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おすすめの業務効率化ツール10選!導入のメリットや失敗しない選び方を解説

投稿日:2023年2月14日 /

更新日:2023年12月1日

おすすめの業務効率化ツール10選!導入のメリットや失敗しない選び方を解説
● 業務効率化

業務効率化ツールは、Excelなどを使用して手作業でしてきた社内業務を、簡略化したり自動化したりするシステムです。業務効率化ツールについて、おすすめツールや選び方、メリットなどを紹介します。

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目次

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業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、Excelなどで手作業でしてきた社内業務を簡略化したり自動化したりするシステムのことです。ワークフローやタスク管理、顧客管理などの社内業務を効率化できます。

業務効率化ツールにはさまざまな種類があり、提供会社によって使用できる機能や、対応できる会社規模、サービス費用などが異なります。そのため、業務効率化ツールの導入を検討している方は、効率化させたい業務や会社規模、予算などを考慮した上で選ぶことが大切です。

業務効率化ツールは働き方改革に必須のツール

業務効率化ツールのなかにはコストのかかるものもあるため、「現在の業務スタイルでも職場は回っている。業務効率化ツールは本当に必要なのか?」と疑問に思われることもあります。コンピューターを利用するため、不慣れな社員にとってはハードルを感じられてしまうことも少なくありません。

しかし、現代の日本社会では働き方改革やテレワークの浸透により、多様な働き方の容認や業務の見直し、DX化などのニーズが高まり続けています。業務効率化ツールは、こうしたニーズに応えることのできる選択肢のひとつとなっているのです。

業務効率化ツールが求められる背景

ニーズの1例として、労働人口が減少傾向にある日本の労働市場では、フルタイム以外で働く人材の活用や、1人あたりの生産性向上が求められることが挙げられます。しかし、これまでの働き方では労働者の負担も重く、長時間労働などもコンプライアンス上の問題となりかねません。

このように、現代の日本では限られた時間・人的リソースで高い成果を上げることが求められています。タスク・プロジェクトのスムーズな遂行や、定型業務の自動化によって生産性を挙げられる業務効率化ツールは、これからの企業に欠かせないものといえるでしょう。

業務効率化ツールで得られるメリット

業務効率化ツールを利用すると、次のようなメリットを得ることができます。

  • 人材不足の解消
  • ランニングコストの削減
  • 業務の改善と生産性の向上

それぞれの詳細を解説します。

人材不足の解消

業務を効率化することで作業時間を削減すれば、業務に必要な人材を減らしたり、人件費や残業代を削減できます。

ツールの導入時には初期コストがかかりますが、適切に導入できれば将来的なランニングコストの改善に繋げられるでしょう。

ランニングコストの削減

業務効率化ツールの導入の際には「どういった業務ならツールを利用できるか」「自動化ができるか」という視点で最適なツールを選択することになります。この視点は、自社の業務の見直しも兼ねることができる視点です。

業務の改善と生産性の向上

日頃の業務の改善や、生産性の向上を見込むことができます。例えば、Excelを利用した作業に時間がかかりすぎている、特定個人への業務の集中が起きているといった課題を解決できます。

業務効率化ツールで問題を解決するとともに対策も実施し、業務の改善と生産性の向上を狙えるでしょう。

業務効率化ツールの種類

ひとくちに業務効率化ツールといっても、実際に社内でおこなう業務の種類は多岐にわたるものです。どのような業務を、どのように効率化できるのかはツールの種類によって異なります。

業務効率化ツールには大きく分けて次のような種類があります。

  • タスク・プロジェクト管理のツール
  • コミュニケーションツール
  • RPA
  • ペーパーレス化ツール
  • クラウドストレージ

それぞれの詳細を把握し、自社で効率化したい業務を検討しましょう。

タスク・プロジェクト管理の業務効率化ツール

タスク・プロジェクト管理分野の業務効率化ツールは、業務におけるタスクやプロジェクトの進捗を管理し、部署やチームでの情報共有を助けることができます。営業職はもちろん、計画的な業務遂行と達成が必要な職種すべてで利用可能です。

ToDoリストやダッシュボード、顧客情報の管理機能、カレンダーやスケジュールとの連携機能などがあると、業務内容を整理して進めやすくなります。

おこなうべきことの優先順位をつけることができるため、効率よく業務を進めることができます。進捗に遅れがあっても、同じ業務にあたるメンバーが確認できるため相互的なサポートもおこないやすくなるでしょう。

