リモートワークとは
リモートワークとは、オフィスや職場に出社することなく、自宅やカフェ、共用スペースなど、場所を選ばずに仕事を行うことを指します。
近年の感染症パンデミックにおいて注目を集め、多くの企業が導入しました。リモートワークの導入により、従業員は通勤時間を削減し、柔軟な働き方が可能です。
一方、リモートワークには従業員の管理やコミュニケーションの課題があるため、適切な取り組みが求められます。
在宅ワーク・テレワークとの違いを解説
リモートワーク以外にも在宅ワークやテレワークといった言葉があります。ここでは、言葉の違いを解説します。
在宅ワーク
在宅ワークは、従業員が自宅で業務を行う働き方を指します。時間の節約と仕事のバランスを取りやすいのが特徴です。
ただし、オフィスでの勤務と同様に、従業員は定期的に出社する場合があります。主に特定のプロジェクトや業務に集中して取り組む際に選ばれます。
テレワーク
テレワークは、オフィスや職場に出社せず、通信技術を利用して遠隔地から仕事を行う働き方です。例えば、ビデオ会議やチャットツールを使って、リモートでコミュニケーションを取ることができます。
テレワークは、在宅ワークと違い、従業員が常に自宅などにいる必要はありません。出張や移動中などでも仕事を行えます。
リモートワークのメリット
リモートワークのメリットは以下のとおりです。
- コスト削減につながる
- 人材雇用や定着化が進む
- 自然災害時の出社リスクを回避できる
順に解説します。
コスト削減につながる
リモートワークを導入すると従業員の出社人数が減るため、オフィスの縮小や退去など維持管理費の削減が可能です。オフィススペースの賃料や光熱費、清掃費なども抑えられるため、コスト削減につながります。
従業員が自宅などで仕事を行うため、従業員の交通費の支払いも不要になります。企業側はオフィスに関する費用とともに、通勤手当のコスト削減にもつながります。
人材雇用や定着化が進む
企業は地理的な制限を受けずに人材の採用が可能になります。採用できる人材の幅が広がり、優秀な人材の採用ができるだけでなく、リモートワークは多くの従業員にとって魅力的な働き方であるため、従業員の定着化にもつながります。
従業員の定着化につながる福利厚生や労働条件の改善を行うことで、優秀な人材を確保し続けられるでしょう。
自然災害時の出社リスクを回避できる
リモートワークの導入は、自然災害時の従業員の出社が不要です。地震や台風などの天災時には、公共交通機関が止まったり、道路が寸断される場合があります。自然災害時は、出社が困難になり、従業員の安全確保もできません。
しかし、リモートワークでは従業員が自宅などで仕事を行うため、天災時でも安全に働くことが可能です。地震や感染症によるパンデミックなど、オフィスへの出社が困難な場合でもリモートワークで事業を継続させやすくなるメリットがあります。
リモートワークのデメリット
リモートワークのデメリットは以下のとおりです。
- 勤務状況の管理・自己管理が難しい
- 機密情報の漏洩リスクが高い
- 人事評価が難しい
順に解説します。
勤務状況の管理・自己管理が難しい
リモートワークでは、従業員の勤務状況や進捗管理、自己管理が難しくなる傾向があります。
オフィスで働く場合は、上司や同僚と直接コミュニケーションを取ることで、勤務状況を確認したり進捗状況を報告したりできますが、リモートワークでは、コミュニケーションツールを使ってのコミュニケーションが主になるため、意思疎通がうまくいかない場合があります。
仕事とプライベートの境界が曖昧になるほか、通勤時間がない分、長時間労働になりやすいのもリモートワークの特徴です。従業員が食事をとらず、健康状態がよくない傾向になる可能性もあり、業員自身が自らの勤務状況や進捗管理、自己管理に責任を持つ必要があります。
そのため、適切な時間管理やタスク管理の方法を身につけ、ツールを活用するのも1つの手段です。
機密情報の漏洩リスクが高い
リモートワークでは、オフィスで働く場合と比較して、機密情報の漏洩リスクが高まる可能性があります。
例えば、自宅などで仕事をする場合、家族やルームメイトなど第三者に機密情報が漏れる可能性があります。そのほか、公共のWi-Fiを使って仕事をする場合、ハッカーによる情報漏洩リスクが高く、企業側は情報セキュリティ対策を徹底し、情報漏洩リスクを最小限に抑えることが必要です。
人事評価が難しい
出社して働く場合は、上司が従業員の勤務状況や成果を目で確認でき、適切な評価ができる一方、リモートワークでは、従業員が自宅などで働くため、勤務状況や成果の確認が難しくなります。
そのため、人事評価の際には、従業員の自己申告や成果報告書などを元に評価を行うことが必要です。リモートワークで人事評価できるよう、従業員自身が自己評価や目標設定を行い、達成度合いを報告する運用変更が重要です。
リモートワークのやり方
リモートワークの始め方は複数あります。自社にあった導入方法を探してみましょう。
