】
  ・ログから会議室の利用実績が分析できる
  ・未使用の会議室は予約を自動取り消しができる
  ・会議室前に設置したタブレットとMicrosoft 365のスケジュールを連携できる
  
• 【デメリット】
  ・料金に関しては問い合わせしないとわからない
  ・個人情報を登録しないと問い合わせができない
  

「Biz Room」はOffice365との連携が可能な会議室予約システムツールになります。

30日間の無料お試し期間があるので「Office365と連携して会議室の予約システムを使用したい」方におすすめの会議室予約システムツールです。

Airリザーブ｜リクルートが運営

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください

• 【メリット】
  ・予約内容ごとに色分けされたスケジュール画面で操作しやすい
  ・設定欄が少なく入力しやすい
  ・24時間受付により予約の取りこぼしを防げる
  
• 【デメリット】
  ・フリープランだと機能が制限される
  ・自社内での会議室予約には不向きになっている
  

「施設・会議室・レンタルスペース」の貸出事業をしている企業におすすめの会議室予約システムになっています。

無料プランから始めることが可能なので、手軽に会議室の予約システムを利用したい方は無料で利用してみてはいかがでしょうか。

予約ルームズ｜大手企業が導入している

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください

• 【メリット】
  ・GoogleカレンダーやOutlookカレンダー（Microsoft 365）と連携できる
  ・メール通知で空予約防止ができる
  ・アプリを利用して会議室の利用状況がわかる
  
• 【デメリット】
  ・会議室ごとにタブレット端末が必要になるのでコストがかかる
  

GoogleカレンダーやOutlookカレンダー（Microsoft 365）と連携できる万能型の会議室予約システムになっています。

専用のアプリを利用すると会議室の利用状況がすぐにわかるので、ガッツリ会議室予約システムの導入を考えている方にはおすすめできるシステムです。

RESERVA｜タイプ別に選べる

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください

• 【メリット】
  ・無料から始められる
  ・予約サイトを簡単に作れる
  ・24時間受付がある
  
• 【デメリット】
  ・機能は充実しているが予約管理サイトの作りが複雑
  

RESERVAはGoogleカレンダーと連携できたり外国語に対応していたりする、会議室予約システムです。

柔軟なカスタマイズができるため、企業ごとの要望に対応が可能で導入から運用まで安心して利用できる会議室予約システムになっています。

touch-mee｜スマホのタッチでラクラク利用できる

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください
※1.「1室」あたりの基本利用料

• 【メリット】
  ・NFCシートをスマホでタッチするだけで会議室の予約完了ができる
  ・各社員のスマホにインストールするだけで使用できる
  ・初期費用が0円で導入できる
  
• 【デメリット】
  ・「Office365」「Google Workspace」と連携など初めの導入が少し難しい
  

Touch-meeは、スマホのタッチでラクラク利用できる会議室予約管理システムです。スマホ対応でいつでもどこでも会議室の予約が可能で、手軽に予約や確認ができます。

シンプルなデザインで使いやすく、初心者社員でもすぐに使いこなせるので充実したサポートを受けながら導入ができます。

リザエン｜豊富な機能を完備

※2023年4月時点
※価格は税込み表記
※サービスの詳細については公式URLでご確認ください
※1.「ビジネス版」ご利用の場合は初期費用が20,000円かかる

• 【メリット】
  ・反映された情報を一括管理できる
  ・業界最長の20年以上の豊富な運営で安心できる
  ・セキュリティ対策が強く「自治体・官公庁」で使用されている
  
• 【デメリット】
  ・「ビジネス版」を利用すると初期費用が20,000円かかる
  

リザエンは豊富な機能を完備したセキュリティ対策が強い会議室予約管理システムです。セキュリティ対策が強く「自治体・官公庁」で使用されている信頼性があるので、社内の機密情報は絶対漏らしたくない方におすすめの会議室予約システムです。

リザエンが気になる方は無料トライアルがあるので1度導入前に試してみてはいかがでしょうか。

会議室予約システムとは？

会議室予約システムとは、企業内の会議室の予約を行い時間やリソースを「節約・効率化」できる予約システムのことです。

会議室予約管理システムを導入することで「時間管理・ミス削減・スケジュール管理」が行いやすくなり、社員が他の重要なタスクに集中できるようになるでしょう。

会議予約システムの種類は「クラウド型」と「オンプレミス型」のに種類があり、特徴としては以下のような違いがあります。

会議室の予約はカレンダーツールを利用している企業も少なくありません。カレンダーツールを使用した場合、目視での予約確認作業になるので間違えた入力をする可能性があり、余計な手間が発生します。