コミュニケーションの業務効率化ツール

Web会議システムやビジネスチャットツールなどのコミュニケーション関係のツールも、業務の効率化に向いています。場所や時間に関係なく連絡や情報共有がおこなえるようになるため、業務遂行のスピードを上げることができます。

テレワークを実施している企業や、遠方の拠点と共同で業務をおこなっている場合には必須のツールといえます。フットワークの軽い連絡はビジネスチャットツール、対面でおこなうようなミーティングが必要な場合にはWeb会議システムなど、場面に応じて使い分けるとより効果的です。

タスク・プロジェクト管理機能を搭載している場合や、他ツールとの連携機能が提供されている場合もあります。スケジュールや業務の情報を手早く把握しながら、効率的にコミュニケーションを取ることも実現できるでしょう。

定型業務の効率化に便利なRPA

RPAはデータ入力や文字起こしなどの定型業務を自動化できるツールです。ロボティック・プロセス・オートマトンという英語の略称で、AIや機械学習といった細心技術によって人間と遜色ない質の作業を任せることができます。

RPAの導入で定型業務を人の手から離すことができれば、従業員のリソースを他のより重要な業務に割くことができるようになります。単純作業に割いていた時間で、より生産性の高い業務を行えるでしょう。

ペーパーレス化による業務効率化ツール

紙媒体の文書のやり取りを電子化するペーパーレス化のツールも、業務の効率化に役立ちます。契約や決裁、勤怠管理など、さまざまな書類をコンピューター上で処理し、印刷や物理的なフォルダー管理の手間を省くことができます。

印刷費用やインク・トナー代の削減も可能なため、業務効率化だけでなくランニングコストの削減も同時に狙えるツールといえるでしょう。

クラウドストレージで利便性の高いデータ共有

クラウドストレージは、インターネット上に存在するサーバーにデータを保存できるツールです。デスクトップPCで保存していた情報をクラウドストレージに移すことで、ノートPCやスマートフォンなどを利用し、出先でも資料を確認できるようになります。

コミュニケーション関係の業務効率化ツールとともに、テレワークや遠隔地では欠かせないツールといえます。外回りの営業職にとっては、営業資料の管理・利用の面でも高い利便性があります。社内でも社外でも同じデータにアクセスできることで、活用の幅が広がるでしょう。

物理的なサーバーが不要なため、サーバー導入や保守管理の手間と費用をカットすることができるのも注目したいポイントです。

【kyozon編集部おすすめ】労務管理の人気サービス

この項目では、数ある業務効率化サービスのなかから、編集部が特におすすめしたい人気の商品を5つピックアップして紹介します。

  • Sales Marker
  • riclink
  • Sales Lab
  • バクリス
  • 配配メール

それぞれのツールの詳細を解説します。

【検索データから業務効率化】Sales Marker

Sales Marker

 内容
価格・プラン要資料ダウンロード
(公式サイトから可能)
無料トライアル×なし
主な特徴
  • 検索データから顧客の興味を可視化
  • ニーズが発生している瞬間に営業
  • 広告依存の脱却


営業効率が格段に上がる
営業効率が格段に上がる
このシステムを導入する以前の営業スタイルは、飛び込みやデータに基づかない販促戦略などを行っており、非常に非効率となっており、数字も個人・会社としても低迷をしていました。Sales Markerを導入してからは営業のデータ化・効率化が出来るようになりました。
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  • 業種:エネルギー / 環境 / リサイクル系
  • 会社名:株式会社サニックス
  • 従業員規模:101〜300人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:係長・主任クラス

満足度を重視した効率的な顧客アプローチをしていけるようになりました
満足度を重視した効率的な顧客アプローチをしていけるようになりました
レビュー内容操作性が非常に良いので誰もが簡単に使いこなせることと、機能が充実していてやりたいことに合わせながらカスタマイズして機能性を十分に感じていけるところが魅力的だと思いました。特に分析機能に関しては長けていて、インターネット上での顧客の行動を解析することでニーズは何か、どんな提案を求めているかを瞬時に把握し、それに見合った回答ができるように対策ができるようになりました。
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  • 業種:小売 / 流通 / 商社系
  • 会社名:株式会社ソロモン商事
  • 従業員規模:31〜100人
  • 部署:マーケティング部
  • 役職:一般社員・職員

