紙ベースのワークフロー、その大きな弊害とは
――近年のビジネス界で大きな注目を集めているキーワードは「DX」ですよね。しかし最初から大規模なDX化を始めることは難しいかと思います。どのような取組みから始める企業が多いのでしょうか？
＜三井氏＞
お客様とお話ししていると、DXに取り組むべく推進チームを立ち上げた、と聞く機会も多くなりましたが、取り組むべき課題の中で「ペーパレス化」「脱ハンコ」「申請・承認業務の効率化」という、いわば『ワークフロー』を優先課題に於かれる企業様は比較的多い印象です。
特に、クラウド型のワークフローが注目され始めたのはコロナ渦で在宅勤務が導入されたことがきっかけですが、そこで導入に踏み切れなかった企業様でも、国や行政からの呼びかけ（※）や、社内からの改善してほしいという声により、優先事項にとらえていらっしゃるようです。
――物理的な紙の書類を用いてワークフローを進めることのリスクや課題はありますか？
＜三井氏＞
関わる人物が多いものを紙の書類で運用することは、多くの不都合が生じます。稟議では、決裁がおりるまでにチームリーダーや課長、部長、社長などさまざまな人物が登場しますし、決裁後は総務などの管理部門が決裁されたことを知らせたり文書を保管・管理します。
その過程では、上長が不在で承認が遅延し決裁まで時間がかかる、拠点が異なるため郵送・FAXでのやりとりになり一苦労、いま誰の承認を待っている状況なのか把握できない、紙が見当たらない（紛失）、など挙げだすと切りがありません。
――申請者や決裁者だけでなく、管理部門の課題にもつながるのですね。
＜三井氏＞
そうです。書類を管理する部門にとっては、紙ベースだと業務効率の低下を引き起こす可能性があります。
たとえば申請内容を管理するために、一つひとつの申請書に管理番号を割り振る作業が発生します。管理番号をExcelで管理している場合、書類に手書きで番号を割り振り、Excelには番号に紐づけて申請者・日時・申請内容を入力しなければなりません。入力や手書きの際、転記ミスや記入漏れなどの発生も懸念されます。
さらに、コピーをしたり原本をファイリングしたりする作業も必要です。物理的な紙だと、紛失したり汚れがついてしまったりするリスクもゼロではありません。
このように、紙ベースのワークフローはさまざまな課題を発生させる要因となるのです。
――紙ベースだと、関わっている人物の負担が大きくなるのですね。
＜三井氏＞
いま挙げた課題は具体例ですが、積み重なることで経営的に大きな問題を引き起こすこともあるのです。
端的に言うと、本来やるべき仕事に注力できず生産性が向上しない一要因になっていたり、意思決定が遅延することで競合企業に先を越されてビジネスチャンスを損失したり、書類紛失によって会社の信頼を損ねたり、といった問題です。
そんな大げさな、、、と思われるかもしれませんが、気になる方はぜひ一度現在の運用を棚卸してみてください。
意外と「こんなにも無駄なコストや時間がかかっているのか」と気づいていただけると思います。
棚卸し、試算するためのシートをお配りしているのでぜひお問い合わせください。
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――「今まで紙ベースでやってきたから大丈夫」と軽視していると、最終的に大きな経営課題につながるリスクがあるのですね。
＜三井氏＞
かと言って、今までExcelなどで作成したフォーマットを紙に印刷してワークフローを進めてきた組織が急にオンライン化すると、現場が困惑することもあるでしょう。
当社の「コラボフロー」は、Excelを直接取り込み移行できるため、今まで使い慣れているフォーマットをそのまま利用できます。そのためシステム移行時の現場の混乱が少なく、浸透しやすい点が特徴です。
――確かにいきなり新しい申請方法になると困惑する社員もいそうですが、使い慣れた見た目であれば抵抗感なく受け入れられそうですね。さらに、フォーマット作成も手軽ですよね。
＜三井氏＞
Excelファイルを選択してアップロードするだけでコラボフロー上にフォーマット化されるため、フォーマット作成を担当する管理部門はExcelさえ扱えれば大丈夫です。
書類のデザインを変えたり項目を追加したりしたい場合にも、手を加えたExcelをアップロードするだけで自動的に新しいフォーマットに変更されるため、書式や決裁ルートが変わってもクイックに対応できるのです。
各申請書にはPDFや画像なども添付できるので、企画書や領収書などを一緒に提出することも可能です。
――書類に必要事項を記入した後の決裁ルートも自動化できるのでしょうか。
＜三井氏＞
はい、可能です。
申請フォーマット毎に事前に「経路」を設計できます。条件によって宛先を自動で判断するルートを分岐して設計できるため、書類に記載された申請内容や金額などによって、承認者や提出部門などの決裁ルートを組み立てることが可能です。
競合ツールには言葉を組み合わせて決裁ルートを設計していくものもありますが、コラボフローはアイコンや線などを使ってフロー図を描くように設計できるため、直感的に設計しやすいというお声も多くいただきます。
――フォーマット作成やワークフロー設計は、IT知識のないバックオフィス担当者が行うことも多いと思うので、作りやすい・設計しやすいという使い勝手は重要ですね。ほかにもコラボフローの強みはありますか？
