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OJTとは？
OJTは、「On-the-job Traning」の略で、実際の業務現場での経験を経て、社員が職場適応力や実践的なスキルを獲得するための育成手法を指します。
座学とは異なり、経験豊富な上司や先輩社員から業務に対する直接的な指導やフィードバックを受けられるのが特徴です。
OJTとOFF-JTの違い
OJTと似た名称の育成手法に、OFF-JTが挙げられます。OFF-JTとは、「Off-the-job Traning 」の略で、業務現場から離れて実施され、体系的な知識を身に着けるための育成手法です。
OFF-JTは、実習とは異なり、複数名がいる空間で外部講師や上司以外の人からセミナーや研修を受けられる特徴があります。
名称 | 特徴の違い |
OJT |
|
OFF-JT |
|
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OJTを実施する目的とは
OJTの質を高めるには、OJTの実施目的をきちんと理解しておく必要があります。OJTを実施することで、「即戦力の育成」や「職場での定着率向上」が図れます。また、若いうちからスキルを習得した社員が継続的に働くことで、「会社の持続的な成長」も見込めます。
以下で、OJTの実施目的についてそれぞれ詳しく説明します。
即戦力を育成する
上司や先輩社員の経験に基づくノウハウや知識を、実務に近い形で新入社員が学び試行錯誤することで、早期に会社の戦力となります。早い段階で会社に価値を提供できる新入社員が増えることで、会社全体の業務スピードが加速し、組織の生産性も向上するでしょう。
また、OJTは業務に関することだけではなく、組織の文化や価値観を理解する際にも役立つでしょう。OJTのおかげで、新入社員のポテンシャルが引き出され、会社で活躍する存在になることも期待できます。
職場での定着率を向上させる
職場での新入社員の定着率を向上させるには、入社後のOJTが肝心です。なぜなら、入社直後のOJTを省き、新入社員がいきなり業務を担当することになると、業務に適応できなくなってしまう恐れがあります。経験の浅い新入社員は、焦りや不安から離職を選択し、職場の定着率が下がってしまうかもしれません。
しかし、OJTを入社後すぐに導入することで、OJTでの学びをそのまま業務に応用できるため、落ち着いて業務に取り組めるでしょう。
また、OJTでの経験がある分、成果も表れやすく、モチベーションの維持にも繋がりやすいでしょう。
組織の持続的な成長が見込める
OJTでは、指導者側の上司や先輩、教えられる側の新入社員それぞれが業務に対する理解を深められるため、お互いに成長することができます。OJTにより、上司や先輩社員は組織内でのリーダーシップを磨くためのトレーニングや、マルチタスクに業務に取り組むための練習期間にもなります。
一方で、新入社員は先輩社員から的確なアドバイスを直接貰えるため、早いスピード感で高度なスキルと専門知識を身につけられます。このように、組織内で自らの力を伸ばし、得たものを組織内で共有することで、組織が持続的に成長していくでしょう。
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OJTのメリット
OJTの目的を理解した上で、ここからはOJTのメリットについて紹介していきます。OJTのメリットは、「教えられる側のメリット」、「教える側のメリット」、「会社側のメリット」の3つの視点に分けられます。それぞれの視点をおさえることで、OJTを導入するべきかをより深く検討できます。
教えられる側のメリット
- 実際の業務に近い形での学びが得られる
- 研修を通し、先輩と後輩の人間関係が構築される
指導者（教える側）のメリット
- 新入社員の個性や成長速度に合わせて研修を組める
- 指導者側の成長が見込める
- 研修を通し、先輩と後輩の人間関係が構築される
会社側のメリット
- 育成にかかるコストが抑えられる
実際の業務に近い形での学びが得られる
OJTの魅力は、実務に近い形で一定の期間経験を積めることです。経験を積むことで、実践的な学びを得られることはもちろんですが、会社の動向を俯瞰して捉えることもできます。それによって、自分自身の業務の役割も把握しやすくなります。