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Sales Markerは、Webの検索を通じて、顧客となる可能性の高い企業を可視化できる業務効率化サービスです。企業のWeb検索行動を明らかにできるため、BtoB営業のニーズ把握などの効率化に役立ちます。

企業がWeb検索をおこなうと通知され、そこから更に企業に直接アプローチを取れる機能があります。顧客候補の企業が持つニーズの把握から、商談までを一元化できるため、機会を逃がさず営業活動をおこなえるようになるでしょう。

【営業コンテンツを集中管理・運用】riclink

次世代型CMX『riclink』(リクリンク) ロゴ

次世代型CMX『riclink』(リクリンク)

 内容
提供会社CrossBorder株式会社
価格・プラン要資料ダウンロード
(公式サイトから可能)
無料トライアル×なし
主な特徴
  • 検索データから顧客の興味を可視化
  • ニーズが発生している瞬間に営業
  • 広告依存の脱却

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Sales Markerは、顧客となる可能性の高い企業を可視化できるBtoB営業向けの業務効率化ツールです。企業のWeb検索行動を明らかにすることで、ニーズの把握をこれまでより素早く効率的におこなえるようになります。

検索をおこなっている企業に直接アプローチを取れる機能もあるため、ニーズの把握から営業のアプローチまでの一元化も実現可能です。顧客がニーズを認知したタイミングで営業ができるため、商談獲得成功率を向上できるでしょう。

【外部委託で効率化】Sales LabのオールインワンBPO型営業支援サービス

オールインワンBPO型営業支援サービス ロゴ

オールインワンBPO型営業支援サービス「Sales Lab」

 内容
価格・プラン要お問い合わせ
無料トライアル×なし
主な特徴
  • 受注確度の高い商談を獲得
  • アプローチ機会を増やす
  • 顧客アフターフォローを強化


コスパもよく大変便利
コスパもよく大変便利
マネーフォワードクラウド勤怠は、スマートフォンやPCで打刻や申請ができるので、紙やエクセルでの管理が不要になりました。また、給与計算や社会保険手続きも自動化されるので、人間のミスや手間が減りました。製品を使った結果、人事業務にかかる時間は半分以下になり、コストも月額2万円程度で済むようになりました。従業員も勤怠管理が簡単になったと満足しています。
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  • 業種:サービス / 外食 / レジャー系
  • 会社名:回答なし
  • 従業員規模:31〜100人
  • 部署:マーケティング部
  • 役職:一般社員・職員

「効率化と専門性を兼ね備えた営業支援サービス」
「効率化と専門性を兼ね備えた営業支援サービス」
このオールインワンBPO型営業支援サービスは、私のビジネスにとって非常に役立っています。私たちの営業活動をトータルでサポートしてくれるため、私たちはより効率的に業務を進めることができ、同時に専門的な知識や経験を持つプロフェッショナルに業務を委託できることから、高いクオリティでの業務実施が可能となりました。
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  • 業種:IT / 通信 / インターネット系
  • 会社名:株式会社白鳳
  • 従業員規模:101〜300人
  • 部署:営業・販売部門
  • 役職:部長・課長クラス

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Sales Labが提供するオールインワンBPO型営業支援サービスは、営業活動のあらゆる段階で、外部委託の営業支援を受けることができます。見込み顧客の獲得、育成や選別、商談の質を上げ、契約の成功率向上を見込めるでしょう。

利用プランや提供サービスの詳細は会社それぞれの事業性質や問題に応じて提案されています。外部パートナーの視点と蓄積されたデータから、適切な業務効率化を実現できるサービスです。

【求人中企業への営業に特化】バクリス

バクリス ロゴ

バクリス

 内容
価格・プラン
  • バクリス【ミニ】:全9媒体:45,900円
  • バクリス【ベーシック】:全9媒体:65,900円
  • 買切りプラン:年次によって変化

※媒体数によって変化

無料トライアル×なし
主な特徴
  • 求人市場の企業を網羅
  • シンプルな営業リスト
  • 無料コンサルティングあり

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バクリスは、求人を出している企業に絞って営業をかけるための営業リスト作成に強みを持っている業務効率化ツールです。採用を強化している企業に絞って営業をおこないたい商材を取り扱う企業に向いています。