しかし会議室の予約システムを率先的に導入することで、労力とコストを大幅に削減できるでしょう。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムで使用できる主な機能は、以下の3点になります。

• 会議室の予約ができる
• 使用状況の確認ができる
• 利用者間の調整ができる

会議室の予約システムについて以下より解説するので、会議室予約システムの導入をご検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

会議室の予約ができる

会議室予約システムでは専用のシステムを使用して会議室の予約ができるので、社内のスケジュール管理を効率よく行うことができます。

会議室の予約システムにより「予約の時間が被って口論になる」「会議の時間が被ってしまいムダな時間を過ごしてしまった」などのトラブルを軽減できるでしょう。

会議室予約システムを使うと以下のような流れで、簡単に予約することができます。

1. 会議室予約システムでカレンダーを確認
2. 利用可能な会議室を選択
3. 開始時刻と終了時刻を指定

また会議室予約システムでは、会議の参加者を追加したりリピート予約したりできるので、社内の運営がより効率化できるでしょう。

使用状況の確認ができる

会議室の予約システムを使用すると、会議室が使用されているかがタイムリーかつ一瞬で確認できます。使用状況の確認機能が備わっているので、会議室の予約状況がひと目でわかりメンバー間での認識のずれがなくなります。

利用者間の調整ができる

会議室の予約システムには、利用者間の調整機能が備わっています。例えば、社員が同じ会議室を予約してしまった場合や時間帯が重なってしまった場合、会議室予約システムを使用することで、自動的に他の利用者のスケジュールを調整してくれます。

利用者間の調整機能が備わっているおかげで、会議室の予約でのトラブルが軽減され組織内でのスケジュール管理がスムーズになるでしょう。

会議室予約システムを導入するメリット

会議室予約システムを導入するメリットは以下の5つが挙げられます。

1. スムーズな予約ができる
2. 時間の節約ができる
3. 会議室の二重予約などのミスを減らせる
4. 社内のだれが会議室を使用しているかすぐにわかる
5. 場所や時間に関係なく使用ができる

会議室予約システムを導入することで、上記のように多くのメリットを得ることができ社内の業務改善が行えるでしょう。

中小企業庁の資料に掲載されているIT投資額の内訳を確認すると2020年に「35.8％」2021年に「40.1%」と年々増加しています。ITに関する投資額が増加しているのは、ITツールに関して多くのメリットを感じている証拠になるでしょう。

会議室の予約システムを導入するメリットについて解説するので、会議室予約システムのメリットを知りたい方は、ぜひチェックしてみてください。

スムーズな予約ができる

会議室予約システムを導入することで、利用状況や空き状況が確認できるのでスムーズな予約ができる点は大きなメリットです。

会議室予約システムを活用すると、離れている会議室が利用されているかをタブレット端末等ですぐに確認できるので、わざわざ会議室まで移動する必要がなくなります。特にクラウド系の会議室システムを活用する場合だと、社外からでもすぐに確認が取れるのでとても便利です。

会議室予約システムの導入はスムーズな予約を実現し、社内全体の業務効率を大きく向上させるメリットがあります。

時間の節約ができる

会議室予約システムを導入すると時間を大幅に節約でき、他の業務やプロジェクトに時間を費やすことができます。会議室予約システムの中には、画面表示の変化や時間がくればアラームが鳴る会議室予約システムがあるので「会議が長引きすぎた」などのトラブルを削減できます。