いくら座学が完璧な状態であっても、実際に知識を仕事に活用できなければ意味がありません。
新入社員でありながらも、早期にひとり立ちできる人材へと成長するためにOJTは欠かせません。
研修を通し、先輩と後輩の人間関係が構築される
OJTは、先輩と後輩の良好な人間関係を築くためにも有効とされています。
さらには、社内の様々な人との交流も生まれやすくなります。
そのため、OJTが終了した後も会社内でのスムーズなコミュニケーションが期待できるため、仕事において円滑な情報共有ができます。また、早い段階で仕事に関する悩みや不安を打ち明けられる先輩社員を作れることは、心の余裕や安心にも繋がります。
新入社員の個性や成長速度に合わせて研修を組める
OJTは、1:1での実施が一般的であるため、新入社員の能力や個性、成長速度に沿って研修計画を調整できます。
集合研修の場合、途中で立ち止まってしまった新入社員のために研修計画を変更することは難しいです。しかし、OJTでは1人ひとりと向き合い指導ができるため、無駄なステップを踏まずに合理的かつ新入社員に寄り添った研修が可能です。
指導者の成長が見込める
OJTは、指導者側の成長にも役立ちます。新入社員に対してわかりやすく、要領よく業務内容や進め方を伝えるには、自身の業務への理解が必要です。理解度が低ければ、新入社員に対してもわかりやすい説明が難しくなります。
そのため、OJTは自身の業務の質を向上させる手段にもなります。
また、指導者側は本来の業務とOJTを両立するので、スケジュール調整力も養えます。
育成にかかるコストが抑えられる
OJTは、新人研修を外部に委託する必要がないため、育成費用がほとんどかからないという利点があります。コスト面での負担が少ない特徴により、会社がOJTを導入するハードルが低くなります。その結果、必要なタイミングで柔軟にOJTを実施することができ、中長期的な人材育成に効果的に貢献します。
さらに、研修に使う予定だった資金を他の領域に活用できる点も魅力です。研修に使う予定の資金を他の領域に活用できるのが魅力です。予算の再配置により、他の部門やプロジェクトにリソースを振り向け、組織全体の効率向上が可能です。
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OJTのデメリット
OJTには、多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。OJTのデメリットをしっかりと認識しておくことで、完成度の高いOJTの実施が実現できるでしょう。
教えられる側のデメリット
- 企業の全体像を把握するための研修には向かない
- 指導者によって、OJTの質にばらつきが出る
指導者（教える側）のデメリット
- 指導者の業務負荷が高くなる
会社側のデメリット
- 指導者によって、OJTの質にばらつきが出る
- 指導者の業務負荷が高くなる
企業の全体像を把握するための研修には向かない
OJTは実務に近い形で知識やスキルを得ることができますが、その際に身につくのはその時に必要な業務に関する知識やスキルに限られます。
言い換えれば、現場で直面する業務にフォーカスして学ぶため、全体像や業務の理解が難しくなります。
したがって、現在どの業務に取り組んでいるか、またどのような責任があるかといった全体の把握が難しく、体系的な知識が得にくいという特徴があります。
指導者によって、OJTの質にばらつきが出る
OJTで教えられる側の成果は、指導者の能力やスキルに大きく左右されます。早く仕事をこなす社員が必ずしも良い指導者になるとは限りません。
教える力と学ぶ力は別々の要素であり、その点を考慮する必要があります。また、指導の方法によっては新入社員のモチベーションを著しく低下させてしまう可能性もあります。最悪の場合、離職の原因にもなりかねない点に考慮しなくてはなりません。
指導者の業務負荷が高くなる
指導者は通常の業務にも追われているケースがほとんどでしょう。その結果、負担が増加し、業務のキャパシティを超えてしまう可能性があります。
指導者側が忙しそうな場合、新入社員は声をかけづらいと感じてしまい、質問を諦めて疑問点を放置してしまうかもしれません。