リストは50個以上の営業情報を網羅したExcelファイルで納品されます。サービスを営業情報に絞ることで低価格化を実現しており、手入力や他サービスよりも手軽かつ安価にマーケットリサーチや営業データベースの構築をおこなえます。

【メール業務を効率化】配配メール

配配メール ロゴ

配配メール

 内容
提供会社株式会社ラクス
価格・プラン
  • Bridge:要お問い合わせ
  • Premium:要お問い合わせ
  • Standard:要お問い合わせ
  • Light:要お問い合わ
無料トライアル〇あり
主な特徴
  • シナリオに沿ったメールを自動配信
  • ツールの運用サポートが充実
  • メールマーケティング機能が豊富

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配配メールは営業メール配信の業務を効率化できるサービスです。メールの開封率集計や配信エラー解析などの標準的な機能に加え、メール開封率の高い日時や、開封率・クリック率を上げるポイントなどが自動で表示される分析ツールも提供されています。

使いやすい操作画面やコンサルタントによる運用支援・ノウハウ提供などもあるため、メール業務に割いていた労力を大幅に省くことができます。運用提案やメールマーケティングセミナーの開催など、アフターフォローも万全の用意があります。

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おすすめ業務効率化ツール10選

次に、おすすめ業務効率化ツールを10社紹介します。

 

仕事のコミュニケーションを1つにまとめられる「Slack(スラック)」

おすすめ業務効率化ツール1社目は、プロジェクトや部署ごとにメッセージ管理ができる「Slack」です。

「Slack」には、会話やファイル、ツールなどを整理できるチャンネル機能や、社外チームとコラボレーションができるSlackコネクトなどの機能が搭載されています。

そのため、社内・社外のコミュニケーション管理を効率化させたい方は、「Slack」がおすすめです。

 内容
提供会社

Slack

費用

【プロプラン(中小企業向け)】
・初期費用:0円
・月額費用:1,137円

【ビジネスプラン(ベンチャー企業向け)】
・初期費用:0円
・月額費用:1,950円

【Enterprise Gridプラン(大企業向け)】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

効率化できる業務

・プロジェクト進行
・社内情報の共有
・コミュニケーション
など

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

プロジェクト管理を効率化させたい会社

公式URL

https://slack.com/intl/ja-jp

 

低コストで業務を自動化できる「BizRobo!(ビズロボ)」

おすすめ業務効率化ツール2社目は、低コストで業務を自動化できる「BizRobo!」です。「BizRobo!」は、独自の価格体系で低コストを実現しており、高い費用対効果に期待できます。

ロボットやユーザー管理を一元管理できるため、業務自動化の管理を最適化したい方におすすめです。

「BizRobo!」では、さまざまなバックオフィス業務を自動化でき、導入から活用まで専任のサポートスタッフが支援してくれます。

そのため、ツール初心者でも安心して使用できる業務効率化ツールだと言えるでしょう。

 内容
提供会社

RPAテクノロジーズ株式会社

費用

【基本プラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

効率化できる業務

・バックオフィス
・情報システムの管理
など

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・さまざまなバックオフィス業務を効率化させたい会社
・サポート体制が充実している業務効率化ツールを使用したい会社

公式URL

https://rpa-technologies.com/products/first/

 

顧客情報を社内で共有したいなら「CAMCARD BUSINESS(キャムカード ビジネス)」

おすすめ業務効率化ツール3社目は、顧客情報を社内で共有できる「CAMCARD BUSINESS」です。

「CAMCARD BUSINESS」は、全世界で1.1億人以上が使用しているツールで、名刺情報を登録するだけで社内全体に顧客情報を共有できます。

顧客管理の効率化を考えている方や、世界で使用されている業務効率化ツールを使用したい方におすすめです。

 内容
提供会社

ワウテック株式会社

費用

【スタンダードプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1IDあたり1,700円

【プロフェッショナルプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1IDあたり2,500円

※最低5IDから

効率化できる業務

顧客管理など

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

顧客情報を効率よく社内全体に共有したい会社

公式URL

https://www.f-com.co.jp/catalog/camcard-biz/

 

