ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、企業内のあらゆる稟議や申請業務をデジタル化し、一連の流れを効率化するシステムです。申請から確認、承認までのフローを分かりやすくし、業務効率の向上をサポートできます。
ワークフローシステムは業務効率化だけでなく、内部統制の強化を目的としておこなわれる場合もあります。経営目標や法令にそぐわない決裁がおこなわれることや情報リスクを抑え、コンプライアンスを保持する上でも重要なシステムとなっています。
【kyozon編集部おすすめ】Excelとも連携しやすい「コラボフロー」
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提供会社 | 株式会社コラボスタイル |
価格 |
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対応OS・ブラウザ | 【PC】
【モバイル】
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連携可能な外部サービス |
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主な特徴 |
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- 業種：不動産
- 会社名：三幸エステート株式会社
- 従業員規模：301〜1000人
- 部署：営業・販売部門
- 役職：部長・課長クラス
- 業種：メーカー / 製造系
- 会社名：回答なし
- 従業員規模：5000人以上
- 部署：広報・PR部門
- 役職：部長・課長クラス
コラボフローは充実した機能と扱いやすさを両立しています。Excelで作成した帳票などをそのままシステムに乗せられるため、導入が比較的簡単です。紙媒体を使用していた会社でも、Excelシートの様式を似せることで以前と同じ感覚で業務を行えます。
オプションや外部サービスとの連携機能も充実していますが、中には追加料金や別途契約が必要なものも含まれています。コラボフローを利用するうえでの費用感が知りたい方は、まずは資料請求をおこなってみましょう。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入すると、次のようなメリットを得ることができます。
- 申請業務を効率化できる
- ペーパーレスで効率的な書類管理ができる
それぞれの詳細を解説します。
申請業務を効率化できる
ワークフローシステムを導入することで申請業務の効率化を図ることができます。
紙やExcelデータなどによる申請業務は、申請書の作成に手間がかかるだけではなく、記入ミスで差し戻しが発生したり、決裁者による承認が遅れたりする場合がありますが、ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認まですべてWeb上で完結させることができます。
それぞれのフローに最適な機能が搭載され、確認の手間やミスが減るだけではなく、どこで作業が止まっているのかまで一目で分かるため、業務効率を大幅にアップできるでしょう。
ペーパーレスで効率的な書類管理ができる
ペーパーレス化で書類管理を効率的におこなえることもメリットのひとつです。検索性の向上はもちろん、改ざんや漏洩などの情報リスクも抑制できます。ワークフローシステムは、業務効率化と内部統制の両面で便利なシステムとなっています。
ワークフローシステムを導入するデメリット
ワークフローシステムを導入しても、全ての書類をペーパーレス化してやり取りができるわけではありません。社内規定によって紙の書類での保存が義務付けられているものはペーパーレス化できないことに注意しましょう。
たとえば、領収書などは会社によっては紙媒体での保存が定められている場合があります。ワークフローシステムで業務効率化を計画する場合には、あらかじめ自社規定を確認し、どこまでをシステム化できるかを検討することが必要です。
失敗しないワークフローシステムの選び方
多くの企業から展開されているワークフローシステムですが、その内容は製品によってさまざまです。
多々あるワークフローシステムの中から自社に合うものを選ぶには、企業規模や搭載機能、費用など、あらゆる項目で比較検討することが大切です。
ここでは、ワークフローシステムの選び方を5つ紹介します。
企業規模に合わせて選ぶ
まずは、自社の規模に合った製品かを見極めることが重要です。
大企業になればなるほど、申請・承認フローは複雑化する傾向が見られます。また、特に大企業では、決裁事項の金額や期日などにより、通常フローとは異なるルールを設けている企業もあるでしょう。
そのような場合は、自社のフローに合わせられるような柔軟なワークフローシステムを選ぶ必要が出てきます。
そのほか、企業によっては、セキュリティやコンプライアンスなどの統制機能が自社に沿っているかなども重要なポイントとなるはずです。
搭載機能で選ぶ
導入を検討する際は、自社が必要とする機能を洗い出しておくことをおすすめします。必要な機能を備えた製品を選べば、失敗を最小限に抑えられるためです。
申請書の記入ミスが多い、決裁者の承認漏れが多いなど、企業によって抱える課題はさまざまです。自社の課題を明確にし必要な機能を洗い出すことで、その機能を搭載したワークフローシステムに絞り込んでの比較検討ができるようになるでしょう。