これを避けるためには、事前に指導者側の業務に余裕を持たせることが必要です。また、指導者側は直接的な利益をもたらす業務以外にも時間を費やすことになります。会社にとっては、一時的な利益の損失が生じる可能性についても認識しておかなくてはなりません。
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OJTのやり方や手順
実際にOJTを導入しようと思っても、何から手を付けたら良いのかがわからず、進め方について疑問も多く出てくるでしょう。
そこで、ここからは基礎的なOJTのやり方と手順についてわかりやすく説明していきます。
Show（やってみせる）
まずは、業務の全体像を把握してもらうために業務の様子を指導者がみせます。
業務のイメージを膨らませるためにも言葉だけではなく、実演することが重要です。新入社員は指導者を手本にします。
いい加減な仕事のやり方はかえってマイナスな印象を与えてしまいかねないため、どんなに忙しくても「丁寧にやってみせる姿」を心がけましょう。
Tell（説明・解説する）
次に、具体的な業務内容や、業務プロセスごとにに意味や目的があることを説明・解説します。
なるべく抽象的な表現は避け、具体的でわかりやすい表現を使って教えましょう。時には、新入社員に疑問を投げかけ、質問に回答しながら不明点も同時に解消していくことが重要です。
Do（やらせてみる）
教えた業務を新入社員に実際にやらせてみるステップも重要です。
大抵の場合、いきなり業務を任せてもお手本通りにうまくはいきません。だから、失敗しても大丈夫な雰囲気をつくり、指導者は温かく見守りましょう。
また、万が一途中でミスをしても怒るのではなく、相手を励ます優しい声かけが求められます。
Check（評価・追加指導する）
最後に、実務に対しての評価・追加指導をします。評価の際は、悪い点は率直かつ具体的に伝えましょう。曖昧な評価は双方にとって有益ではありません。
悪い点を伝えた後には、次に進むためのポイントやアドバイスも併せて共有しましょう。
これによって、ミスや失敗を効果的に減らすことができます。ただし、悪い点ばかりでなく、必ず良かった点も伝えましょう。新入社員のモチベーションを維持し、ポジティブな気持ちにさせることも重要です。
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OJT実施にあたって、注意するべきポイント
OJTを実施する際には知っておくべき3つの注意点が存在します。
「実施計画に沿ってOJTを進める」「指導者に適した人材を選ぶ」「企業全体で指導者をサポートする」をおさえることで、OJTの実施が成功に近づきます。
それぞれの注意点について解説します。
実施計画に沿ってOJTを進める
OJTは実践に近い形で行われますが、実施計画を立てずにむやみに進めると失敗する可能性があります。あらかじめ先を見通した計画を立てることで、身につけて欲しいスキルが明確化され、OJTが終了したときに「どのような人物になってほしいか」という最終的なゴール像がイメージしやすくなります。
さらに、全体のスケジュールからOJTの進捗状況が見えてくるため、どれくらいの期間でどれだけのスキルを習得する必要があるのかがわかります。
計画の策定を怠ってしまうと、指導者によってOJTの内容や実施スピードにばらつきが出てしまう恐れがあります。OJT終了後のスキルに差が生じてしまうと、新入社員は今後の業務でつまづいてしまうことも懸念されるでしょう。
指導者に適した人材を選ぶ
OJTに適切な指導者と、適切でない指導者がいます。
適切な指導者の特徴は、「人間関係の構築が得意な人」「褒め方・𠮟り方がうまい人」「周囲を巻き込んで進められる人」などが挙げられます。
その中でも、「人間関係の構築が得意」「周囲を巻き込んで進められる」という要素は重要になります。なぜなら、OJT担当者が組織内で良好な関係を築けていれば、日常業務で手が離せないときに周りに助けを求められるためです。これにより、OJT担当者の負担が減るだけではなく、新入社員はOJT担当者以外の社員と関わる機会を持てるため、職場や業務に順応しやすくなるでしょう。
反対に、適切でない指導者の特徴としては「業務における知識やスキルが乏しい人」「日常業務を効率良くこなせず余裕のない人」「相手の発言に否定から入る人」などが挙げられます。指導の素質がある人を選定しなければ、新入社員のポテンシャルを上手く引き出せず、OJTが失敗に終わってしまう可能性もあるため注意が必要です。