毎日のタスク管理からビジネスの全体像までを可視化できる「Asana(アサナ)」

おすすめ業務効率化ツール4社目は、タスク管理に特化している「Asana」です。

「Asana」では、日々のタスクからビジネス全体の流れまでを把握できるため、従業員のモチベーションアップに期待できます。

また、世界190カ国100万以上のチームが使用していることから、世界規模で評価されているツールだと言えるでしょう。

 内容
提供会社

Asana

費用

【ベーシックプラン】
・初期費用:0円
・月額費用:0円

【プレミアムプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1人あたり1,475円

【ビジネスプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1人あたり3,300円

効率化できる業務

・タスク管理
・プロジェクト管理

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・タスク管理を効率化させたい会社
・ビジネス全体の目標を一人ひとりに把握させたい会社

公式URL

https://asana.com/ja

 

紙と印鑑は不要!オンラインで契約作業を完結させたいなら「クラウドサイン」

おすすめ業務効率化ツール5社目は、オンラインで契約業務を完結させられる「クラウドサイン」です。

「クラウドサイン」は導入社数130万件以上で国内シェア率第1位を獲得している電子契約サービスで、これまで当たり前だった紙と印鑑の契約作業をすべて電子版に変更できます。

そのため、契約業務が多い企業は、大幅なコスト削減と業務の効率化に期待できるでしょう。

 内容
提供会社

弁護士ドットコム株式会社

費用

【ライトプランプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:11,000円(税込み)~

【コーポレートプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:30,800円(税込み)~

【エンタープライズプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

効率化できる業務

契約関連

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・契約業務が多い会社
・紙などのコストを削減したい会社

公式URL

https://www.cloudsign.jp/

 

大規模プロジェクトを効率化させるツール「Backlog(バックログ)」

おすすめ業務効率化ツール6社目は、大規模プロジェクトやチーム横断プロジェクトを効率化させられる「Backlog」です。

「Backlog」は、マネージャー職が抱えるプロジェクト管理に関する課題を解決してくれます。

例えば、プロジェクトの進捗を可視化できたり、タスク漏れを防げたりする機能が搭載されています。

 内容
提供会社

株式会社ヌーラボ

費用

【プラチナプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:82,500円

【プレミアムプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:29,700円

【スタンダードプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:17,600円

【スタータープラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:2,970円

効率化できる業務

プロジェクト管理

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・プロジェクト管理を効率化させたい会社
・マネージャー職の仕事を軽減させたい会社

公式URL

https://backlog.com/ja/

 

マーケティングを最適化したいなら「b→dash(ビーダッシュ)

おすすめ業務効率化ツール7社目は、マーケティング業務を最適化できる「b→dash」です。「b→dash」では、5つのプランから課題に合わせたプランを選べます。

例えば、マーケティング関連のデータ分析やレポート作成ができるプランや、メールやLINEを組み合わせた施策を実施できるプランなどがあります。

効率よくマーケティングを実施していきたい、と考えている会社には、おすすめの業務効率化ツールです。

 内容
提供会社

株式会社データX

費用

【基本料金】
・初期費用:要相談
・月額費用:要相談

効率化できる業務

マーケティング

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・マーケティング業務を最適化したい会社
・マーケティングを実施したい会社

公式URL

https://bdash-marketing.com/

 

営業活動を最適化したいなら「Salesforce(セールスフォース)」

おすすめ業務効率化ツール8社目は、営業活動を最適化できる「Salesforce」です。「Salesforce」では、顧客データを顧客接点や営業履歴などをフォルダー別で管理でき、営業活動を効率化できます。

また、カスタマーサポートを強化して顧客満足度を高めたい方にもおすすめです。

というのも、顧客のあらゆるデータが一目でわかるレイアウト画面を設定できたり、メール・電話・チャット・SNSチャネルを一元管理できたりなど、充実したオペレーター環境を整えられるからです。

 内容
提供会社

株式会社セールスフォース・ジャパン

費用

【Essentialsプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:3,300 円(税込み)

【Professionalプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:9,900円(税込み)

【Enterpriseプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:19,800円(税込み)

【Unlimitedプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:39,600円(税込み)

【オプション】
・Field Service Lightning:1人あたり6,600円(税込み)~
・CPQ:1人あたり9,900円(税込み)~
・デジタルエンゲージメント:1人あたり9,900円(税込み)~

効率化できる業務

・営業活動
・顧客管理

おすすめ会社規模

中小企業

おすすめできる会社

・営業活動を効率化させたい会社
・カスタマーサポートの顧客満足度を高めたい会社

公式URL

https://www.salesforce.com/jp/

 

