文書管理システムのおすすめ16選！自社に合うシステムを選ぶポイントも紹介

文書管理システムのおすすめ16選を紹介

多数ある文書管理システムのなかでも、おすすめの文書管理システム16選を紹介します。それぞれの文書管理システムの特徴を一覧にまとめています。

MyQuick

MyQuickは幅広い業種や業態への実績があるワークフロー機能を備えた文書管理システムです。書類の管理だけではなく、証跡管理やノウハウ・ナレッジ共有まで幅広く対応しています。セキュリティ面もアクセス権限の柔軟な付与が行えて、貿易関係書類や研究報告などさまざまな文書管理に長けているのも特徴です。

また、全文検索や項目検索などの検索機能や他システムのCSVやPDFの一括登録機能、更新期限のアラート通知と機能も充実しています。

invoiceAgent

invoiceAgentは、ウイングアーク1st株式会社が提供している、AI OCR機能搭載の文書管理システムです。invoiceAgentでは、AI OCR機能により、紙の請求書や領収書などを高精度に読み取り、データ化を実現します。

また、電子文書や読み取った紙帳票のデータを自動で仕分け可能です。電子帳簿保存法に対応しているため、証跡管理やタイムスタンプの自動付与といった記録管理に便利な機能も搭載されています。

OPTiM Contract

OPTiM Contractは、契約管理業務を効率化してくれる、AIを活用した文書管理システムです。OPTiM Contractでは、AIによって契約書の管理台帳の自動作成が可能です。

また、契約の終了・更新時期の通知機能もあるため、契約管理のミス予防にも繋がります。電子帳簿保存法に即した電子契約の保存も可能であり、代表的な電子契約サービス（クラウドサイン、GMOサインなど）との連携もしています。

GVA assist

GVA assistは、外部弁護士と自社の契約審査のナレッジをもとに作り上げた、AI契約審査クラウド型の文書管理システムです。分野に特化した契約書や、業界の標準的な契約書のひな形も搭載されているため、契約書作成の効率化を実現できます。

また、リスク・不足単語及び条文がシステムに登録されており、契約書の該当箇所を検知してくれます。そのうえで条文修正案やコメント案を参照可能なため、審査品質が飛躍的に向上します。

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、住友電工情報システムが提供する契約書や社内規定、稟議書、ISO文書など、幅広い文書を一元管理可能な文書管理システムです。

関連性のある書類をフォルダ内で階層構造上に整理できるため、データ分類のしやすさ・管理のしやすさが特徴です。また、検索の柔軟性も高く、全文検索やあいまい検索、属性検索などで検索できます。セキュリティ面でも、「社外秘」といった透かし文字をPDFに表示させたり、DLファイルにユーザーIDや日時を挿入したりすることが可能です。

NotePM

NotePMは、マニュアル・議事録・業務ノウハウ・設計書などを集約して社内版ウィキペディアを手軽に構築できる、クラウド型ナレッジ共有ツールの文書管理システムです。登録した文書はワードやエクセル、パワーポイントなどの中身の検索も可能です。また、変更履歴は自動更新されて、更新箇所はハイライト表示されるため、変更場所をユーザが視覚的に把握できます。

CLOUD CABINET

CLOUD CABINETは、寺田倉庫株式会社が提供している、電子契約と紙の契約書をまとめて管理可能なハイブリット型の文書管理システムです。契約書類の管理360万件、平均契約年数11. 9年という実績があり、十分なノウハウと長期的サポートが特徴のサービスです。ベンダーに依頼した紙原本の保管状況は、社内にある・倉庫保管中・廃棄済のステータスで、確認できます。

ASTRUX2.0

ASTRUX 2.0は、一般的なオフィス文書から契約書、ISO文書まで幅広く管理可能な文書管理システムです。文書の登録・検索・申請・承認が一元的に行えます。ログ管理機能も搭載されており、セキュリティの観点も安心です。また、Active Directoryによるグループ連携や操作ログ管理なども行えるため、大企業など利用者の多い企業にも対応可能です。

PROCENTER/C

PROCENTER/Cは、法人向けIT製品比較サイト「ITトレンド」において「ITトレンド Good Productバッジ」を受賞した、ユーザー満足度が高い文書管理システムです。特に、セキュリティ面においては、多要素認証でなりすまし防止やサーバ内のデータの暗号化による情報漏洩防止など、充実しています。

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、契約書管理に特化した文書管理システムです。クラウドサインSCANの最大の特徴は、文書のスキャンから書類のデータ登録まですべて行ってくれることです。契約書のスキャンやデータ登録作業の稼働が削減されるため、浮いた稼働で別の業務へ注力できます。

特に繁忙期には臨時採用でリソースを追加している企業もあることから、大きなメリットと言えるでしょう。また、登録データは暗号化処理されていて、なりすましや改ざんの心配もありません。

eValue V

eValue Vはドキュメントの管理やワークフロー以外にも、スケジューラ・コミュニケーションの機能も含む統合型グループウェアです。複雑な承認ルートも柔軟に対応し、申請で添付した申請書類も自動でドキュメント登録してくれます。スケジューラやコミュニケーションツールを活用し、一連の業務を効率化できる機能が満載です。