費用で選ぶ
一口にワークフローシステムといっても、その内容は製品によって異なります。そのため、製品の価格も製品ごとに大きく異なっています。
無料で利用できるワークフローシステムもありますが、月額制やユーザー数単位で費用が発生する製品が一般的です。
初期費用や年間にかかる費用をシミュレーションし、自社の予算と照らし合わせて比較検討すると、失敗も少なくなるでしょう。
操作性・カスタマイズ性で選ぶ
ワークフローシステムの操作性やカスタマイズ性が自社に適しているかも、選ぶポイントとなります。
業務効率化につながるワークフローシステムですが、導入しても、使いこなさなければ意味がありません。導入前に、自社の社員が活用できるくらいの操作性を備えているか、また、自社の承認フローに合わせた活用ができるかどうかの確認が必要です。
連携できるシステムで選ぶ
自社ですでに利用しているシステムとワークフローシステムの連携ができれば、業務効率はさらに上がり、ミス防止にもつなげられます。
会計システムや勤怠管理システムなどと連携できれば、あらゆる業務を効率化できます。手作業で行うよりもミスが少なくなる点もメリットです。
既存のシステム以外にも導入予定のシステムがあれば、幅広くシステム連携できるワークフローシステムを選ぶことで、より利用範囲が広がるでしょう。
おすすめのワークフローシステム
業務効率化や内部統制の強化におすすめのワークフローシステムを紹介します。
楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIは、本格的なワークフローも簡単かつスピーディーに実現する、大企業でも安心して長期的に使えるワークフローシステムです。
会社組織をまたいでのワークフローも実現可能で、マルチカンパニーに対応できるのが特徴です。
そのほか、文書をフォルダ単位で整理でき、それぞれに権限を設定できる点も魅力です。保管データが膨大な量になっても、簡単に過去の文書を探し出せます。
intra-martワークフロー
intra-martワークフローは、申請・承認業務以外のあらゆる業務プロセス処理を行える、企業が求めるニーズを網羅したワークフローシステムです。
承認ルートを自由に設計でき、稟議における複雑なフローにも対応できます。人事異動や組織改編があっても柔軟に対応できる点が魅力です。
BPMやOCRなどとの連携も可能で、あらゆる業務をデジタル化し、業務効率化へとつなげられます。
SmartDB
SmartDBは、ワークフローとWebデータベース機能を完備した、数多くの大企業で採用されているワークフローシステムです。
導入してすぐに使えるテンプレートが約50種類用意されており、ユーザーであれば誰でも利用できます。0から作り始める必要もないため、すぐにデジタル化を進められる点が魅力です。
高いセキュリティ要件を満たしているほか、サポート体制が充実している点もポイントです。
kickflow
kickflowは、社内の稟議承認をスピーディーに行い、組織やワークフローをシンプルに管理できるワークフローシステムです。
クラウド型のワークフローシステムながら、ERPや期間システムと連携ができるなど柔軟性に優れています。承認者や承認経路の設定バリエーションが豊富なのも特徴の一つです。
シンプルで操作しやすいUI/UXで、管理者から従業員まで誰でも直感的に使えます。
AgileWorks
AgileWorksは、大企業にありがちな複雑化したワークフローもノーコードで簡単に設定できるワークフローシステムです。
他社のワークフローシステムや、スクラッチ開発されたワークフローシステムからの移行実績も多々あり、現在の製品からの乗り換えも可能です。
人事システムや会計システムなど外部システムとの連携もでき、柔軟性に富んでいます。多言語にも対応しており、グローバル人材採用時も特段の変更なく使える点も魅力です。
SmartFlow
SmartFlowは、パソコン操作に自信のない担当者でも直感的に操作できるシンプルな設計が魅力的なワークフローシステムです。
ITツールに苦手意識がある方でも問題なく導入できるよう、充実したサポートが用意されています。また、分かりやすい料金設定で業界最安クラスのコストパフォーマンスを実現しているのも魅力の一つです。
30日間の無料トライアルもあるため、機能をじっくり試した後に導入できるのも嬉しいポイントです。
X-pointCloud
X-pointCloudは、業界・業種問わず多くの企業で導入されている国内シェアNo. 1のクラウド型ワークフローシステムです。
紙のような入力フォームで、直感的に操作を行える点が特徴です。承認や決裁はワンクリックで行えるため、意思決定のスピードを大幅にアップできます。
また、スマートフォンやタブレットでも利用でき、外出先であっても申請や承認を行える点も魅力です。近年普及しているテレワークの促進にも効果的であると言えるでしょう。
承認TIME
承認TIMEは、複雑な設定は必要なく、最短1週間で導入可能なワークフローシステムです。
自由な文書フォーム作成機能があり、マウス操作による入力項目の組み合わせだけで自由にフォームを設定できます。また、申請書や稟議書だけではなく、議事録や報告書などのデジタル化も可能です。
すべての文章をペーパーレス化できるため、外出の多い営業やテレワーク下の社員がいても、円滑に情報共有を行えます。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、使いやすさを追求したUIで、直感的に使いやすい画面設計が魅力的なワークフローシステムです。