予定管理から日程調整までを簡略化したいなら「Spir(スピア)」

おすすめ業務効率化ツール9社目は、予定管理から日程調整までをタイムマネジメントできる「Spir」です。

「Spir」は、カレンダーを活用したスケジュール管理で、MTG相手などさまざまな方と情報を共有できます。また、多様な働き方にも対応していることも特徴的です。

  • 複数組織に所属する働き方:副業先・出向先・プライベートを1つに管理できる
  • リモートワーク:リモート会議URLを自動設定してくれる
  • グローバルな働き方:タイムゾーンを3つ表示させられる

組織内でスケジュール状況を共有したいと考えている方に、おすすめの業務効率化ツールです。

 内容
提供会社

株式会社Spir

費用

【個人プラン】
・初期費用:0円
・月額費用:0円

【チームプラン】
・Starter:月額6,600円(税込み)
・Essential:月額22,000円(税込み)
・Standard:月額55,000円(税込み)
・Growth:月額88,000円(税込み)
・Enterprise:要相談

効率化できる業務

・スケジュール管理
・タスク管理
など

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・タイムマネジメントができるツールを使用したい会社
・多様な働き方を取り入れている会社

公式URL

https://www.spirinc.com/

 

中小企業から大企業まで5,500社以上が導入しているCRM/SFA「e-セールスマネージャー」

おすすめ業務効率化ツール10社目は、多くの会社が導入している「e-セールスマネージャー」です。

「e-セールスマネージャー」は、導入実績5,500社以上で、継続率95%と信頼できる実績を持っています。

また、CRM・SFA部門において総合満足度1位を獲得しているため、営業活動や顧客管理などの業務を効率化させたい会社におすすめです。

「e-セールスマネージャー」では、一度の情報入力で以下のデータに自動反映されます。

  • ダッシュボード
  • タイムライン
  • スケジュール
  • 顧客、人脈情報
  • 商談リスト
  • 予算、実績情報

これらの情報をデータ化して社内全体に共有している方は、「e-セールスマネージャー」で業務効率化に期待できるでしょう。

 内容
提供会社

ソフトブレーン株式会社

費用

【スタンダードプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1人あたり11,000円

【ナレッジシェアプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1人あたり6,000円

【スケジュールシェアプラン】
・初期費用:要相談
・月額費用:1人あたり3,000円

【オプション】
・マップライセンス:1人あたり月額1,000円~
・名刺デジタル化:1枚あたり35円~
・アナリティクス:1人あたり1,900円~

効率化できる業務

・営業
・顧客管理

おすすめ会社規模

・中小企業
・大企業

おすすめできる会社

・営業活動を効率化させたい会社
・顧客情報の入力業務を減らしたい会社

公式URL

https://www.e-sales.jp/

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業務効率化ツールの失敗しない選び方

業務効率化ツールの失敗しない選び方を3点紹介します。これらのポイントを抑えて、自社に適切なものを導入しましょう。

  • 自社に必要な機能が搭載されているサービスを選ぶ
  • 従業員が使いやすい操作性を備えている
  • 導入後のサポート体制について確認する

 それぞれの詳細を解説します。

自社に必要な機能が搭載されているサービスを選ぶ

自社に必要な機能が搭載されているかどうかは、最も重要なポイントとして挙げられます。自社の業務効率化を図りたい分野が何かを考えて業務効率化ツールを選びましょう。

効率化を考えられる業務には、次のようなものが挙げられます。

  • タスク管理
  • プロジェクト管理
  • 顧客情報管理
  • データ管理
  • レポーティング

自社でどの業務を効率化させたいのか、また改善したい業務を効率化させられる機能が搭載されているのかを確かめておくことが大切です。

また、今後必要になる可能性のある機能なども考慮し、拡張性やカスタマイズ性に優れたツールを選ぶと良いでしょう。

従業員が使いやすい操作性を備えている

操作性に優れていないツールは、従業員が負担や不満を感じる原因になります。扱いやすさも重視してツールを選ぶようにしましょう。無料トライアルがあれば、実際の操作画面の扱いやすさを調べることができます。

また、操作方法に関するマニュアルや、トレーニングなどサポート体制が充実しているかも、選ぶ際の重要なポイントです。これまでの業務にない要素が加わるため、なるべく早く新体制に慣れることができればよりスムーズな導入を実現できるでしょう。