Ridoc Smart Navigator V2

Ridoc Smart Navigator V2は、日々の業務で発生する紙及び電子のデータを一元管理する文書管理システムです。複合機や他のアプリとの連動によって、文書の登録・検索・編集までを効率的に行えます。電子帳簿保存法にも対応しており、スキャンした文書は自動で読み込み、タイムスタンプが実行されます。

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、契約後の適切な契約管理も行える、導入実績800社以上のAI契約審査プラットフォームです。自身の契約している契約書をデータ登録するだけで、AIが契約関連情報を抽出し、データベース作成を行ってくれます。登録した契約書類はテキストデータとして、データベースに登録されるため、契約書の中身の全文検索も可能です。

Hubble

Hubbleは、法務担当から事業部門まで、各部門の法務関連業務を効率化する契約書管理クラウドサービスです。ワードやDocsなどの文書データをそのまま取り込み・編集可能なため、登録のための読み替え作業も不要となり、事業部門側にも負担がかからないのも魅力です。また、導入後のサポート体制も充実しており、サービス使用継続率は99.9％を誇ります。

Documal SaaS 

Documal SaaSは、富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。文書管理やワークフローの機能が充実しており、文書の作成～廃棄までのサイクルの自動化が可能となります。また、柔軟なアクセス制限もできるため、セキュリティ面の信頼性もあります。

Confluence

Confluenceは、迅速な決定を促進するための、知識集約の社内情報共有ツールです。製品のロードマップからマーケティングまで、テンプレートも豊富に取りそろえてあるため、文書作成も手軽に開始できます。

ノウハウや社内のあらゆる情報を集約し、プロジェクトに活用できるナレッジマネジメントに優れています。タスク管理ツール「Trello」やプロジェクト管理ツール「Jira」とも連携可能です。

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子化した文書ファイルの登録をはじめ保管・保存・活用・廃棄までを一元管理するシステムです。電子化した文書ファイルには業務マニュアルや責任内規、契約書など、紙媒体の文書を電子化したものや、ワードやエクセルの電子ファイルが含まれます。

必要な文書を必要な場面において、適切なメンバで閲覧や更新、承認などを行うことが可能です。文書管理システムは文書の管理という観点では、ファイルサーバーにも類似していますが、文書の「格納・共有」だけではなく「検索・承認」まで行えるのが特徴です。また、文書の種類に応じて、セキュリティレベルや保管期間、閲覧権限などの設定も行えます。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入することで一元的に文書管理が行えるため、書類を探す手間を省くことができます。また、それだけではなく書類のペーパーレス化やセキュリティリスクの低減などにもつながります。ここでは、文書管理システムを導入することで得られるメリットについて解説していきます。

必要な情報を簡単に見つけ出せるため業務効率化が実現する

まず、文書管理システムを導入することで、必要な情報を簡単に見つけ出すことが可能となり、業務効率化を実現できます。これまで膨大な量の書類を紙媒体で保管し、必要なときに都度手間をかけて探していました。

しかし、文書管理システムでは検索キーを入力するだけで、即座に必要な書類を見つけられます。また、申請や承認もオンライン上で行えるため、いつでもどこでも効率的に進められます。申請毎に文書を印刷・押印などの無駄な作業を省くことが可能です。

印刷せずに書類を共有できるためペーパーレス化につながる

文書管理システムを導入するメリットとして、ファイル共有に印刷が不要となるため、ペーパーレス化につながることも挙げられます。すべての電子ファイルを一元的に管理するとともに、関連メンバー間での共有システムとしても利用します。

リモートスタンダードが進むなかで、書類の印刷自体が難しくなり、ペーパーレス化も加速していきます。ペーパーレス化の流れのなかで、紙媒体の文書も電子化する動きが始まり、文書管理システムを導入する企業も増えていくでしょう。

また、データベースシステムやワークフローシステムに対する需要も高まっています。とくに稟議書の確認から承認、発注書の作成などの業務が自動化できるワークフローシステムは文書管理システムと併用することで、業務の効率化や属人化の防止に役立つでしょう。

文書の紛失・改ざん・情報漏洩といったリスクを低減できる

企業が保有する文書は顧客情報や機密情報など、重要な書類が多いため、セキュリティ対策は必須です。文書管理システムの導入によって、文書の紛失・改ざん・情報漏洩といったリスクを低減できます。

文書管理システムには、書類のセキュリティレベルの設定やアクセス権限の付与など、さまざまなセキュリティ対策機能が具備されています。また、バックアップ自動取得やクラウド上への保存により、災害などのシステム障害時のデータ保護にもつながります。