パソコンだけではなく、スマートフォンからも申請や承認を行えます。外出先からの申請や承認ができ、スピーディーに業務を進められます。
申請書の項目には、文字や数字・ラジオボタンなど多数の入力種別を設定でき、申請ミスや漏れを大幅に軽減できる点も魅力です。
Create!Webフロー
Create!Webフローは、これまで紙で行われていたあらゆる業務を効率化・改善するワークフローシステムです。
ペーパーレスの推進はもちろん、入力負荷や人為的なミスも軽減され、意思決定がスピードアップし、業務を大幅に効率化します。
組織の現行ルールに沿った承認フローを実現できるため、今どこまで承認が進んでいるのか、どこで止まっているかをいつでも一目で確認できます。
クラウド版とパッケージ版があり、利用人数や用途に合わせて選べるのもポイントです。
【多機能型】おすすめのワークフローシステム
続いて、多機能型でおすすめのワークフローシステムを5つ紹介します。
グループウェアにワークフローを組み込み、業務効率化のほか、社内コミュニケーションの活性化にも役立てられるシステムが数多くあります。他のシステムとの連携が可能なものもあるため、自社の業務フローへの組み込みやすさも検討してみましょう。
Shachihata Cloud
Shachihata Cloudは、電子帳簿保存法に対応した、電子決裁やグループウェアを統合したツールです。
作成した電子印鑑で不正や改ざん防止ができ、定額制で回数を気にせず使えるほか、一斉送信やスキップなどといった柔軟な回覧が可能です。
請求書など枚数の多い帳票に一括捺印・一括発行できるだけではなく、勤怠管理や経費精算などのバックオフィス業務の効率化にも役に立ちます。
スケジュールやチャット機能もあり、グループウェアとして使える点も魅力です。
WaWaFlow
WaWaFlowは、インストール不要で導入時のコストを大幅に削減できるワークフローシステムです。
インターネットに接続できれば、支店や営業所間でもワークフローを導入できます。申請ルートや承認パターンは自由に設定でき、フリーフォームで書式も自由に作成可能なため、簡単な申請から複雑な申請まで対応できる点が魅力です。
グループウェアのサービスも提供しているため、連携させてテレワーク下で円滑に仕事を進めることにも役立てられます。
バクラク申請
バクラク申請は、面倒な稟議・申請フローを自動化する、電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムです。
タイムスタンプが付与されるため、原本の保存は不要です。電子保存が実現されれば、領収書の提出や保管の必要もなくなり、非常に便利になるでしょう。
申請時は金額超過や重複申請を検知しアラートで知らせてくれるのも嬉しい機能です。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、ワークフローシステムを兼ね備えたグループウェアです。20年以上の実績があり、累計導入社数は70,000社を超えています。
使い勝手を追求したビジネスに必要な機能が揃っており、ワークフローシステムだけではなく、社内の情報共有やコミュニケーション活性化に使える機能が満載です。
ワンパッケージで提供しているため、あらゆる角度から業務を効率化したい企業に向いています。
Gluegent Flow
Gluegent Flowは、シンプルな操作性で使い勝手の良い、クラウド型のワークフローシステムです。
申請フォームは紙そのもののようで入力しやすく、承認もボタン一つで完了します。標準でモバイルアプリも提供しているため、メールやチャットによる通知も可能です。
また、Google WorkspaceやMicrosoft 365のグループウェアと連携できるため、さらなる業務の効率化が図れるのも嬉しいポイントです。
HUEワークフロー
HUEワークフローは、最短10分で導入が完了、すぐに運用開始できるワークフローシステムです。
先進的なデザインと使いやすさにこだわり、問い合わせゼロを実現しています。文書管理や電子契約など外部システムと連携でき、あらゆる作業を自動化できます。電子帳簿保存法にはすでに対応されており、今後はインボイスへの対応も開始予定です。
また、月間50申請までであれば0円で利用できる点も大きな魅力でしょう。
Streamline
Streamlineは、多彩な申請書に対応できる電子稟議に強いワークフローシステムです。
Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアとの連携のほか、APIを利用することで外部システムからのデータ取得が可能です。
文書検索やコピー申請、手書き機能などさまざまな業務効率化につながる機能を搭載しているほか、アクセス制限やマスタデータ管理など、管理者機能も充実しています。
ワークフローEX
ワークフローEXは、現行のExcelファイルをそのまま活用できるワークフローシステムです。
ブラウザで動作するため、ソフトのインストールなどは不要です。サーバーサイドでCSVファイルへの出力、データベースへの蓄積を行い、他のシステムへ受け渡せます。
ワークフローに関連する機能のほか、ドキュメントのオフライン編集も可能です。
rakumoワークフロー