導入後のサポート体制について確認する

サポート体制が充実しているかどうかも重要な要素です。先の項目で紹介した導入時はもちろん、定着後トラブルや問題が発生する可能性がある以上は、万が一の備えは必要といえます。電話やチャットのサポートの有無を確認しましょう。

トラブルが発生した場合、業務が一時的に止まってしまう可能性があるため、迅速な対応が求められます。24時間365日体制のサポートがある業務効率化ツールだと、安心して利用できるでしょう。

 

業務効率化ツールの導入でよくある疑問

ここでは、業務効率化ツールの導入前に多くの人が疑問に感じがちなポイントを3つ、答えとともに解説します。

  • 業務効率化ツールは自作できる?
  • Excelの業務効率化はどうすればよい?
  • スマホアプリで利用できる業務効率化ツールはある?
  • 無料で使える業務効率化ツールはある?
  • 業務効率化での注意点は?

それぞれの詳細を見ていきましょう。

 

業務効率化ツールは自作できる?

適切なスキルがあれば自作は可能です。

ExcelやGoogleスプレッドシートのマクロ、自作アプリケーションなどで実現することになります。

既存のツールよりも安価に導入でき、カスタマイズの自由度が高いことが自作のメリットとなりますが、高度なITスキルを要する困難な作業になることは注意しなくてはなりません。

加えて、自作業務効率化ツールを作成した人が休んでいたり、退職してしまった場合にはサポートを受けられず、業務が滞ってしまう恐れもあります。

 

Excelの業務効率化はどうすればよい?

拡張機能のVBAでプログラミングをおこなえば、マクロによる自動化などを実現できます。

しかし、自作する場合と同様に、高いスキルが求められることには注意が必要です。

Excelを使用する日本企業は多く、他にツールを導入するよりもExcel上で業務効率化を実現したいという会社は少なくありませんが、Excel本来の用途は表計算ソフトウェアであるため、業務効率化を主目的としたツールに劣る面があることは否めません。

既存の業務フローやデータベースの関係からExcelを使用しなければならない場合には、CSVエクスポートなどのExcelとの連携機能がある業務効率化ツールを採用するようにしましょう。

 

スマホアプリで利用できる業務効率化ツールはある?

スマートフォンに対応している業務効率化ツールも少なくありません。

特に、クラウドストレージなどはスマートフォンからでもアクセスできることが多く、外回りの業務で高い利便性を発揮できます。

 

無料で使える業務効率化ツールはある?

業務効率化ツールの中には、完全無料で使えるツールや、無料プランが用意されているツールもあります。

業務効率化に活用できるツールには様々なものがあり、それぞれのツールで機能や使いやすさも異なります。自社の課題や問題点と照らし合わせながら、どのツールが最適かを見極めることも大切です。導入コストを抑えるためにも、まずは無料でツールを導入してみると良いでしょう。

 

業務効率化ツール導入での注意点は?

業務効率化ツールを導入するにあたり、以下の点には注意しておきましょう。

  • セキュリティのリスク
  • マニュアル作成の手間
  • 社内全体の理解

クラウド型ツールだと、データをツール提供会社に預ける形で作動しています。社内のセキュリティ規約によっては、社外へデータの持ち出しができない場合もあるでしょうから、事前にセキュリティ面の確認をしておきましょう。

業務効率化ツールを導入する際には、社員全員が活用できるようマニュアルを作成する必要があります。マニュアル作成には手間と時間がかかりますから、その点にも注意してください。

また、ツール導入前に、社員だけでなく経営陣にも理解を得ておきましょう。

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まとめ

業務効率化ツールを利用することで、手作業でしてきた定型業務を簡略化したり自動化したりすることができます。

会社ごとに効率化させたい業務は異なるため、自社の業務内容と照らし合わせてサービスを選ぶことが大切です。本記事で紹介したツールを比較し、自社に合った業務効率化ツールを見つけましょう。

業務効率化に関連するサービス

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  • 今「アツい」リードがわかり、すぐに成果に繋がる
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Sales Marker(セールスマーカー)

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「あなたのサービスを欲しい顧客が見つかる」BtoB営業支援ツール

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  • LinkedInなど300万以上の人物DBを保有。部署データ、部署番号により架電時の接触率が向上。
  • Salesforce, Hubspot 等の外部ツール連携が可能。リードの名寄せや情報拡張が可能。

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  • 実働部隊の構築〜アサイン
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