企業全体で指導者をサポートをする
OJTの担当者でなくても、組織が一体となり、OJT担当者をサポートすることが大切です。
OJTをメインで担当する社員を決めておく必要はありますが、新入社員の指導については担当者だけに限定されるべきではありません。
OJT担当者の日常業務が忙しいときは、他の社員が代わりに新入社員をサポートしましょう。1人の社員にOJTを任せっきりにせず、OJT担当者以外の社員も率先して協力することで、OJT担当者の負担を軽減できます。これにより、教えられる側の社員が放置されてしまうような状況もなくせるでしょう。
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OJTに役立つコミュニケーション系のサービスを紹介
「OJT実施にあたって、注意するべきポイント」の中で、「企業全体で指導者をサポートする」必要性を説明しました。しかし、社内の人間とのコミュニケーションやチームワークが密でないと、この注意点を避けることは難しいでしょう。そこで、社内でのコミュニケーションやチームワークを高めるために役立つ、3つのコミュニケーション系サービス「parks」、「Teampot」、「HiManager」を紹介していきます。
parks
・誰が何をしているかを把握したい
・事業間での連携を高めたい
・社員同士の交流を深めたい
経験、スキル、個性を示す「キューブ」を送り合うことで、知識や能力を共有することができます。
「キューブ」に対してコメントも残せるので、「キューブ」を送っていない社員でも途中で会話に参加し、コミュニケーションを図ることも可能です。
これらの活動データは全て蓄積・可視化されるため、社内での繋がりや人的資本の流れを把握する際に役立ちます。
また、独自のAIにより必要としている知識やノウハウを持った社員を瞬時に探し出すこともできます。「キューブ」がきっかけとなり、新たな出会いやコラボレーションが生まれるかもしれません。
Teampot
・組織の帰属度合を定量的に図りたい
・縦（上司や役員、先輩社員）と横（同期）の繋がりを深めたい
・社員のモチベーションを維持したい
1日に1回好きなテーマで、投稿が可能です。閲覧者は「いいね・シェア・コメント」を通じて、投稿者と交流ができます。
また、日頃の感謝の気持ちや、社員の挑戦を後押しするために、匿名でサンクスポイントを送れます。そのポイントはAmazonギフトに交換でき、継続的な投稿の動機にもなります。
他にも、「Teampot」では、社員のスコアが一覧化され、組織への貢献度や帰属度合を可視化できます。これにより、年齢や役職を超えた社員同士の心の距離が縮まり、風通しの良い職場環境が築かれるでしょう。
HiManager
・社員の目標を共有したい
・社員の業務進捗状況をリアルタイムに把握したい
・社員の行動に称賛やアドバイスを送りたい
「Himanager」では、全体目標が見えにくいハイブリッドワークなどでも一目で認識できるようになります。
また、全体だけではなく特定の社員のアクションや業務の進捗状況も把握でき、直接的なコメントや建設的なフィードバックを残すことも可能です。
そして、目標設定、1on1、フィードバック、評価、称賛などを1つのプラットフォーム上で完結させることができます。
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まとめ
本記事では、OJTの基礎的な情報からOJTの手順・実施ポイントまで説明しました。
OJTのメリットは、「実際の業務に近い形での学びが得られる」「新入社員の個性や成長速度に合わせて研修を組める」「指導者側の成長が見込める」「研修を通し、先輩と後輩の人間関係が構築される」「育成にかかるコストが抑えられる」などが挙げられます。
一方でOJTには「企業の全体像を把握するための研修には向かない」「指導者によって、OJTの質にばらつきが出る」「指導者の業務負荷が高くなる」などのデメリットもあります。
入社したばかりの社員がスムーズに業務へ対応できるようにするために、コミュニケーションを強化できるツールなども活用しながらOJTを有効に活用しましょう。
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