会議室予約システムを導入することで、予想していた会議時間を超える心配がなくなる点は大きなメリットと言えるでしょう。

会議室の二重予約などのミスを減らせる

会議室予約システムを導入することで、会議室の二重予約やその他の予約ミスを削減できる点も大きなメリットです。

会議室の二重予約やその他の予約ミスが大幅に削減できれば、会議室の予約状況が正確に把握でいるようになり会議自体のスケジュール管理がしやすくなります。

社内のだれが会議室を使用しているかすぐにわかる

会議室予約システムを導入することで、誰がどの会議室を使用しているかがすぐにわかり、社内の業務効率性が向上します。

手作業での予約管理では、誰がどの会議室を使っているか把握することが困難ですが、会議室予約システムではリアルタイムで会議室の使用状況を共有することができます。

また、他部門との調整が必要な場合にも迅速に対応ができるので、社内全体の生産性が向上するでしょう。会議室予約システムを導入することで、誰がどの会議室を使用しているかがすぐにわかるので社内コミュニケーションがスムーズに進められるのも大きなメリットです。

場所や時間に関係なく使用ができる

会議室予約システムには、場所や時間に関係なく利用できるメリットがあります。クラウド型の会議室予約システムを導入することで、スマートフォンやタブレットからいつでも予約ができるようになります。

会議室予約システムを導入することで、場所や時間に関係なく利用できるメリットがあり、業務効率が向上し、社内全体の生産性が上がる点も大きなメリットと言えるでしょう。

会議室予約システムを導入する流れ

会議室予約システムを導入する流れは、以下の5ステップになります。

1. 目的と要件を考える
2. 自社に合うシステムを選ぶ
3. 会議室の予約システムを「契約・導入」をする
4. 会議室予約システムの使い方を周知する
5. 会議室予約システムの運用・改善を行う

会議室の予約システムを導入する流れを、以下より解説していきます。会議室予約システムの導入の流れを詳しく知りたい方は、チェックしてみてください。

目的と要件を考える

会議室予約システム導入を成功させるためには、目的と要件を明確にすることが大切です。例えば、目的が「会議室予約の効率化やミスの削減」の場合だと、要件は「予約管理の機能や通知機能などのリストアップ」が必要になります。

必要な機能が不足していると業務効率が向上せずに逆効果になる場合があるので、目的と要件を整理し、最適な会議室予約システムを選ぶようにしましょう。

自社に合うシステムを選ぶ

自社に合った会議室予約システムを選ぶことで、業務効率化や生産性向上に繋がります。

自社に合う会議室予約システムは、以下の手順で選ぶと効率が良いです。

1. 会議室予約の課題を見つける
2. 必要な機能をリストアップする
3. 無料トライアルを試して機能を確認する
4. 予算を設定する
5. サポート体制を確認する

社内に合う「機能性・使いやすさ・予算・サポート体制」の4つのポイントをおさえつつ上記のような手順で会議室予約システムを選ぶことで、業務効率化や生産性向上に繋がるでしょう。

会議室の予約システムを「契約・導入」をする

自社に合うシステムを選んだあとは、会議室予約システムの「契約・導入」をしていきます。

会議室予約システムの「契約・導入」時には以下の点に注意しましょう。

• 導入スケジュール：数日から数週間と時間がかかる場合がある
• 契約内容を再確認する：利用料金・更新期間・追加機能の費用の確認など
• 会議室予約システム会社の外部講義があるかの確認

会議室予約システムの「契約・導入」をする際は上記の点に注意することで、会議室予約システムの導入に失敗することがなくなるでしょう。

会議室予約システムの使い方を周知する

会議室予約システムを「契約・導入」を終えたあとは、会議室予約システムの使い方を社内に周知していきましょう。導入した会議室予約システムを効果的に活用するためには、全ての社員がその使い方を理解し適切に利用できるようになることが必要不可欠です。

会議室予約システムの使い方を、以下の内容で行うと効果的に社内に周知できます。

• 会議室予約システムの討論会を開催する
• マニュアルやチュートリアルを作成する
• Q&Aセッションやフォローアップ会議を行う
• 会議室予約システム会社の講習を実施する

社員が会議室予約システムの使い方を理解すると、より大きな費用対効果が現れるようになるでしょう。

会議室予約システムの運用・改善を行う

会議室予約システムの使い方を周知を終えたあとは、会議室予約システムを最大限に活用するために会議室予約システム運用の仕方を継続的に改善することが大切です。

実際に会議室予約システムの導入を終えたあとには、以下のような会議室予約システムの運用と改善を行っていきましょう。

会議室予約システム の運用を継続的に改善することで、会議室予約システムの使いやすさが向上します。会議室予約システム運用の問題点を積極的に見つけ出し、改善に取り組むことで会議室予約システムを最大限に活用することができるでしょう。