- オフィスのパソコンを遠隔操作
- 仮想空間の作業環境を作る
- クラウド型のツールを利用する
- 会社のパソコンを持ち帰って使う
順に解説します。
オフィスのパソコンを遠隔操作
リモートワークのやり方の1つにリモートデスクトップシステムを利用する方法があります。
リモートデスクトップシステム(RDS)とは、リモートワークにおいて、オフィスにあるコンピュータにリモート接続し、自宅などからでもオフィスと同様の作業が行えるシステムです。
リモートでの作業を行う場合、自分のパソコンに必要なソフトウェアがなかったり、必要なファイルが自分のパソコンに保存されていなかったりすることがありますが、リモートデスクトップシステムを使えば、オフィスのパソコンにリモート接続できるため、自分が必要とするソフトウェアやファイルの使用が可能です。
リモートデスクトップシステムには、オフィスでの作業と同様のセキュリティ対策が施された環境で作業を行えるメリットがあります。
仮想空間の作業環境を作る
仮想デスクトップシステムと呼ばれる、リモートワークに最適な作業環境をコンピュータ上に作ります。
仮想空間を使えば、リモートワークでもオフィスでの作業環境を再現できます。例えば、仮想空間内にオフィスの机や椅子・パソコンを再現し、そこで作業を行えるとともに、仮想空間内では、リアルタイムでコミュニケーションを取れるため、オフィスでのコミュニケーションと同様のやり取りが可能です。
仮想空間の作業環境を作るためには、専用のソフトウェアが必要です。代表的なソフトウェアには、VRChatやAltspaceVRなどがあります。これらのソフトウェアを使えば、誰でも簡単に仮想空間の作業環境が作れます。
仮想空間内での作業は、オフィスでの作業と同様に、リアルタイムでコミュニケーションを取りながら業務を進められ、リモートワークをより効率的に行えるでしょう。
クラウド型のツールを利用する
インターネットがあれば利用できるクラウド型のツールを使うことで、リモートワークでもチームでの業務遂行が可能となります。
クラウド型のツールは、複数の人が同時にアクセスでき、場所を選ばずに情報共有や作業が可能です。例えば、GoogleドキュメントやSlackなどのツールを使えば、チームでのドキュメント作成やチャット、ビデオ会議などができます。
クラウド型のプロジェクト管理ツールを使えば、タスク管理や進捗管理、ファイル共有などを行え、チームでのコミュニケーションや作業管理にも有効です。
クラウド型のツールは、セキュリティ面も安心です。クラウド上にデータを保存するため、パソコンが故障した場合でもデータの復旧が容易であるとともに、クラウド上に保存されたデータは暗号化されて保護されているため、データの漏洩リスクが低減されます。
リモートワークでは、オフィスでの作業と同様にチームでの作業を進められるようにすることが重要です。クラウド型のツールを使えば、場所を選ばずにチームでの作業を行えるため、リモートワークにおいて必要不可欠なツールだといえるでしょう。
会社のパソコンを持ち帰って使う
リモートワークをする際、自宅のパソコンやタブレット、スマートフォンなどで作業する方法がありますが、会社のパソコンを持ち帰って使う方法もあります。
会社のパソコンを使えば、ファイルの保存場所を気にせず作業が可能です。また、会社のパソコンはセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩リスクを低減できます。
ただし、会社のパソコンを持ち帰って使う場合、以下に注意しましょう。
- 会社のセキュリティポリシーに従う
- 会社のパソコンを外部に持ち出さない
- 会社のパソコンを個人的な目的で使用しない
- パソコンを適切に保管する（家族や友人に触らせない）
- パソコンを持ち帰る前に、ウイルススキャンを実施する
会社のパソコンを持ち帰って使う場合、VPNを使ってオフィスのサーバーでの接続で、ファイル共有やアプリケーションの使用ができます。VPNは、通信を安全に行うための仮想通信回線のため、オフィスと同じセキュリティレベルで作業が行えます。
会社のパソコンを持ち帰って使うことで、自宅などでの作業環境を整える手間を省けることに加え、会社のセキュリティポリシーに従って使用することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。
しかし、会社のパソコンを外部に持ち出すことは、第三者による情報漏洩リスクが高まるため、注意が必要です。注意点を守り、適切に利用することで、より効率的なリモートワークが可能となります。
まとめ
リモートワークの導入は、コスト削減や人材確保、安全性の確保などのメリットが享受できます。一方、従業員の勤務状況や自己管理の難しさ、機密情報の漏洩リスクなどのデメリットもあります。しかし、適切なツールの導入やルール整備で、リモートワークをより効率的に行えるでしょう。