rakumoワークフローは、Google Workspaceの利用を前提としたワークフローシステムです。
Google Workspaceとの連携により、急な人事異動があってもメンテナンスの工数が最小限で済みます。スマートフォンやタブレットにも対応しているため、いつでもどこからでも申請や承認が可能です。
申請書のテンプレートも多数揃っているため、自社のフローに合わせて簡単にカスタマイズできます。
【無料で使える】おすすめのワークフローシステム
最後に、無料で使えるおすすめのワークフローシステムを3つ紹介します。
新しいシステムの導入時は、費用も気になるところです。最低限の機能から活用を始めてみたいという企業にもおすすめできます。
DottedSign
DottedSignは、電子サインによって契約締結や管理の時間短縮を実現できる、電子サインに特化したシステムです。
サインは自己署名のほか、ゲスト署名やリモート署名も可能です。外出先からでも署名済み・待ちのドキュメントを確認でき、すべてのタスクをスケジュール通りに進められます。
外出先での契約締結もでき、タスクの状態をプッシュ通知で知らせてくれるのも嬉しい機能の一つです。まずは電子サインから、という企業におすすめできます。
GRIDYグループウェア
GRIDYグループウェアは、ネット環境さえあればすぐに利用開始できる、SaaS型のグループウェアです。
サーバーや特別な設備は不要で、導入までわずか5分で完了します。ワークフローを含む23の機能が搭載されており、社内情報共有・スケジュール管理機能のほか、ファイル共有機能なども無料で備わっています。
登録できるユーザー数も無制限で、メンテナンス不要なのも選ばれる理由の一つです。
サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace
サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspaceは、Google Workspaceと連携してシームレスに動作するワークフローシステムです。
専用のチャットボットを経由し、ワークフローに関する各種通知を連絡してくれる機能もが搭載されています。
無料で利用する場合はユーザー数は10名までの制限がありますが、Google Workspace自体を検証中の企業や、サテライトオフィス社のアドオンを検証中の企業には、アカウント数無制限で無料提供を行っています。
ワークフローシステムのよくある疑問
ワークフローシステムの導入や検討に際して起こりがちな疑問や不安を、3つピックアップして紹介します。
- ワークフローシステムは自作できる？
- 中小企業でもワークフローシステムは導入できる？
- IT分野に不慣れな社員が多いため導入が不安
それぞれの詳細を解説します。
ワークフローシステムは自作できる？
ExcelやGoogleフォーム、他のオープンソースのコードを利用して自作できます。
サービスを利用するよりもコストを抑えやすく、自社の業務フローに合致したシステムを構築しやすいメリットがあります。
一方で、確かなITスキルや知識を持つエンジニアやプログラマーが自社に居ないと商用サービスレベルの高度なシステムの作成が難しいことは否めません。高度なシステムを構築するとワークフローシステムの属人化も進み、担当者がいなければトラブルに対応できない場合もあります。
商用サービスのワークフローシステムではあらかじめ用意された高度なシステムや、豊富なサポートが提供されています。自社製の場合は担当者の退職や対応リソース不足でワークフローシステムのメリットが得られない可能性があることに留意しましょう。
中小企業でもワークフローシステムは導入できる？
中小企業でもワークフローシステムを導入することで業務の効率化が望めます。
機能面や費用面などから、自社にあった費用対効果のサービスを選ぶことが大切です。
大企業向けの大規模なワークフローシステムを導入しても費用ほどの効果が得られない可能性があることは否めません。無料プランのあるワークフローシステムや、比較的安価で利用しやすいクラウド型のワークフローシステムの利用を検討してみましょう。
IT分野に不慣れな社員が多いため導入が不安
導入やその後の運用に不安がある場合には、アフターフォローなどのサポートが豊富なワークフローシステムを選ぶようにしましょう。
使い方がわからなければ、業務がかえって非効率的になってしまうこともあるため、操作の簡単さも重要な要素です。
企業のペーパーレス化やDX化を妨げる背景として、IT分野に不慣れな社員による慣れ親しんだ業務を変えたくないという考えがある場合があります。社内での理解や新体制の周知、マニュアルや研修などの充実もおこなうようにしましょう。
まとめ
ワークフローシステムを導入することで、申請や承認をはじめとする企業内の業務フローに必要な手続きを円滑に行えるようになります。
社内業務の効率化は、企業の経営力強化や社会的な信用の向上にもつながる大事な項目です。ワークフローシステムを導入し、申請・承認業務をいつでもどこからでも行えて、状況を一目で分かるようにしておけば、生産性の向上も期待できるのではないでしょうか。
ワークフローシステムは、製品によってそれぞれ特徴が異なります。そのため、導入の際は機能や費用、操作性などをしっかりと比較し検討することが大切です。
この記事を参考に、ワークフローシステムを比較し、導入を検討してみてください。
また、以下の記事も参考になります。