会議室予約システムを選ぶ際のポイント

会議室予約システムを選ぶ際のポイントは、以下の5つになります。

1. スケジュール管理ツールと連携できるかを確認しておく
2. 導入方式を事前に検討する
3. 価格は予算内に収まるかを計算する
4. サポート体制は整っているかを確認する
5. セキュリティ対策は万全かを確認する

会議室予約システムは、複数のサービスがあり自社に合うサービスを見つけるのは大変です。上記のポイントを抑えることで、自社に合う会議室予約システムを選択できます。

会議室の予約システムを選ぶ際のポイントを以下より解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

スケジュール管理ツールと連携できるかを確認しておく

会議室予約システムを選ぶ際には、スケジュール管理ツールと連携できる会議室予約システムか確認しておきましょう。会議室予約システムを運用するにあたって従来、社内で利用してきたスケジュールの管理データが全て引き継ぎなどができると利便性が高いでしょう。

会議室予約システムのツールの機能も重要になりますが、今まで蓄積してきたシステムデータの引き継ぎの点を考慮することが大切になります。

導入方式を事前に検討する

会議室予約システムを導入する際には、事前に導入方式を検討を検討しておきましょう。導入方式には、クラウド型（SaaS型）とオンプレミス型の2つがありそれぞれの特徴や違いがあるため、自社に適した導入方法を選択する必要があります。

「クラウド型」は導入費用が安く運用が容易でオンライン上で使用できるので、リモートワークメインの企業におすすめです。一方「オンプレミス型」は導入費用が高いですが、データセキュリティ面のおいて強く社内での使い勝手が良いのでオフィスでの使用に向いています。

自社の「予算・セキュリティ・将来的な拡張性」を考慮して適切な会議室予約システムの導入方式を選択しましょう。

価格は予算内に収まるかを計算する

会議室予約システムを選ぶ際は、自社の予算内に収まるかをあらかじめ計算しておきましょう。たとえ業務効率が向上したとしても、社内の予算を圧迫するようなら導入しない方が良いです。

• 導入費用：システムの購入価格・初期費用・研修費用の合計
• 運用費用：ライセンス費用・アップデート費用・メンテナンス費用の合計
• その他費用：システム規模やカスタマイズ、サポート体制に応じた費用の合計

予算内で導入・運用できる会議室予約システムを選ぶことにより、会社の資金運営を圧迫せずにシステムの運用ができます。

導入費用と運用費用を把握しサポート体制に応じた費用を考慮して、会社の予算に適したシステムを選びましょう。

サポート体制は整っているかを確認する

会議室予約システムを選ぶ際には、運営会社のサポート体制が整っているかを事前に確認しておきましょう。会議室予約システムを導入する際には、運営会社によるシステムの有効な運用方法の研修指導やセキュリティ対策に関するサポートが必要になります。

運営会社のサポート体制が整った会議室予約システムを選ぶことで、トラブル発生時の迅速な対応や研修のサポートが受けられます。

運営会社のサポート体制を確認する際には、以下の点を確認しておきましょう。

• 対応時間
• サポート方法
• サポート費用

サポート体制が整っている会議室予約システムを選ぶことで、安心して運用できる環境が整います。

セキュリティ対策は万全かを確認する

セキュリティ対策が万全であることを会議室予約システムを選ぶ際に、しっかり確認しておきましょう。企業にとって会議室で話される内容は機密事項になることが多く、情報が漏洩するリスクを最小限に抑えることが重要になります。

セキュリティ対策として、以下の点に注意しておきましょう。

• データの暗号化
• アクセス制御
• セキュリティの監査
• 定期的なセキュリティアップデート

セキュリティ対策が万全な会議室予約システムを選ぶことで、企業の機密情報が守られる環境が整い効率的な会議室の利用ができるでしょう。

まとめ：会議室予約システムを導入して業務の効率化を図りましょう

同じ会議室予約システムでも、システムによってサービス内容やプランはさまざまで、会議室予約システムそれぞれに良い点と悪い点があります。

会議室予約システムの良い点と悪い点を比較することで、総合的にサービス全体が理解できて求める会議室予約システムが導入できます。

会議室予約システムを検討されている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。