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文書管理システムを選ぶ際のポイントとは

ここまで、文書管理システムの導入メリットについて解説してきました。次に、文書管理システムを選ぶ際のポイントについて紹介します。文書管理システムは、多機能なものからシンプルなものまで豊富に展開されていますが、自社の目的や用途に合わせて選ぶことが重要です。

閲覧権限の設定やアクセス履歴の確認ができるかどうか

企業で保管・管理する文書は機密情報の取り扱いも多いため、セキュリティ面の機能は充実している必要があります。文書管理システムのセキュリティ機能として、閲覧権限の設定があれば、外部からの不正アクセスの防止にもつながります。

また、アクセス履歴の確認機能が具備されたシステムであれば、だれがいつ文書にアクセスしたか確認できるため、文書改ざんへの抑止力にもなります。このように文書管理システムを選ぶ際には、セキュリティ面の機能にも注意するようにしましょう。

実際に検索機能を使ってみて使用感を確かめる

文書管理システムの利用において、最も多く利用するのが検索機能と想定されます。そのため、実際に検索を行ってみて使用しやすいと感じるかどうかは、業務効率化の観点からも欠かせません。

システムによっては、全文検索やあいまい検索などの機能もあります。また、OCR機能を搭載したシステムでは、紙媒体を電子化した書類も全文検索可能になるため、大変便利です。これらの使用感については、まずは無料プランを使用して、実際に利用する現場スタッフに操作してもらうのも有効です。

コストを抑えたい場合にはクラウドタイプがおすすめ

最後に、文書管理システムのコストを抑えたい場合には、クラウドタイプがおすすめです。文書管理システムには、オンプレミスタイプ（パッケージソフトタイプ）とクラウドタイプの2種類が存在します。

オンプレミスタイプは自社のサーバにITサービスを構築するため、セキュリティ性やカスタマイズ性が高いですが、コストがかかります。一方でクラウドタイプは、自社サーバーが不要でコストが抑えられますが、オンプレミスタイプに比べるとセキュリティレベルは下がります。

文書管理だけでなくワークフローからペーパーレス化も可能

文書を安全に管理するのとあわせて検討したいのが、稟議書や発注書など、ワークフローからペーパーレス化が実現できるワークフローシステムの導入です。ワークフローから電子化することで、文書を取り込む手間が省けるほか、稟議フローを自動化できるため、スピーディーに承認までのフローを進められます。

数あるワークフローシステムのなかでも、とくにおすすめなのが、シンプルでわかりやすい操作性が特徴の「コラボフロー」です。WEBでの操作ができれば簡単に導入、フローの作成ができるので、ぜひ検討してみてください。

シンプルでわかりやすい操作性「コラボフロー」がおすすめ

コラボフロー

	内容
価格・プラン	プレミアムプラン： 800円/月額/1ユーザー（年額9,400円） スタンダードプラン： 500円/月額/1ユーザー（年額5,880円） ※クラウド版の料金
無料トライアル	◯
主な特徴	Excelを申請フォームとして見た目そのまま電子化 複雑な経路を直感的な操作でカンタンに設計 様々な業務変化にも豊富な機能でしっかり対応

面倒な承認設定が簡単に

レビュー内容製造業のように、承認部署が複数に渡ったとしてもこの製品であれば解決ができます。また、申請書をエクセルで取込ができることも扱いやすいです。コラボフローを導入したことで社内書式が全て閲覧され、その統一化ができたことが一番の成果です。その結果、書類に関して全社員が明確な対応を取れるようになりました。

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• 業種：不動産 / 建設 / 設備系
• 会社名：三幸エステート株式会社
• 従業員規模：301〜1000人
• 部署：営業・販売部門
• 役職：部長・課長クラス

職場独自のワークフローシステムとして

レビュー内容Excelで簡単にフォームを起こすことができ、ワークフローを名簿等で登録するだけで簡単に回すことができます。後は、職場によって金額や内容によってワークフローの重み付けをつけるだけ。こんなに簡単に職場独自のルールでワークフローを回すことができるようになるとは思っていませんでした。

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• 業種：メーカー / 製造系
• 会社名：三幸エステート株式会社
• 従業員規模：5000人以上
• 部署：広報・PR部門
• 役職：部長・課長クラス

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文書管理システムを導入してペーパーレス化を促進しよう！

文書管理システムは、電子ファイルの登録や共有、承認などの活用まで一元的に行えるシステムです。文書管理システムを導入することで、業務効率化やペーパーレス化、セキュリティ向上につながります。

そんな文書管理システムは、シンプルな機能なものから多機能なものまで、さまざまな機能のものが各社から販売されています。今回の記事を参考にして、自社の規模や用途に合った文書管理システムを検討してみてください。

また、ワークフローからペーパーレス化を実現するなら、ワークフローシステムの導入もおすすめです。業務フローを自動化、ペーパーレス化することでコスト削減につながるだけでなく、業務の属人化防止にも役立つので、文書管理システムと合わせて検討してみてください。