＜三井氏＞
コラボフローにログインした直後の画面は、メールソフトのようなインターフェースになっています。自分に届いた申請は受信ボックス、自分が提出した申請は送信ボックスに分類されるため、使い慣れたメールソフトのような操作性で確認作業を進められます。
また、受信ボックスに申請が届いたら、メール通知のほかにもSlack、Microsoft Teams、LINE WORKSなどのビジネスチャットに通知するよう設定できます。
外部連携機能はほかにもあり、グループウェア、電子契約サービス、外部データベース、文書管理システムなどとの連携も可能です。たとえば電子契約サービスと連携すると、契約書面の社内チェックをコラボフローで行い、社内承認が下りると電子契約サービスに自動同期できるため、社内チェックから契約締結までを一気通貫で処理できます。契約手続きはサービスを導入してデジタル化できているのに、社内チェックはアナログなままで手間がかかっているというケースはよくあるので、社内チェックにコラボフローを利用し連携することで、特に法務担当者の負担やミスを軽減できます。
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――社内のワークフローはコラボフローで行えますが、社外からの申請などにも対応できるのでしょうか？
＜三井氏＞
はい、対応できます
コラボフォームというサービスを利用することで、主に組織外の方からの申請受付に利用できます。
学校を例に挙げると、申請物は学内の職員・教員が起点になるものだけでなく、学生や保護者が起点になって提出されるものも多数あります。
例えば、施設利用申請やアルバイト許可願いなどがありますが、学内起点の申請はコラボフローで電子化できていても、学生や保護者からの申請は紙で受け付けている、だともったいないですよね？
そこでコラボフォームが活躍します。
コラボフォームを利用すると、申請フォームを組織外に公開できます。
公開すると専用のWEBリンクが作られるので、このリンクをHPや配布物などに印字するなどで共有できます。
学生や保護者は共有されたリンクにアクセスすることで必要な申請フォームが立ち上がり、WEB上で必要事項を記入したり書類を添付して提出できます。
提出した書類は学内で使用するコラボフローに自動連携され、学内で必要な方に共有されます。
これによって、申請する側はこれまで紙やFAXで提出していたことがスマホやPCで完結するため、ストレスを解消できます。受け取る側は「書類が届いたかどうかを確認しに行く」「受け取った後の回付を行う」といった行為が不要になり、非常に楽になります。
製造業であれば工場見学や施設への入館受付、社団法人や公益法人などの団体では会員からの各種申請受付にといったように、業種問わず広く活用いただけます。
実は、自治体での導入も進んでいます。北海道芽室町様では、企業の補助金申請にコラボフォームを活用し、補助金交付のための申請や準備をコラボフロー内で進めるという使い方をしてくださいました。Excelのフォーマットそのままで申請画面を作成できるため、「オンライン申請は難しそう」というイメージを持っている申請者でも、スムーズに申請を進められたようです。
現在、自治体は1年間無料で利用できるキャンペーンを行っているので、なかなかペーパーレス化が進まないという悩みを抱えている自治体がコラボフローを導入しやすくなっています。
――自治体のDX化にも貢献しているのですね。ほかに、新たにリリースした機能などはありますか？
＜三井氏＞
2023年3月にリリースしたのが「コラボフローコネクト」です。これは、コラボフローを導入している企業同士であれば、申請や承認を連携できる機能です。
例えば、親会社と子会社という関係の場合、子会社で大きな設備投資をする際に親会社の決裁も必要になったり、親会社でアカウント管理を行っているため新入社員や退職者のアカウント発行・削除の依頼をしたりすることがあります。親会社と子会社どちらもコラボフローを導入していれば、こうした企業をまたいだ決裁も自動で連携できるのです。
――今後予定しているアップデート情報などがあれば教えていただけないでしょうか。
＜三井氏＞
目立ったものでは、スマホ専用アプリのリリースです。
現在もWEBブラウザでのモバイル対応はしていますが、専用アプリにすることで、より使い心地の良いUIを提供予定です。
その他にも、より多くの企業様にフィットするようエンタープライズ向け機能の充実や、連携できる外部サービスの追加・連携強化の計画もしています。
もちろん、ワークフローの基本機能についても、ユーザー様のご要望など参考にさせていただきながら常にアップデートし続けます。
「月に1本は花のあるアップデートを」という開発スローガンを掲げておりますので、ぜひ楽しみにしていただければと思います。
――ワークフローの自動化・ペーパーレス化によって、業務効率化の先にある生産性向上にもつながるのですね。今後のアップデートを楽しみにしています。この度は、貴重なお話ありがとうございました。
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